7.1: Definir y describir los componentes de un sistema de información contable

Hoy en día, cuando nos referimos a un sistema de información contable (AIS), generalmente nos referimos a un sistema contable computarizado, porque las computadoras y los programas informáticos que nos ayudan a procesar transacciones contables se han vuelto relativamente económicos. Los beneficios de utilizar un sistema de contabilidad computarizada superan los costos de compra de uno, y casi todas las empresas, incluso las muy pequeñas, pueden permitirse y utilizan un sistema de contabilidad computarizada. Eso no quiere decir que hayan desaparecido los sistemas y procesos contables basados en papel o manuales. La mayoría de los negocios tienen algún tipo de sistemas no computarizados y computarizados. QuickBooks es un ejemplo de una aplicación de software de contabilidad relativamente económica que es popular entre las pequeñas y medianas empresas.

Sistemas de Información Contable Manual y Computarizada

Curiosamente, el término sistema de información contable es anterior a las computadoras. Técnicamente, un AIS es un sistema o conjunto de procesos para recopilar datos sobre transacciones contables; registrar, organizar y resumir los datos; y culminar con la elaboración de estados financieros y otros informes para usuarios internos y externos. Estos sistemas o procesos pueden existir como una serie de libros de contabilidad en papel, bases de datos informáticas o alguna combinación de los dos. Ejemplos de usuarios externos incluyen bancos que podrían prestar dinero a la compañía, inversionistas y la Comisión de Bolsa y Valores (SEC), que requiere que las empresas que cotizan en bolsa presenten estados financieros auditados. Dado que las empresas comerciales necesitaban producir estados financieros mucho antes de que existieran las computadoras, utilizaron sistemas de contabilidad manual para recopilar los datos necesarios. Datos es el término para partes de transacciones contables que constituyen la entrada a un AIS. Ha examinado muchas formas de datos en este curso, por ejemplo, el efectivo recibido al momento de la venta de un artículo es un punto de datos, la reducción de la cuenta de inventario relacionada con ese artículo vendido específico es otro punto de datos, y tanto los ingresos como el costo de los bienes vendidos serían adicionales puntos de datos asociados con esa sola transacción de una venta. Estos puntos de datos se resumen y agregan (en otras palabras “procesados”) en números más significativos y útiles que aparecen en los estados financieros, y todos estos datos se denominan típicamente información financiera. Una empresa que pudo haber usado un AIS manual hace años probablemente usa un AIS computarizado hoy en día. Es importante recordar que un sistema de contabilidad computarizada no cambia lo que hacemos con las transacciones contables, solo cambia cómo lo hacemos y cómo podemos presentar la información a diferentes usuarios.

Consideremos el ejemplo de una empresa que nació antes de que tuviéramos computadoras, la tienda departamental Macy's, que actualmente opera tiendas en casi los cincuenta estados de Estados Unidos. Macy's comenzó como una pequeña y elegante tienda de productos secos que abrió en la ciudad de Nueva York en 1858, se convirtió en una tienda departamental, R.H. Macy & Co., en 1877 usando el mismo logotipo de estrella roja que todavía usa hoy en día. Podemos suponer que incluso hace cien años, Macy's necesitaba realizar las mismas tareas que hace hoy:

• comprar inventario de mercancía para vender a los clientes;
• registrar devoluciones de parte del inventario;
• registrar las ventas realizadas a los clientes al precio de venta;
• registrar el costo de los bienes vendidos en la cantidad que Macy's pagó para comprarlos;
• registrar los pagos de los clientes;
• registrar las devoluciones de los clientes;
• adquirir otros tipos de artículos necesarios para las operaciones, como suministros de oficina y activos fijos;
• pagar compras previas;
• pagar la renta, los servicios públicos y otros servicios;
• pagar a los empleados;
• introducir todas estas transacciones;
• registrar todas las transacciones;
• registro de asientos de ajuste;
• registro de entradas de diario de cierre;
• realizar un seguimiento de sus cuentas por cobrar, cuentas por pagar e inventario; y
• producir estados financieros para usuarios internos y externos, así como otros informes útiles para los gerentes en la evaluación de diversas medidas de desempeño necesarias para evaluar el éxito de la empresa.

Como se podría imaginar, hacer todo esto sin computadoras es bastante diferente a realizar estas tareas con la ayuda de computadoras. En un sistema manual, cada transacción comercial se registra, en forma de entrada de diario en la revista general o una de las otras cuatro revistas especiales comunes descritas en Describir y explicar el propósito de las revistas especiales y su importancia para los interesados, usando pluma y papel. Los asientos se contabilizan luego en un libro mayor; los saldos se computarán a mano o con una máquina/calculadora sumadora para cada cuenta del libro mayor; se prepara un saldo de prueba; se preparan los asientos de ajuste; y finalmente se preparan los estados financieros, todos manualmente.

CONCEPTOS EN LA PRÁCTICA

Modernización de Sistemas Contables

En 1955, en uno de los primeros usos de una verdadera computadora para facilitar las tareas contables, General Electric Company utilizó una computadora UNIVAC para procesar su nómina. Inicialmente le tomó a la computadora cuarenta horas solo procesar la nómina por un periodo de pago. El primer software de hojas de cálculo de la era moderna para computadoras personales, VisiCalc, estuvo disponible en 1978. Así, entre estos periodos de tiempo hubo mejoras menores en el uso de herramientas contables informatizadas, pero no fue hasta mediados de la década de 1980 cuando los programas integrales de contabilidad computadorizada llegaron a ser ampliamente utilizados. Así, antes de mediados de la década de 1980, gran parte de la contabilidad se hacía manualmente o utilizando una variedad de sistemas informáticos menos avanzados en conjunto con sistemas manuales. Imagínese el número de contables que se necesitaría para registrar las transacciones de muchas empresas. Por ejemplo, el primer día de negocios en Macy's en 1858, la tienda tuvo ingresos de $11.06. ¹ El libro contable real utilizado para registrar esas ventas se muestra en la Figura 7.2, que parece bastante simple. Hoy Macy's tiene más de 24 mil millones de dólares en ingresos por ventas. ¿Te imaginas contabilizar todas esas transacciones (junto con todos los gastos) a mano?

Figura 7.2 Libro mayor contable Macy's. Libro de contabilidad que muestra las transacciones del primer día de Macy's. Los ingresos totales fueron de $11.06 o un poco más de $340 en dólares actuales. (crédito: usado con permiso de Macy's Corporation)

Hoy en día, Macy's y otras empresas grandes y pequeñas realizan las mismas tareas contables usando hardware de computadora (computadoras, impresoras y teclados) y software. Por ejemplo, los cajeros pueden ingresar transacciones en una computadora usando un teclado, escáner o pantalla táctil. La pantalla muestra los datos ingresados o los campos disponibles para la entrada de datos. Como ejemplo, la mayoría de las tiendas minoristas cuentan con un sistema de punto de venta (POS) que ingresa a la venta escaneando el artículo en el punto de venta, es decir, en el momento en que se realiza la transacción. Este sistema registra la venta y al mismo tiempo actualiza el inventario reduciéndolo en función del número de artículos comprados.

Más adelante en la sección sobre cómo Preparar un Libro Mayor Subsidiario, se le proporcionará una serie de transacciones para una pequeña empresa y se le pedirá que primero ingrese las transacciones manualmente en el diario apropiado, registre la información de los diarios en el libro mayor, preparar saldos de prueba, ajustar y cerrar entradas, y producir manualmente estados financieros tal como Macy's o cualquier otro negocio lo hubieran hecho antes del uso de diversas tecnologías informáticas. Luego realizarás las mismas tareas usando QuickBooks, un popular programa de software de contabilidad utilizado por muchas pequeñas y medianas empresas. Una empresa tan grande como Macy's tiene tiendas en ubicaciones de todo el país y un gran volumen de transacciones, por lo que es más probable que utilice un paquete de software diseñado para satisfacer las necesidades de un negocio muy grande. Esto a menudo se conoce como un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) que significa sistema de planificación de recursos empresariales (ERP). Un sistema ERP integra todos los sistemas computarizados de la compañía, incluidos los sistemas contables y los sistemas no contables. Es decir, las grandes empresas cuentan con diversos subsistemas contables como el sistema de ingresos (ventas/cuentas por cobrar/recibos de efectivo), el sistema de gastos (compras/cuentas por pagar/desembolsos en efectivo), el sistema de producción, el sistema de nómina y el sistema de contabilidad general. Los sistemas no contables pueden incluir investigación y desarrollo, mercadotecnia y recursos humanos que, aunque no forman parte integral del sistema contable, en un sistema ERP de gran empresa se integran con los módulos contables. Ejemplos de sistemas populares de software ERP son PeopleSoft y SAP.

Como muchos negocios hoy en día, Macy's también mantiene un sitio web de la compañía y se dedica al comercio electrónico al ofrecer la venta de muchos productos de la compañía en línea. Las compañías de software de contabilidad como QuickBooks y los proveedores de software más grandes han actualizado las formas en que pueden proporcionar software AIS para satisfacer estas necesidades. Por ejemplo, una pequeña tienda de zapatos minorista local puede comprar el software QuickBooks proporcionado en un dispositivo de almacenamiento electrónico como un CD y subirlo para que se almacene en el disco duro de las computadoras de la compañía, o la tienda puede comprar una versión “en la nube”. La versión en la nube proporciona a la zapatería que compra el software acceso al software QuickBooks en línea a través de un ID de usuario y contraseña sin necesidad de cargar el software en las computadoras de la tienda. QuickBooks actualiza el software cuando se lanzan nuevas versiones y almacena los datos contables de la compañía en la nube. La computación en la nube se refiere al uso de Internet para acceder al software y a las instalaciones de almacenamiento de información proporcionadas por las empresas en lugar de, o además de, almacenar estos datos en el disco duro de la computadora de la compañía o en papel. Una ventaja de la computación en la nube es que los empleados de la empresa pueden acceder al software e ingresar transacciones desde cualquier dispositivo con conexión a Internet en cualquier ubicación. La compañía paga una cuota mensual por el acceso a software actualizado, que puede ser menos costoso que comprar software almacenado en computadoras individuales. Las desventajas potenciales incluyen preocupaciones de seguridad porque una compañía externa está almacenando programas y datos de la compañía, y si la empresa de alojamiento experimenta dificultades técnicas, las empresas que pagan por estos servicios pueden ser temporalmente incapaces de acceder a sus propios datos o realizar negocios. Sin embargo, los servicios cloud son cada vez más populares.

Aquí, ilustramos los conceptos y prácticas de un AIS utilizando Intuit QuickBooks, un AIS popular y ampliamente utilizado.

Si bien una empresa suele seleccionar un AIS para satisfacer sus necesidades específicas, todos los sistemas deben tener componentes capaces de:

• ingresar/ingresar datos (por ejemplo, ingresar una venta a un cliente);
• almacenar datos;
• procesar datos y calcular montos adicionales relacionados con las transacciones (por ejemplo, calcular el impuesto a las ventas sobre la venta, así como los costos de envío y las tarifas de seguros; calcular el pago de un empleado multiplicando las horas trabajadas por la tarifa de pago por hora; procesamiento de cambios de inventario tanto de compras de inventario como ventas de inventario y datos de cualquier otra transacción que ocurra en el negocio);
• agregar/resumir datos (por ejemplo, calcular las ventas totales del año);
• presentar datos (por ejemplo, producir un balance general y otros estados financieros e informes del año); y
• almacenar datos (como el nombre del cliente, dirección, dirección de envío y límite de crédito).

Los AISs, ya sean computarizados o manuales, generalmente involucran tres etapas: entrada, procesamiento y salida. Ingresamos datos brutos en nuestro sistema en la etapa de entrada e intentamos corregir cualquier error antes de pasar a la siguiente etapa de procesamiento de los datos. En última instancia, producimos “output”, que es en forma de información útil.

Entrada/entrada de datos

Un documento fuente es el documento original que proporciona evidencia de que ocurrió una transacción. Si contratas a una empresa para pintar tu casa, lo más probable es que te proporcione un documento que muestre cuánto debes. Ese es el documento de ventas de la compañía y su factura. Al pagar, su cheque o registro de transacción digital también es un documento fuente para la empresa que brindó el servicio, en este caso, el pintor casero.

Supongamos que vas a la librería universitaria a comprar una sudadera escolar, y está agotada. Después rellenas un documento ordenando una sudadera mediana talla en azul. El formulario que rellenas es una orden de compra para ti, y es una orden de venta a la librería universitaria. También es un documento fuente que aporta pruebas de que has ordenado la sudadera. Asume que la librería no te pide pagar por adelantado porque no está seguro de que pueda obtener la sudadera por ti. En ese momento, no se ha hecho ninguna venta, y no le debes dinero a la librería. Unos días después, la librería logra adquirir la sudadera que pediste y te envía un correo electrónico notificándote de ello. Al regresar a la librería, se te presenta la sudadera y una factura (también conocida como factura) que debes pagar para poder llevarte tu sudadera a casa. Esta factura/factura es también un documento fuente. Aporta evidencia de la venta y su obligación de pagar esa cantidad. Veamos un ejemplo.

La Figura 7.3 es un documento fuente, una factura (factura) de Symmetry Mold Design para servicios de diseño de moldes. Tenga en cuenta que los términos (acuerdos sobre pagos) se enumeran en la parte superior y cómo la compañía calcula esos resultados en la parte inferior.

Figura 7.3 Factura de Symmetry Mold Design mostrando las condiciones de pago. (crédito: modificación de “Factura” por James Ceszyk/Flickr, CC B 4.0)

Algunas empresas envían facturas en papel por correo, a menudo pidiendo al destinatario que arranque parte de la factura y la devuelva con el pago. Esta porción de desgarro es un documento de entrega y ayuda a garantizar que el pago se aplique a la cuenta y factura del cliente correctas. Generalmente, este documento comenzó como salida impresa, una factura, de la parte de facturación del AIS. Cuando el cliente arranca una parte de ella y la devuelve en el sobre con un cheque a la empresa, ahora se le ha “dado la vuelta” y se utilizará como documento fuente de entrada, llamado consejo de remesa. Un consejo de remesa es un documento que los clientes envían junto con cheques e informa al destinatario sobre qué factura está pagando el cliente. La Figura 7.4 es un ejemplo de un documento de respuesta.

Figura 7.4 Documento Turn-Around de Kohl's El uso de la automatización (códigos de barras) ahorra tiempo y garantiza la precisión ya que una máquina puede leer la dirección, el número de cuenta e incluso el monto del cheque. (crédito: modificación de “Bill” por Kerry Ceszyk/Flickr, CC BY 4.0)

Tanto los sistemas contables manuales como los computadorizados utilizaron documentos fuente. Los sistemas de comercio electrónico tienen algunos documentos fuente adicionales relacionados con las transacciones en línea. Los documentos fuente ayudan a establecer una pista de auditoría, que es un rastro de evidencia que documenta el historial de una transacción específica a partir de su iniciación/documento fuente y mostrando todos los pasos por los que pasó hasta su disposición final. El rastro de documentos fuente y otros registros (el registro de auditoría) facilita la investigación de errores o preguntas de clientes, proveedores, empleados y otros. Por ejemplo, cuando un cliente realiza un pedido por teléfono, por correo o en línea, el pedido de venta se convierte en el documento de origen. Si el cliente no recibe el producto pedido, la empresa puede localizar el pedido original, ver si se generó un boleto de picking (un boleto de picking le dice a los empleados del almacén qué artículos de inventario pidió el cliente, que ahora deben ser recogidos de la estantería), ubicar los documentos de envío , que proporcionan pruebas de que el producto fue entregado al remitente, y verificar la firma del cliente confirmando la recepción de las mercancías. El rastro de documentos y entradas en revistas y libros de contabilidad y su equivalente electrónico generado por esta transacción proporciona evidencia de todos los pasos que se llevaron a cabo en el camino. Esto facilita que cualquiera pueda verificar o investigar, y tal vez encontrar los eslabones débiles, donde el proceso puede haberse roto. Permite a la empresa identificar la razón por la que el cliente nunca recibió los bienes solicitados. Tal vez el pedido nunca se envió porque la compañía estaba fuera de stock de este producto específico, tal vez fue enviado y dejado en la puerta del cliente sin firma solicitada, o tal vez el pedido fue enviado al cliente equivocado o a una dirección incorrecta. Una pista de auditoría ayudará al personal de la compañía a investigar cualquiera de estos problemas comunes. También debería ayudarles a identificar debilidades en sus procesos y precipitar mejoras.

Las empresas necesitan una forma de ingresar datos del documento fuente, como una factura de venta o una orden de compra. Esto se hacía anteriormente con lápiz y papel y actualmente se realiza ingresándolo en un teclado de computadora; escaneando, con un escáner como uno que lee símbolos MICR (reconocimiento de caracteres de tinta magnética) (que se encuentran en cheques bancarios) o escáneres de sistema POS en cajas registradoras que escanean la barra de productos Códigos/símbolos UPC; o recibirlo por transmisión electrónica (o transferencia electrónica de fondos [EFT]). La entrada a menudo implica el uso de hardware como escáneres, teclados, teclados, pantallas táctiles o lectores de huellas digitales llamados dispositivos biométricos. Una vez ingresados los datos, se deben procesar para que sean útiles.

Procesamiento de datos

Las empresas necesitan del sistema contable para procesar los datos ingresados y transformarlos en información útil. En los sistemas de contabilidad manual, los empleados procesan todos los datos de las transacciones mediante el registro diario, la publicación y la creación de informes financieros utilizando papel. Sin embargo, a medida que la tecnología ha avanzado, se hizo más fácil mantener registros mediante el uso de computadoras con programas de software específicamente desarrollados para transacciones contables. Las computadoras son buenas en la repetición y los cálculos, ambos involucrados en la contabilidad, y las computadoras pueden realizar estos cálculos y análisis más rápidamente, y con menos errores, lo que las convierte en una herramienta muy efectiva para la contabilidad tanto desde el punto de vista de entrada como de salida.

ENLACE AL APRENDIZAJE

Vea una lista de paquetes populares de software de contabilidad. Con esta información, se pueden evaluar las posibles opciones de software de contabilidad de muestra.

Salida: Presentación de información

Un AIS debe proporcionar una manera de presentar la salida del sistema ( página impresa, imagen en pantalla, transmisión electrónica). Cualquier aplicación de software de contabilidad como la utilizada por grandes empresas (un sistema ERP) o una utilizada por empresas más pequeñas (QuickBooks) puede imprimir fácilmente estados financieros y otros documentos así como mostrarlos en la pantalla.

Alguna información financiera debe ser proporcionada a otras fuentes como bancos o agencias gubernamentales, y aunque en décadas pasadas todo fue presentado y presentado en papel, hoy en día, la mayor parte de esta información se envía electrónicamente, y los AISs ayudan a facilitar tener la información en el formato electrónico necesario. Muchos bancos requieren datos electrónicos, y el Sistema de Impuestos Internos (IRS) acepta su información como una transmisión digital en lugar de un formulario en papel. En 2017, 92 por ciento de todos los contribuyentes que presentaron sus propios impuestos lo hicieron electrónicamente. ² La mayoría de las corporaciones optan por presentar sus impuestos electrónicamente, y las que tienen activos de más de $10 millones deben presentar electrónicamente ante el IRS. ³ Desde el 5 de mayo de 1996, todas las empresas que cotizan en bolsa están obligadas a presentar sus declaraciones, tales como estados financieros y ofertas de acciones, a la SEC electrónicamente. ⁴ La SEC coloca todos los datos en una base de datos electrónica conocida como Sistema Electrónico de Recopilación, Análisis y Recuperación de Datos (EDGAR). Esta base de datos permite a cualquiera buscar en la base de datos información financiera y de otro tipo sobre cualquier empresa que cotiza en bolsa De esta manera, los AISs facilitan no sólo el acceso interno a la información financiera, sino el intercambio de esa información externamente según sea necesario o requerido. Así como el sistema EDGAR utilizado por la SEC almacena datos para su recuperación, un AIS debe proporcionar una forma de almacenar y recuperar datos.

Almacenamiento de datos

Los datos pueden ser almacenados por un AIS en formato papel, digital o en la nube. Antes de que las computadoras fueran ampliamente utilizadas, los datos financieros se almacenaban en papel, como el diario y libro mayor que se muestran en la Figura 7.5.

Figura 7.5 Almacenamiento de datos. a) Diario general y b) libro mayor general. (crédito a: modificación de “Entrada en el libro mayor de Barent Roseboom detallando transacciones con John Fluno en 1764” por National Park Service, Public Domain; crédito b: modificación de “Print Order Book, Holmes McDougall” de Edinburgh City of Print/Flickr, CC BY 2.0)

A medida que la tecnología ha evolucionado, también lo han hecho los sistemas de almacenamiento, desde disquetes hasta CD, unidades de memoria USB y la nube. El disco duro de tu computadora es un dispositivo de almacenamiento de datos, al igual que un disco duro externo que puedes comprar. Los datos que se almacenan deben tener la capacidad de ser recuperados cuando sea necesario. Como puede ver en la Figura 7.6, los datos almacenados provienen y/o fluyen a través de las tres funciones principales de un AIS (entrada, procesos y salida) siendo el resultado final el uso de los datos en los formularios necesarios para la toma de decisiones, como los estados financieros. El acceso a la capacidad de ingresar datos, administrar procesos o recuperar datos requiere controles adecuados para prevenir el fraude o el acceso no autorizado y requiere la implementación de medidas de seguridad de datos. La Figura 7.6 ilustra las funciones clave realizadas por un AIS.

Figura 7.6 Sistema de Información Contable. Las cuatro funciones clave que realiza un sistema de información contable. (atribución: Copyright Rice University, OpenStax, bajo licencia CC BY-NC-SA 4.0)

TU TURNO

Los pasos en un sistema de información contable

Los tres pasos de un sistema de información contable son entrada, procesamiento y salida. Los datos son la materia prima utilizada en estos procesos. Algunos de los datos pueden obtenerse de un documento fuente, y otros datos se obtienen de la base de datos donde se habían almacenado previamente. Cuando los datos han sido procesados, el resultado final suele ser información. La información es más útil que los datos. Tomemos, por ejemplo, otro proceso que una panadería podría usar para hornear galletas con chispas de chocolate. Si bien las computadoras no necesariamente necesitan involucrarse, comenzamos el proceso ensamblando un montón de ingredientes crudos como huevos, azúcar, harina, chispas de chocolate y aceite, en un tazón grande. Tomar una cucharada de lo que hay en el bol en ese momento no es muy agradable para las papilas gustativas o “útil” para alguien que anhela una galleta con chispas de chocolate. Procesamos las materias primas mezclándolas bien y convirtiéndolas en masa, cortándolas en formas, horneándolas y glaseándolas. De igual manera, los datos brutos sobre una sola venta contenidos en la factura de venta, como el nombre del cliente, la fecha de venta y el monto de la venta, individualmente no son muy útiles para un usuario de estados financieros como un inversionista. No obstante, al procesar los datos relacionados con la venta, asegurarse de que sea correcta comprobando que el número de artículos pedidos estaban en stock y efectivamente enviados, agregándolo con otras ventas del periodo, y produciendo una cuenta de resultados que contenga las ventas del periodo es sustancialmente más útil que los datos individuales relacionados con una sola venta.

¿Puede dar un ejemplo de cada uno de los tres pasos, así como un documento fuente que podría usarse en la etapa de entrada y datos almacenados que podrían usarse en las etapas de entrada y procesamiento, primero para una tienda de comestibles y luego un consultorio médico?

Solución

Tienda de abarrotes:

• Documento Fuente: Esto incluiría un cheque a depositar; los totales de cada caja registradora, incluyendo el efectivo total; una factura para producir; una solicitud de empleo por parte de un posible nuevo empleado; información de la tarjeta de tiempo; un formulario W-4 ( información de empleo); y así sucesivamente.
• Entrada: Esto incluye ingresar los datos del documento fuente en el teclado de la computadora, escanear electrónicamente el código de barras de cada producto comprado en la tienda de comestibles (en el mostrador de pago y para recibir productos del vendedor fuera del camión), tal vez tomar las huellas digitales en el reloj de tiempo, o teclear un precio en el registro.
• Procesamiento: Una caja registradora procesa (acumula y totaliza) diferentes categorías de artículos (cupones, cheques y cargos) por el usuario; el inventario puede ser rastreado por RFID ( identificación por radiofrecuencia); y los programas de software pueden procesar la información recopilada por cajas registradoras individuales, así como información de los empleados.
• Salida: Los datos que han sido procesados pueden visualizarse en la pantalla de una computadora, imprimirse como una copia impresa (salida en papel) o enviarse como salida electrónica desde la caja registradora a la computadora (se puede hacer de forma inalámbrica o con un cable).
• Almacenamiento: Los datos se pueden almacenar en la base de datos de la empresa en su disco duro de computadora o como almacenamiento en la nube. Ojalá la tienda también esté pagando por almacenamiento seguro de respaldo fuera del sitio (en caso de incendio en la tienda o piratas informáticos que intenten obtener información), generalmente accedido a través de Internet y almacenado en “la nube”. De lo contrario, el almacenamiento puede ser en impresiones en papel, el disco duro de la computadora, discos o unidades externas. Los datos que se almacenan pueden ser recuperados y utilizados en las etapas de entrada, procesamiento y salida.

Consultorio médico:

• Documento Fuente: Esto incluye un cheque a depositar del paciente; la información del seguro del paciente en los archivos; un registro médico del diagnóstico y procedimientos realizados al paciente, para ser presentado a la compañía de seguros; y una factura de insumos médicos.
• Entrada: Los datos del documento fuente, por ejemplo, que contienen el diagnóstico y un plan de tratamiento, serían ingresados en el teclado de la computadora.
• Tramitación: El sistema podría recuperar los códigos de tratamiento correspondientes a cada procedimiento realizado por el médico, por lo que contiene la información apropiada para la compañía aseguradora.
• Salida: El formulario de tratamiento se imprime y luego se envía por correo a la compañía de seguros para su pago.
• Almacenamiento: El plan de diagnóstico y tratamiento se almacenan en la base de datos de computadora para su recuperación en la próxima visita de este paciente. El formulario a enviar a la compañía aseguradora también se almacena electrónicamente para que se pueda dar seguimiento hasta que se reciba el pago de la compañía aseguradora. También tenga en cuenta que durante el procesamiento, el sistema tuvo que recuperar los códigos de tratamiento de un archivo de todos los códigos que se almacenaban en la base de datos.

TU TURNO

El Sistema de Información Contable (AIS)

¿Cuáles son algunos de los tipos de información que el sistema de información contable debe poder proporcionar a los propietarios, gerentes y empleados de negocios, al final del día, o semana, o mes, que a su vez pueden necesitar proporcionar a otros usuarios externos?

Solución

• La información para fines internos incluirá las ventas totales y cuánto costó generar las ventas. También se considera la cantidad de inventario disponible para que se pueda tomar una decisión en cuanto a si ordenar o no más inventario.
• La compañía necesitará registrar todos los eventos económicos del negocio para encontrar ventas totales, costo de los bienes vendidos, gastos e ingresos netos, así como el número de horas que trabajaron los empleados, el número de seguro social del empleado y cuánto prometió pagar al empleado por hora.
• La información para usuarios externos, como el IRS o agencias gubernamentales estatales y locales, incluiría declaraciones de impuestos sobre la renta y formularios de impuestos sobre ventas y nómina. Los dueños y gerentes de negocios necesitarán todas las ventas y gastos, impuestos recaudados y ganancias de los empleados.
• Es decir, la empresa necesita un AIS.

Si bien un AIS tiene las funciones principales de entrada, procesamiento, salida y almacenamiento, cada compañía o sistema decidirá los pasos y procesos exactos bajo cada una de estas amplias funciones. Sabemos que los datos se utilizan para crear los tipos de información que necesitan los usuarios para tomar decisiones. Una forma en la que una organización minorista puede obtener, ingresar, procesar y almacenar datos relacionados con una transacción de ventas es a través de un sistema de punto de venta (POS). Cuando un cliente está listo para comprar un artículo, el cajero escanea el producto que se compra, el precio se recupera del archivo de precios, se registra la venta y se actualiza el inventario. La mayoría de los sistemas POS incluyen un escáner, una pantalla de computadora o una tableta con pantalla táctil. Los pagos de los clientes se almacenan en el cajón de efectivo. Para las ventas no monetarias, los lectores de tarjetas de crédito permiten a los clientes insertar, deslizar o tocar sus tarjetas para pagar (lo que también ayuda a prevenir errores de entrada del teclado y mantiene la información más segura).

CONSIDERACIONES ÉTICAS

Estándares éticos en tiendas minoristas

Los empleados profesionales de ventas operan los sistemas POS. Existe un código ético para los profesionales de ventas creado por la Asociación de Ventas Profesionales para ayudar a los profesionales de ventas a mantener el buen juicio. ⁵ La organización establece estándares como los siguientes:

• Mantener los más altos estándares de integridad en todas las relaciones comerciales.
• Brindar a nuestros clientes una experiencia de compra en la que “hacemos lo correcto y con ello ayudamos a obtener los resultados correctos”.
• Promover y proteger las buenas prácticas de venta.
• Actuar siempre de acuerdo con los códigos de mi organización y dentro de la ley.

Los contadores pueden ayudar a los profesionales de ventas a crear un ambiente ético. El entorno ético permitirá a los usuarios de datos contables tomar decisiones comerciales sólidas y operar mejor una empresa.

Sin embargo, el TPV es solo parte del AIS. A medida que cada venta se ingresa en el registro, el AIS recopila, registra y procesa otros datos y se convierten en información. Los datos sobre cada venta se registran en el sistema de información: qué se vendió, cuánto costó, el precio de venta y cualquier impuesto sobre las ventas. También registra la hora del día, el empleado, y cualquier otra cosa que la compañía programó la caja registradora para registrar. Cuando se totalizan todas las ventas del día, proporciona información en forma de datos organizados y procesados con significado para la empresa. Un negocio podría querer ver qué hora del día resultó en la mayor cantidad de ventas, o saber qué producto fue el más vendido. Un AIS puede proporcionar esta información.

Se crea un sistema cuando los procesos trabajan juntos para generar información para el negocio. El proceso de ventas accede a los datos de clientes, cuentas por cobrar e inventario y actualiza los archivos correspondientes. El proceso de compras también accede a inventario y cuentas por pagar y las actualiza, porque la mayoría de las empresas compran bienes a crédito. Dado que no hay dos compañías que operen exactamente de la misma manera, se esperaría que cada compañía tuviera un AIS ligeramente diferente. Algunos negocios no tienen caja registradora, pero seguirán teniendo una cuenta de Ventas. Algunas empresas solo tienen ventas en efectivo, por lo que no tendrían una cuenta de Cuentas por Cobrar. Independientemente del tipo de negocio (retail, manufactura o servicio), un AIS es un componente importante del negocio, ya que es este sistema el que proporciona la información que necesitan los tomadores de decisiones internos y externos.

CONCEPTOS EN LA PRÁCTICA

¿Es este un sistema de información contable?

¿Crees que tu propietario promedio de food truck tiene un sistema de información contable?

Figura 7.7 Camión de Alimentos. (crédito: modificación de “Food Trucks” por Daniel Lobo/Flickr, Dominio Público)

Los camiones de comida tendrán algún tipo de sistema de información contable ya sea en papel o electrónico. Un método común para crear un sistema de información contable en este tipo de entorno empresarial es usar una aplicación, como Square Point of Sale (Square Inc.). El sistema de software Punto de Venta Square (POS) realiza un seguimiento de las ventas. Con este tipo de sistema, un camión de comida probablemente tendrá un Square Stand (un POS basado en tabletas), un cajón de efectivo e impresoras. La información ingresada al Square Stand se almacena en servidores Square utilizando la nube (espacio de almacenamiento en línea ofrecido por diferentes empresas y productos) y es accesible por la compañía a través de un panel de control en línea. Este sistema permite el manejo tanto de las ventas en efectivo como de las ventas con tarjeta de crédito. Estos componentes, el software Punto de Venta Square, el Square Stand, el cajón de efectivo y las impresoras, forman parte del sistema de información contable para un camión de comida.

CONEXIÓN IFRS

Sistemas de Información Contable en un Entorno de Negocios Internacionales

Todas las empresas, independientemente de que sean nacionales o internacionales, contarán con un sistema de información contable con las características descritas en este capítulo. Sería fácil suponer que los sistemas de información contable creados por las empresas públicas en Estados Unidos se crean con base en los principios contables generalmente aceptados (GAAP) de Estados Unidos. Esto implica que estas empresas diseñen sus procesos y controles para que además de cumplir con los objetivos de reporte y monitoreo de la compañía, el sistema también recopile, mida y reporta la información que se requiere bajo los GAAP estadounidenses. Pero, ¿es esto cierto? ¿Qué pasa con las empresas que tienen subsidiarias o una parte de sus operaciones en otro país? ¿Las empresas puramente internacionales utilizan sistemas de información contable similares a sus contrapartes estadounidenses?

Como se indicó anteriormente, todas las empresas crearán algún tipo de sistema de información contable. General Electric (GE), como fabricante estadounidense, utiliza un sistema de información contable que le permite registrar, recopilar, producir y analizar las operaciones de sus diversos negocios. Dado que GE es una corporación estadounidense, con sede en Boston, Massachusetts, su sistema de información contable está diseñado en torno a las reglas establecidas por US GAAP. Fiat Chrysler Automobiles (FCA) tiene su sede en el Reino Unido y diseña su sistema de información contable para producir finanzas bajo las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF). En la superficie, parece que cada empresa creará un sistema de información basado en las reglas contables en su propio país de origen. No obstante, no es tan sencillo. Hoy en día, las empresas aprovechan la capacidad de pedir prestado dinero a través de las fronteras. Los prestamistas suelen requerir que los estados financieros del prestatario se presenten utilizando las reglas contables requeridas por el país del prestamista. Por ejemplo, si GE quisiera pedir prestado dinero al Royal Bank of Scotland, probablemente tendría que presentar sus estados financieros con base en las reglas de las NIIF. De igual manera, si FCA quisiera pedir prestado a Citibank, necesitaría sus estados financieros en forma de GAAP de Estados Unidos.

El endeudamiento no es la única razón por la que una empresa puede necesitar presentar estados financieros basados en un conjunto diferente de principios contables. A partir de 2017, GE tenía más de 130 subsidiarias, y estos negocios estaban ubicados en 130 países. Una subsidiaria es un negocio sobre el cual la empresa matriz tiene el control de toma de decisiones, generalmente indicado por una participación de propiedad superior al 50 por ciento. Muchas de estas subsidiarias de GE establecieron sus sistemas de información contable basados en los principios contables aceptados en los países en los que se encontraban, según se requería para cumplir con las regulaciones locales como para impuestos locales. Así, GE debe convertir la información financiera obtenida del sistema de información contable de la filial, a menudo basada en NIIF, a US GAAP con el fin de consolidar las transacciones y operaciones de todas las filiales con las de la sociedad matriz para crear un conjunto de estados financieros.

Básicamente, nos hemos convertido en un mundo de dos GAAP, las NIIF y los GAAP estadounidenses, y muchas empresas encontrarán necesario contar con sistemas de información contable que puedan manejar ambos conjuntos de reglas debido a la naturaleza global de los negocios y la naturaleza global de recaudar dinero a través de préstamos y emisión de acciones. Esto puede parecer una locura, tener dos sistemas, pero hace poco más de diez años había más de setenta PCGA diferentes. Hoy en día, dado que muchos países utilizan las NIIF, la calidad y consistencia de los informes financieros han mejorado. Como resultado, el costo asociado con tener sistemas de información contable que puedan combinar muchos conjuntos diferentes de reglas contables ha disminuido.

Notas al pie

• 1 Fraser Sherman. “La Historia de la Contabilidad Computarizada”. Tendencia de Carrera. 14 de enero de 2019. https://careertrend.com/about-632821...ccounting.html
• 2 Estadísticas de Declaraciones del Impuesto sobre la Renta. eFile. Mayo 2018. https://www.efile.com/efile-tax-retu...it-statistics/
• 3 Estadísticas de Declaraciones del Impuesto sobre la Renta. eFile. Mayo 2018. https://www.efile.com/efile-tax-retu...it-statistics/
• 4 Existe una exención por dificultades para las empresas que no pueden presentar sus documentos electrónicamente. Consulte la Comisión de Bolsa y Valores de Estados Unidos. Información importante sobre EDGAR. 16 de febrero de 2010. https://www.sec.gov/edgar/aboutedgar.htm
• 5 Asociación de Ventas Profesionales. “APS Código de Conducta de Ventas.” n.d. www.asociaciónofprofessiona... -código-conducto/