4.2: Discutir el proceso de ajuste e ilustrar tipos comunes de entradas de ajuste
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Cuando una empresa llega al final de un periodo, deberá actualizar ciertas cuentas que se hayan dejado desatendidas a lo largo del periodo o que aún no hayan sido reconocidas. Los apuntes de ajuste actualizan los registros contables al final de un periodo para cualquier transacción que aún no se haya registrado. Un principio contable importante para recordar es que así como la ecuación contable (Activos = Pasivos + Patrimonio del Propietario/o acciones comunes/o capital) debe ser igual, debe permanecer igual después de hacer anotaciones de ajuste. También tenga en cuenta que en esta ecuación, el capital del propietario representa a un propietario individual (propietario único), las acciones ordinarias representan los intereses de los propietarios de una corporación y el capital representa los intereses de los propietarios de una sociedad. A lo largo de este capítulo se discuten los efectos del ajuste de entradas con mayor detalle.
Existen varios pasos en el ciclo contable que requieren la preparación de un saldo de prueba: paso 4, preparación de un saldo de prueba no ajustado; paso 6, preparación de un saldo de prueba ajustado; y paso 9, preparación de un saldo de prueba posterior al cierre. Podrías cuestionar el propósito de más de un saldo de prueba. Por ejemplo, ¿por qué no podemos pasar del saldo de prueba no ajustado directamente a la elaboración de estados financieros para el consumo público? ¿Cuál es el propósito del saldo de prueba ajustado? ¿Preparar más de un saldo de prueba significa que la empresa cometió un error antes en el ciclo contable? Para responder a estas preguntas, primero exploremos el saldo de prueba (no ajustado) y por qué algunas cuentas tienen saldos incorrectos.
Por qué algunas cuentas tienen saldos incorrectos en el saldo de prueba
El saldo de prueba no ajustado puede tener saldos incorrectos en algunas cuentas. Recordemos el saldo de prueba de Analizar y Registrar Transacciones para la compañía ejemplo, Printing Plus.
El saldo de prueba para Printing Plus muestra Suministros de $500, los cuales fueron comprados el 30 de enero. Dado que se trata de una empresa nueva, Printing Plus probablemente utilizaría algunos de sus suministros de inmediato, antes de que finalice el mes del 31 de enero. Los suministros son solo un activo cuando no se utilizan. Si Printing Plus utilizó algunos de sus suministros inmediatamente el 30 de enero, entonces ¿por qué el total de $500 todavía está en la cuenta de suministros el 31 de enero? ¿Cómo arreglamos este saldo incorrecto?
Del mismo modo, ¿qué pasa con los ingresos no deven El 9 de enero, la compañía recibió $4,000 de un cliente por los servicios de impresión a realizar. La empresa registró esto como un pasivo porque recibió el pago sin prestar el servicio. Para liquidar esta responsabilidad, la empresa deberá realizar el servicio. Supongamos que a partir del 31 de enero se han brindado algunos de los servicios de impresión. ¿El total de $4,000 sigue siendo un pasivo? Dado que se brindó una parte del servicio, se debería producir un cambio en los ingresos no devengados. La compañía necesita corregir este saldo en la cuenta de Ingresos no devengados.
Tener saldos incorrectos en Suministros y en Ingresos no devengados en el saldo de prueba del 31 de enero de la compañía no se debe a ningún error por parte de la compañía. La compañía siguió todos los pasos correctos del ciclo contable hasta este punto. Entonces, ¿por qué los saldos siguen siendo incorrectos?
Las entradas de diario se registran cuando ocurre una actividad o evento que activa la entrada. Por lo general, el disparador es de una fuente original. Recuerde que una fuente original puede ser un documento formal que acredite una transacción, como una factura, una orden de compra, un cheque cancelado o una hoja de tiempo del empleado. No todas las transacciones producen un documento fuente original que alertará al contable de que es hora de hacer una entrada.
Cuando una empresa compra suministros, el pedido original, la recepción de los suministros y la recepción de la factura del proveedor activarán entradas en el diario. Este disparador no ocurre cuando se utilizan suministros del armario de suministros. De igual manera, para ingresos no devengados, cuando la empresa recibe un anticipo del cliente por los servicios aún prestados, el efectivo recibido activará una entrada en el diario. Cuando la compañía brinda los servicios de impresión para el cliente, el cliente no le enviará un recordatorio de que ahora se han obtenido ingresos. Situaciones como estas son la razón por la que las empresas necesitan hacer ajustes de entradas.
PENSARLO A TRAVÉS DE
Mantener la Calma y Ajustar.
Elliot Simmons es dueño de un pequeño bufete de abogados. Él mismo hace la contabilidad y utiliza una base de devengo para la contabilidad. Al final de su primer mes, revisa sus registros y se da cuenta de que hay algunas imprecisiones en este saldo de prueba no ajustado.
Una diferencia es la cuenta de suministros; la cifra en papel no coincide con el valor del inventario de suministros aún disponible. Otra diferencia fueron los intereses devengados de su cuenta bancaria. No tenía nada reconociendo estas ganancias.
¿Por qué su saldo de prueba no ajustado tenía estos errores? ¿Qué se puede atribuir a las diferencias en las cifras de la oferta? ¿Qué se puede atribuir a las diferencias en los intereses devengados?
La necesidad de ajustar entradas
Los apuntes de ajuste actualizan los registros contables al final de un periodo para cualquier transacción que aún no se haya registrado. Estas entradas son necesarias para asegurar que la cuenta de resultados y balance presente los números correctos y actualizados. También es necesario ajustar las entradas porque el saldo de prueba inicial puede no contener datos completos y actuales debido a varios factores:
- La ineficiencia de grabar cada uno de los eventos del día a día, como el uso de suministros.
- Algunos costos no se registran durante el periodo sino que deben reconocerse al final del mismo, como depreciación, renta y seguro.
- Se presentan algunos artículos para los que aún no se han recibido documentos originales de origen, como una factura de servicios públicos.
Hay algunas otras pautas que apoyan la necesidad de ajustar las entradas.
Directrices que apoyan el ajuste de entradas
Varias pautas apoyan la necesidad de ajustar entradas:
- Principio de reconocimiento de ingresos: Es necesario ajustar las entradas porque el principio de reconocimiento de ingresos requiere reconocimiento de ingresos cuando se obtienen, por lo que la necesidad de actualizar los ingresos no devengados.
- Principio de reconocimiento de gastos (emparejamiento): Esto requiere igualar los gastos incurridos para generar los ingresos obtenidos, lo que afecta a cuentas como gastos de seguros y gastos de suministros.
- Suposición de periodo de tiempo: Esto requiere que la información útil se presente en periodos de tiempo más cortos como años, trimestres o meses. Esto significa que una empresa debe reconocer ingresos y gastos en el periodo adecuado, requiriendo ajuste a ciertas cuentas para cumplir con estos criterios.
Los registros de ajuste requeridos dependen del tipo de transacciones que tenga la compañía, pero hay algunos tipos comunes de entradas de ajuste. Antes de analizar la grabación y publicación de los tipos más comunes de entradas de ajuste, discutimos brevemente los diversos tipos de entradas de ajuste.
Tipos de entradas de ajuste
Ajustar las entradas requiere actualizaciones de tipos de cuenta específicos al final del período. No todas las cuentas requieren actualizaciones, solo aquellas no activadas naturalmente por un documento fuente original. Hay dos tipos principales de entradas de ajuste que exploramos más a fondo, aplazamientos y devengos.
Atrasos
Los aplazamientos son cuentas de gastos e ingresos prepagadas que han retrasado el reconocimiento hasta que se han utilizado o ganado. Este reconocimiento no puede ocurrir hasta el final de un periodo o periodos futuros. Cuando aún no se han reconocido los gastos e ingresos diferidos, su información se almacena en el balance general. Tan pronto como se incurre en el gasto y se obtienen los ingresos, la información se transfiere del balance a la cuenta de resultados. Dos tipos principales de aplazamientos son los gastos de prepago y los ingresos no devengados.
Gastos Prepagados
Recordar de Analizar y Registrar Transacciones que los gastos de prepago (prepagos) son activos por los que se ha producido el pago anticipado, antes de que la empresa pueda beneficiarse del uso Tan pronto como el activo haya brindado beneficio a la empresa, el valor del activo utilizado se transfiere del balance general a la cuenta de resultados como gasto. Algunos ejemplos comunes de gastos de prepago son suministros, depreciación, seguros y renta.
Cuando una empresa compra suministros, puede que no utilice todos los suministros de inmediato, pero lo más probable es que la empresa haya utilizado algunos de los suministros al final del periodo. No vale la pena grabar cada vez que alguien usa un lápiz o un trozo de papel durante el periodo, por lo que al final del periodo, esta cuenta necesita ser actualizada por el valor de lo que se ha utilizado.
Digamos que una empresa pagó los suministros con efectivo por la cantidad de 400 dólares. Al cierre del mes, la empresa realizó un inventario de los suministros utilizados y determinó que el valor de esos suministros utilizados durante el periodo era de $150. El siguiente ingreso ocurre para el pago inicial.
Los suministros aumentan (débito) por $400, y el efectivo disminuye (crédito) por $400. Cuando la empresa reconoce el uso de suministros, se produce la siguiente entrada de ajuste.
El gasto de suministros es una cuenta de gastos, que aumenta (débito) por $150, y Suministros es una cuenta de activos, disminuyendo (crédito) por $150. Esto significa que $150 se transfieren del balance general (activo) a la cuenta de resultados (gastos). Observe que no se utilizan todos los suministros. Todavía hay un saldo de 250 dólares (400 — 150) en la cuenta de Suministros. Esta cantidad se arrastrará a períodos futuros hasta que se utilice. Los saldos en las cuentas de Suministros y Gastos de Suministros muestran lo siguiente.
La depreciación también puede requerir un ajuste al final del periodo. Recordemos que la depreciación es el método sistemático para registrar la asignación del costo a lo largo de un periodo determinado de ciertos activos. Esta asignación de costo se registra a lo largo de la vida útil del activo, o el período de tiempo durante el cual se asigna un costo de activo. El costo asignado hasta ese punto se registra en Depreciación Acumulada, una cuenta contra activos. Una cuenta contra es una cuenta emparejada con otro tipo de cuenta, tiene un saldo normal opuesto a la cuenta emparejada y reduce el saldo en la cuenta emparejada al final de un período.
La depreciación acumulada es contraria a una cuenta de activos, como Equipo. Esto significa que el saldo normal de la Depreciación Acumulada está en el lado del crédito. Alberga toda la depreciación gastada en periodos actuales y anteriores. La depreciación acumulada reducirá la cuenta de activos por depreciación incurrida hasta ese momento. La diferencia entre el valor (costo) del activo y la depreciación acumulada se denomina valor contable del activo. Cuando la depreciación se registra en una entrada de ajuste, se acredita la depreciación acumulada y se adeuda el Gasto de depreciación.
Por ejemplo, digamos que una empresa paga $2,000 por equipos que se supone que duran cuatro años. La compañía quiere depreciar el activo a lo largo de esos cuatro años por igual. Esto significa que el activo perderá $500 en valor cada año ($2,000/cuatro años). En el primer año, la compañía registraría la siguiente entrada de ajuste para mostrar la depreciación del equipo.
Depreciación Aumentos de gastos (adeudo) y Depreciación Acumulada, Equipo, incrementos (crédito). Si la empresa quisiera calcular el valor contable, tomaría el costo original del equipo y restaría la depreciación acumulada.
Valor contable del equipo=$2,000—$500=$1,500Valor contable del equipo=$2,000—$500=$1,500
Esto significa que el valor contable actual del equipo es de $1,500, y la depreciación se restará de esta cifra el próximo año. Los siguientes saldos de cuentas después del ajuste son los siguientes:
Aprenderás más sobre la depreciación y su cómputo en Activos a Largo Plazo. Sin embargo, un dato importante que debemos abordar ahora es que el valor contable de un activo no es necesariamente el precio al que se vendería el activo. Por ejemplo, podrías tener un edificio por el que pagaste $1,000,000 que actualmente se ha depreciado a un valor contable de $800,000. No obstante, hoy podría vender por más, menos de, o lo mismo que su valor contable. Lo mismo es cierto sobre casi cualquier activo que puedas nombrar, excepto, tal vez, el efectivo mismo.
Las pólizas de seguro pueden requerir el pago anticipado de cuotas por varios meses a la vez, seis meses, por ejemplo. La compañía no utiliza todos los seis meses de seguro de inmediato sino en el transcurso de los seis meses. Al final de cada mes, la compañía necesita registrar el monto del seguro vencido durante ese mes.
Por ejemplo, una empresa paga $4,500 por una póliza de seguro que cubre seis meses. Es el final del primer mes y la compañía necesita registrar una entrada de ajuste para reconocer el seguro utilizado durante el mes. Las siguientes entradas muestran el pago inicial de la póliza y la entrada posterior de ajuste por un mes de uso del seguro.
En la primera entrada, el efectivo disminuye (crédito) y el Seguro Prepago aumenta (adeudo) por $4,500. En la segunda entrada, el Seguro Prepago disminuye (crédito) y el Gasto del Seguro aumenta (adeudo) por el uso del seguro de un mes que se encuentra tomando el total de $4,500 y dividiendo por seis meses (4,500/6 = 750). Los saldos de las cuentas después del ajuste son los siguientes:
Similar al seguro de prepago, la renta también requiere pago anticipado. Por lo general, para rentar un espacio, una empresa deberá pagar la renta a principios de mes. La compañía también podrá celebrar un contrato de arrendamiento que requiera varios meses, o años, de renta por adelantado. Cada mes que pase, la empresa necesita registrar la renta utilizada para el mes.
Digamos que una empresa paga $8,000 por adelantado por cuatro meses de renta. Pasado el primer mes, la empresa registra una entrada de ajuste para la renta utilizada. Las siguientes entradas muestran el pago inicial por cuatro meses de renta y la entrada de ajuste para el uso de un mes.
En la primera entrada, Disminuciones de efectivo (crédito) y Renta Prepagada aumenta (débito) por $8,000. En la segunda entrada, la Renta Prepagada disminuye (crédito) y el Gasto de Renta aumenta (adeudo) por el uso de renta de un mes que se encuentra tomando el total $8,000 y dividiendo por cuatro meses (8,000/4 = 2,000). Los saldos de las cuentas después del ajuste son los siguientes:
Otro tipo de aplazamiento que requiere ajuste son los ingresos no devengados.
Ingresos no devengados
Recordemos que los ingresos no devengados representan el pago anticipado de un cliente por un producto o servicio que aún no ha sido proporcionado por la compañía. Dado que la compañía aún no ha proporcionado el producto o servicio, no puede reconocer el pago del cliente como ingresos. Al término de un periodo, la compañía revisará la cuenta para ver si se ha obtenido alguno de los ingresos no devengados. Si es así, esta cantidad se registrará como ingresos en el periodo actual.
Por ejemplo, digamos que la empresa es un despacho de abogados. Durante el año, cobró cuotas de retención por un total de $48,000 de los clientes. Los honorarios de retención son dinero que los abogados cobran antes de comenzar a trabajar en un caso. Cuando la compañía recaude este dinero de sus clientes, cargará efectivo y acreditará comisiones no devengadas. A pesar de que no todos los 48,000 dólares probablemente se cobraron el mismo día, lo grabamos como si fuera por simplicidad.
En este caso, los ingresos por comisiones no devengadas aumentan (crédito) y los aumentos en efectivo (débito) por $48,000.
Al cierre del año después de analizar la cuenta de comisiones no devengadas, se ha ganado el 40% de las comisiones no devengadas. Este 40% ahora se puede registrar como ingresos. El ingreso total registrado es de $19,200 ($48,000 × 40%).
Para este ingreso, los Ingresos por Comisiones no devengadas disminuyen (adeudo) y los Ingresos por Comisiones aumentan (crédito) por $19,200, que es el 40% ganado durante el año. La compañía tendrá los siguientes saldos en las dos cuentas:
Además de los diferenciales, otros tipos de entradas de ajuste incluyen los devengos.
Acumulaciones
Los devengos son tipos de entradas de ajuste que se acumulan durante un periodo, donde los montos no estaban registrados previamente. Los dos tipos específicos de ajustes son los ingresos devengados y los gastos devengados.
Ingresos devengados
Los ingresos devengados son ingresos obtenidos en un periodo pero aún no se han registrado, y no se ha recaudado dinero. Algunos ejemplos incluyen interés, y servicios completados pero aún no se ha enviado una factura al cliente.
Se pueden obtener intereses de tenencias de cuentas bancarias, notas por cobrar y algunas cuentas por cobrar (según el contrato). Los intereses se habían ido acumulando durante el periodo y deben ajustarse para reflejar los intereses devengados al final del periodo. Tenga en cuenta que este interés no se ha pagado al término del periodo, sólo se ha ganado. Esto se alinea con el principio de reconocimiento de ingresos para reconocer los ingresos cuando se obtienen, incluso si aún no se ha cobrado efectivo.
Por ejemplo, supongamos que una compañía tiene una nota pendiente por cobrar por la cantidad de $100,000. El interés de esta nota es del 5% anual. Han pasado tres meses y la compañía necesita registrar los intereses devengados por este préstamo pendiente. El cálculo para los ingresos por intereses devengados es de $100,000 × 5% × 3/12 = $1,250. Se produce la siguiente entrada de ajuste.
Intereses por cobrar aumenta (adeudo) por $1,250 porque aún no se han pagado intereses. Intereses Los ingresos aumentan (crédito) por $1,250 porque los intereses se devengaron en el periodo de tres meses pero no habían sido registrados previamente.
Los ingresos por servicios no registrados anteriormente pueden surgir cuando una empresa brinda un servicio pero aún no facturó al cliente por el trabajo. Esto significa que el cliente tampoco ha pagado todavía por los servicios. Dado que no hubo factura para activar una transacción, se requiere un ajuste para reconocer los ingresos obtenidos al final del periodo.
Por ejemplo, una empresa realiza servicios de paisajismo por un monto de $1,500. No obstante, aún no han recibido el pago. Al finalizar el periodo, la compañía registraría la siguiente entrada de ajuste.
Las cuentas por cobrar aumentan (adeudo) por $1,500 debido a que el cliente aún no ha pagado por los servicios terminados. Los ingresos por servicios aumentan (crédito) por $1,500 porque los ingresos por servicios se obtuvieron pero no se habían registrado previamente.
Gastos devengados
Los gastos devengados son gastos incurridos en un periodo pero aún no se han registrado, y no se ha pagado dinero. Algunos ejemplos incluyen intereses, impuestos y gastos salariales.
El gasto por intereses surge de notas pagaderas y otros acuerdos de préstamo. La compañía ha acumulado intereses durante el periodo pero no ha registrado ni pagado el monto. Esto crea una responsabilidad que la compañía debe pagar en una fecha futura. Cubres más detalles sobre cómo computar intereses en Pasivos Corrientes, así que por ahora se dan montos.
Por ejemplo, una empresa devengó $300 de intereses durante el periodo. La siguiente entrada se produce al finalizar el periodo.
Intereses Aumentos de gastos (débito) e intereses por pagar incrementos (crédito) por $300. Los siguientes son los saldos del libro mayor actualizados después de registrar el registro de ajuste.
Los impuestos solo se pagan en ciertos momentos del año, no necesariamente todos los meses. Los impuestos que la empresa adeuda durante un periodo que no se pagan requieren ajuste al final de un periodo. Esto crea una responsabilidad para la empresa. Algunos ejemplos de gastos fiscales son los impuestos sobre la renta y las ventas.
Por ejemplo, una empresa ha devengado impuestos sobre la renta del mes por $9,000. La compañía registraría la siguiente entrada de ajuste.
Impuesto sobre la Renta Aumentos de gastos (débito) e Impuesto sobre la Renta Incrementos por pagar (crédito) por $9,000. Los siguientes son los saldos del libro mayor actualizados después de registrar el registro de ajuste.
A muchos empleados asalariados se les paga una vez al mes. El salario que el empleado ganó durante el mes podría no pagarse hasta el mes siguiente. Por ejemplo, al empleado se le paga por el trabajo del mes anterior el primero del mes siguiente. Los estados financieros deben mantenerse actualizados, por lo que se necesita una entrada de ajuste durante el mes para mostrar los salarios previamente no registrados y no pagados al final del mes.
Digamos que una empresa tiene cinco empleados asalariados, cada uno ganando $2,500 mensuales. En nuestro ejemplo, supongamos que no se les paga por esta obra hasta el primero del mes siguiente. A continuación se presenta la entrada del diario de ajuste para los salarios.
Salarios Aumentos de gastos (débito) y Salarios Aumentos por pagar (crédito) por $12,500 ($2,500 por empleado × cinco empleados). Los siguientes son los saldos del libro mayor actualizados después de registrar el registro de ajuste.
En Registrar y registrar los tipos comunes de entradas de ajuste, exploramos algunos de estos ajustes específicamente para nuestra empresa Printing Plus, y mostramos cómo estas entradas afectan nuestro libro mayor (cuentas T).
TU TURNO
Ajuste de entradas
| Ejemplo | Cuenta de Estado de Ingresos | Cuenta de Balance | ¿Efectivo en Entrada? |
|---|---|---|---|
Cuadro 4.1
Revisar las tres entradas de ajuste que siguen. Utilizando la tabla proporcionada, para cada entrada anotar la cuenta del estado de resultados y la cuenta de balance utilizada en la entrada de ajuste en la columna correspondiente. Entonces en la última columna contesta sí o no.
Solución
| Ejemplo | Cuenta de Estado de Ingresos | Cuenta de Balance | ¿Efectivo en Entrada? |
|---|---|---|---|
| 1 | Gastos de suministros | Suministros | no |
| 2 | Ingresos por Servicios | Ingresos no devengados | no |
| 3 | Gasto de Renta | Renta de máquinas prepagas | no |
Cuadro 4.2
TU TURNO
Ajuste de entradas Take Two
¿Seguimos siguiendo las reglas de ajuste de entradas en estos dos ejemplos? Explicar.
| Ejemplo | Cuenta de Estado de Ingresos | Cuenta de Balance | ¿Efectivo en Entrada? |
|---|---|---|---|
Cuadro 4.3
Solución
Sí, lo hicimos. Cada entrada tiene una cuenta de estado de resultados y una cuenta de balance, y el efectivo no aparece en ninguna de las entradas de ajuste.
| Ejemplo | Cuenta de Estado de Ingresos | Cuenta de Balance | ¿Efectivo en Entrada? |
|---|---|---|---|
| 1 | Gastos de Electricidad | Cuentas por Pagar | no |
| 2 | Salarios Gasto | Salarios por pagar | no |
Cuadro 4.4