3.6: Preparar un saldo de prueba

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Una vez que todas las transacciones mensuales han sido analizadas, registradas en diario y contínuamente registradas durante el periodo contable (un mes en nuestro ejemplo), estamos listos para comenzar a trabajar en la preparación de un saldo de prueba (no ajustado). Preparar un saldo de prueba no ajustado es el cuarto paso en el ciclo contable. Un saldo de prueba es una lista de todas las cuentas del libro mayor que tienen saldos distintos de cero. Un balance de prueba es un paso importante en el proceso contable, ya que ayuda a identificar cualquier error computacional a lo largo de los tres primeros pasos del ciclo.

Tenga en cuenta que para este paso, estamos considerando que nuestro saldo de prueba no está ajustado. El saldo de prueba no ajustado en esta sección incluye cuentas antes de que hayan sido ajustadas. Como ve en el paso 6 del ciclo contable, creamos otro saldo de prueba que se ajusta (ver El Proceso de Ajuste).

Al construir un saldo de prueba, debemos considerar algunas reglas de formato, similares a los requisitos para los estados financieros:

El encabezado debe contener el nombre de la compañía, la etiqueta de un Saldo de Prueba (Sin Ajustar) y la fecha.
Las cuentas se listan en el orden de la ecuación contable con activos listados primero seguidos de pasivos y finalmente patrimonio.
Los montos en la parte superior de cada columna de débito y crédito deben tener un signo de dólar.
Cuando se agregan cantidades, se debe subrayar la cifra final en cada columna.
Los totales al final del saldo de prueba deben tener signos de dólar y estar doblemente subrayados.

La transferencia de información de las cuentas T al saldo de prueba requiere la consideración del saldo final en cada cuenta. Si el saldo final en la cuenta contable (cuenta T) es un saldo de débito, registrará el total en la columna izquierda del saldo de prueba. Si el saldo final en la cuenta contable (cuenta T) es un saldo crediticio, registrará el total en la columna derecha.

Una vez registradas todas las cuentas contables y sus saldos, se suman las columnas de débito y crédito del saldo de prueba para ver si las cifras de cada columna coinciden entre sí. El total final en la columna de adeudo debe ser el mismo monto en dólares que se determine en la columna de crédito final. Por ejemplo, si determina que el saldo final de débito es de $24,000 entonces el saldo crediticio final en el saldo de prueba también debe ser $24,000. Si los dos saldos no son iguales, hay un error en al menos una de las columnas.

Printing Plus, Saldo de Prueba Sin Ajustar, 31 de enero de 2019. Cuentas de débito: Efectivo $24,800; Cuentas por Cobrar 1,200; Suministros 500; Equipo 3,500; Dividendos 100; Sueldos Gasto 3,600; Gasto de Servicios Generales 300; Débitos Totales $34,000. Cuentas de crédito: Cuentas por pagar 500; Ingresos no devengados 4,000; Acciones ordinarias 20,000; Ingresos por servicios 9,500; Créditos totales $34,000. A la derecha del saldo de prueba no ajustado se encuentran once cuentas T con líneas que conectan los saldos de las cuentas T con los saldos de las cuentas en el saldo de prueba no ajustado. Las once cuentas T, en regla, son: Efectivo, con entrada de débito con fecha 3 de enero por 20 mil, una entrada de débito de fecha 9 de enero por 4 mil, una entrada de débito de fecha 17 de enero por 2 mil 800, una entrada de débito con fecha 23 de enero por 5 mil 500, una entrada de crédito con fecha 12 de enero para 300, una entrada de crédito con fecha 14 de enero por 100, una entrada de crédito de fecha 18 de enero por 3 mil 500, una entrada de crédito de fecha 20 de enero por 3 mil 600, y un saldo de 24 mil 800. Cuentas por Cobrar, con entrada de adeudo de fecha 10 de enero por 5 mil 500, entrada de adeudo de fecha 27 de enero por mil 200, entrada de crédito de fecha 23 de enero por 5 mil 500, y saldo de mil 200. Suministros, con entrada de adeudo fechada el 30 de enero por 500, y un saldo de 500. Equipo, con entrada de adeudo fechada el 5 de enero por 3 mil 500, y un saldo de 3 mil 500. Cuentas por pagar, con entrada de débito con fecha 18 de enero por 3 mil 500, entrada de crédito con fecha 9 de enero por 3 mil 500, entrada de crédito con fecha 30 de enero por 500, y saldo de 500. Ingresos no devengados, con entrada de crédito fechada el 9 de enero por 4,000, y un saldo de 4,000. Acciones ordinarias, con entrada de crédito fechada el 3 de enero por 20,000, y un saldo de 20,000. Dividendos, con entrada de adeudo fechada el 14 de enero por 100, y un saldo de 100. Ingresos por Servicios, con entrada de crédito de fecha 10 de enero por 5 mil 500, entrada de crédito de fecha 17 de enero por 2 mil 800, entrada de crédito de fecha 27 de enero por mil 200, y saldo de 9 mil 500. Sueldos Gasto, con entrada de adeudo fechada el 20 de enero por 3,600, y un saldo de 3,600. Gasto de servicios públicos, con entrada de débito fechada el 12 de enero por 300, y un saldo de 300.

Ahora echemos un vistazo a las cuentas T y el saldo de prueba no ajustado para Printing Plus para ver cómo se transfiere la información de las cuentas T al saldo de prueba no ajustado.

Por ejemplo, Cash tiene un saldo final de $24,800 en el lado del débito. Este saldo se transfiere a la cuenta de Efectivo en la columna de adeudo en el saldo de prueba no ajustado. Cuentas por Cobrar ($1,200), Suministros ($500), Equipo ($3,500), Dividendos ($100), Gasto de Salarios ($3,600) y Gasto de Servicios ($300) también tienen saldos finales de débito en sus cuentas T, por lo que esta información será transferida a la columna de adeudo en el saldo de prueba no ajustado. Las cuentas por pagar ($500), Ingresos no devengados ($4,000), Acciones Comunes ($20,000) e Ingresos por Servicios ($9,500) tienen saldos finales crediticios en sus cuentas T. Estos saldos crediticios se transferirían a la columna de crédito en el saldo de prueba no ajustado.

Una vez que todos los saldos se transfieren al saldo de prueba no ajustado, sumaremos cada una de las columnas de débito y crédito. Tanto las columnas de débito como de crédito suman $34,000, lo que significa que son iguales y en saldo. No obstante, sólo porque los totales de las columnas son iguales y en equilibrio, todavía no se nos garantiza que no esté presente un error.

Printing Plus, Saldo de Prueba Sin Ajustar, 31 de enero de 2019. Cuentas de adeudo: Efectivo, $24,800; Cuentas por Cobrar, 1,200; Suministros, 500; Equipo, 3,500; Dividendos, 100; Gasto de Salarios, 3,600; Gasto de Servicios, 300; Débitos Totales, $34,000. Cuentas de crédito: Cuentas por pagar, 500; Ingresos no devengados, 4,000; Acciones ordinarias, 20,000; Ingresos por servicios, 9,500; Créditos totales, $34,000.

¿Qué pasa si las columnas no son iguales?

CONCEPTOS EN LA PRÁCTICA

Enron y Arthur Andersen

Uno de los esquemas financieros más conocidos es el que involucra a las empresas Enron Corporation y Arthur Andersen. Enron defraudó a miles inflando intencionalmente ingresos que no existían. Arthur Andersen fue la firma de auditoría encargada de verificar de forma independiente la exactitud de los estados financieros y revelaciones de Enron. Esto significó que revisarían las declaraciones para asegurarse de que se alinearan con los principios, supuestos y conceptos GAAP, entre otras cosas.

Se ha alegado que Arthur Andersen fue negligente en sus tratos con Enron y contribuyó al colapso de la compañía. Arthur Andersen fue planteado por un cargo de obstrucción a la justicia por triturar documentos importantes relacionados con acciones penales por parte de Enron. Fueron declarados culpables pero se les volcó esa condena. No obstante, los daños se hicieron, y la reputación de la compañía le impidió operar como lo había hecho. ¹⁰

Errores de localización

En ocasiones pueden ocurrir errores en el proceso contable, y el saldo de prueba puede hacer aparentes esos errores cuando no se equilibra.

Una forma de encontrar el error es tomar la diferencia entre los dos totales y dividir la diferencia entre dos. Por ejemplo, supongamos que lo siguiente es el saldo de prueba para Printing Plus.

Se nota que los saldos no son los mismos. Encuentra la diferencia entre los dos totales: $34,100 — $33,900 = $200 diferencia. Ahora divide la diferencia entre dos: $200/2 = $100. Dado que el lado del crédito tiene un total mayor, mire cuidadosamente los números del lado del crédito para ver si alguno de ellos es de $100. La cuenta de Dividendos tiene una cifra de $100 que aparece en la columna de crédito. Los dividendos normalmente tienen un saldo de débito, pero aquí es un crédito. Mire hacia atrás en la cuenta T de Dividendos para ver si se copió incorrectamente en el saldo de prueba. Si la respuesta es la misma que la de la cuenta T, luego rastrela hasta la entrada del diario para verificar si hay errores. Puede descubrir en su investigación que copió el número de la cuenta T incorrectamente. Corrige tu error, y el total de débito subirá $100 y el total de crédito bajará $100 para que ambos sean ahora de $34,000.

Otra forma de encontrar un error es tomar la diferencia entre los dos totales y dividirlo por nueve. Si el resultado de la diferencia es un número entero, entonces es posible que haya transpuesto una figura. Por ejemplo, supongamos que lo siguiente es el saldo de prueba para Printing Plus.

Printing Plus, Saldo de Prueba Sin Ajustar, 31 de enero de 2019. Cuentas de adeudo: Efectivo, $24,800; Cuentas por Cobrar, 1,200; Suministros, 500; Equipo, 5,300; Dividendos, 100; Gasto de Salarios, 3,600; Gasto de Servicios, 300; Débitos Totales, $35.800. Cuentas de crédito: Cuentas por pagar, 500; Ingresos no devengados, 4,000; Acciones ordinarias, 20,000; Ingresos por servicios, 9,500; Créditos totales, $34,000.

Encuentra la diferencia entre los dos totales: $35,800 — 34,000 = $1,800 de diferencia. Esta diferencia dividida por nueve es de $200 ($1,800/9 = $200). Al observar la columna de adeudo, que tiene el total mayor, determinamos que la cuenta de Equipo tenía cifras transpuestas. La cuenta debe ser de $3,500 y no $5,300. Transpusimos los tres y los cinco.

¿Qué haces si has probado ambos métodos y ninguno ha funcionado? Desafortunadamente, tendrás que retroceder un paso a la vez hasta que encuentres el error.

Si un saldo de prueba está en saldo, ¿significa esto que todos los números son correctos? No necesariamente. Podemos tener errores y seguir estando matemáticamente en equilibrio. Es importante pasar por cada paso con mucho cuidado y volver a revisar su trabajo con frecuencia para evitar errores al principio del proceso.

Después de que se prepare el saldo de prueba no ajustado y parezca libre de errores, una compañía podría mirar sus estados financieros para hacerse una idea de la posición de la compañía antes de que se realicen ajustes en ciertas cuentas. Una imagen más completa de la posición de la compañía se desarrolla después de que ocurren los ajustes, y se ha preparado un saldo de prueba ajustado. Estos siguientes pasos en el ciclo contable se cubren en El Proceso de Ajuste.

TU TURNO

Completar un saldo de prueba

Complete el saldo de prueba para Magnificent Landscaping Service utilizando la siguiente información de saldo final de cuenta T para el 30 de abril de 2018.

Seis cuentas T. Efectivo, entrada de débito 10,000, entrada de crédito 6,000, saldo 4,000. Cuentas por Cobrar, entrada de adeudo 400, saldo 400. Cuentas por pagar, 50 entradas de crédito, saldo 50. Acción Común, 2,050 entrada de crédito, saldo 2,050. Ingresos por servicios, 2,000 y 400 entradas de crédito, saldo 2,400. Gasto de Publicidad, entrada de débito 100, saldo 100.

Solución

Magnífico Servicio de Paisajismo, Balance de Prueba, 30 de abril de 2018. Cuentas de adeudo: Efectivo, $4,000; Cuentas por Cobrar, 400; Gastos de publicidad, 100; Total de Débitos, $4,500. Cuentas de crédito: Cuentas por pagar, 50; Acciones Comunes, 2,050; Ingresos por Servicios, 2,400; Créditos totales, $4,500.

PENSARLO A TRAVÉS

Corrección de Errores en el Saldo de Prueba

Eres dueño de una pequeña empresa de consultoría. Cada mes, preparas un saldo de prueba que muestre la posición de tu empresa. Después de preparar su saldo de prueba este mes, descubre que no se equilibra. La columna de débito muestra $2,000 dólares más que la columna de crédito. Usted decide investigar este error.

¿Qué métodos podrías usar para encontrar el error? ¿Cuáles son las ramificaciones si no encuentra y soluciona este error? ¿Cómo se puede minimizar este tipo de errores en el futuro?

Notas al pie

10 James Titcomb. “Arthur Andersen regresa 12 años después del escándalo de Enron”. El Telégrafo. 2 de septiembre de 2014. https://www.telegraph.co.uk/finance/...n-scandal.html

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