8.1: Analizar fraude en el ámbito de trabajo contable

En este capítulo, uno de los principales temas examinados es el concepto de fraude. El fraude puede definirse de muchas maneras, pero para los efectos de este curso lo definimos como el acto de engañar intencionalmente a una persona u organización o tergiversar una relación con el fin de asegurar algún tipo de beneficio, ya sea financiero o no financiero. Inicialmente lo discutimos en un sentido más amplio y luego nos concentramos en el tema del fraude en lo que respecta al entorno y la profesión contables.

El fraude en el lugar de trabajo generalmente se detecta por propinas anónimas o por accidente, por lo que muchas empresas utilizan el triángulo de fraude para ayudar en el análisis del fraude laboral. Donald Cressey, un criminólogo y sociólogo estadounidense, desarrolló el triángulo del fraude para ayudar a explicar por qué los ciudadanos respetuosos de la ley a veces cometen delitos graves relacionados con el lugar de trabajo. Determinó que las personas que malversaban dinero de los bancos eran típicamente ciudadanos respetuosos de la ley y que entraban en un “ problema financiero no compartible”. Un problema financiero no compartible es cuando un individuo de confianza tiene un problema financiero que siente que no se puede compartir. No obstante, se considera que el problema puede aliviarse violando subrepticiamente la posición de confianza a través de algún tipo de respuesta ilegal, como la malversación de fondos u otras formas de apropiación indebida. El culpable suele ser capaz de racionalizar la acción ilegal. A pesar de que cometieron delitos financieros graves, para muchos de ellos, fue su primer delito.

El triángulo del fraude consta de tres elementos: incentivo, oportunidad y racionalización (Figura 8.2). Cuando un empleado comete fraude, los elementos del triángulo de fraude brindan asistencia para comprender los métodos y fundamentos del empleado. Cada uno de los elementos necesita estar presente para que ocurra un fraude en el lugar de trabajo.

Figura 8.2 Triángulo de fraude. Los tres componentes identificados en el triángulo del fraude son la percepción de oportunidad, incentivo y racionalización. (atribución: Copyright Rice University, OpenStax, bajo licencia CC BY-NC-SA 4.0)

La oportunidad percibida es cuando un posible estafador piensa que los controles internos son débiles o ve una manera de anularlos. Esta es la área en la que un contador tiene mayor capacidad para mitigar el fraude, ya que el contador puede revisar y probar controles internos para localizar debilidades. Después de identificar un control interno débil, eludido o inexistente, la gerencia, junto con el contador, puede implementar controles internos más fuertes.

La racionalización es una forma para que el posible estafador internalice el concepto de que las acciones fraudulentas son aceptables. Un estafador típico encuentra formas de justificar personalmente su comportamiento ilegal y poco ético. Usar la racionalización como herramienta para localizar o combatir el fraude es difícil, porque los signos externos pueden ser difíciles de reconocer.

El incentivo (o presión) es otro elemento necesario para que una persona cometa fraude. Los diferentes tipos de presión se encuentran típicamente en (1) los vicios, como el juego o el consumo de drogas; (2) las presiones financieras, como la codicia o vivir más allá de sus posibilidades; (3) la presión laboral, como ser infeliz con un trabajo; y (4) otras presiones, como el deseo de parecer exitoso. La presión puede ser más reconocible que la racionalización, por ejemplo, cuando los compañeros de trabajo parecen estar viviendo más allá de sus posibilidades o se quejan de que quieren vengarse con su empleador debido a los bajos salarios u otros desprecios percibidos.

Por lo general, los tres elementos del triángulo deben estar establecidos para que un empleado cometa fraude, pero las empresas generalmente se enfocan en el aspecto de oportunidad de mitigar el fraude porque, pueden desarrollar controles internos para administrar el riesgo. La racionalización y la presión para cometer fraude son más difíciles de entender e identificar. Muchas organizaciones pueden reconocer que un empleado puede estar bajo presión, pero muchas veces se pierden los signos de presión.

Prácticamente todos los tipos de negocios pueden ser víctimas de comportamientos fraudulentos. Por ejemplo, ha habido estafas que involucran silos de granos en Texas inflando su inventario, la venta de aceites mixtos etiquetados como aceite de oliva en todo el mundo y las decenas de miles de millones de dólares que Bernie Madoff estafó a inversionistas y organizaciones sin fines de lucro.

Para demostrar cómo puede ocurrir un fraude, examinemos un caso de muestra con un poco más de detalle. En 2015, un empleado a largo plazo de la Cooperativa Federal de Ahorro y Crédito SCICAP en Iowa fue condenado por robar más de 2.7 millones de dólares en efectivo durante un periodo de 37 años. El empleado mantenía dos conjuntos de registros financieros: uno que proporcionaba a los clientes la información correcta de cuánto dinero tenían depositado dentro de su cuenta, y un segundo juego de libros que, a través de un complejo conjunto de transacciones, sacaban dinero de las cuentas de los clientes y entraban en el cuenta de empleado así como la de los miembros de su familia. Para garantizar que ningún otro empleado dentro de la pequeña cooperativa de ahorro y crédito tuviera acceso al juego duplicado de libros, la empleada nunca se tomó vacaciones durante el periodo de 37 años, y ella era la única empleada con acceso protegido por contraseña al sistema donde se almacenaban los registros electrónicos.

Hubo, por lo menos, dos violaciones obvias a principios sólidos de control interno en este caso. El primero fue la falta de requerir que más de una persona tuviera acceso a los registros, los cuales el empleado pudo mantener al no tomarse unas vacaciones. Permitir que el empleado no compartiera el acceso protegido por contraseña fue una segunda violación. Si más de un empleado tuviera acceso al sistema, el empleado delincuente probablemente habría sido atrapado mucho antes. ¿Qué otras fallas potenciales en el sistema de control interno podrían haber estado presentes? ¿Cómo muestra este ejemplo de fraude los tres componentes del triángulo del fraude?

Desafortunadamente, este es uno de los muchos ejemplos que ocurren a diario. En casi cualquier ciudad casi cualquier día, hay artículos en los periódicos locales sobre un robo a una empresa por parte de sus empleados. Aunque estos robos pueden involucrar activos como inventario, la mayoría de las veces, el robo de empleados implica efectivo al que el empleado tiene acceso como parte de su trabajo diario.

ENLACE AL APRENDIZAJE

Las pequeñas empresas tienen pocos empleados, pero a menudo tienen ciertos empleados en los que se confía con responsabilidades que pueden no tener sistemas completos de control interno. Esta situación hace que las pequeñas empresas sean especialmente vulnerables al fraude. El artículo “Small Business Fraud and the Trusted Employee” de la Association of Certified Fraud Examiners describe cómo un empleado de confianza puede llegar a cometer fraude y cómo una pequeña empresa puede evitar que suceda.

Los contadores, y otros miembros del equipo directivo, están en una buena posición para controlar el lado de oportunidad percibida del triángulo del fraude a través de buenos controles internos, que son políticas y procedimientos utilizados por la administración y los contadores de una empresa para proteger activos y mantener operaciones eficientes dentro de una empresa con la intención de minimizar el fraude. Un auditor interno es un empleado de una organización cuyo trabajo es proporcionar una evaluación independiente y objetiva de las actividades contables y operativas de la empresa. Por lo general, la gerencia revisa las recomendaciones e implementa controles internos más fuertes.

Otro papel importante es el de un auditor externo, que generalmente trabaja para una firma externa de contador público certificado (CPA) o su propia práctica privada y realiza auditorías y otras tareas, como revisiones. Es importante destacar que el auditor externo no es empleado del cliente. El auditor externo prepara informes y luego emite opiniones sobre si los estados financieros reflejan con precisión o no las condiciones financieras de la empresa, sujeto a principios contables generalmente aceptados (GAAP). Los auditores externos pueden mantener su propia práctica, o pueden ser empleados por firmas nacionales o regionales.

CONSIDERACIONES ÉTICAS

Auditores Internos y su Código Ético

Los auditores internos son empleados de una organización que evalúan los controles internos y otras métricas operativas, y luego informan éticamente sus hallazgos a la gerencia. Un auditor interno puede ser un Auditor Interno Certificado (CIA), acreditación otorgada por el Instituto de Auditores Internos (IIA). El IIA define la auditoría interna como “una actividad independiente, objetiva de aseguramiento y consultoría diseñada para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización. Ayuda a una organización a lograr sus objetivos al aportar un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de gestión, control y gobernanza de riesgos”. ²

Los auditores internos tienen su propio código de ética organizacional. De acuerdo con el IIA, “el propósito del Código de Ética del Instituto es promover una cultura ética en la profesión de auditoría interna”. ³ La dirección de la empresa se basa en un enfoque disciplinado y veraz para la presentación de informes. Se espera que el auditor interno mantenga la confidencialidad de cualquier información recibida, al tiempo que informa los resultados de manera objetiva. La dirección confía en auditores internos para realizar su trabajo de manera competente y con integridad, para que la empresa pueda tomar las mejores decisiones en el futuro.

Uno de los problemas que enfrenta cualquier organización es que los sistemas de control interno pueden ser anulados y pueden ser ineficaces si no son seguidos por la dirección o los empleados. El uso de controles internos tanto en contabilidad como en operaciones puede reducir el riesgo de fraude. En el lamentable caso de que una organización sea víctima de fraude, los controles internos deben proporcionar herramientas que puedan ser utilizadas para identificar quién es el responsable del fraude y aportar pruebas que puedan ser utilizadas para perseguir al individuo responsable del fraude. En este capítulo se analizan los controles internos en el contexto de la contabilidad y el control de efectivo en un entorno comercial típico. Estos ejemplos son aplicables a las otras formas en que una organización puede proteger sus activos y protegerse contra el fraude.

Notas al pie

• 2 El Instituto de Auditores Internos (IIA). “Código de Ética.” n.d. https://na.theiia.org/standards-guid...of-Ethics.aspx
• 3 El Instituto de Auditores Internos (IIA). “Código de Ética.” n.d. https://na.theiia.org/standards-guid...of-Ethics.aspx