3.3: Definir y describir los pasos iniciales en el ciclo contable
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Este capítulo sobre el análisis y registro de transacciones es el primero de tres capítulos consecutivos (incluyendo El Proceso de Ajuste y Finalización del Ciclo Contable) que cubre los pasos en un continuo proceso conocido como el ciclo contable. El ciclo contable es un proceso paso a paso para registrar actividades y eventos comerciales para mantener actualizados los registros financieros. El proceso ocurre a lo largo de un periodo contable y volverá a comenzar el ciclo en el siguiente periodo. Un periodo es un ciclo operativo de un negocio, que podría ser un mes, trimestre o año. Revisar el ciclo contable en la Figura 3.5.
Como puede ver, el ciclo comienza con la identificación y análisis de transacciones, y culmina en la inversión de entradas (que no cubrimos en este libro de texto). Todo el ciclo está destinado a mantener los datos financieros organizados y fácilmente accesibles tanto para los usuarios internos como externos de la información. En este capítulo, nos centramos en los cuatro primeros pasos del ciclo contable: identificar y analizar transacciones, registrar transacciones en un diario, registrar la información del diario en un libro mayor y preparar un saldo de prueba no ajustado.
En El Proceso de Ajuste revisamos los pasos 5, 6 y 7 del ciclo contable: registrar asientos de ajuste, preparar un saldo de prueba ajustado y preparar estados financieros. Al completar el ciclo contable, revisamos los pasos 8 y 9: cierre de entradas y preparamos un saldo de prueba posterior al cierre. Como se indicó anteriormente, no cubrimos las entradas de inversión.
CONSIDERACIONES ÉTICAS
Convertir cuentas de tarjetas de regalo pirateadas en efectivo
Las tarjetas de regalo son una excelente manera para que una empresa pueda prevender sus productos y crear flujo de caja. Uno de los problemas con las tarjetas de regalo es que los estafadores están utilizando los débiles controles internos del minorista para defraudar a los clientes del minorista. Un estafador puede hackear tarjetas de regalo de carga automática y drenar la cuenta bancaria de un cliente comprando nuevas tarjetas de regalo físicas a través de la cuenta de tarjeta de regalo de carga automática. Esto es un problema real, y un control interno para reducir este tipo de fraude es utilizar un sistema de doble verificación para la transferencia de dinero de una cuenta bancaria a una cuenta de tarjeta regalo recargables. Los contadores pueden ayudar a su organización a limitar el fraude con tarjetas de regalo revisando los controles internos de su compañía sobre el proceso de tarjetas de regalo.
Una explicación simple de este fraude es que un estafador obtendrá acceso a la cuenta de correo electrónico de un individuo a través del phishing o por otros medios, como un estafador que pone un registrador de claves en una computadora pública o en un Wi-Fi público corrupto. El individuo usa la misma contraseña para la tarjeta regalo recargable que su cuenta de correo electrónico, y el estafador verá correos electrónicos sobre la tarjeta regalo. El estafador se pone en contacto con el minorista haciéndose pasar por el individuo, y el minorista crea un código de canje de tarjeta de regalo en la tienda, y el estafador o su cómplice irán a la tienda haciéndose pasar por el individuo y comprarán tarjetas de regalo físicas con el código de canje. Se drenará la cuenta bancaria del cliente y el cliente se molestará. En otro fraude con tarjetas regalo, la tarjeta de crédito del individuo es robada y utilizada para comprar tarjetas de regalo físicas a un minorista. Este tipo de fraude causa problemas al detallista, ya que la reputación del minorista se daña a través de la implementación de controles internos deficientes.
¿El defraudador utiliza las tarjetas regalo adquiridas fraudulentamente? No, hay todo un mercado para vender tarjetas regalo en Craigslist, solo ve a buscar y ver lo fácil que es comprar tarjetas de regalo con descuento en Craigslist. Además, hay empresas como cardcash.com y cardhub.com que compran y revenden tarjetas de regalo. El defraudador solo vende las tarjetas regalo, y el minorista no tiene idea de que está canjeando tarjetas regalo adquiridas fraudulentamente. A través de la implementación de controles internos adecuados, el contador puede ayudar a limitar este fraude y proteger la reputación de su empleador.
Primeros cuatro pasos en el ciclo contable
Los primeros cuatro pasos del ciclo contable son (1) identificar y analizar transacciones, (2) registrar transacciones en un diario, (3) registrar la información del diario en un libro mayor y (4) preparar un saldo de prueba no ajustado. Comenzamos por introducir los pasos y su documentación relacionada.
Estos primeros cuatro pasos establecen las bases para el proceso de grabación.
Paso 1. Identificar y analizar transacciones es el primer paso en el proceso. Esto toma información de fuentes o actividades originales y traduce esa información en datos financieros utilizables. Una fuente original es un registro rastreable de información que contribuye a la creación de una transacción comercial. Por ejemplo, una factura de venta se considera una fuente original. Las actividades incluirían pagar a un empleado, vender productos, brindar un servicio, cobrar efectivo, pedir dinero prestado y emitir acciones a los propietarios de la compañía. Una vez identificada la fuente original, la compañía analizará la información para ver cómo influye en los registros financieros.
Digamos que Mark Summers de Supreme Cleaners (de Why It Matters) brinda servicios de limpieza a un cliente. Genera una factura por $200, el monto que debe el cliente, por lo que se le puede pagar por el servicio. Este recibo de venta contiene información como cuánto debe el cliente, términos de pago y fechas. Este recibo de venta es una fuente original que contiene información financiera que crea una transacción comercial para la compañía.
Paso 2. El segundo paso en el proceso es registrar las transacciones en un diario. Esto toma los datos analizados del paso 1 y los organiza en un registro completo de cada transacción de la compañía. Una transacción es una actividad comercial o evento que tiene un efecto en la información financiera presentada en los estados financieros. La información para registrar una transacción proviene de una fuente original. Un diario (también conocido como el libro de entrada original o diario general) es un registro de todas las transacciones.
Por ejemplo, en la transacción anterior, Supreme Cleaners tenía la factura por $200. Mark Summers necesita registrar estos $200 en sus registros financieros. Necesita elegir qué cuentas representan esta transacción, si esta transacción aumentará o disminuirá las cuentas, y cómo eso impacta la ecuación contable antes de que pueda registrar la transacción en su diario. Necesita hacer este proceso para cada transacción que ocurra durante el periodo.
La Figura 3.7 incluye información como la fecha de la transacción, las cuentas requeridas en el registro diario y columnas de débitos y créditos.
Paso 3. El tercer paso en el proceso es registrar la información del diario en un libro mayor. La contabilización toma todas las transacciones del diario durante un período y mueve la información a un libro mayor o libro mayor. Como ya has aprendido, los saldos de las cuentas se pueden representar visualmente en forma de cuentas T.
Al regresar a Supreme Cleaners, Mark identificó las cuentas necesarias para representar la venta de $200 y las registró en su diario. Luego tomará la información de la cuenta y la trasladará a su libro mayor. Todas las cuentas que utilizó durante el periodo se mostrarán en el libro mayor, no solo aquellas cuentas impactadas por la venta de $200.
Paso 4. El cuarto paso en el proceso es preparar un saldo de prueba no ajustado. Este paso toma información del libro mayor y la transfiere a un documento que muestra todos los saldos de las cuentas, y asegura que los débitos y créditos para el saldo del período (los totales de débito y crédito son iguales).
Mark Summers de Supreme Cleaners necesita organizar todas sus cuentas y sus saldos, incluida la venta de $200, en un saldo de prueba. También necesita asegurarse de que sus adeudos y créditos estén equilibrados en la culminación de este paso.
Es importante señalar que grabar todo el proceso requiere una fuerte atención al detalle. Cualquier error al principio del proceso puede llevar a información incorrecta de informes sobre los estados financieros. Si esto ocurre, es posible que los contadores tengan que retroceder hasta el inicio del proceso para encontrar su error. Asegúrate de que a medida que completes cada paso, seas cuidadoso y realmente te tomes el tiempo para entender cómo grabar la información y por qué la estás grabando. En la siguiente sección, aprenderá cómo se utiliza la ecuación contable para analizar transacciones.
CONCEPTOS EN LA PRÁCTICA
Contabilidad Forense
¿Alguna vez soñaste con trabajar para la Oficina Federal de Investigaciones (FBI)? Como contador forense, ese sueño podría ser simplemente posible. Un contador forense investiga delitos financieros, como la evasión fiscal, el uso de información privilegiada y la malversación de fondos, entre otras cosas. Contadores forenses revisan los registros financieros buscando pistas para presentar cargos contra posibles delincuentes. Consideran cada parte del ciclo contable, incluidos los documentos originales de origen, revisando las entradas del diario, los libros contables generales y los estados financieros. Incluso se les puede pedir que testifiquen sus hallazgos ante un tribunal de justicia.
Para ser un contador forense exitoso, uno debe ser detallado, organizado y naturalmente inquisitivo. Esta posición deberá volver sobre los pasos que un sospechoso puede haber tomado para encubrir actividades financieras fraudulentas. Entender cómo opera una empresa puede ayudar a identificar actividades fraudulentas que se desvíen de la posición de la compañía. Algunos de los mejores contadores forenses han encerrado a grandes delincuentes como Al Capone, Bernie Madoff, Ken Lay e Ivan Boesky.
ENLACE AL APRENDIZAJE
Una herramienta que puede ser útil para las empresas que buscan una manera más fácil de ver sus procesos contables es tener estados financieros perforables. Esta característica se puede encontrar en varios sistemas de software, lo que permite a las empresas pasar por el ciclo contable desde el ingreso de transacciones hasta la construcción de estados financieros. Lea esta columna de Diario de Contabilidad sobre estados financieros perforables para obtener más información.