11.2: El ciclo de vida del sistema de organización

Los modelos de ciclo de vida del sistema exhiben gran variedad; para nuestros propósitos es suficiente utilizar un modelo genérico de cuatro fases que distinga una fase de definición de dominio y alcance, una fase de requisitos, una fase de diseño e implementación, y una fase operativa y de mantenimiento. Estas fases son breves y en su mayoría inseparables para algunos sistemas de organización simples, más secuenciales para otros y más sistemáticas e iterativas para sistemas de organización complejos.

La mayoría de las decisiones específicas que deben tomarse para un sistema de organización están fuertemente moldeadas por las decisiones iniciales sobre su dominio, alcance (la amplitud o variedad de los recursos) y escala (el número de instancias de recursos). Al organizar sistemas con alcance y escala limitados, la mayoría de estas decisiones se toman de manera informal, no analizada y holística. Por ejemplo, cuando organizamos nuestras estanterías o armarios no es necesario pensar explícitamente en el alcance, los requisitos, el diseño, la implementación y las fases operativas. Para sistemas de organización complejos, sin embargo, especialmente aquellos en dominios intensivos en información, es importante seguir una metodología más sistemática.

Las decisiones iniciales sobre el alcance y los requisitos pueden crear legados duraderos de tecnología y procesos que impactan la eficiencia operativa y la flexibilidad. También pueden tener ramificaciones profundas e imprevistas para los usuarios del sistema y otras personas afectadas por el trabajo que permite el sistema. Un proceso de planificación riguroso y bien documentado puede ayudar a los organizadores a minimizar los resultados injustos e ineficaces, justificar sus difíciles compensaciones y decisiones, y averiguar qué salió mal para que puedan aprender de sus errores.

Las consecuencias de liberar sistemas y herramientas técnicas al mundo siempre incluyen dimensiones sociales, empresariales, políticas y legales además de las técnicas. Algunas de estas implicaciones se deben al contexto en el que operará el sistema (“Implementando interacciones”). Otros se deben al hecho de que el trabajo de organizar diseñadores de sistemas, arquitectos y desarrolladores está moldeado por sus experiencias, valores, creencias y circunstancias, las restricciones e influencias a menudo ocultas de su posición social, educación, contexto cultural y modelos mentales del mundo. Inevitablemente, el trabajo de los profesionales de la información implica “tallar el mundo en sus articulaciones”, crear clasificaciones, modelos y arquitecturas que apoyen las interacciones con los recursos. En la práctica esto a menudo se traduce en crear “articulaciones” artificiales donde ninguna existe realmente, lo que siempre favorecerá a unos y lesionará a otros. Ningún modelado es nunca completamente fiel a la realidad para todas las personas con todas las experiencias (ni pretende serlo), por lo que aquellas personas que no se consideran usuarios objetivo para un sistema, o que tienen circunstancias únicas, pueden terminar sintiéndose despreciadas o ignoradas y en realidad pueden sufrir como resultado.