7.3: Analizar y Registrar Transacciones Mediante Revistas Especiales
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La principal diferencia entre los diarios especiales que utilizan el método de inventario perpetuo y el método de inventario periódico es que el diario de ventas en el método perpetuo, como ha visto en los ejemplos anteriores del capítulo, tendrá una columna para registrar un débito a Costo de Bienes Vendidos y un crédito a Inventario. En el diario de compras, el uso del método perpetuo requerirá que debitemos Inventario en lugar de Compras. Otra diferencia es que el método perpetuo incluirá los gastos de flete en la cuenta de Inventario, mientras que el método periódico tendrá una cuenta especial de Freight-in que se agregará cuando se compute el Costo de los Bienes Vendidos. Para un repaso de cuentas perpetuas versus periódicas y relacionadas, como el flete, por favor refiérase a Transacciones de Merchandising.
PENSARLO A TRAVÉS
¿Qué diario?
Si recibió un cheque del señor Jones por $500 por el trabajo que realizó la semana pasada, ¿qué diario usaría para registrar la recepción de la cantidad que le adeudaron? ¿Qué se grabaría?
La revista de ventas
El diario de ventas se utiliza para registrar las ventas a cuenta (es decir, ventas a crédito o venta a crédito). Vender a crédito siempre requiere un débito a Cuentas por Cobrar y un crédito a Ventas. Debido a que cada transacción de venta de crédito se registra de la misma manera, registrar todas esas transacciones en un solo lugar simplifica el proceso contable. La Figura 7.15 muestra un ejemplo de una revista de ventas. Tenga en cuenta que hay una sola columna tanto para el débito a Cuentas por Cobrar como para el crédito a Ventas, aunque necesitamos contabilizar tanto en Cuentas por Cobrar como en Ventas al final de cada mes. También hay una sola columna para el adeudo a Costo de Bienes Vendidos y el crédito al Inventario de Mercancías, aunque nuevamente, necesitamos contabilizar a ambos. Además, para las empresas que utilizan el método de inventario perpetuo, existe otra columna que representa un adeudo a Costo de Bienes Vendidos y un crédito al Inventario de Mercancías, ya que se realizan dos entradas para registrar una venta a cuenta bajo el método de inventario perpetuo.
La información en el diario de ventas se tomó de una copia de la factura de venta, que es el documento fuente que representa la venta. Se ingresa el número de factura de venta para que el contable pueda buscar la factura de venta y asistir al cliente. Un beneficio de usar revistas especiales es que una persona puede trabajar con esta revista mientras que otra persona trabaja con una revista especial diferente.
Al final del mes, el contable, o programa de computadora, totalizaría la columna A/R Dr y Sales Cr y contabilizaría el monto en la cuenta de control de Cuentas por Cobrar en el libro mayor y la cuenta de Ventas en el libro mayor. La cuenta de control de Cuentas por Cobrar en el libro mayor es el total de todos los montos que los clientes deben a la compañía. También al final del mes, el adeudo total en la columna de costo de bienes vendidos y el crédito total a la columna de inventario de mercancías se contabilizarían en sus respectivas cuentas de contabilidad general.
La compañía podría haber hecho estas entradas en el diario general en lugar del diario especial, pero si lo hubiera hecho, esto probablemente habría provocado que las transacciones de ventas se separaran entre sí y se extendieran por todo el diario, lo que dificultaría su búsqueda y seguimiento de ellas. Cuando se utiliza un diario de ventas, si la compañía es aquella en la que se recauda el impuesto sobre las ventas del cliente, entonces la entrada del diario sería un débito a Cuentas por Cobrar y un crédito al Impuesto a las Ventas y a las Ventas por Pagar, y esto requeriría una columna adicional en el diario de ventas para registrar el impuesto sobre las ventas. Por ejemplo, una venta de $100 con $10 de impuestos adicionales sobre las ventas cobrados se registraría como un débito a Cuentas por Cobrar por $110, un crédito a Ventas por $100 y un crédito al Impuesto a las Ventas por pagar por $10.
El uso de un código de referencia en cualquiera de las revistas especiales es muy importante. Recuerde, después de que una venta se registra en el diario de ventas, se registra en el libro auxiliar de cuentas por cobrar, y el uso de un código de referencia ayuda a vincular las transacciones entre los diarios y los libros mayores. Recordemos que el libro auxiliar de cuentas por cobrar es un registro de la cuenta de cada cliente. Parecía la Figura 7.16 para Baker Co.
Usando la información de referencia, si alguien tuviera alguna duda sobre esta entrada, iría al diario de ventas, página 26, transacciones #45321 y #45324. Esto ayuda a crear una pista de auditoría, o una forma de regresar y encontrar los documentos originales que respalden una transacción.
TU TURNO
¿Qué diario usas?
Haga coincidir cada una de las transacciones de la columna derecha con el diario apropiado de la columna izquierda.
| A. Diario de compras | i. Ventas a cuenta |
| B. Diario de recibos de efectivo | ii. Ajustar entradas |
| C. Diario de desembolsos en efectivo | iii. Recibir efectivo de un cliente de cargo |
| D. Diario de ventas | iv. Compra de inventario a crédito |
| E. Revista general | v. Pagar la factura eléctrica |
Solución
A. iv; B. iii; C. v; D. i; E. ii.
Ejemplo Integral
Volvamos a la revista de ventas, que se muestra en la Figura 7.17 que incluye información sobre Baker Co. así como otras empresas con las que la compañía hace negocios.
Al cierre del mes, el total de Ventas a crédito fueron de $2,775. Las transacciones se publicarían en orden cronológico en el diario de ventas. Como puede ver, la primera transacción se registra en Baker Co., la segunda a Alpha Co., luego Tau Inc., y luego otra a Baker Co. En la fecha en que cada transacción se registra en el diario de ventas, la información apropiada se registraría en el libro mayor subsidiario para cada uno de los clientes. A modo de ejemplo, el 3 de enero, los montos relacionados con las facturas 45321 y 45322 se contabilizan en las cuentas de Baker y Alpha, respectivamente, en el libro mayor subsidiario correspondiente. Al cierre del mes, el total de $2,775 se contabilizaría en la cuenta de control de Cuentas por Cobrar en el libro mayor. La cuenta de Baker Co. en el libro de contabilidad subsidiaria mostraría que deben $1,450; Alpha Co. debe 625 dólares; y Tau Inc. debe $700 (Figura 7.18).
Al final del mes, registraríamos los totales del diario de ventas en el libro mayor (Figura 7.19).
En total, las tres cuentas individuales le deben a la empresa $2,775, que es el monto que se muestra en la cuenta de control de Cuentas por Cobrar. Se llama total de control porque ayuda a mantener registros precisos, y el total en las cuentas por cobrar debe ser igual al saldo en Cuentas por Cobrar en el libro mayor general. Si el monto de todas las cuentas por cobrar individuales no sumaron al total en la cuenta de contabilidad general/control de Cuentas por Cobrar, indicaría que cometimos un error. La figura 7.20 muestra cómo se contabilizan las cuentas y los montos.
El diario de recibos de efectivo
Cuando el cliente paga la cantidad adeudada, (generalmente usando un cheque), los contables utilizan otro atajo para registrar su recibo. Utilizan un segundo diario especial, el diario de recibos de efectivo. El diario de recibos de efectivo se utiliza para registrar todos los recibos de efectivo (registrados por un débito a Cash). En el ejemplo anterior, si Baker Co. pagara los $1,450 adeudados, habría un adeudo a Cash por $1,450 y un crédito a Cuentas por Cobrar. Se haría una anotación en la columna de referencia para indicar que el pago había sido registrado en el libro auxiliar de cuentas por cobrar de Baker Co. Después del pago de Baker Co., el diario de recibos de efectivo aparecería como en la Figura 7.21.
Y el libro auxiliar de cuentas por cobrar para Baker Co. también mostraría que el pago había sido publicado (Figura 7.22).
En el diario de recibos de efectivo, el crédito puede ser a Cuentas por Cobrar cuando un cliente paga en una cuenta, o Ventas, en el caso de una venta en efectivo, o a alguna otra cuenta cuando se recibe efectivo por otros motivos. Por ejemplo, si pagamos de más nuestra factura de electricidad, podríamos obtener un cheque de reembolso por correo. Usaríamos el diario de recibos de efectivo porque estamos recibiendo efectivo, pero el crédito sería a nuestra cuenta de gastos de servicios públicos. Si nos fijamos en el ejemplo de la Figura 7.23, verá que no hay columna para Gastos de Servicios Públicos, entonces, ¿cómo se registraría? Usaríamos algún título genérico de columna como “otro” para representar esas transacciones en efectivo en el libro mayor subsidiario, aunque las cuentas específicas se identificarían realmente por número de cuenta en el diario especial. Buscaríamos el número de cuenta para gastos de servicios públicos y acreditaríamos la cuenta por el monto del cheque. Si recibimos un reembolso de la compañía eléctrica el 10 de junio por la cantidad de $100, encontraríamos el número de cuenta para gastos de servicios públicos (digamos que es 615) y lo registraríamos.
Al final del mes, sumamos la columna Efectivo en el diario de recibos de efectivo y debitamos la cuenta de Efectivo en el libro mayor para el total. En este caso hubo dos entradas en el diario de recibos de efectivo, el efectivo recibido de Baker y el cheque de reembolso por un sobrepago en servicios públicos por un total de efectivo recibido y registrado en el diario de recibos de efectivo de $1,550, como se muestra en la Figura 7.24.
Todas las cuentas utilizadas en la columna Otras Cuentas deben ingresarse por separado en el libro mayor a la cuenta correspondiente. La Figura 7.25 muestra cómo se registraría el reembolso en la cuenta de gastos de servicios públicos en el libro mayor.
Diario de Desembolsos en Efectivo
Muchas transacciones involucran efectivo. Ingresamos todo el efectivo recibido en el diario de recibos de efectivo, e ingresamos todos los pagos en efectivo en el diario de desembolsos en efectivo, a veces también conocido como diario de pagos en efectivo. Un buen control interno dicta que la mejor regla es que todo el efectivo recibido por una empresa debe ser depositado, y todo el efectivo pagado por el dinero adeudado por el negocio debe hacerse mediante cheque. El dinero pagado se registra en el diario de desembolsos en efectivo, el cual generalmente se mantiene en orden numérico por número de cheque e incluye todos los cheques registrados en la caja registradora. Si pagáramos la factura telefónica de este mes de $135 con el cheque #4011, la ingresaríamos como se muestra en la Figura 7.26 en el diario de desembolsos en efectivo.
El total de todos los desembolsos de efectivo del mes se registraría en la cuenta de caja del libro mayor (Figura 7.27) de la siguiente manera. Tenga en cuenta que la información tanto para el diario de recibos de efectivo como para el diario de desembolsos de efectivo se registra en la cuenta de caja del libro mayor general.
La revista de compras
Muchas empresas ingresan solo compras de inventario a cuenta en el diario de compras. Algunas empresas también lo utilizan para registrar compras de otros suministros a cuenta. No obstante, en este capítulo utilizamos el diario de compras para compras de inventario a cuenta, únicamente. Siempre tendrá un débito a Inventario de Mercancías si estás utilizando el método de inventario perpetuo y un crédito a Cuentas por Pagar, o un débito a Compras y un crédito a Cuentas por Pagar si usas el método de inventario periódico. Es similar al diario de ventas porque tiene un libro mayor subsidiario correspondiente, el libro auxiliar de cuentas por pagar. Dado que el diario de compras es solo para compras de inventario a cuenta, significa que la compañía debe dinero. Para realizar un seguimiento de a quién le debe dinero la compañía y cuándo vence el pago, las entradas se registran diariamente en el libro de contabilidad subsidiaria de cuentas por pagar. Las cuentas por pagar en la contabilidad general se convierten en una cuenta de control al igual que las cuentas por cobrar. Si pedimos inventario a Jones Mfg. (número de cuenta 789) usando la orden de compra #123 y recibió la factura por $250, esto se registraría en el diario de compras como se muestra en la Figura 7.28.
La referencia de contabilización sería indicar que habíamos ingresado el monto en el libro auxiliar de cuentas por pagar (Figura 7.29).
El total de todos los libros de contabilidad subsidiarias de cuentas por pagar se contabilizaría al final del mes en la cuenta de control de cuentas por pagar del libro mayor. La suma de todos los libros de contabilidad subsidiarios debe ser igual al monto reportado en el libro mayor.
Diario General
¿Por qué usar una revista general si tenemos todas las revistas especiales? La razón es que algunas transacciones no caben en ningún diario especial. Además de las cuatro revistas especiales presentadas anteriormente (ventas, recibos de efectivo, desembolsos en efectivo y compras), algunas empresas también utilizan un diario especial para devoluciones y asignaciones de ventas y otro diario especial para devoluciones de compra y asignaciones si tienen muchas devoluciones de ventas y transacciones de devoluciones de compra. Sin embargo, la mayoría de las empresas ingresan esas transacciones en el diario general, junto con otras transacciones que no se ajustan a la descripción de los tipos específicos de transacciones contenidas en los cuatro diarios especiales. El diario general también es necesario para ajustar entradas (como reconocer depreciación, renta prepagada y suministros que hemos consumido) y entradas de cierre.
TU TURNO
Uso de los diarios de ventas y recibos de efectivo
Usted es dueño y opera un negocio que vende bienes a otros negocios. Usted permite que los clientes establecidos compren bienes de usted a cuenta, es decir, les permite cobrar compras y ofrecer términos de 2/10, n/30. Registre las siguientes transacciones en el diario de ventas y el diario de recibos de efectivo:
| 3 de enero | Ventas a crédito a VJ Armitraj, Ltd., monto de $7,200, Factura # 317745 |
| 9 de enero | Ventas a crédito a M. Baghdatis Inc., monto de $5,200, Factura # 317746 |
| 16 de enero | Recibe $7,200 de VJ Armitraj, Ltd. (no recibió durante el periodo de descuento) |
| 17 de enero | Ventas a crédito a A. Ashe Inc., monto de $3,780, Factura #317747 |
| 18 de enero | Reciba el monto total adeudado de M. Baghdatis Inc. dentro del periodo de descuento |
Solución
Asegurar que el total de todas las cuentas por cobrar individuales sea igual al total de cuentas por cobrar, o:
0 + $3,780 + 0 = $3,780.