4.5: Preparar estados financieros utilizando el saldo de prueba ajustado

Una vez que haya preparado el saldo de prueba ajustado, estará listo para preparar los estados financieros. La elaboración de estados financieros es el séptimo paso en el ciclo contable. Recuerde que tenemos que preparar cuatro estados financieros: un estado de resultados, un estado de ganancias retenidas, un balance general y el estado de flujos de efectivo. Estos estados financieros fueron introducidos en Introducción a los Estados Financieros y Estado de Flujos de Efectivo dedica una discusión en profundidad a ese estado.

Para preparar los estados financieros, una compañía analizará el saldo de prueba ajustado para obtener información de la cuenta. A partir de esta información, la empresa comenzará a construir cada uno de los estados, comenzando con la cuenta de resultados. Los estados de ingresos incluirán todas las cuentas de ingresos y gastos. El estado de ganancias retenidas incluirá ganancias retenidas iniciales, cualquier ganancia (pérdida) neta (que se encuentra en la cuenta de resultados) y dividendos. El balance general va a incluir activos, contra activos, pasivos y cuentas de patrimonio accionario, incluyendo la finalización de las ganancias retenidas y acciones ordinarias.

TU TURNO

Magnífico Balance de Prueba Ajustado

Repasa el saldo de prueba ajustado para Magnificent Landscaping Service. Identificar en qué estado de resultados irá cada cuenta: Balance general, estado de ganancias retenidas o estado de resultados.

Solución

Balance: Efectivo, cuentas por cobrar, suministros de oficina, seguro de prepago, equipo, depreciación acumulada (equipo), cuentas por pagar, salarios por pagar, ingresos por cortar césped no devengados y acciones comunes. Estado de Ganancias Retenidas: Dividendos. Estado de ingresos: ingresos por corte de césped, gastos de gas, gastos de publicidad, gastos de depreciación (equipo), gastos de suministros y gastos de salarios.

Estado de ingresos

Un estado de resultados muestra el desempeño financiero de la organización durante un período de tiempo determinado. Al preparar un estado de resultados, los ingresos siempre vendrán antes que los gastos en la presentación. Para Printing Plus, lo siguiente es su Estado de Resultados de enero de 2019 .

La información de ingresos y gastos se toma del saldo de prueba ajustado de la siguiente manera:

Los ingresos totales son de $10,240, mientras que los gastos totales son de $5,575. Los gastos totales se restan de los ingresos totales para obtener un ingreso neto de $4,665. Si los gastos totales fueran más que los ingresos totales, Printing Plus tendría una pérdida neta en lugar de un ingreso neto. Esta cifra de ingresos netos se utiliza para elaborar el estado de ganancias retenidas.

CONCEPTOS EN LA PRÁCTICA

La importancia de los estados financieros precisos

Los estados financieros dan una idea de las operaciones de una compañía, y los inversionistas, prestamistas, propietarios y otros confían en la precisión de esta información al tomar decisiones futuras de inversión, préstamos y crecimiento. Cuando una de estas declaraciones es inexacta, las implicaciones financieras son grandes.

Por ejemplo, Celadon Group informó erróneamente los ingresos en el lapso de tres años y elevó las ganancias durante esos años. El total de ingresos sobrereportados fue de aproximadamente 200 a 250 millones de dólares. Esta grave falta de información engañó a los inversionistas y llevó a la eliminación de Celadon Group de la Bolsa de Valores de Nueva York. Esto no solo impactó negativamente en el precio de las acciones de Celadon Group y condujo a investigaciones penales, sino que los inversionistas y prestamistas se quedaron preguntándose qué podría pasar con su inversión.

Por eso es tan importante pasar por el proceso contable detallado para reducir los errores desde el principio y ojalá evitar que la desinformación llegue a los estados financieros. El negocio debe tener fuertes controles internos y mejores prácticas para garantizar que la información se presente de manera justa. ³

Estado de Ganancias Retenidas

El estado de ganancias retenidas (que a menudo es un componente del estado del patrimonio neto de los accionistas) muestra cómo ha cambiado el patrimonio (o valor) de la organización a lo largo de un período de tiempo. El estado de ganancias retenidas se prepara en segundo lugar para determinar el saldo final de ganancias retenidas para el periodo. El estado de ganancias retenidas se prepara antes del balance general porque el monto de las ganancias retenidas finales es un elemento obligatorio del balance general. El siguiente es el Estado de Ganancias Retenidas por Impresión Plus.

La información de ingresos netos se toma de la cuenta de resultados, y la información de dividendos se toma del saldo de prueba ajustado de la siguiente manera.

El estado de ganancias retenidas siempre lidera con ganancias retenidas iniciales. Las ganancias retenidas iniciales se arrastran del saldo de ganancias retenidas final del período anterior. Dado que este es el primer mes de negocio de Printing Plus, no hay saldo de ganancias retenidas iniciales. Observe que el ingreso neto de $4,665 de la cuenta de resultados se traslada al estado de ganancias retenidas. Los dividendos se quitan de la suma de ganancias retenidas iniciales e ingresos netos para obtener el saldo final de ganancias retenidas de $4,565 para enero. Este saldo final de ganancias retenidas se transfiere al balance general.

ENLACE AL APRENDIZAJE

Conceptos Los estados dan al Consejo de Normas de Contabilidad Financiera (FASB) una guía para crear principios contables y considerar las limitaciones de la presentación de informes de estados financieros. Consulte la página “Declaraciones de conceptos” de la FASB para obtener más información.

Balance

El balance es el tercer estado que se elabora después del estado de ganancias retenidas y enumera lo que posee la organización (activos), lo que debe (pasivos) y lo que controlan los accionistas (patrimonio) en una fecha específica. Recuerde que el balance representa la ecuación contable, donde los activos equivalen a pasivos más el patrimonio de los accionistas. El siguiente es el Balance general para Printing Plus.

La información sobre las ganancias retenidas se toma del estado de ganancias retenidas, y la información sobre activos, pasivos y acciones ordinarias se toma del saldo de prueba ajustado de la siguiente manera.

Al observar la sección de activos del balance, la depreciación acumulada: el equipo se incluye como una cuenta de activos contra el equipo. La depreciación acumulada ($75) se quita del costo original del equipo ($3,500) para mostrar el valor contable del equipo ($3,425). La ecuación contable es balanceada, como se muestra en el balance general, porque los activos totales equivalen a $29,965 al igual que los pasivos totales y el patrimonio de los accionistas.

Existe un enfoque de hoja de trabajo que una compañía puede usar para asegurarse de que los ajustes de fin de período se traduzcan en los estados financieros correctos.

CONEXIÓN IFRS

Estados Financieros

Tanto las empresas con sede en Estados Unidos como las que tienen su sede en otros países producen los mismos estados financieros primarios: estado de ingresos, balance general y estado de flujos de efectivo. La presentación de estos tres estados financieros primarios es muy similar con respecto a lo que debería reportarse bajo los PCGA y las NIIF estadounidenses, pero pueden surgir algunas diferencias interesantes, especialmente al presentar el Balance General.

Si bien tanto los GAAP estadounidenses como las NIIF requieren los mismos elementos mínimos que deben reportarse en la Cuenta de Resultados, como ingresos, gastos, impuestos e ingresos netos, por nombrar algunos, las empresas que cotizan en bolsa en Estados Unidos tienen requisitos adicionales impuestos por la SEC en la presentación de informes financieros declaraciones. Por ejemplo, los estados financieros basados en las NIIF solo son requeridos para reportar el periodo actual de información y la información del periodo anterior. US GAAP no tiene ningún requisito para reportar periodos anteriores, pero la SEC requiere que las empresas presenten un periodo previo para el Balance General y tres periodos anteriores para la Cuenta de Resultados. Tanto bajo las NIIF como los GAAP estadounidenses, las empresas pueden reportar más de los requisitos mínimos.

Las diferencias de presentación son más notorias entre las dos formas de GAAP en el Balance General. Bajo US GAAP no existe un requisito específico sobre cómo deben presentarse las cuentas. No obstante, la SEC requiere que las empresas presenten su información de Balance en orden de liquidez, lo que significa que los activos corrientes que cotizan primero siendo el efectivo la primera cuenta presentada, ya que es la cuenta más líquida de una compañía. La liquidez se refiere a la facilidad con la que un artículo se puede convertir en efectivo. Las NIIF requieren que las cuentas se clasifiquen en categorías corrientes y no corrientes tanto para el activo como para el pasivo, pero no se requiere un formato de presentación específico. Así, para las empresas estadounidenses, la primera categoría siempre vista en un Balance General es Activos Corrientes, y el saldo de la primera cuenta reportado es efectivo. Esto no siempre es el caso bajo las NIIF. Si bien muchos balances de empresas internacionales se presentarán de la misma manera que los de una compañía estadounidense, la falta de un formato requerido significa que una compañía puede presentar primero activos no corrientes, seguidos de activos corrientes. Las cuentas de un Balance general utilizando NIIF pueden aparecer como se muestra aquí.

Revisar el informe anual de Stora Enso que es una compañía internacional que utiliza el formato ilustrado para presentar su Balance General, también llamado Estado de Situación Financiera. El Balance General se encuentra en la página 31 del informe.

Algunas de las mayores diferencias que ocurren en los estados financieros preparados bajo los PCGA estadounidenses frente a las NIIF se relacionan principalmente con cuestiones de medición o cronometraje: en otras palabras, cómo se valora una transacción y cuándo se registra.

Hojas de trabajo de diez columnas

La hoja de trabajo de 10 columnas es una hoja de cálculo todo en uno que muestra la transición de la información de la cuenta desde el saldo de prueba hasta los estados financieros Los contadores utilizan la hoja de trabajo de 10 columnas para ayudar a calcular los ajustes de fin de período. El uso de una hoja de trabajo de 10 columnas es un paso opcional que las empresas pueden usar en su proceso contable.

Aquí hay una imagen de una hoja de trabajo de 10 columnas para Printing Plus.

Hay cinco conjuntos de columnas, cada conjunto tiene una columna para débito y crédito, para un total de 10 columnas. Los cinco conjuntos de columnas son el saldo de prueba, los ajustes, el saldo de prueba ajustado, el estado de resultados y el balance general. Después de que una empresa publique sus entradas diarias en el diario, puede comenzar a transferir esa información a las columnas de balance de prueba de la hoja de trabajo de 10 columnas.

La información del saldo de prueba para Printing Plus se muestra previamente. Observe que las columnas de débito y crédito equivalen ambas a $34,000. Si volvemos atrás y miramos el saldo de prueba para Printing Plus, vemos que el saldo de prueba muestra débitos y créditos iguales a $34,000.

Una vez que la información del saldo de prueba está en la hoja de trabajo, el siguiente paso es completar la información de ajuste de las entradas del diario ajustado registradas.

Los ajustes totales de $2,415 saldos en las columnas de adeudo y crédito.

El siguiente paso es registrar la información en las columnas de balance de prueba ajustadas.

Para obtener los números en estas columnas, toma el número en la columna de saldo de prueba y suma o resta cualquier número que se encuentre en la columna de ajuste. Por ejemplo, Cash muestra un saldo no ajustado de $24,800. No hay ajuste en las columnas de ajuste, por lo que el saldo de caja de la columna de saldo no ajustado se transfiere a las columnas de saldo de prueba ajustado en $24,800. Los intereses por cobrar no existían en la información del saldo de prueba, por lo que el saldo en la columna de ajuste de $140 se transfiere a la columna de saldo de prueba ajustado.

Los ingresos no devengados tuvieron un saldo crediticio de $4,000 en la columna de saldo de prueba y un ajuste de débito de $600 en la columna de ajuste. Recuerda que sumar débitos y créditos es como sumar números positivos y negativos. Esto significa que el débito de $600 se resta del crédito de $4,000 para obtener un saldo crediticio de $3,400 que se traduce a la columna de saldo de prueba ajustado.

Los Ingresos por Servicios tenían un saldo crediticio de $9,500 en la columna de saldo de prueba y un saldo crediticio de $600 en la columna Ajustes. Para obtener el saldo de crédito de $10,100 en la columna de saldo de prueba ajustado se requiere sumar tanto los créditos en las columnas de saldo de prueba como los de ajuste (9,500 + 600). Harás el mismo proceso para todas las cuentas. Una vez que todas las cuentas tengan saldos en las columnas de saldo de prueba ajustadas, agregue los débitos y créditos para asegurarse de que son iguales. En el caso de Printing Plus, los saldos equivalen a 35,715 dólares. Si verificas el saldo de prueba ajustado para Printing Plus, verás que el mismo saldo igual está presente.

A continuación tomarás todas las cifras de las columnas de balance de prueba ajustadas y las arrastrarás a las columnas del estado de resultados o a las columnas del balance.

TU TURNO

Estado de Resultados y Balance

Tómese un par de minutos y rellene las columnas de estado de resultados y balance general. Total de ellos cuando hayas terminado. No se asuste cuando no se equilibren. No van a equilibrar en este momento.

Solución

Todos los demás títulos de cuenta han sido resaltados para ayudar a que tus ojos se centren mejor mientras revisas tu trabajo.

Al observar las columnas del estado de resultados, vemos que todas las cuentas de ingresos y gastos están listadas en la columna de débito o crédito. Esto es un recordatorio de que la cuenta de resultados en sí no organiza la información en débitos y créditos, pero sí usamos esta presentación en una hoja de trabajo de 10 columnas.

Notarás que cuando se totalizan las columnas de cuentas de ingresos de débito y crédito, los saldos no son los mismos. El saldo adeudo equivale a $5,575, y el saldo crediticio equivale a $10,240. ¿Por qué no equilibran?

Si las columnas de débito y crédito se igualan entre sí, significa que los gastos son iguales a los ingresos. Esto sucedería si una empresa se pusiera a punto de equilibrio, es decir, la compañía no ganaba ni perdía dinero alguno. Si hay una diferencia entre los dos números, esa diferencia es la cantidad de ingresos netos, o pérdida neta, que la compañía ha ganado.

En el caso Printing Plus, el lado crediticio es la cifra más alta en $10,240. El lado crediticio representa los ingresos. Esto significa que los ingresos superan los gastos, dando así a la empresa un ingreso neto. Si la columna de débito fuera mayor, esto significaría que los gastos fueran mayores que los ingresos, lo que llevaría a una pérdida neta. Desea calcular el ingreso neto e ingresarlo en la hoja de trabajo. El ingreso neto de $4,665 se encuentra tomando el crédito de $10,240 y restando el adeudo de $5,575. Al ingresar ingresos netos, debe escribirse en la columna con el total menor. En esta instancia, ese sería el lado del adeudo. Después se suman los $5,575 y $4,665 para obtener un total de $10,240. Esto equilibra las dos columnas para la cuenta de resultados. Si revisas la cuenta de resultados, ves que el ingreso neto es de hecho $4,665.

Consideramos ahora las dos últimas columnas para el balance general. En estas columnas registramos todas las cuentas de activos, pasivos y acciones.

Al sumar el total de débitos y créditos, notas que no se equilibran. La columna de débito equivale a 30,140 dólares, y la columna de crédito equivale a $25,475. ¿Cómo conseguimos que las columnas se equilibren?

Trate las columnas del estado de resultados y del balance como un sistema contable de doble entrada, donde si tiene un débito por el lado de la cuenta de resultados, debe tener un crédito equivalente a la misma cantidad en el lado del crédito. En este caso agregamos un adeudo de $4,665 a la columna del estado de resultados. Esto significa que debemos agregar un crédito de $4,665 a la columna de balance general. Una vez que sumamos los $4,665 al lado de crédito de la columna de balance, las dos columnas equivalen a $30,140.

Puede notar que los dividendos están incluidos en nuestras columnas de balance de hoja de cálculo de 10 columnas aunque esta cuenta no esté incluida en un balance general. Entonces, ¿por qué se incluye aquí? En realidad hay una muy buena razón por la que ponemos dividendos en las columnas del balance general.

Cuando prepare un balance general, primero debe tener el saldo de ganancias retenidas más actualizado. Para obtener ese saldo, se toma el saldo inicial de ganancias retenidas + ingresos netos — dividendos. Si miras la hoja de trabajo de Printing Plus, notarás que no hay una cuenta de ganancias retenidas. Eso se debe a que acaban de iniciar negocios este mes y no tienen saldo de ganancias retenidas por principio.

Si miras en las columnas del balance, sí tenemos las ganancias retenidas nuevas y actualizadas, pero se distribuyen a través de dos números. Tienes el saldo de dividendos de $100 e ingresos netos de $4,665. Si combina estos dos números individuales ($4,665 — $100), tendrá su saldo actualizado de ganancias retenidas de $4,565, como se ve en el estado de ganancias retenidas.

No verá una similitud entre la hoja de cálculo de 10 columnas y el balance, ya que la hoja de trabajo de 10 columnas está categorizando todas las cuentas por el tipo de saldo que tengan, débito o crédito. Esto lleva a un saldo final de 30,140 dólares.

El balance está clasificando las cuentas por tipo de cuentas, activos y contra activos, pasivos y patrimonio neto. Esto lleva a un saldo final de 29,965 dólares. A pesar de que son los mismos números en las cuentas, los totales en la hoja de trabajo y los totales en el balance serán diferentes debido a los diferentes métodos de presentación.

ENLACE AL APRENDIZAJE

Las empresas que cotizan en bolsa publican sus estados financieros trimestralmente para su visualización abierta por el público en general, que generalmente se pueden ver en sus sitios web. Una de esas empresas es Alphabet, Inc. (nombre comercial Google). Eche un vistazo a los estados financieros del trimestre de Alphabet finalizado el 31 de marzo de 2018 del Formulario 10-Q de la SEC.

TU TURNO

Ingresos y pérdidas netos de Frank

¿Qué cantidad de ingresos/pérdidas netas tiene Frank?

Solución

Al completar el ciclo contable, continuamos nuestra discusión sobre el ciclo contable, completando los últimos pasos de diario y contabilización de entradas de cierre y preparación de un saldo de prueba posterior al cierre.

Notas al pie

• 3 James Jaillet. “Celadón bajo Investigación Criminal sobre Estados Financieros”. Diario de Transportista Comercial. 25 de julio de 2018. https://www.ccjdigital.com/200520-2/