3.2: Definir y describir la ecuación contable ampliada y su relación con el análisis de transacciones

Antes de explorar cómo analizar las transacciones, primero necesitamos entender qué gobierna la forma en que se registran las transacciones.

Como has aprendido, la ecuación contable representa la idea de que una empresa necesita activos para operar, y hay dos fuentes principales que contribuyen a las operaciones: pasivos y patrimonio. La compañía toma prestados los fondos, crea pasivos, o la compañía puede tomar los fondos proporcionados por las ganancias generadas en los períodos actuales o pasados, creando ganancias retenidas o alguna otra forma de capital del accionista. Recordemos la forma básica de la ecuación contable.

Ecuación contable ampliada

La ecuación contable ampliada desglosa la porción de capital de la ecuación contable en más detalle. Esta expansión de la sección de capital permite a una compañía ver el impacto en el patrimonio de los cambios en los ingresos y gastos, y a las inversiones y pagos de los propietarios. Es importante tener más detalle en esta categoría de patrimonio para entender el efecto en los estados financieros de un periodo a otro. Por ejemplo, un aumento a los ingresos puede aumentar los ingresos netos en la cuenta de resultados, aumentar las ganancias retenidas en el estado de ganancias retenidas y cambiar la distribución del patrimonio del accionista en el balance general. Esto puede ser difícil de entender dónde se han producido estos cambios sin ingresos reconocidos individualmente en esta ecuación ampliada.

Aquí se muestra la ecuación contable ampliada.

Figura 3.3 Ecuación Contable Ampliada. (atribución: Copyright Rice University, OpenStax, bajo licencia CC BY-NC-SA 4.0)

Tenga en cuenta que esta ecuación contable ampliada divide el Patrimonio en cuatro categorías: acciones ordinarias, dividendos, ingresos y gastos. Esto considera cada elemento del capital aportado y las ganancias retenidas individualmente para ilustrar mejor el impacto de cada uno en los cambios en el patrimonio.

Una empresa ahora puede usar esta ecuación para analizar las transacciones con más detalle. Pero primero, puede ayudar examinar las muchas cuentas que pueden caer en cada una de las principales categorías de Activos, Pasivos y Patrimonio, en términos de su relación con la ecuación contable ampliada. Podemos comenzar esta discusión mirando el plan de cuentas.

Plan de Cuentas

Recordemos que los componentes básicos de incluso el sistema contable más simple son las cuentas y un libro mayor general. Las cuentas muestran todos los cambios realizados en los activos, pasivos y patrimonio, las tres categorías principales de la ecuación contable. Cada una de estas categorías, a su vez, incluye muchas cuentas individuales, todas las cuales una empresa mantiene en su libro mayor general.

Cuando una empresa inicia por primera vez el proceso de análisis, hará una lista de todas las cuentas utilizadas en las transacciones diarias. Por ejemplo, una compañía puede tener cuentas como efectivo, cuentas por cobrar, suministros, cuentas por pagar, ingresos no devengados, acciones ordinarias, dividendos, ingresos y gastos. Cada compañía hará una lista que funcione para su tipo de negocio, y las transacciones que espera realizar. Las cuentas podrán recibir números utilizando el sistema presentado en el Cuadro 3.2.

Sistema de numeración de cuentas

Categoría de cuenta	El número de cuenta asignado comenzará con	Números de cuenta para una pequeña empresa	Números de cuenta para una gran empresa
Activos	1	100—199	1000—1999
Pasivos	2	200—299	2000—2999
Patrimonio de los Accionistas	3	300—399	3000—3999
Ingresos	4	400—499	4000—4999
Gastos	5	500—599	5000—5999

Cuadro 3.2

Llamamos a este sistema de numeración de cuentas un plan de cuentas. Las cuentas se presentan en el plan de cuentas en el orden en que aparecen en los estados financieros, comenzando por las cuentas del balance y luego las cuentas de resultados. Los números adicionales que comienzan con seis y continúan podrían ser utilizados en grandes empresas de comercialización y manufactura. La información en el plan de cuentas es la base de un sistema contable bien organizado.

Desglosando la ecuación contable ampliada

Consulte la ecuación contable ampliada (Figura 3.3). Comenzamos con el lado izquierdo de la ecuación, los activos, y trabajamos hacia el lado derecho de la ecuación a pasivos y patrimonio.

Activos y la ecuación contable ampliada

En el lado izquierdo de la ecuación se encuentran los activos. Los activos son recursos que posee una empresa que tienen un valor económico. Los activos están representados en el estado financiero del balance. Algunos ejemplos comunes de activos son efectivo, cuentas por cobrar, inventario, suministros, gastos prepagados, notas por cobrar, equipo, edificios, maquinaria y terrenos.

El efectivo incluye papel moneda así como monedas, cheques, cuentas bancarias y giros postales. Cualquier cosa que pueda liquidarse rápidamente en efectivo se considera efectivo. Las actividades de efectivo son una gran parte de cualquier negocio, y el flujo de efectivo dentro y fuera de la compañía se informa en el estado de flujos de efectivo.

Cuentas por cobrar es dinero que se le debe a la empresa, generalmente de un cliente. El cliente aún no ha pagado en efectivo por el bien o servicio proporcionado pero lo hará en el futuro. La redacción común para describir esta situación es que un cliente compró algo “a cuenta”, lo que significa que el cliente ha pedido que se le facture y pagará en una fecha posterior: “Cuenta” porque un cliente aún no nos ha pagado sino que ha pedido que se le facture; “Receivable” porque lo haremos recibir el dinero en el futuro.

Inventario se refiere a los bienes disponibles para la venta. Las empresas de servicios no tienen bienes a la venta y por lo tanto no tendrían inventario. Los negocios de comercialización y manufactura sí tienen inventario. Aprende más sobre este tema en Inventario.

Ejemplos de suministros (suministros de oficina) incluyen bolígrafos, papel y lápices. Los suministros se consideran activos hasta que un empleado los usa. En el momento en que se utilizan, ya no tienen un valor económico para la organización, y su costo ahora es un gasto para el negocio.

Los gastos de prepago son artículos pagados antes de su uso. Se consideran activos hasta su uso. Algunos ejemplos pueden incluir seguros y renta. El seguro, por ejemplo, generalmente se compra por más de un mes a la vez (seis meses normalmente). La compañía no utiliza todos los seis meses del seguro a la vez, lo usa un mes a la vez. Sin embargo, la compañía paga por adelantado todo ello por adelantado. A medida que pase cada mes, la compañía ajustará sus registros para reflejar el costo de un mes de uso del seguro.

Las notas por cobrar son similares a las cuentas por cobrar en el sentido de que se trata de dinero adeudado a la empresa por un cliente u otra entidad. La diferencia aquí es que una nota normalmente incluye intereses y términos específicos del contrato, y el monto puede ser adeudado en más de un período contable.

Los ejemplos de equipos incluyen escritorios, sillas y computadoras; cualquier cosa que tenga un valor a largo plazo para la empresa que se usa en la oficina. El equipo se considera un activo a largo plazo, lo que significa que puede usarlo durante más de un período contable (un año por ejemplo). El equipo perderá valor con el tiempo, en un proceso llamado depreciación. Aprenderás más sobre este tema en El proceso de ajuste.

Edificios, maquinaria y terrenos se consideran activos a largo plazo. La maquinaria suele ser específica de una empresa manufacturera que tiene una fábrica que produce bienes. La maquinaria y los edificios también se deprecian. A diferencia de otros activos a largo plazo como maquinaria, edificios y equipos, los terrenos no se deprecian. El proceso para calcular la pérdida del valor del suelo podría ser muy engorroso, especulativo y poco confiable; por lo tanto, el tratamiento en la contabilidad es que la tierra no se deprecie en el tiempo.

Figura 3.4 Activos. El efectivo, los edificios, el inventario y el equipo son todo tipo de activos. (crédito en sentido horario desde arriba a la izquierda: modificación de “¡Dinero en efectivo! 140606-A-CA521-021” del Sargento Michael Selvage/Wikimedia Commons, Dominio Público; modificación de “41 Cherry Orchard Road” por “Pafcool2”/Wikimedia Commons, Dominio Público; modificación de “ASM-E1516805109201” de Jeff Green, Rethink Robotics/ Wikimedia Commons, CC BY 4.0; modificación de “Gfp- inventario-espacio” de Yinan Chen/Wikimedia Commons, CC0)

Pasivos y la ecuación contable ampliada

La ecuación contable enfatiza una idea básica en los negocios; es decir, las empresas necesitan activos para operar. Hay dos formas en que una empresa puede financiar la compra de activos. Primero, puede vender acciones de sus acciones al público para recaudar dinero para comprar los activos, o puede utilizar las ganancias obtenidas por el negocio para financiar sus actividades. Segundo, puede pedir prestado el dinero a un prestamista como una institución financiera. Aprenderás sobre otros activos a medida que avanzas en el libro. Ahora echemos un vistazo al lado derecho de la ecuación contable.

Los pasivos son obligaciones de pagar un monto adeudado a un prestamista (acreedor) basado en una transacción pasada. Los pasivos se reportan en el balance general. Es importante entender que cuando hablamos de pasivos, no solo estamos hablando de préstamos. El dinero recaudado por tarjetas de regalo, suscripciones o como depósitos anticipados de los clientes también podría ser pasivo. Esencialmente, cualquier cosa que una empresa deba y aún tenga que pagar dentro de un período se considera un pasivo, como salarios, servicios públicos e impuestos.

Por ejemplo, una empresa utiliza servicios públicos por valor de $400 en mayo pero no se le factura por el uso, ni se le pide que pague por el uso, hasta junio. A pesar de que la compañía no tiene que pagar la factura hasta junio, la compañía debía dinero por el uso ocurrido en mayo. Por lo tanto, la empresa deberá registrar el uso de la electricidad, así como la responsabilidad de pagar la factura de servicios públicos, en mayo.

Eventualmente esa deuda debe ser reembolsada mediante la realización del servicio, el cumplimiento de la suscripción, o el suministro de un activo como mercancía o efectivo. Algunos ejemplos comunes de pasivos incluyen cuentas por pagar, pagarés por pagar e ingresos no devengados.

Cuentas por pagar reconoce que la empresa debe dinero y no ha pagado. Recuerde, cuando un cliente compra algo “a cuenta” significa que el cliente ha pedido que se le facture y pagará en una fecha posterior. En este caso la empresa compradora es el “cliente”. La compañía tendrá que pagar el dinero adeudado en el futuro, así que usamos la palabra “pagadero”. La deuda adeudada generalmente se paga en menos de un período contable (menos de un año típicamente) si se clasifica como una cuenta por pagar.

A pagarés es similar a las cuentas por pagar en que la empresa debe dinero y aún no ha pagado. Algunas diferencias clave son que los términos del contrato suelen ser más largos que un período contable, se incluyen intereses, y normalmente hay un contrato más formalizado que dicta los términos de la transacción.

Los ingresos no devengados representan el pago anticipado de un cliente por un producto o servicio que aún no ha sido proporcionado por la compañía. Dado que la empresa aún no ha proporcionado el producto o servicio, no puede reconocer el pago del cliente como ingresos, de acuerdo con el principio de reconocimiento de ingresos. Así, a la cuenta se le llama ingresos no devengados. La empresa que debe el producto o servicio crea la responsabilidad ante el cliente.

Equidad y la Ecuación Contable Ampliada

El capital del accionista se refiere a las inversiones del propietario (accionistas) en el negocio y las ganancias. Estos dos componentes son el capital aportado y las ganancias retenidas.

Las inversiones del propietario en el negocio suelen venir en forma de acciones ordinarias y se denominan capital aportado. Existe una inversión híbrida del propietario etiquetada como acciones preferentes que es una combinación de deuda y capital (concepto cubierto en cursos de contabilidad más avanzados). La compañía emitirá acciones ordinarias para representar la propiedad de los accionistas. Aprenderás más sobre acciones ordinarias en Contabilidad Corporativa.

Otro componente del capital del accionista son las ganancias de la compañía. Estas ganancias retenidas son lo que la compañía retiene al final de un período para reinvertir en el negocio, después de que se produzcan distribuciones a la propiedad. Dicho de manera más técnica, las ganancias retenidas son las ganancias acumuladas de una compañía desde la creación de la compañía menos los dividendos que haya declarado o pagado desde su creación. Un punto complicado para recordar es que las ganancias retenidas no se clasifican como activos. En cambio, son un componente de la cuenta de patrimonio del accionista, colocándola en el lado derecho de la ecuación contable.

La distribución de las ganancias a la propiedad se llama dividendo. El dividendo podría pagarse en efectivo o ser una distribución de más acciones de la empresa a los accionistas actuales. De cualquier manera, los dividendos disminuirán las ganancias retenidas.

También afectan a las ganancias retenidas los ingresos y gastos, a modo de ingresos netos o pérdidas netas. Los ingresos son ganancias por la venta de bienes y servicios. Un incremento en los ingresos también contribuirá a un incremento en las ganancias retenidas. Los gastos son el costo de los recursos asociados con la obtención de ingresos. Un incremento en los gastos contribuirá a una disminución de las ganancias retenidas. Recordemos que este concepto de reconocer los gastos asociados a los ingresos es el principio de reconocimiento de gastos. Algunos ejemplos de gastos incluyen pagos de facturas de servicios públicos, salarios de empleados y gastos por intereses de préstamos. Un negocio no tiene un gasto hasta que se “incurre”. Incurrido significa que el recurso es utilizado o consumido. Por ejemplo, no reconocerá los servicios públicos como un gasto hasta que haya utilizado los servicios públicos. La diferencia entre los ingresos obtenidos y los gastos incurridos se denomina ingreso neto (pérdida) y se puede encontrar en la cuenta de resultados.

Los ingresos netos reportados en el estado de resultados fluyen al estado de ganancias retenidas. Si una empresa tiene ingresos netos (ganancias) para el período, entonces esto aumentará sus ganancias retenidas para el período. Esto significa que los ingresos superaron los gastos del periodo, incrementando así las ganancias retenidas. Si una empresa tiene pérdida neta para el periodo, esto disminuye las ganancias retenidas del periodo. Esto significa que los gastos superaron los ingresos del periodo, disminuyendo así las ganancias retenidas.

Notarás que el capital del accionista aumenta con la emisión de acciones ordinarias y los ingresos, y disminuye con los pagos y gastos de dividendos. El patrimonio del accionista se reporta en el balance en forma de capital aportado (acciones ordinarias) y ganancias retenidas. El estado de ganancias retenidas calcula el saldo de ganancias retenidas al inicio del ejercicio, suma los ingresos netos o resta la pérdida neta de la cuenta de resultados, y resta los dividendos declarados, para dar como resultado un saldo final de ganancias retenidas reportado en el balance general.

Ahora que tiene una comprensión básica de la ecuación contable, y ejemplos de activos, pasivos y patrimonio del accionista, podrá analizar las muchas transacciones que puede encontrar una empresa y determinar cómo afecta cada transacción a la ecuación contable y correspondiente estados financieros. En primer lugar, sin embargo, en Definir y examinar los pasos iniciales en el ciclo contable observamos cómo el papel de identificar y analizar transacciones encaja en el proceso continuo conocido como ciclo contable.

ENLACE AL APRENDIZAJE

El Consejo de Normas Contables Financieras contaba con una política que permitía a las empresas reducir su obligación fiscal de las deducciones de compensación basadas en acciones. Esto llevó a las empresas a crear lo que algunos llaman el “débito contencioso”, para diferir la obligación tributaria e incrementar el gasto fiscal en un periodo actual. Consulte el artículo “El adeudo contencioso—serio” sobre la deuda continua para una mayor discusión de esta práctica.