1.2: Identificar a los usuarios de la información contable y cómo aplican la información
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El objetivo final de la contabilidad es proporcionar información útil para la toma de decisiones. Los usuarios de la información contable generalmente se dividen en dos categorías: interna y externa. Los usuarios internos son aquellos dentro de una organización que utilizan la información financiera para tomar decisiones diarias. Los usuarios internos incluyen gerentes y otros empleados que utilizan información financiera para confirmar resultados pasados y ayudar a realizar ajustes para actividades futuras.
Los usuarios externos son aquellos ajenos a la organización que utilizan la información financiera para tomar decisiones o evaluar el desempeño de una entidad. Por ejemplo, los inversionistas, analistas financieros, oficiales de préstamos, auditores gubernamentales, como agentes del IRS, y una variedad de otras partes interesadas se clasifican como usuarios externos, sin dejar de tener interés en la información financiera de una organización. (Los grupos de interés son abordados con mayor detalle en Explique por qué la contabilidad es importante para los grupos de interés
Características, usuarios y fuentes de información contable financiera
Las organizaciones miden el desempeño financiero en términos monetarios. En Estados Unidos, el dólar se utiliza como base de medición estándar. Medir el desempeño financiero en términos monetarios permite a los gerentes comparar el desempeño de la organización con períodos anteriores, con expectativas y con otras organizaciones o estándares de la industria.
La contabilidad financiera es una de las categorías amplias en el estudio de la contabilidad. Si bien algunas industrias y tipos de organizaciones tienen variaciones en la forma en que se prepara y comunica la información financiera, los contadores generalmente utilizan las mismas metodologías, llamadas estándares contables, para preparar la información financiera. Aprendes en Introducción a los Estados Financieros que la información financiera se comunica principalmente a través de estados financieros, que incluyen el Estado de Resultados, el Estado de Patrimonio del Propietario, el Balance General y el Estado de Flujos de Efectivo y Revelaciones. Estos estados financieros aseguran que la información sea consistente de un periodo a otro y, en general, comparable entre organizaciones. Las convenciones también aseguran que la información proporcionada sea confiable y relevante para el usuario.
Prácticamente cada actividad y evento que ocurre en un negocio tiene un costo o valor asociado y se conoce como transacción. Parte de la responsabilidad de un contador es cuantificar estas actividades y eventos. En este curso aprenderás sobre los muchos tipos de transacciones que ocurren dentro de un negocio. También examinará los efectos de estas transacciones, incluyendo su impacto en la situación financiera de la entidad.
Los contadores suelen utilizar sistemas contables computarizados para registrar y resumir los informes financieros, los cuales ofrecen muchos beneficios. El principal beneficio de un sistema de contabilidad computarizada es la eficiencia mediante la cual se pueden registrar y resumir las transacciones, y preparar informes financieros. Además, los sistemas de contabilidad computarizada almacenan datos, lo que permite a las organizaciones extraer fácilmente información financiera histórica.
Los sistemas comunes de contabilidad computarizada incluyen QuickBooks, que está diseñado para organizaciones pequeñas, y SAP, que está diseñado para organizaciones grandes y/o multinacionales. QuickBooks es popular entre entidades más pequeñas y menos complejas. Es menos costoso que los paquetes de software más sofisticados, como Oracle o SAP, y las habilidades de QuickBooks que los contadores desarrollaron en empleadores anteriores tienden a ser aplicables a las necesidades de los nuevos empleadores, lo que puede reducir tanto el tiempo de capacitación como los costos gastados en aclimatar nuevos empleados al sistema de software de un empleador. Además, estar familiarizado con un paquete de software común como QuickBooks ayuda a proporcionar movilidad laboral cuando los trabajadores desean reingresar al mercado laboral.
Si bien QuickBooks tiene muchas ventajas, una vez que las operaciones de una empresa alcanzan cierto nivel de complejidad, necesitará un paquete o plataforma de software básico, como Oracle o SAP, que luego se personaliza para satisfacer las necesidades informativas únicas de la entidad.
La información contable financiera es mayoritariamente histórica, aunque las empresas y otras entidades también incorporan estimaciones en sus procesos contables. Por ejemplo, aprenderá a usar estimaciones para determinar los gastos por deudas incobrables o los gastos de depreciación de los activos que se utilizarán a lo largo de una vida multianual. Es decir, los contadores preparan informes financieros que resumen lo que ya ocurrió en una organización. Esta información proporciona lo que se denomina valor de retroalimentación. El beneficio de reportar lo que ya ocurrió es la confiabilidad de la información. Los contadores pueden, con bastante confianza, informar con precisión el desempeño financiero de la organización relacionado con actividades pasadas. El valor de retroalimentación que ofrece la información contable es particularmente útil para los usuarios internos. Es decir, revisar cómo se desempeñó la organización en el pasado puede ayudar a los gerentes y otros empleados a tomar mejores decisiones y ajustes a las actividades futuras.
Sin embargo, la información financiera tiene limitaciones como herramienta predictiva. Los negocios implican una gran cantidad de incertidumbre, y los contadores no pueden predecir cómo se desempeñará la organización en el futuro. Sin embargo, al observar información financiera histórica, los usuarios de la información pueden detectar patrones o tendencias que pueden ser útiles para estimar el desempeño financiero futuro de la compañía. Recopilar y analizar una serie de datos financieros históricos es útil tanto para usuarios internos como externos. Por ejemplo, los usuarios internos pueden utilizar la información financiera como herramienta predictiva para evaluar si el desempeño financiero a largo plazo de la organización se alinea con sus objetivos estratégicos a largo plazo.
Los usuarios externos también utilizan el patrón histórico del desempeño financiero de una organización como herramienta predictiva. Por ejemplo, al decidir si prestar dinero a una organización, un banco puede requerir un cierto número de años de estados financieros y otra información financiera de la organización. El banco evaluará el desempeño histórico con el fin de tomar una decisión informada sobre la capacidad de la organización para reembolsar el préstamo y los intereses (el costo de pedir dinero prestado). Del mismo modo, un posible inversionista puede observar el desempeño financiero pasado de una empresa para evaluar si invertir o no dinero en la empresa. En este escenario, el inversionista quiere saber si la organización proporcionará un rendimiento suficiente y consistente de la inversión. En estos escenarios, la información financiera aporta valor al proceso de asignación de recursos escasos (dinero). Si potenciales prestamistas e inversionistas determinan que la organización es una inversión que vale la pena, se proporcionará dinero y, si todo va bien, esos fondos serán utilizados por la organización para generar valor adicional a una tasa mayor que los usos alternos del dinero.
Características, Usuarios y Fuentes de Información Contable Gerencial
Como has aprendido, la información contable gerencial es diferente de la información contable financiera en varios aspectos. Los contadores utilizan normas contables formales en contabilidad financiera. Estas normas contables se conocen como principios contables generalmente aceptados (GAAP) y son el conjunto común de reglas, estándares y procedimientos que las empresas que cotizan en bolsa deben seguir al componer sus estados financieros. El mencionado Financial Accounting Standards Board (FASB), una organización independiente y sin fines de lucro que establece estándares de contabilidad y presentación de informes financieros para empresas del sector público y privado en Estados Unidos, utiliza los lineamientos GAAP como base para su sistema de métodos y prácticas contables aceptados, informes y otros documentos.
Dado que la mayoría de las actividades de contabilidad gerencial se realizan para usos y aplicaciones internas, la contabilidad gerencial no se prepara utilizando un conjunto integral y prescrito de convenciones similares a las requeridas por la contabilidad financiera. Esto se debe a que los contadores gerenciales proporcionan información contable gerencial que está destinada a atender las necesidades de los usuarios internos, más que externos. De hecho, la información contable gerencial rara vez se comparte con quienes están fuera de la organización. Dado que la información a menudo incluye decisiones estratégicas o competitivas, la información contable gerencial a menudo está estrechamente protegida. El entorno empresarial cambia constantemente, y los gerentes y tomadores de decisiones dentro de las organizaciones necesitan una variedad de información para ver o evaluar los problemas desde múltiples perspectivas.
Los contadores deben ser adaptables y flexibles en su capacidad para generar la toma de decisiones de gestión de la información necesaria. Por ejemplo, la información derivada de un sistema de contabilidad computarizada suele ser el punto de partida para obtener información contable gerencial. Pero los contadores también deben poder extraer información de otras fuentes (internas y externas) y analizar los datos utilizando software matemático basado en fórmulas (como Microsoft Excel).
La información contable de gestión como término abarca muchas actividades dentro de una organización. Elaborar un presupuesto, por ejemplo, permite a una organización estimar el desempeño financiero para el próximo año o años y planificar ajustes a las operaciones de escala de acuerdo con las proyecciones. Los contadores suelen liderar el proceso de presupuestación recopilando información de fuentes internas (estimaciones de los departamentos de ventas e ingeniería, por ejemplo) y externas (grupos comerciales y pronósticos económicos, por ejemplo). Estos datos son luego compilados y presentados a los tomadores de decisiones dentro de la organización.
Ejemplos de otras decisiones que requieren información contable de gestión incluyen si una organización debe reparar o reemplazar equipos, hacer productos internamente o comprar los artículos a proveedores externos, y contratar trabajadores adicionales o usar la automatización.
Como has aprendido, la información contable de gestión utiliza tanto información financiera como no financiera. Esto es importante porque hay situaciones en las que un análisis puramente financiero podría llevar a una decisión, mientras que considerar la información no financiera podría llevar a una decisión diferente. Por ejemplo, supongamos que un análisis financiero indica que un producto en particular no es rentable y ya no debe ser ofrecido por una empresa. Si la compañía no considera que los clientes también compran un bien complementario (tal vez recuerde ese término de su estudio de economía), la compañía puede estar tomando la decisión equivocada. Por ejemplo, suponga que tiene una empresa que produce y vende tanto impresoras de computadora como los cartuchos de tinta de repuesto. Si la compañía decidiera eliminar las impresoras, entonces también perdería las ventas de cartuchos. En el pasado, en algunos casos, la eliminación de un componente, como las impresoras, llevó a que los clientes cambiaran a un productor diferente para sus computadoras y otro hardware periférico. Al final, una organización necesita considerar tanto los aspectos financieros como los no financieros de una decisión, y a veces los efectos no son intuitivamente obvios al momento de la decisión. La Figura 1.3 ofrece una visión general de algunas de las diferencias entre la contabilidad financiera y la gerencial.