5.4: Apéndice- Completar un Ciclo Integral de Contabilidad para un Negocio
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Hemos pasado por todo el ciclo contable para Printing Plus con los pasos repartidos en tres capítulos. Pasemos por el ciclo completo de contabilidad para otra empresa aquí. El diagrama completo del ciclo contable se presenta en la Figura 5.14.
A continuación echamos un vistazo a un ejemplo integral que funciona a lo largo de todo el ciclo contable de Clip'em Cliff. Clifford Girard se retiró del Cuerpo de Marines de Estados Unidos después de 20 años de servicio activo. Cliff decide que sería divertido convertirse en barbero y abrir su propia tienda llamada “Clip'em Cliff”. Dirigirá la barbería fuera de su casa durante los primeros meses mientras identifica una nueva ubicación para su tienda.
Dado que su carrera de Marines incluyó varios años de logística, también va a operar una práctica de consultoría donde ayudará a los barberos en ciernes a crear una práctica de barbería. Cobrará una tarifa fija o un cargo por hora. Su práctica de consultoría será reconocida como ingresos por servicios y proporcionará ingresos adicionales mientras desarrolla su práctica de peluquería.
Obtiene licencia de barbero tras la capacitación requerida y está listo para abrir su tienda el 1 de agosto. En el cuadro 5.2 se muestran sus transacciones desde el primer mes de negocios.
Transacciones para agosto
| Fecha | Transacción |
|---|---|
| Ago. 1 | Cliff emite $70,000 acciones ordinarias por efectivo. |
| Ago. 3 | Cliff compra equipo de barbería por $45,000; $37,500 se pagaron inmediatamente con efectivo, y los $7,500 restantes se facturaron a Cliff con pago vencido en 30 días. Decidió comprar equipo usado, porque no estaba seguro de si realmente quería dirigir una barbería. Supuso que reemplazará el equipo usado por equipo nuevo dentro de un par de años. |
| Ago. 6 | Cliff compra suministros por $300 en efectivo. |
| Ago. 10 | Cliff brinda $4,000 en servicios a un cliente que solicita que se le facture por los servicios. |
| Ago. 13 | Cliff paga una factura de servicios públicos de $75 en efectivo. |
| 14 de agosto | Cliff recibe $3,200 en efectivo por adelantado de un cliente por servicios que aún no se han prestado. |
| 16 de agosto | Cliff distribuyó $150 en efectivo en dividendos a los accionistas. |
| 17 de agosto | Cliff recibe $5,200 en efectivo de un cliente por los servicios prestados. |
| 19 de agosto | Cliff pagó $2,000 para el pasivo pendiente de la transacción del 3 de agosto. |
| 22 de agosto | Cliff pagó $4,600 en efectivo en gastos salariales a los empleados. |
| 28 de agosto | El cliente de la transacción del 10 de agosto paga $1,500 en efectivo hacia la cuenta de Cliff. |
Cuadro 5.2
Transacción 1: El 1 de agosto de 2019, Cliff emite $70,000 acciones de acciones ordinarias por efectivo.
Análisis:
- Clip'em Cliff ahora tiene más efectivo. El efectivo es un activo, que está aumentando por el lado del débito.
- Cuando la compañía emite acciones, esto arroja una cifra de acciones ordinarias más alta que antes de la emisión. La cuenta de acciones comunes va en aumento por el lado del crédito.
Transacción 2: El 3 de agosto de 2019, Cliff compra equipo de barbería por $45,000; $37,500 se pagaron inmediatamente con efectivo, y los $7,500 restantes se facturaron a Cliff con pago vencido en 30 días.
Análisis:
- Clip'em Cliff ahora tiene más equipo que antes. El equipo es un activo, que está aumentando en el lado del débito por $45.000.
- El efectivo se utiliza para pagar $37,500. El efectivo es un activo, decreciente en el lado del crédito.
- Cliff pidió que se le facturara, lo que significa que no pagó en efectivo de inmediato por $7,500 del equipo. Las cuentas por pagar se utilizan para señalar este pasivo a corto plazo. Las cuentas por pagar van en aumento en el lado del crédito.
Transacción 3: El 6 de agosto de 2019, Cliff compra suministros por $300 en efectivo.
Análisis:
- Clip'em Cliff ahora tiene menos efectivo. El efectivo es un activo, que está disminuyendo en el lado del crédito.
- Los suministros, una cuenta de activos, van en aumento por el lado del débito.
Transacción 4: El 10 de agosto de 2019, brinda $4,000 en servicios a un cliente que solicita que se le facturen los servicios.
Análisis:
- Clip'em Cliff brindó servicio, obteniendo así ingresos. Los ingresos impactan la equidad y aumentan en el lado del crédito.
- El cliente no pagó de inmediato por el servicio y le debe el pago a Cliff. Esto es un Cuentas por Cobrar para Cliff. Cuentas por Cobrar es un activo que va en aumento en el lado del débito.
Transacción 5: El 13 de agosto de 2019, Cliff paga una factura de servicios públicos de $75 con efectivo.
Análisis:
- Clip'em Cliff ahora tiene menos efectivo que antes. El efectivo es un activo que está disminuyendo por el lado del crédito.
- Los pagos de servicios públicos son gastos facturados. El gasto de servicios públicos impacta negativamente la equidad y aumenta en el lado del débito.
Transacción 6: El 14 de agosto de 2019, Cliff recibe $3,200 en efectivo por adelantado de un cliente para que se presten los servicios.
Análisis:
- Clip'em Cliff ahora tiene más efectivo. El efectivo es un activo, que está aumentando por el lado del débito.
- El cliente aún no ha recibido servicios pero ya pagó a la empresa. Esto significa que la compañía le debe al cliente el servicio. Esto crea una responsabilidad para con el cliente, y los ingresos aún no se pueden reconocer. Ingresos no devengados es la cuenta de pasivos, que está aumentando en el lado del crédito.
Transacción 7: El 16 de agosto de 2019, Cliff distribuyó $150 en efectivo en dividendos a los accionistas.
Análisis:
- Clip'em Cliff ahora tiene menos efectivo. El efectivo es un activo, que está disminuyendo en el lado del crédito.
- Cuando la compañía paga dividendos, esto disminuye el capital y aumenta la cuenta de dividendos. Incrementos de dividendos en el lado de adeudo.
Transacción 8: El 17 de agosto de 2019, Cliff recibe $5,200 en efectivo de un cliente por los servicios prestados.
Análisis:
- Clip'em Cliff ahora tiene más efectivo que antes. El efectivo es un activo, que está aumentando por el lado del débito.
- Se brindó el servicio, lo que significa que se pueden reconocer los ingresos. Los ingresos por servicios aumentan la equidad. Los ingresos por servicios están aumentando en el lado del crédito.
Transacción 9: El 19 de agosto de 2019, Cliff pagó $2,000 para el pasivo pendiente a partir de la transacción del 3 de agosto.
Análisis:
- Clip'em Cliff ahora tiene menos efectivo. El efectivo es un activo, que está disminuyendo en el lado del crédito.
- Cuentas por pagar es una cuenta de pasivo, decreciente en el lado del débito.
Transacción 10: El 22 de agosto de 2019, Cliff pagó 4.600 dólares en efectivo en gastos salariales a los empleados.
Análisis:
- Clip'em Cliff ahora tiene menos efectivo. El efectivo es un activo, que está disminuyendo en el lado del crédito.
- Cuando la empresa paga salarios, esto es un gasto para el negocio. Salarios El gasto reduce la equidad al aumentar en el lado del débito.
Transacción 11: El 28 de agosto de 2019, el cliente de la transacción del 10 de agosto paga $1,500 en efectivo hacia la cuenta de Cliff.
Análisis:
- El cliente realizó un pago parcial en su cuenta pendiente. Esto reduce las Cuentas por Cobrar. Cuentas por Cobrar es una cuenta de activos decreciente en el lado del crédito.
- El efectivo es un activo, aumentando por el lado del débito.
La revista completa de agosto se presenta en la Figura 5.15.
Una vez que se hayan creado todos los asientos, el siguiente paso en el ciclo contable es registrar la información del diario en el libro mayor. El libro mayor está representado visualmente por cuentas T. Cliff pasará por cada transacción y transferirá la información de la cuenta al lado de débito o crédito de esa cuenta contable. Cualquier cuenta que tenga más de una transacción necesita tener un saldo final calculado. Esto sucede tomando la diferencia entre los débitos y créditos en una cuenta.
El libro mayor de Clip'em Cliff representado por cuentas T se presenta en la Figura 5.16.
Notarás que la suma de los saldos de la cuenta de activos en el libro mayor de Cliff equivale a la suma de los saldos de las cuentas de pasivo y patrimonio en $83,075. El saldo final de débito o crédito de cada cuenta se transfiere al saldo de prueba no ajustado en la columna de adeudo o crédito correspondiente como se ilustra en la Figura 5.17.
Una vez que todos los saldos de las cuentas se transfieren a las columnas correctas, cada columna se suma. El total en la columna de adeudo debe coincidir con el total en la columna de crédito para mantenerse equilibrado. El saldo de prueba no ajustado para Clip'em Cliff aparece en la Figura 5.18.
El saldo de prueba no ajustado muestra un saldo de débito y crédito de $87,900. Recuerde, el saldo de prueba no ajustado se prepara antes de que se realicen los ajustes de fin de período.
El 31 de agosto, Cliff tiene las transacciones que se muestran en la Tabla 5.3 que requieren ajuste.
31 de agosto Transacciones
| Fecha | Transacción |
|---|---|
| 31 de agosto | Cliff tomó un inventario de suministros y descubrió que $250 de suministros permanecen sin usar al final del mes. |
| 31 de agosto | El equipo adquirido el 3 de agosto se depreció $2,500 durante el mes de agosto. |
| 31 de agosto | Clip'em Cliff realizó $1,100 de servicios durante agosto para el cliente a partir de la transacción del 14 de agosto. |
| 31 de agosto | Al revisar el estado de cuenta bancario de la compañía, Clip'em Cliff descubre 350 dólares de intereses ganados durante el mes de agosto que anteriormente no se cobraban y no se habían registrado. Como nuevo cliente para el banco, los intereses fueron pagados por un banco que ofrecía una tasa de interés superior al promedio del mercado. |
| 31 de agosto | Los impuestos sobre la renta no pagados y no registrados anteriormente para el mes son de $3,400. El pago de impuestos era para cubrir sus impuestos federales trimestrales estimados sobre la renta. Vive en un estado que no tiene un impuesto sobre la renta individual |
Cuadro 5.3
Ajuste de la Transacción 1: Cliff tomó un inventario de suministros y descubrió que al final del mes quedan 250 dólares de suministros sin usar.
Análisis:
- Quedan 250 dólares de suministros a finales de agosto. La compañía inició el mes con insumos por valor de 300 dólares. Por lo tanto, se utilizaron 50 dólares de suministros durante el mes y deben registrarse (300 — 250). Suministros es un activo que está disminuyendo (crédito).
- Suministros es un tipo de gasto prepago, que cuando se usa, se convierte en un gasto. El Gasto de Suministros aumentaría (adeudo) por los $50 de suministros utilizados durante el mes de agosto.
Ajuste de la Transacción 2: El equipo adquirido el 3 de agosto se depreció $2,500 durante el mes de agosto.
Análisis:
- El costo del equipo por $2,500 fue asignado durante agosto. Esta depreciación afectará a la cuenta de Depreciación—Equipo Acumulada y a la Cuenta de Gasto de Depreciación—Equipo. Si bien no estamos haciendo cálculos de depreciación aquí, se encontrará con cálculos más complejos, como la depreciación en Activos a Largo Plazo.
- Depreciación acumulada—El equipo es una cuenta contra activos (contrario a Equipo) y aumenta (crédito) por $2,500.
- Gasto de Depreciación—El equipo es una cuenta de gastos que está aumentando (adeudo) por $2,500.
Ajuste de la Transacción 3: Clip'em Cliff realizó $1,100 de servicios durante agosto para el cliente a partir de la transacción del 14 de agosto.
Análisis:
- El cliente de la transacción del 14 de agosto le dio a la compañía $3,200 en pago anticipado por servicios. A finales de agosto la compañía había ganado $1,100 del anticipo. Esto significa que la compañía aún tiene que proporcionar 2,100 dólares en servicios a ese cliente.
- Dado que algunos de los ingresos no devengados ahora se obtienen, los ingresos no devengados disminuirían. Ingresos no devengados es una cuenta de pasivo y disminuye en el lado de débito.
- La compañía ahora puede reconocer los $1,100 como ingresos del trabajo. Los ingresos por servicios aumentan (crédito) por $1,100.
Ajuste de la Transacción 4: Al revisar el estado de cuenta bancario de la compañía, Clip'em Cliff identifica 350 dólares de intereses ganados durante el mes de agosto que anteriormente no se registraron.
Análisis:
- Los intereses son ingresos para la compañía por dinero guardado en una cuenta del mercado monetario en el banco. La compañía solo ve el estado de cuenta bancario al final del mes y necesita registrar como ingresos por intereses recibidos reflejados en el extracto bancario.
- Ingresos por intereses es una cuenta de ingresos que aumenta (crédito) por $350.
- Dado que Clip'em Cliff aún no ha cobrado estos ingresos por intereses, se considera un crédito por cobrar. Intereses por cobrar aumenta (adeudo) por $350.
Ajuste de la Transacción 5: Los impuestos sobre la renta impagados y no registrados previamente para el mes son de $3,400.
Análisis:
- Los impuestos sobre la renta son un gasto al negocio que se acumulan durante el periodo pero que solo se pagan en momentos predeterminados a lo largo del año. Este periodo no requirió pago pero sí acumuló el impuesto sobre la renta.
- El gasto por impuesto sobre la renta es una cuenta de gastos que afecta negativamente la equidad. Impuesto sobre la Renta Incrementa los gastos por el lado del débito.
- La empresa debe el dinero del impuesto pero aún no ha pagado, lo que indica un pasivo. Impuesto sobre la Renta por Pagar es un pasivo que va en aumento en el lado del crédito.
El resumen del ajuste de entradas de diario para Clip'em Cliff se presenta en la Figura 5.19.
Ahora que todas las entradas de ajuste están registradas en diario, deben ser contabilizadas en el libro mayor. Contabilizar entradas de ajuste es el mismo proceso que contabilizar las entradas del diario general. Cada cifra de cuenta en diario se transferirá a la cuenta contable correspondiente ya sea en el lado de débito o crédito como se ilustra en la Figura 5.20.
Normalmente usaríamos un libro mayor, pero para fines ilustrativos, estamos usando cuentas T para representar los libros mayores. En la Figura 5.21 se presentan las cuentas T después de contabilizar los apuntes de ajuste.
Notarás que la suma de los saldos de la cuenta de activos equivale a la suma de los saldos de cuentas de pasivo y patrimonio en $80,875. El saldo final de débito o crédito en cada cuenta se transfiere al saldo de prueba ajustado, de la misma manera que el libro mayor se transfiere al saldo de prueba no ajustado.
El siguiente paso en el ciclo es preparar el saldo de prueba ajustado. El saldo de prueba ajustado de Clip'em Cliff se muestra en la Figura 5.22.
El saldo de prueba ajustado muestra un saldo de débito y crédito de 94,150 dólares. Una vez preparado el saldo de prueba ajustado, Cliff puede preparar sus estados financieros (paso 7 en el ciclo). Solo preparamos el estado de resultados, el estado de ganancias retenidas y el balance general. El estado de flujos de efectivo se discute en detalle en Estado de Flujos de Efectivo.
Para preparar sus estados financieros, desea trabajar con su saldo de prueba ajustado.
Recuerde, los ingresos y gastos van en una cuenta de resultados. Los dividendos, los ingresos (pérdidas) netos y los saldos de ganancias retenidas van en el estado de ganancias retenidas. En un balance general se encuentran activos, contra activos, pasivos y cuentas de patrimonio de accionistas.
La cuenta de resultados de Clip'em Cliff se muestra en la Figura 5.23.
Tenga en cuenta que los gastos fueron sólo 25 dólares menos que los ingresos. Para el primer mes de operaciones, Cliff da la bienvenida a cualquier ingreso. Cliff querrá incrementar los ingresos en el próximo periodo para mostrar crecimiento para inversionistas y prestamistas.
A continuación, Cliff prepara el siguiente estado de ganancias retenidas (Figura 5.24).
El saldo inicial de ganancias retenidas es cero porque Cliff acaba de iniciar operaciones y no tiene saldo para trasladar a un periodo futuro. El saldo final de ganancias retenidas es —$125. Probablemente nunca quiera tener un valor negativo en su estado de cuenta de ganancias retenidas, pero esta situación no es totalmente inusual para una organización en sus operaciones iniciales. Cliff querrá mejorar este resultado en el futuro. Podría tener sentido que Cliff no pague dividendos hasta que aumente sus ingresos netos.
Cliff luego prepara el balance de Clip'em Cliff como se muestra en la Figura 5.25.
El balance muestra activos totales de $80,875, lo que equivale al total de pasivos y patrimonio neto. Ahora que los estados financieros están completos, Cliff pasará al siguiente paso en el ciclo contable, preparando y registrando los apuntes de cierre. Para ello, Cliff necesita su información de saldo de prueba ajustado.
Cliff solo cerrará cuentas temporales, que incluyen ingresos, gastos, resumen de ingresos y dividendos. La primera entrada cierra cuentas de ingresos a resumen de ingresos. Para cerrar los ingresos, Cliff cargará cuentas de ingresos y creditará el resumen de ingresos.
La segunda entrada cierra cuentas de gastos a resumen de ingresos. Para cerrar gastos, Cliff acreditará cuentas de gastos y adeudo resumen de ingresos.
La tercera entrada cierra resumen de ingresos a ganancias retenidas. Para encontrar el saldo, toma la diferencia entre el monto del resumen de ingresos en las entradas primera y segunda (10,650 — 10,625). Para cerrar resumen de ingresos, Cliff debitaría Resumen de Ingresos y acreditaría Ganancias Retenidas
La cuarta entrada de cierre cierra dividendos a ganancias retenidas. Para cerrar dividendos, Cliff acreditará dividendos y cargará ganancias retenidas.
Una vez que se registren todas las entradas de cierre, Cliff publicará esta información en el libro mayor. Las cuentas cerradas con sus saldos finales, así como las Ganancias Retenidas, se presentan en la Figura 5.26.
Ahora que las cuentas temporales están cerradas, están listas para ser acumuladas en el siguiente periodo.
El último paso para el mes de agosto es el paso 9, preparando el saldo de prueba posterior al cierre. El saldo de prueba posterior al cierre solo debe contener información permanente de la cuenta. No deben aparecer cuentas temporales en este saldo de prueba. El saldo del juicio posterior al cierre de Clip'em Cliff se presenta en la Figura 5.27.
En este punto, Cliff ha completado el ciclo contable de agosto. Ahora está listo para comenzar de nuevo el proceso para septiembre, y futuros periodos.
CONCEPTOS EN LA PRÁCTICA
Entradas de inversión
Un paso en el ciclo contable que no cubrimos es revertir las entradas. Las entradas de inversión se pueden hacer al comienzo de un nuevo período a ciertas acumulaciones. La compañía revertirá los registros de ajuste realizados en el periodo anterior a los ingresos y gastos devengados.
Puede ser difícil realizar un seguimiento de las acumulaciones de períodos anteriores, ya que la documentación de soporte puede no estar fácilmente disponible en períodos actuales o futuros. Esto requiere que un contador recuerde de cuándo vinieron estas acumulaciones. Al revertir estas acumulaciones, se reduce el riesgo de contar los ingresos y gastos dos veces. La documentación de apoyo recibida en el periodo actual o futuro para un devengo será más fácil de igualar con ingresos y gastos previos con la reversión.
ENLACE AL APRENDIZAJE
Como hemos aprendido, la relación actual muestra lo bien que una empresa puede cubrir la deuda a corto plazo con activos a corto plazo. Consulta el balance general en el Informe Anual 2017 para Target y calcule la relación actual. ¿Qué significa el resultado para Target?
PENSARLO A TRAVÉS DE
Uso de ratios de liquidez para evaluar el desempeño financiero
Usted es dueño de un negocio de paisajismo que acaba de comenzar a operar. Realizaste varias compras costosas de equipos en tu primer mes para comenzar tu negocio. Estas compras redujeron mucho tu efectivo a mano, y a su vez tu liquidez sufrió en los siguientes meses con un bajo capital de trabajo y ratio corriente.
Tu negocio se encuentra ahora en su octavo mes de operación, y mientras comienzas a ver un crecimiento en las ventas, no estás viendo un cambio significativo en tu capital de trabajo o ratio actual a partir de los números bajos en tus primeros meses. ¿Qué podrías atribuir a este estancamiento en la liquidez? ¿Hay algo que puedas hacer como dueño de un negocio para mejorar estas mediciones de liquidez? ¿Qué pasará si no puedes cambiar tu liquidez o empeora?