6.2: Comparar y contrastar sistemas de inventario perpetuo versus periódico
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Hay dos formas en las que una empresa puede dar cuenta de su inventario. Pueden utilizar un sistema de inventario perpetuo o periódico. Veamos las características de estos dos sistemas.
Características de los Sistemas de Inventario Perpetuo y Periódico
Un sistema de inventario perpetuo actualiza y registra automáticamente la cuenta de inventario cada vez que se produce una venta o compra de inventario. Puedes considerar esto “grabando a medida que avanzas”. El reconocimiento de cada venta o compra ocurre inmediatamente después de la venta o compra.
Un sistema de inventario periódico actualiza y registra la cuenta de inventario en ciertos horarios programados al final de un ciclo operativo. La actualización y el reconocimiento podrían ocurrir al final del mes, trimestre y año. Existe una brecha entre la venta o compra de inventario y cuándo se reconoce la actividad de inventario.
Los Principios Contables Generalmente Aceptados (GAAP) no establecen un sistema de inventario requerido, pero el sistema de inventario periódico utiliza una cuenta de Compras para cumplir con los requisitos de reconocimiento bajo GAAP. Los requisitos de las NIIF son muy similares. La principal diferencia es que los activos se valoran a valor neto realizable y pueden ser aumentados o disminuidos a medida que cambian los valores. Bajo GAAP, una vez que se reducen los valores no se pueden volver a aumentar.
APLICACIÓN CONTINUA
Transacciones de Merchandising
Gearhead Outfitters es un minorista de equipos relacionados con el exterior, como ropa, calzado, mochilas y equipo de campamento. Por lo tanto, uno de los mayores activos en el balance de Gearhead es el inventario. La correcta presentación del inventario en los libros de una empresa conlleva una serie de desafíos contables, tales como:
- ¿Qué método de contabilización del inventario es apropiado?
- ¿Con qué frecuencia se debe contar el inventario?
- ¿Cómo se valorará el inventario en los libros?
- ¿Alguno del inventario está obsoleto y, de ser así, cómo se contabilizará?
- ¿Todo el inventario está incluido en los libros?
- ¿Se incluyen artículos como inventario en los libros que no deberían estar?
La correcta aplicación de los principios contables es vital para mantener libros y registros precisos. En la contabilización del inventario, los supuestos de principio de concordancia, valoración, corte, integridad y flujo de costos son importantes. ¿ Gearhead igualó el costo de venta con la venta en sí? ¿Solo se incluyó el inventario que pertenecía a la empresa a la fecha de finalización del periodo? ¿ Gearhead contó todo el inventario? Quizás algunas mercancías estaban en tránsito (en un camión de reparto para una venta recién hecha, o en ruta a Gearhead). ¿Cuál es la suposición correcta del flujo de costos para que Gearhead contabilice con precisión el inventario? ¿Debería usar un método primero en entrar, primero en salir o último en entrar, primero en salir?
Estos son todos los desafíos contables a los que se enfrenta Gearhead con respecto al inventario. Dado que el inventario representará una de las partidas más grandes del balance, es vital que la administración de Gearhead tenga el debido cuidado con las decisiones relacionadas con la contabilidad de inventario. Teniendo en cuenta consideraciones como el beneficio bruto, la rotación de inventario, el cumplimiento de la demanda, los sistemas de punto de venta y la puntualidad de la información contable, ¿qué otros desafíos contables podrían surgir con respecto a los procesos contables de inventario de la compañía?
Comparación de sistemas de inventario
Existen algunas diferencias clave entre los sistemas de inventario perpetuo y periódico. Cuando una empresa utiliza el sistema de inventario perpetuo y realiza una compra, actualizará automáticamente la cuenta de Inventario de Mercancías. Bajo un sistema de inventario periódico, las Compras se actualizarán, mientras que el Inventario de Mercancías permanecerá sin cambios hasta que la compañía cuente y verifique su saldo de inventario. Este conteo y verificación suelen ocurrir al final del periodo contable anual, que suele ser el 31 de diciembre del año. El saldo de la cuenta de Inventario de Mercancías se informa en el balance general mientras que la cuenta de Compras se reporta en la Cuenta de Resultados cuando se utiliza el método de inventario periódico El Costo de los Bienes Vendidos se reporta en la Cuenta de Resultados bajo el método de inventario perpetuo.
Una devolución de compra o asignación bajo sistemas de inventario perpetuo actualiza el Inventario de Mercancías para cualquier costo disminuido. Bajo sistemas de inventario periódico, se actualiza una cuenta temporal, Devoluciones de compra y derechos de emisión. Devoluciones de compra y asignaciones es una cuenta contra y se utiliza para reducir Compras.
Cuando se aplica un descuento por compra bajo un sistema de inventario perpetuo, el Inventario de Mercancías disminuye por el monto del descuento. Bajo un sistema de inventario periódico, Descuentos por Compra (una cuenta temporal, contra), aumentos por el monto del descuento y el Inventario de Mercancías permanece sin cambios.
Cuando una venta ocurre bajo sistemas de inventario perpetuo, se requieren dos entradas: una para reconocer la venta y la otra para reconocer el costo de venta. Para el costo de venta, se actualizan el Inventario de Mercancía y el Costo de los Bienes Vendidos. Bajo los sistemas de inventario periódico, este costo de entrada de venta no existe. El reconocimiento del costo de la mercancía solo ocurre al final del periodo cuando se realizan ajustes y se cierran cuentas temporales.
Cuando se produce una devolución de ventas, los sistemas de inventario perpetuo requieren el reconocimiento del estado del inventario. Esto significa una disminución a COGS y un incremento en el Inventario de Mercancías. Bajo los sistemas de inventario periódico, solo se reconoce la devolución de ventas, pero no la entrada de condición de inventario.
Una asignación de ventas y un descuento de ventas siguen los mismos formatos de grabación para sistemas de inventario perpetuos o periódicos.
Ajuste y cierre de entradas para un sistema de inventario perpetuo
Ya ha explorado el ajuste de entradas y el proceso de cierre en discusiones anteriores, pero las actividades de comercialización requieren entradas adicionales de ajuste y cierre al inventario, descuentos de ventas, devoluciones y asignaciones. Aquí, discutiremos brevemente estas entradas de cierre adicionales y ajustes en relación con el sistema de inventario perpetuo.
Al finalizar el periodo, un sistema de inventario perpetuo tendrá actualizada la cuenta de Inventario de Mercancías; lo único que queda por hacer es comparar un recuento físico de inventario con lo que hay en los libros. Un recuento de inventario físico requiere que las empresas realicen una “verificación de existencias” manual del inventario para asegurarse de que lo que han registrado en los libros coincida con lo que físicamente tienen en stock. Las diferencias pueden ocurrir debido a la mala administración, contracción, daño o mercancía obsoleta. Contracción es un término que se usa cuando el inventario u otros activos desaparecen sin una razón identificable, como el robo. Para un sistema de inventario perpetuo, sigue la entrada de ajuste para mostrar esta diferencia. Este ejemplo supone que el inventario de mercancías está sobreestimado en los registros contables y necesita ser ajustado a la baja para reflejar el valor real disponible.
Si un recuento físico determina que el inventario de mercancías está subestimado en los registros contables, el Inventario de Mercancías tendría que aumentarse con una entrada de débito y el COGS se reduciría con una entrada de crédito. La entrada de ajuste es:
Para resumir el proceso de ajuste potencial, una vez verificado el inventario de mercancías con un recuento físico, su valor contable se ajusta al alza o a la baja para reflejar el inventario real disponible, acompañando un ajuste al COGS.
No solo se debe realizar un ajuste al Inventario de Mercancías al término de un periodo, sino que se requiere el cierre de cuentas de merchandising temporales para prepararlas para el siguiente periodo. Las cuentas temporales que requieren cierre son Ventas, Descuentos en Ventas, Devoluciones y Asignaciones de Ventas, y Costo de Bienes Vendidos. Las ventas cerrarán con las cuentas de saldo de crédito temporales a Resumen de Ingresos.
Descuentos en ventas, devoluciones y derechos de venta, y costo de los bienes vendidos se cerrarán con las cuentas de saldo de débito temporal a Resumen de ingresos.
Tenga en cuenta que para un sistema de inventario periódico, los ajustes de fin de período requieren una actualización de COGS. Para determinar el valor de Costo de Bienes Vendidos, el negocio tendrá que mirar el saldo inicial del inventario, compras, devoluciones de compra y derechos de emisión, descuentos y el saldo final del inventario.
La fórmula para calcular COGS es:
donde:
Una vez establecido el saldo del COGS, se realiza un ajuste al Inventario de Mercancías y COGS, y se cierra el COGS para prepararse para el siguiente periodo.
En el Cuadro 6.1 se resumen las diferencias entre los sistemas de inventario perpetuo y periódico.
Comparación Perpetuo y Periódica de
| Transacción | Sistema de Inventario Perpetuo | Sistema de Inventario Periódico |
|---|---|---|
| Compra de Inventario | Registrar el costo a la cuenta de inventario | Registrar el costo de la cuenta de Compras |
| Devolución de compra o subsidio | Registro para actualizar el inventario | Registro de devoluciones y asignaciones de compra |
| Descuento de Compra | Registro para actualizar el inventario | Descuentos de registro para comprar |
| Venta de Mercancía | Registrar dos entradas: una para la venta y otra para costo de venta | Registrar una entrada para la venta |
| Retorno de ventas | Registrar dos entradas: una para la devolución de ventas, otra para el costo del inventario devuelto | Registrar una entrada: retorno de ventas, costo no reconocido |
| Subsidio de Ventas | Lo mismo en ambos sistemas | Lo mismo en ambos sistemas |
| Descuento de Ventas | Lo mismo en ambos sistemas | Lo mismo en ambos sistemas |
Cuadro 6.1 Existen varias diferencias en el reconocimiento de cuentas entre los sistemas de inventario perpetuo y periódico.
Existen ventajas e inconvenientes en los sistemas de inventario perpetuo y periódico.
CONCEPTOS EN LA PRÁCTICA
Sistemas de punto de venta
Los avances en los sistemas de punto de venta (POS) han simplificado la otrora tediosa tarea de la administración de inventario. Los sistemas POS se conectan con programas de administración de inventario para poner a disposición datos en tiempo real para ayudar a optimizar las operaciones comerciales El costo de la gestión de inventario disminuye con esta herramienta de conexión, permitiendo que todos los negocios se mantengan al día con la tecnología sin “romper el banco”.
Uno de esos sistemas POS es Square. Square acepta muchos tipos de pago y actualiza los registros contables cada vez que se produce una venta a través de una aplicación basada en la nube. Square, Inc. ha ampliado sus ofertas de productos para incluir Square para puntos de venta al por menor. Este producto mejorado permite a las empresas conectar los costos de ventas e inventario de inmediato. Una empresa puede crear fácilmente órdenes de compra, elaborar informes sobre el costo de los bienes vendidos, administrar existencias de inventario y actualizar descuentos, devoluciones y asignaciones. Con esta aplicación, los clientes tienen flexibilidad de pago y las empresas pueden tomar decisiones actuales para afectar positivamente el crecimiento.
Ventajas y Desventajas del Sistema de Inventario Perpetuo
El sistema de inventario perpetuo brinda actualizaciones en tiempo real y mantiene un flujo constante de información de inventario disponible para los tomadores de decisiones. Con los avances en tecnologías de punto de venta, el inventario se actualiza automáticamente y se transfiere al sistema contable de la compañía. Esto permite a los gerentes tomar decisiones relacionadas con las compras de inventario, almacenamiento y ventas. La información puede ser más robusta, con costos exactos de compra, precios de venta y fechas conocidas. Aunque todavía se requiere un recuento físico periódico del inventario, un sistema de inventario perpetuo puede reducir el número de veces que se necesitan recuentos físicos.
Las mayores desventajas del uso de los sistemas de inventario perpetuo surgen de las limitaciones de recursos para el costo y el tiempo. Es costoso mantener actualizado un sistema de inventario automático. Esto puede prohibir a las empresas más pequeñas o menos establecidas invertir en las tecnologías requeridas. El compromiso de tiempo para capacitar y capacitar al personal para actualizar el inventario es considerable. Además, dado que hay menos recuentos físicos de inventario, las cifras registradas en el sistema pueden ser drásticamente diferentes de los niveles de inventario en el almacén real. Es posible que una empresa no tenga existencias de inventario correctas y pueda tomar decisiones financieras basadas en datos incorrectos.
Ventajas y desventajas del sistema de inventario periódico
El sistema de inventario periódico suele ser menos costoso y consume mucho tiempo que los sistemas de inventario perpetuo. Esto se debe a que no hay mantenimiento constante de los registros de inventario ni capacitación y readiestramiento de los empleados para mantener el sistema. La complejidad del sistema dificulta la identificación de la justificación de costos asociada a la función de inventario.
Si bien los sistemas de inventario periódico y perpetuo requieren un recuento físico del inventario, el inventario periódico requiere que se realicen más recuentos físicos. Esto actualiza la cuenta de inventario con más frecuencia para registrar los costos exactos. Conocer los costos exactos más temprano en un ciclo contable puede ayudar a una empresa a mantenerse en el presupuesto y controlar los costos.
Sin embargo, la necesidad de recuentos físicos frecuentes de inventario puede suspender las operaciones comerciales cada vez que se haga esto. Hay más posibilidades de encogimiento, daños o mercancía obsoleta porque el inventario no es monitoreado constantemente. Dado que no hay monitoreo constante, puede ser más difícil tomar decisiones comerciales en el momento sobre las necesidades de inventario.
Si bien cada sistema de inventario tiene sus propias ventajas y desventajas, el sistema más popular es el sistema de inventario perpetuo. La capacidad de tener datos en tiempo real para tomar decisiones, la actualización constante del inventario y la integración a sistemas de punto de venta, superan el costo y las inversiones de tiempo necesarias para mantener el sistema. (Si bien nuestra cobertura principal se enfoca en el reconocimiento bajo el sistema de inventario perpetuo, Apéndice: Analizar y Registrar Transacciones para Compras y Ventas de Mercancías Usando el Sistema de Inventario Periódico analiza el reconocimiento bajo el sistema de inventario periódico).
PENSARLO A TRAVÉS
Comparación de sistemas de inventario
Su empresa utiliza un sistema de inventario perpetuo para controlar sus operaciones. Solo revisan el inventario una vez cada seis meses. En el recuento físico de 6 meses, un empleado nota varios artículos de inventario que faltan y muchas unidades dañadas. En los registros de la compañía, muestra un saldo de inventario de 300,000 dólares. El recuento físico real valora el inventario en $200,000. Esta es una diferencia significativa en la valoración y ha puesto en peligro el futuro de la empresa. Como gerente, ¿cómo podrías evitar esta gran discrepancia en el futuro? ¿Un cambio en los sistemas de inventario beneficiaría a la empresa? ¿Estás limitado por algún recurso?