3.5: Usar asientos de diario para registrar transacciones y contabilizar en cuentas T

Cuando introdujimos débitos y créditos, aprendiste sobre la utilidad de las cuentas T como representación gráfica de cualquier cuenta en el libro mayor. Pero antes de que las transacciones se registren en las cuentas T, primero se registran utilizando formularios especiales conocidos como diarios.

Revistas

Los contadores utilizan formularios especiales llamados diarios para realizar un seguimiento de sus transacciones comerciales. Un diario es el primer lugar donde se ingresa la información en el sistema contable. A una revista a menudo se le conoce como el libro de entrada original porque es el lugar donde la información ingresa originalmente al sistema. Un diario mantiene una cuenta histórica de todas las transacciones registrables con las que la compañía se ha comprometido. En otras palabras, un diario es similar a un diario para un negocio. Cuando ingresas información en una revista, decimos que estás periodalizando la entrada. El registro diario de la entrada es el segundo paso en el ciclo contable. Aquí hay una foto de un diario.

Se puede ver que un diario tiene columnas etiquetadas débito y crédito. El adeudo está en el lado izquierdo, y el crédito está a la derecha. Veamos cómo usamos una revista.

Al rellenar una revista, hay algunas reglas que debes seguir para mejorar la organización de entrada de diario.

Formateo al registrar entradas de diario

• Incluir una fecha de cuando ocurrió la transacción.
• El (los) título (s) de la cuenta de débito siempre vienen primero y a la izquierda.
• El (los) título (s) de la cuenta de crédito siempre vienen después de ingresar todos los títulos de débito, y a la derecha.
• Los títulos de las cuentas de crédito se sangrarán por debajo de las cuentas de débito.
• Tendrás al menos un débito (posiblemente más).
• Siempre tendrás al menos un crédito (posiblemente más).
• El valor en dólares de los débitos debe ser igual al valor en dólares de los créditos o de lo contrario la ecuación saldrá de saldo.
• Escribirás una breve descripción después de cada entrada de diario.
• Omita un espacio después de la descripción antes de comenzar la siguiente entrada del diario.

Un ejemplo de formato de entrada de diario es el siguiente. No se toma de ejemplos anteriores sino que se pretende estar solo.

Tenga en cuenta que este ejemplo solo tiene una cuenta de débito y una cuenta de crédito, lo que se considera una simple entrada. Una entrada compuesta es cuando hay más de una cuenta listada bajo la columna de débito y/o crédito de una entrada de diario (como se ve a continuación).

Observe que para esta entrada, se han seguido las reglas para registrar entradas de diario. Hay una fecha del 1 de abril de 2018, los títulos de las cuentas de débito se listan primero con Efectivo y Suministros, el título de la cuenta de crédito de Acciones Comunes se sangra después de los títulos de las cuentas de débito, hay al menos un débito y un crédito, los montos adeudos son iguales al monto del crédito, y hay un corto descripción de la transacción.

Veamos ahora algunas transacciones de Printing Plus y registremos sus entradas de diario.

Registro de Transacciones

Ahora volvemos a nuestra empresa ejemplo de Printing Plus, la empresa de servicios de impresión de Lynn Sanders. Analizaremos y registraremos cada una de las transacciones para su negocio y discutiremos cómo esto impacta los estados financieros. Algunas de las transacciones listadas han sido las que hemos visto a lo largo de este capítulo. Se brinda más detalle para cada una de estas transacciones, junto con algunas transacciones nuevas.

1. El 3 de enero de 2019, emite $20,000 acciones de acciones ordinarias por efectivo.
2. El 5 de enero de 2019, compra equipo a cuenta por $3,500, pago adeudado dentro del mes.
3. El 9 de enero de 2019, recibe $4,000 en efectivo por adelantado de un cliente por servicios aún no prestados.
4. El 10 de enero de 2019, proporciona $5,500 en servicios a un cliente que solicita que se le facture por los servicios.
5. El 12 de enero de 2019, paga una factura de servicios públicos de $300 con efectivo.
6. El 14 de enero de 2019, distribuyó $100 en efectivo en dividendos a los accionistas.
7. El 17 de enero de 2019, recibe $2,800 en efectivo de un cliente por los servicios prestados.
8. El 18 de enero de 2019, se pagó en su totalidad, con efectivo, por la compra del equipo el 5 de enero.
9. El 20 de enero de 2019, pagó $3,600 en efectivo en gastos salariales a los empleados.
10. El 23 de enero de 2019, recibió el pago en efectivo en su totalidad del cliente en la transacción del 10 de enero.
11. El 27 de enero de 2019, proporciona $1,200 en servicios a un cliente que solicita que se le facture por los servicios.
12. El 30 de enero de 2019, compra suministros a cuenta por $500, pago vencido dentro de tres meses.

Transacción 1: El 3 de enero de 2019, emite $20,000 acciones de acciones ordinarias por efectivo.

Análisis:

• Esta es una transacción que necesita ser registrada, ya que Printing Plus ha recibido dinero, y los accionistas han invertido en la firma.
• Printing Plus ahora tiene más efectivo. El efectivo es un activo, que en este caso va en aumento. Aumentos de efectivo en el lado del débito.
• Cuando la compañía emite acciones, los accionistas compran acciones ordinarias, lo que arroja una cifra de acciones ordinarias más alta que antes de su emisión. La cuenta común de acciones va en aumento y afecta a la equidad. Al observar la ecuación contable ampliada, vemos que las acciones ordinarias aumentan en el lado crediticio.

Impacto en los estados financieros: Ambas cuentas son cuentas de balance. Verá que los activos totales aumentan y el patrimonio total de los accionistas también aumentará, ambos en 20,000 dólares. Con ambos totales aumentando en 20,000 dólares, la ecuación contable, y por lo tanto nuestro balance general, estará en balance. No hay efecto en la cuenta de resultados de esta transacción ya que no se registraron ingresos ni gastos.

Transacción 2: El 5 de enero de 2019, compra equipo a cuenta por $3,500, pago adeudado dentro del mes.

Análisis:

• En este caso, el equipo es un activo que va en aumento. Aumenta porque Printing Plus cuenta ahora con más equipos que antes. Los activos aumentan por el lado del débito; por lo tanto, la cuenta Equipo mostraría un adeudo de $3,500.
• La empresa no pagó el equipo de inmediato. Lynn pidió que se le enviara una factura para el pago en una fecha futura. Esto crea una responsabilidad para Printing Plus, quien le debe dinero al proveedor por el equipo. Las cuentas por pagar se utilizan para reconocer esta responsabilidad. Esta responsabilidad va en aumento, ya que la compañía ahora le debe dinero al proveedor. Una cuenta de pasivo aumenta en el lado del crédito; por lo tanto, Cuentas por Pagar aumentará en el lado del crédito en la cantidad de $3,500.

Impacto en los estados financieros: Dado que ambas cuentas en el ingreso son cuentas de balance, no verá ningún efecto en la cuenta de resultados.

Transacción 3: El 9 de enero de 2019, recibe $4,000 en efectivo por adelantado de un cliente por servicios aún no prestados.

Análisis:

• Se recibió efectivo, incrementando así la cuenta de Efectivo. El efectivo es un activo que aumenta en el lado del débito.
• Printing Plus aún no ha brindado el servicio, lo que significa que no puede reconocer los ingresos como ganados. La empresa tiene una responsabilidad con el cliente hasta que preste el servicio. La cuenta de Ingresos no devengados se utilizaría para reconocer este pasivo. Se trata de un pasivo que la compañía no tenía antes, incrementando así esta cuenta. Los pasivos aumentan en el lado crediticio; así, Ingresos no devengados reconocerán los $4,000 en el lado crediticio.

Impacto en los estados financieros: Dado que ambas cuentas en el ingreso son cuentas de balance, no verá ningún efecto en la cuenta de resultados.

Transacción 4: El 10 de enero de 2019, proporciona $5,500 en servicios a un cliente que solicita que se le facture por los servicios.

Análisis:

• La empresa brindó servicio al cliente; por lo tanto, la empresa puede reconocer los ingresos como devengados ( principio de reconocimiento de ingresos), lo que aumenta los ingresos. Ingresos por servicios es una cuenta de ingresos que afecta a la equidad. Las cuentas de ingresos aumentan en el lado crediticio; así, Ingresos por Servicios mostrará un incremento de $5,500 en el lado crediticio.
• El cliente no pagó de inmediato los servicios y debe el pago de Printing Plus. Este dinero se recibirá en el futuro, aumentando las Cuentas por Cobrar. Cuentas por Cobrar es una cuenta de activos. Las cuentas de activos aumentan en el lado de débito. Por lo tanto, las Cuentas por Cobrar aumentarán por $5,500 en el lado del débito.

Impacto en los estados financieros: Tiene ingresos de $5,500. Los ingresos se reportan en su estado de resultados. Cuantos más ingresos tengas, más ingresos netos (ganancias) tendrás. Cuantas más ganancias tengas, más ganancias retenidas conservarás. Las ganancias retenidas son una cuenta de capital de accionistas, por lo que el patrimonio total aumentará $5,500. Las cuentas por cobrar van subiendo por lo que los activos totales aumentarán en $5,500. La ecuación contable, y por lo tanto el balance general, permanecen en balance.

Transacción 5: El 12 de enero de 2019, paga una factura de servicios públicos de $300 con efectivo.

Análisis:

• Se utilizó efectivo para pagar la factura de servicios públicos, lo que significa que el efectivo está disminuyendo. El efectivo es un activo que disminuye en el lado crediticio.
• Pagar una factura de servicios públicos crea un gasto para la empresa. El gasto por servicios públicos aumenta, y lo hace en el lado de débito de la ecuación contable.

Impacto en los estados financieros: Tiene un gasto de $300. Los gastos se reportan en su estado de resultados. Más gastos conducen a una disminución en los ingresos netos (ganancias). Cuantas menos ganancias tengas, menos ganancias retenidas terminarás con. Las ganancias retenidas son una cuenta de capital de accionistas, por lo que el patrimonio total disminuirá en $300. El efectivo está disminuyendo, por lo que los activos totales disminuirán en $300, impactando el balance general.

Transacción 6: El 14 de enero de 2019, distribuyó $100 en efectivo en dividendos a los accionistas.

Análisis:

• El efectivo se utilizó para pagar los dividendos, lo que significa que el efectivo está disminuyendo. El efectivo es un activo que disminuye en el lado crediticio.
• Se produjo la distribución de dividendos, lo que aumenta la cuenta de Dividendos. Los dividendos son parte del patrimonio del accionista y se registran en el lado del débito. Esta entrada de débito tiene el efecto de reducir el patrimonio de los accionistas.

Impacto en los estados financieros: Tiene dividendos de $100. Un incremento en los dividendos conduce a una disminución en el patrimonio neto de los accionistas (ganancias retenidas). El efectivo está disminuyendo, por lo que los activos totales disminuirán en $100, impactando el balance general.

Transacción 7: El 17 de enero de 2019, recibe $2,800 en efectivo de un cliente por los servicios prestados.

Análisis:

• El cliente utilizó el efectivo como método de pago, aumentando así el monto en la cuenta de Efectivo. El efectivo es un activo que va en aumento, y lo hace por el lado del débito.
• Printing Plus brindó los servicios, lo que significa que la compañía puede reconocer los ingresos obtenidos en la cuenta de Ingresos por Servicios. Ingresos por servicios incrementa la equidad; por lo tanto, los Ingresos por Servicios aumentan en el lado del crédito.

Impacto en los estados financieros: Los ingresos se reportan en la cuenta de resultados. Más ingresos incrementarán los ingresos netos (ganancias), incrementando así las ganancias retenidas. Las ganancias retenidas son una cuenta de capital de accionistas, por lo que el patrimonio total aumentará $2,800. El efectivo va en aumento, lo que incrementa los activos totales en el balance general.

Transacción 8: El 18 de enero de 2019, se pagó en su totalidad, con efectivo, por la compra del equipo el 5 de enero.

Análisis:

• El efectivo está disminuyendo porque se utilizó para pagar el pasivo pendiente creado el 5 de enero. El efectivo es un activo y disminuirá por el lado del crédito.
• Cuentas por pagar reconoció la responsabilidad que la empresa tenía con el proveedor para pagar el equipo. Dado que la compañía ahora está pagando la deuda que adeuda, esto disminuirá Cuentas por Pagar. El pasivo disminuye en el lado del débito; por lo tanto, las cuentas por pagar disminuirán en el lado del débito en $3,500.

Impacto en los estados financieros: Dado que ambas cuentas en el ingreso son cuentas de balance, no verá ningún efecto en la cuenta de resultados.

Transacción 9: El 20 de enero de 2019, pagó $3,600 en efectivo en gastos salariales a los empleados.

Análisis:

• El efectivo se utilizó para pagar los salarios, lo que disminuye la cuenta de Efectivo. El efectivo es un activo que disminuye en el lado crediticio.
• Los salarios son un gasto para el negocio por el trabajo de los empleados. Esto incrementará Salarios Gasto, afectando la equidad. Los gastos aumentan por el lado de adeudo; así, Salarios Gasto se incrementará en el lado de adeudo.

Impacto en los estados financieros: Tiene un gasto de $3,600. Los gastos se reportan en la cuenta de resultados. Más gastos conducen a una disminución en los ingresos netos (ganancias). Cuantas menos ganancias tengas, menos ganancias retenidas terminarás con. Las ganancias retenidas son una cuenta de capital de accionistas, por lo que el patrimonio total disminuirá en $3,600. El efectivo está disminuyendo, por lo que los activos totales disminuirán en $3,600, impactando el balance general.

Transacción 10: El 23 de enero de 2019, recibió el pago en efectivo en su totalidad del cliente en la transacción del 10 de enero.

Análisis:

• Se recibió efectivo, incrementando así la cuenta de Efectivo. El efectivo es un activo, y los activos aumentan por el lado del débito.
• Cuentas por Cobrar se utilizó originalmente para reconocer el pago futuro del cliente; ahora que el cliente ha pagado en su totalidad, las cuentas por cobrar disminuirán. Las cuentas por cobrar son un activo, y los activos disminuyen en el lado crediticio.

Impacto en los estados financieros: En esta transacción, hubo un incremento a un activo (Efectivo) y una disminución a otro activo (Cuentas por Cobrar). Esto significa que los activos totales cambian en $0, debido a que el incremento y disminución a activos en la misma cantidad se cancelan entre sí. No hay cambios en los pasivos ni en el patrimonio de los accionistas, por lo que la ecuación sigue en equilibrio. Al no haber ingresos ni gastos afectados, no hay efecto en la cuenta de resultados.

Transacción 11: El 27 de enero de 2019, proporciona $1,200 en servicios a un cliente que solicita que se le facture por los servicios.

Análisis:

• El cliente no paga inmediatamente por los servicios sino que se espera que pague en una fecha futura. Esto crea una Cuentas por Cobrar para Printing Plus. El cliente debe el dinero, lo que aumenta Cuentas por Cobrar. Las cuentas por cobrar son un activo, y los activos aumentan en el lado del débito.
• Printing Plus brindó el servicio, obteniendo así ingresos. Los ingresos por servicios aumentarían en el lado del crédito.

Impacto en los estados financieros: Los ingresos se reportan en la cuenta de resultados. Más ingresos incrementarán los ingresos netos (ganancias), incrementando así las ganancias retenidas. Las ganancias retenidas son una cuenta de capital de accionistas, por lo que el patrimonio total aumentará $1,200. El efectivo va en aumento, lo que incrementa los activos totales en el balance general.

Transacción 12: El 30 de enero de 2019, compra suministros a cuenta por $500, pago vencido dentro de tres meses.

Análisis:

• La compañía compró suministros, que son activos para el negocio hasta su uso. Los suministros van en aumento, porque la empresa cuenta con más suministros que antes. Los suministros son un activo que va en aumento por el lado del débito.
• Printing Plus no pagó de inmediato los suministros y pidió que se le facturaran los suministros, pagaderos en fecha posterior. Esto crea un pasivo para la empresa, Cuentas por pagar. Este pasivo incrementa Cuentas por Pagar; así, Cuentas por Pagar aumenta en el lado crediticio.

Impacto en los estados financieros: Hay un incremento a un pasivo y un incremento a los activos. Estas cuentas impactan tanto en el balance general pero no en la cuenta de resultados.

El diario completo para estas transacciones es el siguiente:

Ahora nos fijamos en el siguiente paso en el ciclo contable, paso 3: registrar la información del diario en el libro mayor.

APLICACIÓN CONTINUA

Mercado de Colfax

Colfax Market es una pequeña tienda de comestibles de esquina que lleva una variedad de artículos básicos como carne, leche, huevos, pan, etc. Como una tienda de abarrotes más pequeña, Colfax no ofrece la variedad de productos que se encuentran en un supermercado o cadena más grande. Sin embargo, registra las entradas de diario de manera similar.

Las tiendas de abarrotes de todos los tamaños deben comprar productos y rastrear el inventario. Si bien el número de entradas puede diferir, el proceso de grabación no lo hace. Por ejemplo, Colfax podría comprar alimentos en una gran cantidad al comienzo de cada mes, pagaderos al final del mes. Por lo tanto, podría tener solo unas pocas cuentas por pagar y entradas de diario de inventario cada mes. Las cadenas de abarrotes más grandes pueden tener múltiples entregas a la semana y múltiples entradas para compras de una variedad de proveedores en sus cuentas por pagar semanalmente.

Esta similitud se extiende a otros minoristas, desde tiendas de ropa hasta artículos deportivos y ferretería. No importa el tamaño de una empresa y no importa el producto que venda una empresa, los apuntes contables fundamentales siguen siendo los mismos.

Contabilización en la contabilidad general

Recordemos que el libro mayor es un registro de cada cuenta y su saldo. Revisar las entradas del diario individualmente puede ser tedioso y llevar mucho tiempo. El libro mayor es útil ya que una empresa puede extraer fácilmente información de cuentas y saldos. Aquí hay una pequeña sección de un libro mayor general.

Se puede ver en la parte superior es el nombre de la cuenta “Efectivo”, así como el número de cuenta asignado “101”. Recuerda, todas las cuentas de activos comenzarán con el número 1. Se incluye la fecha de cada transacción relacionada con esta cuenta, una posible descripción de la transacción y un número de referencia si está disponible. Hay columnas de débito y crédito, que almacenan las cifras financieras de cada transacción, y una columna de saldo que mantiene un total acumulado del saldo en la cuenta después de cada transacción.

Veamos una de las entradas del diario de Printing Plus y rellenemos los libros correspondientes.

Como puede ver, hay una cuenta contable para Efectivo y otra para Acciones Comunes. El efectivo se etiqueta con el número de cuenta 101 porque es un tipo de cuenta de activo. La fecha del 3 de enero de 2019, se encuentra en la columna del extremo izquierdo, y una descripción de la transacción sigue en la siguiente columna. El efectivo tenía un adeudo de $20,000 en la entrada del diario, por lo que $20,000 se transfieren al libro mayor en la columna de adeudo. El saldo en esta cuenta es actualmente de 20,000 dólares, debido a que aún no hay otras transacciones que hayan afectado a esta cuenta.

Stock Común tiene la misma fecha y descripción. Acciones Comunes tenía un crédito de $20,000 en la entrada del diario, y esa información se transfiere a la cuenta del libro mayor en la columna de crédito. El saldo en ese momento en la cuenta contable de Acciones Comunes es de $20,000.

Otro elemento clave para entender el libro mayor, y el tercer paso en el ciclo contable, es cómo calcular los saldos en las cuentas contables.

ENLACE AL APRENDIZAJE

Es una buena idea familiarizarse con el tipo de información que las empresas reportan cada año. Revise el informe anual 2017 de Best Buy para obtener más información sobre Best Buy. Tome nota del balance de la compañía en la página 53 del reporte y la cuenta de resultados en la página 54. Estos informes tienen mucha más información que los estados financieros que le hemos mostrado; sin embargo, si los lee puede notar algunos elementos familiares.

Cálculo de saldos de cuentas

Al calcular los saldos en las cuentas contables, se debe tener en cuenta qué lado de la cuenta aumenta y qué lado disminuye. Para encontrar el saldo de la cuenta, se debe encontrar la diferencia entre la suma de todas las cifras en el lado que aumenta y la suma de todas las cifras en el lado que disminuye.

Por ejemplo, la cuenta de Efectivo es un activo. Sabemos por la ecuación contable que los activos aumentan en el lado de débito y disminuyen en el lado crediticio. Si hubiera un débito de $5,000 y un crédito de $3,000 en la cuenta de Efectivo, encontraríamos la diferencia entre ambas, que es de $2,000 (5,000 — 3,000). El débito es el mayor de los dos lados ($5,000 en el lado de débito frente a $3,000 en el lado de crédito), por lo que la cuenta de Efectivo tiene un saldo de débito de $2,000.

Otro ejemplo es una cuenta de pasivos, como Cuentas por Pagar, que aumenta en el lado del crédito y disminuye en el lado del débito. Si hubiera un crédito de $4,000 y un débito de $2,500, la diferencia entre ambos es de $1,500. El crédito es el mayor de los dos lados ($4,000 en el lado del crédito frente a $2,500 en el lado de débito), por lo que la cuenta Cuentas por Pagar tiene un saldo crediticio de $1,500.

A continuación se seleccionan entradas de diario de Printing Plus que afectan a la cuenta de Efectivo. Utilizaremos la cuenta de Cash Ledger para calcular los saldos de las cuentas.

La cuenta del libro mayor para Efectivo tendría el siguiente aspecto:

En la última columna de la cuenta de Cash ledger se encuentra el saldo corriente. Esto muestra dónde se encuentra la cuenta después de cada transacción, así como el saldo final en la cuenta. ¿Cómo sabemos de qué lado, débito o crédito, introducir cada uno de estos saldos? Consideremos el libro mayor general para Cash.

El 3 de enero había un saldo adeudo de 20,000 dólares en la cuenta de Efectivo. El 9 de enero se incluyó un adeudo de $4,000. Dado que ambos están del lado del débito, se sumarán juntos para obtener un saldo en $24,000 (como se ve en la columna de saldo de la fila del 9 de enero). El 12 de enero hubo un crédito de $300 incluido en la cuenta de Cash ledger. Dado que esta cifra está en el lado del crédito, estos $300 se restan del saldo anterior de $24,000 para obtener un nuevo saldo de $23,700. El mismo proceso ocurre para el resto de las entradas en el libro mayor y sus saldos. El saldo final en la cuenta es de $24,800.

Comprobando para asegurarse de que la cifra del saldo final es correcta; se pueden revisar las cifras en las columnas de débito y crédito. En la columna de débito para esta cuenta de efectivo, vemos que el total es de $32,300 (20,000 + 4,000 + 2,800 + 5,500). La columna de crédito suma $7,500 (300 + 100 + 3,500 + 3,600). La diferencia entre los totales de débito y crédito es de $24,800 (32,300 — 7,500). El saldo en esta cuenta de Efectivo es un adeudo de $24,800. Tener un saldo de débito en la cuenta de Efectivo es el saldo normal de esa cuenta.

Publicar en las cuentas T

El tercer paso en el ciclo contable es registrar la información del diario en el libro mayor. Para ello podemos utilizar un formato de cuenta T. Una compañía tomará información de su diario y contabilizará en este libro mayor. La contabilización se refiere al proceso de transferencia de datos del diario al libro mayor. Es importante entender que las cuentas T solo se utilizan con fines ilustrativos en un libro de texto, aula o discusión de negocios. No son formularios contables oficiales. Las empresas utilizarán libros de contabilidad para sus libros oficiales, no cuentas T.

Veamos las entradas del diario para Printing Plus y publiquemos cada una de esas entradas en sus respectivas cuentas T.

Las siguientes son las entradas de diario registradas anteriormente para Printing Plus.

Transacción 1: El 3 de enero de 2019, emite $20,000 acciones de acciones ordinarias por efectivo.

En la entrada de diario, Efectivo tiene un adeudo de $20,000. Esto se registra en la cuenta T en efectivo en el lado de débito (lado izquierdo). Acciones Comunes tiene un saldo crediticio de $20,000. Esto se registra en la cuenta T de acciones comunes en el lado de crédito (lado derecho).

Transacción 2: El 5 de enero de 2019, compra equipo a cuenta por $3,500, pago adeudado dentro del mes.

En la entrada de diario, Equipo tiene un adeudo de $3,500. Esto se registra en la cuenta T de Equipo en el lado de débito. Cuentas por Pagar tiene un saldo crediticio de $3,500. Esto se registra en la cuenta T de Cuentas por Pagar en el lado del crédito.

Transacción 3: El 9 de enero de 2019, recibe $4,000 en efectivo por adelantado de un cliente por servicios aún no prestados.

En la entrada de diario, Efectivo tiene un adeudo de $4,000. Esto se registra en la cuenta T en efectivo en el lado del débito. Notarás que la transacción a partir del 3 de enero ya está listada en esta cuenta T. La siguiente cifra de transacción de $4,000 se agrega directamente por debajo de los $20,000 en el lado de débito. Ingresos no devengados tiene un saldo crediticio de $4,000. Esto se registra en la cuenta T de Ingresos no devengados en el lado del crédito.

Transacción 4: El 10 de enero de 2019, proporciona $5,500 en servicios a un cliente que solicita que se le facture por los servicios.

En la entrada de diario, Cuentas por Cobrar tiene un adeudo de $5,500. Esto se registra en la cuenta T de Cuentas por Cobrar en el lado del débito. Ingresos por Servicios tiene un saldo crediticio de $5,500. Esto se registra en la cuenta T de Ingresos por Servicios en el lado del crédito.

Transacción 5: El 12 de enero de 2019, paga una factura de servicios públicos de $300 con efectivo.

En la entrada del diario, Gasto de Servicios Públicos tiene un saldo adeudo de $300. Esto se registra en la cuenta T de gastos de servicios públicos en el lado de débito. El efectivo tiene un crédito de $300. Esto se registra en la cuenta T en efectivo en el lado del crédito. Notarás que las transacciones del 3 de enero y el 9 de enero ya están listadas en esta cuenta T. La siguiente cifra de transacción de $300 se agrega en el lado del crédito.

Transacción 6: El 14 de enero de 2019, distribuyó $100 en efectivo en dividendos a los accionistas.

En la entrada de diario, Dividendos tiene un saldo adeudo de $100. Esto se registra en la cuenta T de Dividendos en el lado del débito. El efectivo tiene un crédito de $100. Esto se registra en la cuenta T en efectivo en el lado del crédito. Notarás que las transacciones del 3 de enero, 9 de enero y 12 de enero ya están listadas en esta cuenta T. La siguiente cifra de transacción de $100 se agrega directamente debajo del registro del 12 de enero en el lado del crédito.

Transacción 7: El 17 de enero de 2019, recibe $2,800 en efectivo de un cliente por los servicios prestados.

En la entrada de diario, Efectivo tiene un adeudo de $2,800. Esto se registra en la cuenta T en efectivo en el lado del débito. Notarás que las transacciones del 3 de enero, 9 de enero, 12 de enero y 14 de enero ya están listadas en esta cuenta T. La siguiente cifra de transacción de $2,800 se agrega directamente debajo del registro del 9 de enero en el lado del débito. Ingresos por Servicios tiene un saldo crediticio de $2,800. Esto también tiene saldo ya a partir del 10 de enero. El nuevo ingreso se registra bajo el registro del 10 de enero, publicado en la cuenta T de Ingresos por Servicios en el lado del crédito.

Transacción 8: El 18 de enero de 2019, se pagó en su totalidad, con efectivo, por la compra del equipo el 5 de enero.

En esta transacción, Cash tiene un crédito de $3,500. Esto se registra en la cuenta T en efectivo en el lado del crédito debajo de la transacción del 14 de enero. Cuentas por Pagar tiene un adeudo de $3,500 (pago en su totalidad por la compra del 5 de enero). Observa que ya hay un crédito en Cuentas por Pagar, y el nuevo registro se coloca directamente frente al registro del 5 de enero.

Transacción 9: El 20 de enero de 2019, pagó $3,600 en efectivo en gastos salariales a los empleados.

En esta transacción, Cash tiene un crédito de $3,600. Esto se registra en la cuenta T en efectivo en el lado del crédito debajo de la transacción del 18 de enero. Salarios El gasto tiene un adeudo de $3,600. Esto se coloca en el lado de débito de la cuenta T de Gastos de Salarios.

Transacción 10: El 23 de enero de 2019, recibió el pago en efectivo en su totalidad del cliente en la transacción del 10 de enero.

En esta transacción, Cash tiene un adeudo de $5,500. Esto se registra en la cuenta T en efectivo en el lado de débito debajo de la transacción del 17 de enero. Cuentas por Cobrar tiene un crédito de $5,500 (a partir de la transacción del 10 de enero). El registro se coloca en el lado de crédito de la cuenta T de Cuentas por Cobrar frente al registro del 10 de enero.

Transacción 11: El 27 de enero de 2019, proporciona $1,200 en servicios a un cliente que solicita que se le facture por los servicios.

En esta transacción, Cuentas por Cobrar tiene un adeudo de $1,200. El registro se coloca en el lado de débito de la cuenta T de Cuentas por Cobrar debajo del registro del 10 de enero. Ingresos por Servicios tiene un crédito de $1,200. El registro se coloca en el lado de crédito de la cuenta T de Ingresos por Servicios debajo del registro del 17 de enero.

Transacción 12: El 30 de enero de 2019, compra suministros a cuenta por $500, pago vencido dentro de tres meses.

En esta transacción, Suministros tiene un adeudo de $500. Esto irá en el lado de débito de la cuenta T de Suministros. Cuentas por Pagar tiene un crédito de $500. Se nota que ya hay cifras en Cuentas por Pagar, y el nuevo registro se coloca directamente debajo del registro del 5 de enero.

Resumen de cuentas T

Una vez que todas las entradas del diario se hayan registrado en las cuentas T, podemos verificar para asegurarnos de que la ecuación contable se mantenga equilibrada. En la Figura 3.10 se presenta un resumen que muestra las cuentas T para Printing Plus.

Figura 3.10 Resumen de Cuentas T para Impresión Plus. (atribución: Copyright Rice University, OpenStax, bajo licencia CC BY-NC-SA 4.0)

La suma en el lado de los activos de la ecuación contable es igual a $30,000, que se encuentra sumando los saldos finales en cada cuenta de activos (24,800 + 1,200 + 500 + 3,500). Para encontrar el total en el lado de pasivos y patrimonio de la ecuación, necesitamos encontrar la diferencia entre débitos y créditos. Los créditos en el lado de pasivos y patrimonio de la ecuación suman $34,000 (500 + 4,000 + 20,000 + 9,500). Los adeudos en el lado de pasivos y patrimonio de la ecuación suman $4,000 (100 + 3,600 + 300). La diferencia $34,000 — $4,000 = $30,000. De esta manera, la ecuación se mantiene equilibrada con $30,000 en el lado del activo y $30,000 en el lado de pasivos y patrimonio. Ahora que tenemos la información de la cuenta T, y hemos confirmado que la ecuación contable se mantiene equilibrada, podemos crear el saldo de prueba no ajustado.

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Tienes las siguientes transacciones los últimos días del mes de abril.

Sistema de numeración de cuentas

Abr. 25	Pasas por la gasolinera de tu tío para rellenar ambas latas de gas para tu compañía, Watson's Landscaping. Tu tío agrega el total de $28 a tu cuenta.
Abr. 26	Registras los ingresos de otra semana por los céspedes segados durante la semana pasada. Ganaste $1,200. Recibió efectivo igual al 75% de sus ingresos.
Abr. 27	Usted paga 35 dólares a su periódico local para publicar un anuncio en el periódico de esta semana.
29 abr	Usted realiza un pago de $25 a cuenta.

Cuadro 3.3

1. Preparar los asientos de diario necesarios para estas cuatro transacciones.
2. Explica por qué debitaste y abonaste las cuentas que hiciste.
3. ¿Cuál será el nuevo saldo en cada cuenta utilizada en estas entradas?

Solución

25 de abril

• Ha incurrido en más gastos de gas. Esto significa que se tiene un incremento en el monto total del gasto de gas para abril. Los gastos suben con las entradas de débito. Por lo tanto, adeudarás gastos de gas.
• Compraste la gasolina a cuenta. Esto incrementará tus pasivos. Los pasivos aumentan con las entradas de crédito. Cuentas de crédito por pagar para incrementar el total en la cuenta.

abril 26

• Ha recibido más efectivo de los clientes, por lo que desea que el efectivo total aumente. El efectivo es un activo, y los activos aumentan con las entradas de débito, por lo que débito efectivo.
• También tienes más dinero que tus clientes te deben. Usted ha realizado los servicios, sus clientes le deben el dinero y usted recibirá el dinero en el futuro. Cuentas por cobrar adeudo como cuentas de activos aumentan con débitos.
• Has segado el césped y has obtenido más ingresos. Desea que el total de su cuenta de ingresos aumente para reflejar estos ingresos adicionales. Las cuentas de ingresos aumentan con las entradas de crédito, por lo que los ingresos por corte de césped de crédito.

27 de abril

• La publicidad es un gasto de hacer negocios. Ha incurrido en más gastos, por lo que desea aumentar una cuenta de gastos. Las cuentas de gastos aumentan con las entradas de débito. Gasto publicitario de débito.
• Pagaste en efectivo por la publicidad. Tienes menos efectivo, así que acredita la cuenta de efectivo. El efectivo es un activo, y los totales de la cuenta de activos disminuyen con los créditos.

29 de abril

• Pagaste “a cuenta”. Recuerda que “a cuenta” significa que se realizó un servicio o se recibió un artículo sin ser pagado. El cliente pidió que se le facturara. Usted fue el cliente en este caso. Hiciste una compra de gasolina a cuenta a principios de mes, y en ese momento aumentaste las cuentas por pagar para demostrar que tenías la obligación de pagar esta cantidad en algún momento en el futuro. Ahora estás pagando parte del dinero que debes en esa cuenta. Desde que pagaste este dinero, ahora tienes menos de un pasivo por lo que quieres ver la cuenta de pasivo, cuentas por pagar, disminuir por la cantidad pagada. Las cuentas de pasivo disminuyen con las entradas de débito.
• Pagaste, lo que significa que diste efectivo (o escribiste un cheque o transferiste electrónicamente) para que tengas menos efectivo. Para disminuir el efectivo total, acredite la cuenta porque las cuentas de activos se reducen registrando entradas de crédito.

TU TURNO

Saldos de Cuenta Normal

Calcular los saldos en cada una de las siguientes cuentas. ¿ Tienen todos el saldo normal que deberían tener? Si no, ¿ cuál? ¿Cómo sabes esto?

Solución

PENSARLO A TRAVÉS

Tarjetas Regalo

Las tarjetas regalo se han convertido en un tema importante para los gerentes de cualquier empresa. Entender quién compra tarjetas de regalo, por qué y cuándo puede ser importante en la planificación empresarial. Además, saber cuándo y cómo determinar que es probable que no se canjee una tarjeta regalo afectará tanto al balance de la compañía (en la sección de pasivos) como a la cuenta de resultados (en la sección de ingresos).

Según un reporte de compras navideñas de 2017 de la Federación Nacional de Minoristas, las tarjetas regalo son los regalos más solicitados por undécimo año consecutivo, con 61% de las personas encuestadas diciendo que están en la parte superior de sus listas de deseos, según la Federación Nacional de Minoristas. ⁶ CEB TowerGroup proyecta que el volumen total de tarjetas de regalo alcanzará los 160 mil millones de dólares para 2018. ⁷

¿Cómo afectan todas estas ventas de tarjetas de regalo a una de las compañías de café especiales favoritas de Estados Unidos, Starbucks?

En 2014 uno de cada siete adultos recibió una tarjeta de regalo de Starbucks. Tan solo en Nochebuena se vendieron tarjetas regalo de 2.5 millones de dólares. Esto es una tasa de 1,700 tarjetas por minuto. ⁸

La siguiente discusión sobre las tarjetas regalo está tomada del informe anual 2016 de Starbucks:

Cuando se carga una cantidad en una tarjeta de valor almacenada, reconocemos un pasivo correspondiente por el monto total cargado en la tarjeta, que se registra dentro de la responsabilidad de la tarjeta de valor almacenada en nuestros balances consolidados. Cuando una tarjeta de valor almacenada se canjea en una tienda operada por la compañía o en línea, reconocemos los ingresos al reducir la responsabilidad de la tarjeta de valor almacenada. Cuando una tarjeta de valor almacenada se canjea en una tienda autorizada, reducimos la responsabilidad de la tarjeta de valor almacenada y el efectivo correspondientes, que se reembolsa al licenciatario. No hay fechas de vencimiento en nuestras tarjetas de valor almacenadas, y en la mayoría de los mercados, no cobramos tarifas de servicio que provoquen una disminución a los saldos de los clientes. Si bien continuaremos honrando todas las tarjetas de valor almacenadas presentadas para el pago, la administración puede determinar la probabilidad de redención, basada en la experiencia histórica, se considera remota para ciertas tarjetas debido a largos períodos de inactividad. En estas circunstancias, los saldos de tarjetas no redimidos pueden reconocerse como ingresos por rotura. En el año fiscal 2016, 2015 y 2014, se reconocieron ingresos por rotura de 60.5 millones, $39.3 millones y $38.3 millones, respectivamente. ⁹

Al 1 de octubre de 2017, Starbucks tenía un total de $1,288,500,000 en responsabilidad de tarjetas de valor almacenado.

Notas al pie

• 6 Federación Nacional de Minoristas (NRF). “Encuesta al consumidor de NRF apunta a la temporada festiva ocupada, respalda el pronóstico económico y los números de importación”. 27 de octubre de 2017. https://nrf.com/media-center/press-r...nomic-forecast
• 7 CEB Tower Group. “2015 Las ventas de tarjetas de regalo alcanzarán un nuevo pico de 130 mil millones de dólares”. PR Newswire. 8 de diciembre de 2015. https://www.prnewswire.com/news-rele...300189615.html
• 8 Sara Haralson. “¡Los compradores de último minuto se regocijan! Starbucks te tiene cubierto”. Fortuna. diciembre 22, 2015. fortune.com/video/2015/12/22/... ks-tarjetas-regalo/
• 9 Comisión de Bolsa y Valores de Estados Unidos. Comunicación de Starbucks Corporation con respecto a la presentación 10-K 2014. 14 de noviembre de 2014. https://www.sec.gov/Archives/edgar/d... /filename1.htm