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Libro: Contabilidad Financiera (OpenStax)
4: El Proceso de Ajuste
4.3: Registrar y publicar los tipos comunes de entradas de ajuste

4.3: Registrar y publicar los tipos comunes de entradas de ajuste

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Page ID: 64824

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Antes de comenzar a ajustar los ejemplos de entrada para Printing Plus, consideremos algunas reglas que rigen el ajuste de entradas:

Cada entrada de ajuste tendrá al menos una cuenta de estado de resultados y una cuenta de balance.
El efectivo nunca estará en una entrada de ajuste.
El ingreso ajustador registra el cambio de monto ocurrido durante el periodo.

¿Qué son las cuentas de “estado de resultados” y “balance”? Las cuentas de ingresos incluyen ingresos y gastos. Las cuentas de balance son activos, pasivos y cuentas de patrimonio de accionistas, ya que aparecen en un balance general. La segunda regla nos dice que el efectivo nunca puede estar en una entrada de ajuste. Esto es cierto porque pagar o recibir efectivo desencadena una entrada en el diario. Esto significa que cada transacción con efectivo se registrará en el momento del intercambio. No llegaremos a las entradas ajustadoras y tendremos efectivo pagado o recibido el cual aún no se ha registrado. Si los contadores se encuentran en una situación en la que se debe ajustar la cuenta de efectivo, el ajuste necesario al efectivo será una entrada correctora y no una entrada de ajuste.

Con una entrada de ajuste, se registra la cantidad de cambio que se produce durante el periodo. Por ejemplo, si la cuenta de suministros tenía un saldo de $300 al inicio del mes y todavía hay 100 dólares disponibles en la cuenta de suministros al final del mes, la compañía registraría una entrada de ajuste por los $200 utilizados durante el mes (300 — 100). De manera similar para los ingresos no devengados, la compañía registraría cuánto de los ingresos se obtuvieron durante el periodo.

Consideremos ahora la nueva información de transacción para Printing Plus.

CONCEPTOS EN LA PRÁCTICA

Gestión de Ganancias

Grabar ajustando las entradas parece tan cortada y seca. Parece que solo sigues las reglas y todos los números salen 100 por ciento correctos en todos los estados financieros. Pero en la realidad no siempre es así. Apenas el hecho de que haya que hacer estimaciones en algunos casos, como la depreciación estimando el valor residual y la vida útil, le dice que los números no serán 100 por ciento correctos a menos que el contador tenga ESP. Algunas empresas se dedican a algo llamado manejo de ganancias, donde siguen las reglas de contabilidad en su mayoría pero estiran un poco la verdad para que parezca que son más rentables. Algunas empresas hacen esto registrando los ingresos antes de que debieran. Otros dejan activos en los libros en lugar de gastarlos cuando deberían para disminuir los gastos totales y aumentar las ganancias.

Tome la empresa de construcción de viviendas con sede en México Desarrolladora Homex S.A.B. de C.V Esta empresa reportó ingresos obtenidos en más de 100,000 viviendas que aún no habían construido. En la denuncia de la SEC se señala que Homex reportó ingresos de un sitio de proyecto donde se decía que cada vivienda planeada había sido “construida y vendida antes del 31 de diciembre de 2011. Las imágenes satelitales del sitio del proyecto el 12 de marzo de 2012, muestran que todavía estaba en gran parte sin desarrollar y la gran mayoría de las viviendas supuestamente vendidas permanecieron sin construir”. ²

¿Es ilegal administrar tus ganancias? En algunas situaciones es solo un tramo poco ético de la verdad bastante fácil de hacer debido a las estimaciones hechas en el ajuste de entradas. Simplemente puede cambiar su estimación e insistir en que la nueva estimación es realmente mejor cuando tal vez sea su manera de mejorar el resultado final, por ejemplo, cambiar su gasto de depreciación anual calculado sobre activos caros de la planta de asumir una vida útil de diez años, una estimación razonable expectativa, a una vida útil de veinte años, no tan razonable pero insistes en que tu empresa podrá utilizar estos activos veinte años sabiendo que es una escasa posibilidad. Duplicar la vida útil provocará el 50% del gasto de depreciación que habría tenido. Esto tendrá un impacto positivo en la utilidad neta. Este método de gestión de ganancias probablemente no se consideraría ilegal pero definitivamente es una violación de la ética. En otras situaciones, las empresas manejan sus ganancias de una manera que la SEC considera que es un fraude real y cobra a la compañía con la actividad ilegal.

Grabación de tipos comunes de entradas de ajuste

Recordemos las transacciones para Printing Plus discutidas en Análisis y Grabación de Transacciones.

Ene. 3, 2019	emite $20,000 acciones de acciones ordinarias por efectivo
Ene. 5, 2019	compra equipo a cuenta por $3,500, pago adeudado dentro del mes
Ene. 9, 2019	recibe $4,000 en efectivo por adelantado de un cliente por servicios que aún no se han prestado
Ene. 10, 2019	brinda $5,500 en servicios a un cliente que solicita que se le facture por los servicios
Ene. 12, 2019	paga una factura de servicios públicos de $300 en efectivo
Ene. 14, 2019	distribuyó $100 en efectivo en dividendos a los accionistas
Ene. 17, 2019	recibe $2,800 en efectivo de un cliente por los servicios prestados
Ene. 18, 2019	pagado en su totalidad, con efectivo, por la compra de equipo el 5 de enero
Ene. 20, 2019	pagó $3,600 en efectivo en gastos de sueldos a los empleados
23 de enero de 2019	recibió el pago en efectivo en su totalidad del cliente en la transacción del 10 de enero
Ene. 27, 2019	brinda $1,200 en servicios a un cliente que solicita que se le facture por los servicios
30 de enero de 2019	compra suministros a cuenta por $500, pago adeudado dentro de los tres meses

El 31 de enero de 2019, Printing Plus realiza anotaciones de ajuste para las siguientes transacciones.

El 31 de enero, Printing Plus tomó un inventario de sus insumos y descubrió que durante el mes se habían utilizado 100 dólares de los suministros.
El equipo adquirido el 5 de enero se depreció 75 dólares durante el mes de enero.
Printing Plus realizó $600 de servicios durante enero para el cliente a partir de la transacción del 9 de enero.
Al revisar el estado de cuenta bancario de la compañía, Printing Plus descubre $140 de intereses devengados durante el mes de enero que anteriormente no se cobraban y no se registraron.
Los empleados ganaban mil 500 dólares en salarios para el periodo del 21 de enero al 31 de enero que previamente no habían sido pagados y no registrados.

Ahora registramos las entradas de ajuste a partir del 31 de enero de 2019, para Printing Plus.

Transacción 13: El 31 de enero, Printing Plus tomó un inventario de sus insumos y descubrió que durante el mes se habían utilizado 100 dólares de suministros.

Análisis:

Durante enero se utilizaron 100 dólares de los suministros. Suministros es un activo que está disminuyendo (crédito).
Suministros es un tipo de gasto prepago que, cuando se usa, se convierte en un gasto. El Gasto de Suministros aumentaría (adeudo) por los $100 de suministros utilizados durante enero.

Entrada al diario, fechada el 31 de enero de 2019. Gastos de Suministros de Débito 100. Suministros de Crédito 100. Explicación: “Reconocer el uso de suministros para enero”.

Impacto en los estados financieros: Suministros es una cuenta de balance y Gastos de Suministros es una cuenta de resultados . Esto satisface la regla de que cada entrada de ajuste contendrá un estado de resultados y una cuenta de balance. Vemos que los activos totales disminuyen en $100 en el balance general. Suministros El gasto aumenta los gastos generales en la cuenta de resultados, lo que reduce los ingresos netos.

Rúbrica: Activos iguales Pasivos más Patrimonio de Accionistas. Debajo del rubro: menos $100 en Activos; más $0 en Pasivos; menos $100 en Patrimonio de Accionistas. Líneas horizontales bajo Activos, Pasivos y Patrimonio de Accionistas. Totales: menos $100 en Activos; $0 en Pasivos; menos $100 en Patrimonio de Accionistas.

Transacción 14: El equipo adquirido el 5 de enero se depreció 75 dólares durante el mes de enero.

Análisis:

Equipo perdió valor por la cantidad de $75 durante enero. Esta depreciación impactará la cuenta de Depreciación—Equipo Acumulada y la Cuenta de Gasto de Depreciación—Equipo. Si bien no estamos haciendo cálculos de depreciación aquí, se encontrará con cálculos más complejos en el futuro.
Depreciación acumulada—El equipo es una cuenta contra activos (contrario a Equipo) y aumenta (crédito) por $75.
Gasto de Depreciación—El equipo es una cuenta de gastos que está aumentando (adeudo) por $75.

Entrada al diario, fechada el 31 de enero de 2019. Debito Gasto de Depreciación: Equipo 75. Crédito Amortización Acumulada: Equipo 75. Explicación: “Reconocer la depreciación de equipos para enero”.

Impacto en los estados financieros: Depreciación acumulada—El equipo es una cuenta contra el Equipo. Al calcular el valor contable del Equipo, la Depreciación—Equipo Acumulada se deducirá del costo original del equipo. Por lo tanto, los activos totales disminuirán 75 dólares en el balance general. Depreciación El Gasto incrementará los gastos generales en la cuenta de resultados, lo que reduce los ingresos netos.

Rúbrica: Activos iguales Pasivos más Patrimonio de Accionistas. Debajo del rubro: menos $75 en Activos; más $0 en Pasivos; menos $75 en Patrimonio de Accionistas. Líneas horizontales bajo Activos, Pasivos y Patrimonio de Accionistas. Totales: menos $75 en Activos; $0 en Pasivos; menos $75 en Patrimonio de Accionistas.

Transacción 15: Printing Plus realizó $600 de servicios durante enero para el cliente a partir de la transacción del 9 de enero.

Análisis:

El cliente de la transacción del 9 de enero le dio a la compañía $4,000 en pago anticipado por servicios. A finales de enero la compañía había ganado 600 dólares del anticipo. Esto significa que la compañía aún tiene que proporcionar $3,400 en servicios a ese cliente.
Dado que algunos de los ingresos no devengados ahora se obtienen, los ingresos no devengados disminuirían. Ingresos no devengados es una cuenta de pasivo y disminuye en el lado de débito.
La compañía ahora puede reconocer los $600 como ingresos ganados. Los ingresos por servicios aumentan (crédito) por $600.

Entrada al diario, fechada el 31 de enero de 2019. Débito Ingresos no devengados 600. Ingresos por Servicios de Crédito 600. Explicación: “Reconocer ingresos obtenidos a partir de la transacción del 9 de enero”.

Impacto en los estados financieros: Los ingresos no devengados son una cuenta de pasivo y disminuirán los pasivos totales y el patrimonio neto en $600 en el balance general. Los ingresos por servicios incrementarán los ingresos generales en la cuenta de resultados, lo que incrementa los ingresos netos.

Rúbrica: Activos iguales Pasivos más Patrimonio de Accionistas. Debajo del rubro: $0 en Activos; menos $600 en Pasivos; más $600 en Patrimonio de Accionistas. Líneas horizontales bajo Activos, Pasivos y Patrimonio de Accionistas. Totales: $0 en Activos; menos $600 en Pasivos; más $600 en Patrimonio de Accionistas.

Transacción 16: Al revisar el estado de cuenta bancario de la compañía, Printing Plus descubre 140 dólares de intereses devengados durante el mes de enero que anteriormente no se cobraban y no se registraron.

Análisis:

Los intereses son ingresos para la empresa por dinero guardado en una cuenta de ahorro en el banco. La compañía solo ve el estado de cuenta bancario al final del mes y necesita registrar ingresos por intereses que aún no se hayan cobrado o registrado.
Ingresos por intereses es una cuenta de ingresos que aumenta (crédito) por $140.
Dado que Printing Plus aún no ha cobrado estos ingresos por intereses, se considera un crédito por cobrar. Intereses por cobrar aumenta (adeudo) por $140.

Entrada al diario, fechada el 31 de enero de 2019. Débito Intereses por Cobrar 140. Ingresos por intereses de crédito 140. Explicación: “Reconocer los ingresos por intereses devengados pero aún no cobrados”.

Impacto en los estados financieros: Intereses por cobrar es una cuenta de activos y aumentará los activos totales en $140 en el balance general. Los ingresos por intereses incrementarán los ingresos generales en la cuenta de resultados, lo que incrementa los ingresos netos.

Rúbrica: Activos iguales Pasivos más Patrimonio de Accionistas. Debajo del rubro: más $140 en Activos; $0 en Pasivos; más $140 en Patrimonio de Accionistas. Líneas horizontales bajo Activos, Pasivos y Patrimonio de Accionistas. Totales: más $140 en Activos; $0 en Pasivos; más $140 en Patrimonio de Accionistas.

Transacción 17: Los empleados ganaban $1,500 en salarios del periodo del 21 de enero al 31 de enero que previamente no habían sido pagados y no registrados.

Análisis:

Los salarios se han acumulado desde el 21 de enero y no se pagarán en el periodo actual. Dado que el gasto salarial ocurrió en enero, el principio de reconocimiento de gastos requiere reconocimiento en enero.
Salarios El gasto es una cuenta de gastos que está aumentando (adeudo) por $1,500.
Dado que la compañía aún no ha pagado salarios para este periodo de tiempo, Printing Plus le debe este dinero a los empleados. Esto crea una responsabilidad para Printing Plus. Salarios Incrementos por pagar (crédito) por $1,500.

Entrada al diario, fechada el 31 de enero de 2019. Débito Salarios Gasto 1,500. Salarios de Crédito Pagaderos 1,500. Explicación: “Reconocer los salarios gastos pero aún no pagados”.

Impacto en los estados financieros: Salarios Por pagar es una cuenta de pasivo y aumentará el pasivo total y el patrimonio en $1,500 en el balance general. El gasto salarial incrementará los gastos generales en la cuenta de resultados, lo que disminuye el ingreso neto.

Rúbrica: Activos iguales Pasivos más Patrimonio de Accionistas. Debajo del rubro: $0 en Activos; más $1,500 en Pasivos; menos $1,500 en Patrimonio de Accionistas. Líneas horizontales bajo Activos, Pasivos y Patrimonio de Accionistas. Totales: $0 en Activos; más $1,500 en Pasivos; menos $1,500 en Patrimonio de Accionistas.

Ahora exploramos cómo estos apuntes de ajuste impactan en el libro mayor (cuentas T).

TU TURNO

Aplazamientos versus Acumulaciones

Etiquete cada uno de los siguientes como aplazamiento o devengo, y explique su respuesta.

La compañía registró el uso de suministros para el mes.
Un cliente pagó por adelantado los servicios, y la compañía registró los ingresos obtenidos después de brindar servicio a ese cliente.
La empresa registró salarios que habían sido ganados por los empleados pero que antes no estaban registrados y que aún no se habían pagado.

Solución

La compañía está registrando un gasto diferido. La empresa estaba aplazando el reconocimiento de los suministros de los gastos de suministros hasta que hubiera utilizado los suministros.
La compañía tiene ingresos diferidos. Se aplazó el reconocimiento de los ingresos hasta que se obtuvo realmente. El cliente ya pagó el efectivo y actualmente se encuentra en el balance como pasivo.
La compañía tiene un gasto devengado. La empresa lleva los salarios en los que se ha incurrido, sumado desde el último cheque de pago , a los libros por primera vez durante la entrada de ajuste. Se entregará efectivo a los empleados en un momento posterior.

ENLACE AL APRENDIZAJE

Varios sitios de Internet pueden brindarle información adicional sobre cómo ajustar las entradas. Un sitio muy bueno donde puedes encontrar muchas herramientas para ayudarte a estudiar este tema es Accounting Coach el cual proporciona una herramienta que está disponible para ti de forma gratuita. Visita el sitio web y haz un cuestionario sobre conceptos básicos de contabilidad para poner a prueba tus conocimientos.

Contabilización de entradas de ajuste

Una vez que haya registrado todas sus entradas de ajuste, el siguiente paso es registrar las entradas en su libro mayor. Contabilizar entradas de ajuste no es diferente a registrar las entradas diarias regulares del diario. Las cuentas T serán la representación visual para el libro mayor de Printing Plus.

Transacción 13: El 31 de enero, Printing Plus tomó un inventario de sus insumos y descubrió que durante el mes se habían utilizado 100 dólares de suministros.