7.4: Presentación Oral y Powerpoint

Una vez asistí a una charla donde el orador sostuvo la atención de todos durante cinco minutos clave al sacar el truco de Seinfeld, poniendo “un programa sobre nada”. Ingeniero en una compañía pequeña y con dificultades, estaba cerca del final de una elegante presentación de Powerpoint sobre si el diseño de una máquina crítica debería modernizarse para acelerar la producción, y presentó tres opciones:

1. Vuelva a preparar la máquina internamente, lo que sacrificaría un mes de tiempo de producción pero resultaría en una producción más rápida a largo plazo.

2. Comprar una máquina nueva a un distribuidor conocido, lo que implicaría un gasto inicial considerable pero ahorraría costos de mano de obra y tiempo;

3. No hacer nada.

Así es, no hagas nada. Continuar con la producción y aprender a convivir con los sacrificios.

Para dramatizar este tercer punto, el orador llenó la pantalla de presentación, que hasta entonces había sostenido coloridas diapositivas de Powerpoint empleando transiciones y gráficos elegantes, sin nada. Simplemente dejó la pantalla en blanco, propuso la opción de no tomar ninguna acción, y luego apagó el proyector. Durante los siguientes cinco minutos, contrató a los miembros de la audiencia, entre ellos el presidente de la compañía y el contador de la compañía, cambiando a un formato de conferencia, moviéndose por la sala sin ni un puntero ni una tarjeta de nota, y argumentando su caso: que era más inteligente para la compañía mantener el status quo, sobre todo porque estaba luchando financieramente. En última instancia, impresionó su punto en la audiencia no con la magia del software de presentación, sino con el razonamiento, la creatividad, el sentido común y el resultado final. Como esperaba el orador, la compañía compró la opción número 3.

Como demuestra este ejemplo, la presentación oral efectiva se trata más de pensar creativo en tus pies y habilidades básicas que de usar buenos zapatos y saber cómo encender el proyector de la computadora. Las empresas han llorado durante mucho tiempo por egresados que puedan dar pláticas dinámicas, y durante mucho tiempo han confiado en las pláticas como una forma clave de influir en las partes interesadas hacia un resultado deseado. Pero muchos presentadores cometen el error de tratar de dejar que la computadora, las campanas y los silbatos a todo volumen, hagan todo el trabajo por ellos. Olvidan los fundamentos de la presentación oral, y así cualquier pulido que tengan pierde rápidamente su brillo.

Para convertirte en un orador moderno que valga la pena escuchar, ya sea que estés sirviendo como representante de la compañía o presentándote en una conferencia, debes estar completamente preparado, atraer la atención y la memoria de tu audiencia, atender algunos conceptos básicos de diseño visual y hacer un balance de cómo te encuentras como orador.

Preparándose para una plática

Hay una regla general en carpintería: Mida dos veces, corta una vez. Los principios detrás de este principio deberían ser obvios, una vez que se comete un error, es difícil o imposible de deshacer. Aunque el carpintero generalmente puede apilar o pegar para reparar, como altavoz simplemente no puede recuperar esos tres minutos que acaba de desperdiciar en una presentación de quince minutos. Los siguientes principios de preparación te mantendrán justo a plomada.

• Practica tu plática directamente, y a medida que avanzas, anota notas rápidas para ti mismo sobre cómo mejorarla. Si no puedes lograr practicar tu plática directamente, quizás aún no estés listo para ofrecerla.
• Idealmente, practica tu plática en condiciones similares a aquellas en las que la darás, considerando factores como la acústica, la distancia de la audiencia, la iluminación y el tamaño de la habitación. La iluminación se vuelve especialmente importante cuando se trata de equipos informáticos. Estar mentalmente preparado para adaptarse a las condiciones ambientales.
• Como borrador, presenta primero tu plática a uno o dos amigos y haz que la critiquen. Si eres realmente agallas y puedes tolerar la implacable lente de la videocámara, graba en video tu charla de práctica y crítala después.
• Visualiza todas tus imágenes desde la perspectiva de tu audiencia antes de tu charla. Asegúrate de que tu audiencia pueda ver fácilmente todo lo que quieres que vean, especialmente el material que aparece en la mitad inferior de la pantalla.
• Cuando das una plática profesionalmente, siempre solicita pautas de presentación de cualquier organización relevante y concuerda con ellas explícitamente. Sería vergonzoso para ti si se esperaba que presentaras unidades en métrica, por ejemplo, y lo hicieras de otra manera porque no pudiste solicitar o seguir las pautas disponibles.
• Como parte de su preparación, elija un título apropiadamente ágil y útil. Se espera que no salga como sofoso. ¿A qué charla preferirías asistir: “Objetos geométricos específicos con dimensiones fraccionarias y sus diversas aplicaciones a la naturaleza en general y al universo en general tal como lo conocemos” o “Y al octavo día, Dios creó fractales”?
• Familiarízate con cualquier tecnología que vayas a utilizar. Practique con el hardware real o el tipo de hardware con el que trabajará, asegurándose de que los problemas de compatibilidad o velocidad no se interpongan en su camino. He visto a alumnos ir a presentar en una conferencia con un disco zip de su charla con confianza en la mano, solo para encontrar que la computadora que estaban usando no tenía una unidad zip. Para facilitar una velocidad de computadora más rápida, cargue su presentación en el escritorio si es posible en lugar de ejecutarla desde un CD o unidad flash. Si se necesitan sitios web como parte de su presentación, verifique las velocidades de conexión y asegúrese de que todas las URL estén en funcionamiento.

Ayudando a tu audiencia a recordar tus puntos clave

Andy Warhol es conocido por el comentario de que todos serán famosos durante 15 minutos. Si tus 15 minutos de fama son durante tu presentación oral, quieres estar seguro de no estropearlo. Me sorprende la cantidad de veces que me he sentado a través de una plática y he salido con sólo un vago sentido de lo que se trataba. Hay muchas razones para ello —algunos oradores ven su charla como simplemente un formato para leer un artículo, mientras que otros llenan el aire de muchas palabras pero poca sustancia— pero la razón más común es la más simple: el hablante mostró incertidumbre sobre el supuesto tema de la charla. Si no explica su premisa, resalta sus puntos clave y facilita que su audiencia recuerde el impulso de su presentación, no puede esperar que sus oyentes salgan con comprensión e inversión.

Para asegurar una audiencia comprometida con tu charla, sigue estas prácticas:

• Introducir y concluir. Use una introducción formal al comienzo de su charla y un resumen posterior para resaltar sus puntos principales. Asegúrese de que su audiencia pueda recordar sus puntos clave manteniéndolos simples y directos, incluso enumerados.
• Presente en Secciones. Dé a su charla “partes” —generalmente no más de tres partes principales con fines prácticos— y háganos saber cuando estemos haciendo la transición de una parte a la siguiente. Esto ayudará a que tu audiencia se mantenga interesada y enfocada.
• Deletrea el Objetivo. Dar el objetivo de la charla e incluso un indicio de la conclusión desde el principio. Articular el objetivo en su propia diapositiva para que no nos lo perdamos. Revisar el objetivo al final si es necesario para subrayar cómo se realizó.
• Use Apoyos. Considera el uso de algunos accesorios simples y significativos, incluso pásalos. Los apoyos pueden generar interés de la audiencia y, sobre todo si representan el trabajo real que hiciste, hacen que la naturaleza de esa obra sea más concreta. He estado en grandes charlas donde se pasó una muestra experimental o fotografías que representaban sitios de producción, y a menudo generaban preguntas enfocadas de los miembros de la audiencia después.
• Use Foldús. En su caso, entregue un folleto. Siempre y cuando esté bien diseñado, un resumen escrito conciso con puntos con balas en un folleto asegurará que su charla pueda seguirse durante todo el tiempo. Tal folleto idealmente debería tener solo una o dos páginas de largo, y asegúrese de cronometrar y administrar su distribución para que no le quite la atención mientras habla. Una posibilidad de folletos es una impresión real de sus diapositivas a través de la opción “Folletos” en Powerpoint, pero asegúrese de que su audiencia realmente necesita todas sus diapositivas antes de elegir esta opción.
• Oferta Q&A. Si la pregunta y la respuesta están involucradas como parte del final de la charla, no dejes que ninguna pregunta desvíe nuestro interés. Algunos miembros de la audiencia podrían tratar de llamar la atención sobre sí mismos, o centrarse en un error o incertidumbre en su presentación, o incluso socavar su autoridad directamente con un desafío intimidante. (Recuerdo que un orador en una conferencia profesional se le lanzó la extraña pregunta, “Tus datos son basura, ¿no?”) Recuerda que el escenario y la agenda son tuyos, y es tu trabajo mantenerlo así y terminar tu plática con una explosión, no con un gemido. Si no conoces la respuesta a una pregunta, admítala u ofrécete a discutirla en privado después de la presentación, entonces sigue adelante. Una forma inteligente de manejar las preguntas es volver a las diapositivas de su presentación a medida que las responde, invocar una diapositiva que ayude a repetir o explicar el punto relevante, y esto le recordará a su audiencia que su charla tenía sustancia.

Dominar los conceptos básicos del diseño de diapositivas

Powerpoint nos ayuda a pensar en cada página proyectada como una “diapositiva” en una presentación de diapositivas. Pero así como las películas caseras de otra persona pueden ser completamente poco interesantes si son granuladas, de mala calidad e irrelevantes, las diapositivas de Powerpoint que son demasiado llamativas, desordenadas, sin sentido o mal diseñadas pueden convertir rápidamente una habitación oscura llena de gente inteligente en una mera reunión de snoozers. A medida que diseñes tus diapositivas, considera estos factores:

• Plantillas. Aunque Powerpoint te ayuda a diseñar tus diapositivas, no asumas que la plantilla de otra persona siempre se ajustará a tus necesidades. Hazte cargo del diseño de diapositivas considerando primero la forma más eficiente de transmitir la información necesaria.
• Sencillez. Mantenga las diapositivas lo más simples y ordenadas posible, y si la información debe ser compleja, priorícela para su audiencia a medida que la presenta (por ejemplo, si presenta una tabla de diez columnas, dirija a su audiencia a las columnas más significativas). Ofrezca solo un punto importante por ilustración. Si necesita enfocarse en más de un punto, vuelva a presentar la ilustración en otra forma en una diapositiva separada con el punto diferente enfatizado.
• Títulos. Dar la mayoría de los títulos de diapositivas, con un tamaño de fuente de al menos 36 puntos, y el texto del cuerpo con un tamaño de fuente de al menos 24 puntos. Si necesita citar una fuente de información, incluya la cita en un tamaño de fuente más pequeño en la parte inferior de su diapositiva.
• Regla de 8s. Aplicar la “regla de 8s”: incluir no más de 8 palabras por línea y 8 líneas por diapositiva.
• Balas. Al usar listas con balas en diapositivas, presente cada línea con balas de manera paralela, es decir, si la primera línea es un fragmento, las otras también deberían serlo; si la primera línea se abre con un verbo, también deberían hacerlo las otras.
• Diseño. Diseñe diapositivas para que su dimensión más larga sea horizontal en lugar de vertical. Usa letras mayúsculas y minúsculas y orienta las imágenes de izquierda a derecha. Evite el uso excesivo de animaciones y transiciones, especialmente las transiciones basadas en audio, que pueden distraer y ser francamente tontas.
• Color. Asegúrese de que el color tanto para el fondo como para el texto sean altamente legibles, especialmente en condiciones de iluminación menos que óptimas. No hay nada malo con las letras oscuras básicas y el fondo blanco para tus diapositivas, especialmente si están basadas en texto. Si eliges un tema o color de fondo, mejora la continuidad y la visibilidad manteniéndolo consistente y sutil.
• Imágenes. Cuando sea posible, reemplace palabras por imágenes. Use imágenes en particular cuando presente datos, demuestre tendencias, simplifique temas complejos y visualice abstracciones.
• Ortografía. La ortografía sí cuenta, y no puedes confiar en Powerpoint para ser un corrector efectivo. Asegúrate de que tus diapositivas estén libres de errores gramaticales y ortográficos. Como bromeó Will Rogers, “Nada de lo que no puedas deletrear nunca funcionará”.

Mantener el aspecto y el sonido de un altavoz profesional

Hablar en público suele ser citado por la gente como su miedo número uno (con la muerte, irónicamente, como el número dos. Claramente, nadie supera ese miedo de la noche a la mañana, y ningún conjunto de puntas puede transfigurarte en un altavoz pulido. No obstante, puedes superar ese miedo aprendiendo de los éxitos de los demás. Como señaló una vez Christopher Lasch, “Nada tiene éxito como la apariencia del éxito”. Los buenos oradores atienden primero a su vestuario, vestirse así como su miembro de la audiencia de “más alto rango” es probable que se vista. Una parte igualmente importante de parecer y sonar como un orador profesional es cómo manejas tu lenguaje corporal y tu voz. Debes exudar confianza si quieres que te tomen en serio, y recuerda que un alto porcentaje de la percepción de tu audiencia no se trata de lo que dices sino de cómo te ves cuando lo dices. Las siguientes pautas te ayudarán a lucir bien y sonar bien mientras das una charla:

• Tenga cuidado de no interponerse en el camino de sus propias diapositivas; muchos oradores hacen esto sin siquiera darse cuenta. Especialmente cuando se usa un retroproyector, apunte a la imagen proyectada de tu diapositiva (idealmente, usa un puntero stick o puntero láser) en lugar de la fuente original. Esto le ayuda a evitar encubrir más la imagen de lo que pretendía y mantiene nuestro enfoque en la imagen proyectada en lugar de en su títere de sombra de mano accidental.
• Idealmente, use el puntero del mouse, un puntero stick o un puntero láser para llamar nuestra atención sobre un elemento en particular en la pantalla. Un simple círculo dibujado brevemente alrededor de la información seleccionada es suficiente para llamar nuestra atención. Cuidado con abofetear un puntero de palo fuerte contra una pantalla, o dejar un puntero láser encendido durante tanto tiempo que su punto brillante sacude por toda la pantalla como un espejo rojo ardiente de tu nerviosismo.
• Cuando no esté usando una diapositiva directamente, manténgala fuera de la vista o fuera de la línea de atención de su audiencia. Apaga el proyector o crea una pantalla oscura cuando no hay elementos visuales relevantes; literalmente invita a tu audiencia a que desvíe su atención de una cosa a otra.
• Cuando trabaje con proyección de computadora, no confíe en que el hardware siempre funcionará como anticipa. A veces el equipo falla a mitad de corriente, o lo que funcionó bien para un orador en un grupo no funciona para el siguiente. Si es necesario, lleve transparencias de respaldo de sus diapositivas listas para usar en un retroproyector. Asegúrese de que un retroproyector esté disponible de antemano como alternativa.
• No olvides el valor de un buen caballete o pizarra a la antigua. No solo ofrecen variedad, son especialmente buenos para escribir información básica sobre la que también quieres que tu audiencia reflexione o escriba, o para presentar una imagen a medida que evoluciona a través de sus piezas individuales (por ejemplo, un diagrama de flujo, un esquema o una configuración experimental simple).
• Mantener contacto visual con al menos algunas personas, especialmente las que están siendo las más receptivas, en varias partes de la habitación. Por el contrario, si estás especialmente nervioso por uno o dos miembros de la audiencia o notas que algunos miembros de la audiencia se ven amargos o desinteresados, evita el contacto visual con ellos.
• Referirse al tiempo como una herramienta organizativa: “Para los próximos dos minutos, voy a resumir el problema de la vivienda de la ciudad, luego pasaré a." Esto mantiene anclados tanto a usted como a su público.
• Usa la técnica de “apuntar, girar, hablar”. Haz una pausa cuando tengas que girar o señalar algo, luego vuelve hacia el público y luego habla. Esto le da énfasis al material y te mantiene conectado con los miembros de la audiencia. Evite estrictamente hablar de lado o hacia atrás ante su audiencia.
• Usa los gestos físicos con moderación y con intención. Por ejemplo, levanta tres dedos y di “tercero” mientras haces tu tercer punto; tira ligeramente las manos hacia tu pecho mientras defiendes la aceptación de una idea. Sin embargo, ten cuidado con el uso excesivo de tu cuerpo, especialmente hasta el punto de distracción. Algunos altavoces habitualmente voltean su cabello, violinizan con sus llaves o hablan con sus manos. He escuchado a algunas personas recomendar que los altavoces guarden una mano en el bolsillo para evitar el uso excesivo de los gestos físicos.
• Minimiza la cantidad de caminar necesaria durante tu plática, pero ponte de pie en lugar de sentarte porque manda más autoridad. Mientras hablas, mantén tus pies firmemente arraigados y evita el arrastre continuo de tu peso. Inclinarse intencionalmente ligeramente en una pierna la mayor parte del tiempo puede ayudarte a mantenerte cómodo y relajado.
• Tenga cuidado de pronunciar correctamente todas las palabras, especialmente las claves de la disciplina. Verifique la pronunciación de palabras ambiguas de antemano para estar seguro. Sería vergonzoso pronunciar mal “Euclidian” o “Möbius strip” frente a un grupo de personas a las que quieres impresionar. Una vez pronuncié mal la palabra “banal” durante un discurso a profesores de inglés y uno de los miembros de la audiencia realmente interrumpió para corregirme. La mayor parte de ese discurso fue —como se podría suponer— banal.
• El aire muerto es mucho mejor que el aire lleno de repetidos “ums”, “me gusta” y “ya sabes”. Conoce tus rellenos personales de “aire muerto” y elimínalos. Por aburrimiento absoluto durante un discurso podrido hace unos años, conté el número de veces que el orador (un profesor) usó la palabra “básicamente” como una transición vacía —44 veces en tan solo cinco minutos. No tengas miedo de hacer una pausa de vez en cuando para darle tiempo a tus oyentes para digerir tu información y darte un momento para la reorientación. Para citar a Martin Fraquíhar, “El silencio oportuno tiene más elocuencia que el discurso”.
• Si sabes que tienes un manierismo que no puedes evitar fácilmente, como la tartamudez o un fuerte acento, y te distrae de dar un buen discurso, considera superarlo con solo señalarlo a la audiencia y seguir adelante. He estado en varias pláticas donde el orador abrió diciendo “Por favor acepte el hecho, como lo he hecho, de que soy tartamudeante, y es probable que tartamudee un poco a lo largo de mi discurso”. Uno de esos oradores incluso inyectó humor al señalar que James Earl Jones, uno de sus héroes, también alguna vez fue tartamudeo, por lo que se sintió en buena compañía. Como se puede adivinar, los siguientes discursos se pronunciaron con confianza y eficacia, y cuando surgió el manierismo fue fácil pasar por alto.
• Evita los clichés, la jerga y los coloquialismos, pero no seas tan formal que tengas miedo de hablar en contracciones o en términos sencillos y sencillos. Usar lenguaje visual, sustantivos concretos, verbos activos de una sola palabra. Al usar términos especializados o amplios que puedan ser nuevos o polémicos para algunos miembros de la audiencia, asegúrese de definirlos con claridad y prepárese para defender su definición.
• Sea animado y entusiasta, pero con mucho cuidado, muchas muescas por encima del “solo los hechos” Joe Friday, pero muchas muescas por debajo del overthe-top Chris Rock.

Autoestudio

Para obtener más consejos sobre cómo dar presentaciones orales y el uso de Powerpoint, visite estos sitios web:

“Presentaciones Powerpoint que no son tan bonitas” from about.com

“Repensando el diseño de diapositivas de presentación” Powerpoint del autor Michael Alley