4.1: Explicar los conceptos y lineamientos que afectan las entradas de ajuste

Analizar y Registrar Transacciones fue el primero de tres capítulos consecutivos que cubren los pasos del ciclo contable (Figura 4.2).

Figura 4.2 El Ciclo Básico de Contabilidad. En este capítulo, examinamos los siguientes tres pasos del ciclo contable —5, 6 y 7— que cubren el ajuste de los asientos (journalize y post), la preparación de un saldo de prueba ajustado y la preparación de los estados financieros. (atribución: Copyright Rice University, OpenStax, bajo licencia CC BY-NC-SA 4.0)

En Análisis y Registro de Transacciones, se discutieron los cuatro primeros pasos del ciclo contable: identificar y analizar transacciones, registrar transacciones en un diario, registrar la información del diario en el libro mayor y preparar un saldo de prueba (no ajustado). Este capítulo examina los siguientes tres pasos del ciclo: registrar entradas de ajuste (diario y contabilización), preparar un saldo de prueba ajustado y preparar los estados financieros (Figura 4.3).

Figura 4.3 Pasos 5, 6 y 7 en el Ciclo Contable. (atribución: Copyright Rice University, OpenStax, bajo licencia CC BY-NC-SA 4.0)

A medida que avanzamos en estos pasos, aprenderá por qué el saldo de prueba en esta fase del ciclo contable se denomina saldo de prueba “ajustado”. También discutimos el propósito de ajustar los asientos y los conceptos contables que sustentan su necesidad. Uno de los primeros conceptos que discutimos es la contabilidad de devengo.

Contabilidad de devengo

Las empresas públicas que reportan sus posiciones financieras utilizan los principios de contabilidad generalmente aceptados en Estados Unidos (GAAP) o las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), según lo permitido por las regulaciones de la Comisión de Bolsa y Valores (SEC). Además, las empresas, públicas o privadas, que utilizan los PCGA estadounidenses o las NIIF preparan sus estados financieros utilizando las reglas de contabilidad de devengo. Recordar de Introducción a los Estados Financieros que la contabilidad de base devengada prescribe que los ingresos y gastos deben ser registrados en el periodo contable en el que fueron ganados o incurridos, sin importar cuándo ocurran los recibos de efectivo o los pagos. Es por la contabilidad de devengo que tenemos el principio de reconocimiento de ingresos y el principio de reconocimiento de gastos (también conocido como el principio de igualación).

Se considera que el método de devengo coincide mejor con los ingresos y gastos y estandariza la información de reporte con fines de comparabilidad. Tener información comparable es importante para los usuarios externos de información que intentan tomar decisiones de inversión o préstamos, y para los usuarios internos que intentan tomar decisiones sobre el desempeño de la empresa, el presupuesto y las estrategias de crecimiento.

Algunas empresas no públicas pueden optar por utilizar la contabilidad basada en efectivo en lugar de la contabilidad basada en devengo para reportar información financiera. Recordemos de Introducción a los Estados Financieros que la contabilidad basada en efectivo es un método de contabilidad en el que las transacciones no se registran en los estados financieros hasta que haya un intercambio de efectivo. La contabilidad basada en efectivo a veces retrasa o acelera los informes de ingresos y gastos hasta que ocurren recibos o desembolsos de efectivo Con este método, los flujos de efectivo se utilizan para medir el desempeño del negocio en un período determinado y pueden ser más simples de rastrear que la contabilidad basada en devengo.

Existen varios otros métodos o conceptos contables que a veces aplicarán los contadores. La primera es la contabilidad de devengo modificada, la cual se utiliza comúnmente en la contabilidad gubernamental y fusiona la contabilidad de base de devengo y de caja. El segundo es la contabilidad de base fiscal que se utiliza para establecer los efectos fiscales de las transacciones en la determinación de la obligación fiscal de una organización.

Un concepto fundamental a considerar relacionado con el ciclo contable, y con la contabilidad de devengo en particular, es la idea del período contable.

El Periodo Contable

Como discutimos, la contabilidad de devengo requiere que las empresas reporten ingresos y gastos en el periodo contable en el que fueron ganados o incurridos. Un período contable desglosa la información financiera de la compañía en períodos de tiempo específicos y puede cubrir un mes, un trimestre, medio año o un año completo. Las empresas públicas regidas por los PCGA están obligadas a presentar estados financieros trimestrales (trimensuales) del período contable denominados 10-Qs. Sin embargo, la mayoría de las empresas públicas y privadas mantienen información mensual, trimestral y anual (anual) del período. Esto es útil para los usuarios que necesitan datos financieros actualizados para tomar decisiones sobre la inversión y el crecimiento de la compañía. Cuando la empresa mantiene información anual, el año podría basarse en un año fiscal o calendario. Esto se explica en breve.

APLICACIÓN CONTINUA

Proceso de Ajuste para Tiendas de Abarrotes

En todas las industrias, las entradas de ajuste se realizan al final del periodo para asegurar que los ingresos coincidan con los gastos. Las empresas con presencia en línea necesitan dar cuenta de los artículos vendidos que aún no han sido enviados o están en proceso de llegar al usuario final. Pero, ¿y la industria de abarrotes? A primera vista, puede parecer que no son necesarias tales entradas de ajuste. Sin embargo, las tiendas de abarrotes se han adaptado al entorno minorista actual. Por ejemplo, tu tienda de comestibles local podría proporcionar servicios de catering para una fiesta de graduación. Si el contrato requiere que el cliente deposite un depósito del 50%, y ocurre cerca del final de un periodo, la tienda de abarrotes tendrá ingresos no devengados hasta que brinde el servicio de catering. Una vez que ocurre la fiesta, la tienda de abarrotes necesita hacer una entrada de ajuste para reflejar que se han obtenido ingresos.

El año fiscal y el año calendario

Una empresa puede elegir su período de reporte anual para estar basado en un calendario o año fiscal. Si una empresa utiliza un año calendario, está reportando datos financieros del 1 de enero al 31 de diciembre de un año específico. Esto puede ser útil para las empresas que necesitan coincidir con un calendario tributario anual tradicional. También puede ser más fácil de rastrear para algunas empresas sin prácticas formales de reconciliación, y para pequeñas empresas.

Un año fiscal es un ciclo de reporte de doce meses que puede comenzar en cualquier mes y registra datos financieros para ese período consecutivo de doce meses. Por ejemplo, una empresa puede elegir su año fiscal para comenzar el 1 de abril de 2019 y finalizar el 31 de marzo de 2020. Esto puede ser una práctica común para las corporaciones y puede reflejar mejor el flujo operativo de ingresos y gastos para un negocio en particular. Además de los informes anuales, las empresas a menudo necesitan o eligen reportar información de estados financieros en períodos intermedios.

Periodos Interinos

Un período intermedio es cualquier período de reporte más corto que un año completo (fiscal o calendario). Esto puede abarcar estados mensuales, trimestrales o semestrales. La información contenida en estos estados es más oportuna que esperar a que termine un período contable anual. El periodo intermedio más común es de tres meses, o un trimestre. Para las empresas cuyas acciones ordinarias cotizan en una bolsa de valores importante, es decir, se trata de empresas que cotizan en bolsa, los estados de cuenta trimestrales deben presentarse ante la SEC en un Formulario 10-Q. Las empresas deben presentar un Formulario 10-K para sus estados anuales. Como ya ha aprendido, la SEC es una agencia independiente del gobierno federal que proporciona supervisión a las empresas públicas para mantener una representación justa de las actividades financieras de la compañía para que los inversionistas tomen decisiones informadas.

Para que la información sea útil para el usuario, debe ser oportunamente, es decir, el usuario tiene que obtenerla lo suficientemente rápido para que sea relevante para la toma de decisiones. Puede recordar de Analizar y Registrar Transacciones que esta es la base del supuesto del periodo de tiempo en la contabilidad. Por ejemplo, un inversionista potencial o existente quiere información oportuna para medir el desempeño de la compañía, y para ayudar a decidir si invertir, permanecer invertido, o vender sus participaciones e invertir en otro lugar. Esto requiere que las empresas organicen su información y la descompongan en periodos más cortos. Los usuarios internos y externos pueden entonces confiar en la información que sea oportuna y relevante para la toma de decisiones.

El período contable que una empresa elija utilizar para la presentación de informes financieros tendrá un impacto en los tipos de ajustes que pueda tener que hacer en ciertas cuentas.

CONSIDERACIONES ÉTICAS

Contabilidad ilegal de tarros de galletas utilizada para administrar ganancias

Desde 2000 hasta finales de 2001, Bristol-Myers Squibb se involucró en “Cookie Jar Accounting”, lo que resultó en $150 millones en multas SEC. La compañía manipuló su contabilidad para crear una falsa indicación de ingresos y crecimiento para crear la apariencia de que estaba cumpliendo con sus propios objetivos y las estimaciones de ganancias de los analistas de Wall Street durante los años 2000 y 2001. La SEC describe algo de lo ocurrido:

Bristol-Myers infló sus resultados principalmente al (1) rellenar sus canales de distribución con exceso de inventario cerca del final de cada trimestre en cantidades suficientes para cumplir con sus objetivos haciendo ventas farmacéuticas a sus mayoristas antes de la demanda; y (2) reconociendo indebidamente $1.5 mil millones en ingresos de tales ventas de productos farmacéuticos a sus dos mayoristas más grandes. En relación con los mil 500 millones de dólares en ingresos, Bristol-Myers cubrió los costos de transporte de estos mayoristas y les garantizó un retorno de la inversión hasta que vendieron los productos. Cuando Bristol-Myers reconoció los 1.5 mil millones de dólares en ingresos al momento del envío, lo hizo contrario a los principios contables generalmente aceptados. ¹

Además de la distribución inadecuada del producto para manipular los números de ganancias, lo que no fue suficiente para cumplir con los objetivos de ganancias, la empresa utilizó indebidamente fondos de reserva de desinversión (un fondo de “tarro de galletas” que se financia con la venta de activos como líneas de productos o divisiones) para cumplir con esos objetivos. En esta circunstancia, la gestión de ganancias se consideró ilegal, costando a la compañía millones de dólares en multas.

Notas al pie

• 1 Comisión de Bolsa y Valores de Estados Unidos. “Bristol-Myers Squibb Company acuerda pagar $150 millones para liquidar cargos por fraude”. 4 de agosto de 2004. https://www.sec.gov/news/press/2004-105.htm