8.3: Describir los controles internos dentro de una organización

El uso de controles internos difiere significativamente entre organizaciones de diferentes tamaños. En el caso de las pequeñas empresas, la implementación de controles internos puede ser un desafío, debido a limitaciones de costos, o porque un pequeño personal puede significar que un gerente o propietario tendrá control total sobre la organización y sus operaciones. Un propietario a cargo de todas las funciones tiene el conocimiento suficiente para vigilar de cerca todos los aspectos de la organización y puede rastrear todos los activos de manera adecuada. En las organizaciones más pequeñas en las que se delegan responsabilidades, es necesario desarrollar procedimientos para garantizar que los activos sean rastreados y utilizados adecuadamente.

Cuando un propietario no puede tener total supervisión y control sobre una organización, es necesario desarrollar sistemas de control interno. Cuando se dispone de un sistema de control interno adecuado, éste está interrelacionado con todos los aspectos de las operaciones de la entidad. Un sistema de control interno adecuado vincula los departamentos de contabilidad, finanzas, operaciones, recursos humanos, mercadotecnia y ventas dentro de una organización. Es importante que el equipo directivo, así como los empleados, reconozcan la importancia de los controles internos y su papel en la prevención de pérdidas, monitoreo del desempeño y planeación para el futuro.

Elementos de Control Interno

Un fuerte sistema de control interno se basa en los mismos elementos consistentes:

• establecimiento de responsabilidades claras
• documentación adecuada
• seguro adecuado
• separación de bienes de custodia
• separación de deberes
• uso de la tecnología

Establecimiento de Responsabilidades Claras

Un sistema de control interno correctamente diseñado dicta claramente la responsabilidad de ciertos roles dentro de una organización. Cuando hay una clara declaración de responsabilidad, los temas que se descubren pueden ser fácilmente rastreados y la responsabilidad se coloca donde pertenece.

Como ejemplo, imagina que eres el gerente del Galaxy's Best Yogurt. En cualquier turno, tienes tres empleados trabajando en la tienda. Un empleado es designado como supervisor de turno que supervisa las operaciones de los otros dos empleados en el turno y asegura que la tienda se presente y funcione correctamente. De los otros dos empleados, uno puede ser el único responsable de la gestión de la caja registradora, mientras que los otros atienden a los clientes. Cuando solo un empleado tiene acceso a una caja registradora individual, si hay un exceso o escasez de efectivo, se puede rastrear hasta el empleado que está a cargo de la caja registradora.

Documentación Adecuada

Un sistema de control interno efectivo mantiene la documentación adecuada, incluyendo copias de seguridad, para rastrear todas las transacciones. La documentación puede ser copias en papel, o documentos que se generan y almacenan por computadora, en unidades flash o en la nube, por ejemplo. Ante la posibilidad de algún tipo de desastres naturales (tornado o inundación) o provocados por el hombre (incendio provocado), incluso los negocios más básicos deberían crear copias de respaldo de la documentación que se almacenan fuera del sitio.

Además, cualquier documentación generada por las operaciones diarias debe ser manejada de acuerdo con controles internos. Por ejemplo, cuando el Galaxy's Best Yogurt cierra todos los días, un empleado debe cerrar y conciliar la caja registradora utilizando formularios prenumerados en pluma para asegurarse de que ningún otro empleado que pueda tener acceso al efectivo pueda alterar o cambiar ningún tipo de formularios. En caso de error, el empleado responsable de realizar el cambio deberá iniciar cualquier cambio en el formulario. Si hay pedidos especiales de pasteles u otros productos, los formularios de pedido deben ser prenumerados. El uso de documentos prenumerados proporciona la garantía de que todas las ventas se registran. Si no se prenumera un formulario, se puede preparar un pedido, y el empleado puede entonces tomar el dinero sin llamar el pedido a la caja registradora, sin dejar constancia de la venta.

Seguros Adecuados

El seguro puede ser un costo significativo para una organización (especialmente la cobertura de responsabilidad civil), pero es necesario. Con un seguro adecuado sobre un activo, si se pierde o se destruye, una parte externa recuperará a la compañía por la pérdida. Si se pierden activos por fraude o robo, una compañía de seguros investigará la pérdida y presentará cargos penales contra cualquier empleado que se encuentre involucrado. Muy a menudo, el patrón dudará en perseguir cargos penales contra un empleado debido al riesgo de demanda o mala publicidad. Por ejemplo, un empleado podría suponer que la terminación estaba relacionada con la edad y va a demandar a la empresa. También, puede haber una situación en la que la empresa experimentó una pérdida, como robo, y no quiere que el público en general sepa que existen deficiencias potenciales en su sistema de seguridad.

Si la compañía aseguradora presenta cargos en nombre de la compañía, esto protege a la organización y también actúa como disuasorio si los empleados saben que la compañía aseguradora siempre procesará el robo. Por ejemplo, supongamos que el gerente del Galaxy's Best Yogurt se robó 10.000 dólares en efectivo en un periodo de dos años. Lo más probable es que el dueño de la tienda de yogurt presente un reclamo de seguro para recuperar los 10 mil dólares que le robaron. Con un seguro adecuado, la aseguradora reembolsará el dinero a la tienda de yogurt pero luego tiene derecho a presentar cargos y recuperar sus pérdidas del empleado que fue sorprendido robando. El dueño de la tienda no tendrá control sobre los esfuerzos de la compañía de seguros para recuperar los 10 mil dólares y probablemente se verá obligado a despedir al empleado para mantener la póliza de seguro.

Separación de Activos de Custodia

La separación de los activos de la custodia asegura que la persona que controla un activo no pueda llevar también los registros contables. Esta acción impide que un empleado tome ingresos del negocio e ingrese una transacción en los registros contables para encubrirlo . Por ejemplo, una persona dentro de una organización puede abrir un sobre que contenga un cheque, pero otra persona ingresaría el cheque en el sistema contable de la organización. En el caso del Galaxy's Best Yogurt, un empleado puede contar el dinero en el cajón de la caja registradora al final de la noche y conciliarlo con las ventas, pero un empleado diferente contaría el dinero, prepararía el depósito bancario y aseguraría que el depósito se hiciera en el banco.

Separación de Deberes

Un sistema de control interno correctamente diseñado asegura que al menos dos (si no más) personas están involucradas en la mayoría de las transacciones. El propósito de separar los deberes es asegurar que exista un cheque y saldo en su lugar. Un control interno común es que un empleado haga un pedido de inventario y un empleado diferente reciba el pedido a medida que se entrega. Por ejemplo, supongamos que un empleado del Galaxy's Best Yogurt realiza un pedido de inventario. Además del inventario necesario, el empleado ordena una caja extra de piecrusts. Si ese empleado también recibe el pedido, él o ella puede llevarse los piecrusts a casa, y la tienda seguirá pagando por ellos. La firma de cheques es otro aspecto importante de la separación de funciones. Por lo general, la persona que escribe un cheque no debe firmar también el cheque. Adicionalmente, la persona que realiza pedidos de suministros no debe escribir cheques para pagar las facturas de estos suministros.

Uso de la Tecnología

La tecnología ha hecho que el proceso de control interno sea más simple y más accesible a todos los negocios. Hay dos razones por las que el uso de la tecnología se ha vuelto más frecuente. El primero es el desarrollo de equipos más fáciles de usar, y el segundo es la reducción en los costos de los recursos de seguridad. En el pasado, si una empresa quería un sistema de seguridad, a menudo tenía que acudir a una firma de seguridad externa, y los costos de proporcionar y monitorear el sistema eran prohibitivos para muchas pequeñas empresas. Actualmente, los sistemas de seguridad se han vuelto relativamente económicos, y no solo muchos pequeños negocios los tienen ahora, ahora son comúnmente utilizados por los propietarios de viviendas residenciales.

En cuanto a la aplicación de los recursos de seguridad, algunos negocios utilizan cámaras de vigilancia enfocadas a áreas clave de la organización, como la caja registradora y áreas donde se realiza la mayoría del trabajo. La tecnología también permite a las empresas usar protección con contraseña en sus datos o sistemas para que los empleados no puedan acceder a los sistemas y cambiar los datos sin autorización. Las empresas también pueden rastrear todas las actividades de los empleados dentro de un sistema de tecnología de información

Incluso si una empresa utiliza todos los elementos de un fuerte sistema de control interno, el sistema es tan bueno como la supervisión. A medida que cambian las responsabilidades, la dotación de personal e incluso la tecnología, los sistemas de control interno deben revisarse y perfeccionarse constantemente. Las revisiones de control interno no suelen ser realizadas por la administración interna sino por auditores internos que proporcionan una perspectiva imparcial de dónde funcionan los controles y dónde pueden mejorarse.

Propósitos de los controles internos dentro de una entidad gubernamental

Los controles internos se aplican no sólo a las corporaciones públicas y privadas sino también a las entidades gubernamentales. A menudo, un gobierno controla uno de los activos más importantes de los tiempos modernos: los datos. La información financiera desprotegida, incluyendo datos fiscales, seguridad social e identificaciones gubernamentales, podría conducir al robo de identidad e incluso podría proporcionar a las naciones deshonestas acceso a datos que podrían comprometer la seguridad de nuestro país. Las entidades gubernamentales requieren que sus contratistas tengan controles internos adecuados y mantengan códigos éticos adecuados.

CONSIDERACIONES ÉTICAS

Ética en contratistas gubernamentales

Las entidades gubernamentales no son las únicas organizaciones requeridas para implementar los controles internos adecuados y códigos de ética. Como parte de la relación comercial entre diferentes organizaciones, las agencias gubernamentales también requieren que los contratistas y sus subcontratistas implementen controles internos para garantizar el cumplimiento de una conducta ética adecuada. El Consejo Federal de Regulación de Adquisiciones (FAR) describe las regulaciones bajo FAR 3.10, ⁷ que requieren que los contratistas gubernamentales y sus subcontratistas implementen un “Código de Ética y Conducta Empresarial para Contratistas” escrito, y los controles internos adecuados para asegurar que se siga el código de ética. También se requiere un programa de capacitación de empleados, publicación de carteles de la línea directa de inspector general de agencias y un sistema de control interno para promover el cumplimiento del código ético establecido. Los contratistas deben revelar violaciones a la ley penal federal que impliquen fraude, conflictos de intereses, soborno o violaciones de propinas; violaciones a la Ley de Reclamaciones Falsas civiles; y sobrepagos significativos de un contrato que no resulten de pagos de financiamiento del contrato. ⁸ Dichos controles internos ayudan a garantizar que una organización y sus relaciones comerciales sean administradas adecuadamente.

Para reconocer la importante necesidad de controles internos dentro del gobierno, y para asegurar y hacer cumplir el cumplimiento, la Oficina de Rendición de Cuentas Gubernamentales de Estados Unidos (GAO) tiene sus propios estándares para el control interno dentro del gobierno federal. Todos los organismos gubernamentales están sujetos a gobernanza bajo estos estándares, y uno de los objetivos de la GAO es proporcionar auditorías a las agencias para garantizar que los controles adecuados estén en su lugar y dentro de su cumplimiento. Las normas de control interno dentro del gobierno federal se encuentran dentro de una publicación denominada “Libro Verde”, o Normas para el Control Interno en el Gobierno Federal.

ENLACE AL APRENDIZAJE

Las organizaciones gubernamentales tienen sus propias necesidades de controles internos. Lee el “Libro Verde” de la GAO para conocer más sobre estos procedimientos de control interno.

Propósitos de los controles internos dentro de una organización sin fines de lucro

Las organizaciones sin fines de lucro (PFN) tienen las mismas necesidades de control interno que muchas entidades tradicionales con fines de lucro. Al mismo tiempo, existen retos únicos a los que se enfrentan estas entidades. Con base en los objetivos y cartas de las organizaciones de PFN, en muchos casos, quienes dirigen las organizaciones son voluntarios. Como voluntarios, es posible que los líderes de los PFN no tengan los mismos antecedentes de capacitación y calificaciones que aquellos en una posición similar con fines de lucro. Además, un líder voluntario a menudo divide el tiempo entre la organización y una carrera de tiempo completo. Por estas razones, los controles internos en una PFN a menudo no se implementan adecuadamente, y puede haber un mayor riesgo de caída de control. Un lapso de control ocurre cuando existe una desviación del protocolo de control estándar que conduce a una falla en los procesos o sistemas de control interno y/o prevención de fraude. Un fracaso ocurre en una situación en la que los resultados no alcanzaron metas predeterminadas ni cumplieron con las expectativas.

Las organizaciones sin fines de lucro tienen una categoría extra de finanzas que necesitan protección, además de sus activos. Necesitan asegurarse de que las donaciones entrantes se utilicen según lo previsto. Por ejemplo, muchos colegios y universidades se clasifican como organizaciones de PFN, y las donaciones son una importante fuente de ingresos. Sin embargo, las donaciones a menudo se dirigen a una fuente específica. Por ejemplo, supongamos que un alumno de Alpha University quiere hacer una donación de $1,000,000 a la escuela de negocios para becas de estudiantes de pregrado. Los controles internos rastrearían esa donación para asegurar que pagara becas para estudiantes de pregrado en la escuela de negocios y no fuera utilizada para ningún otro propósito en la escuela, a fin de evitar posibles problemas legales.

Identificar y Aplicar Principios de Controles Internos a la Recepción y Desembolso de Efectivo

El efectivo puede ser una parte importante de muchas operaciones comerciales. Imagínese un casino de Las Vegas, o una gran tienda de comestibles, como Publix Super Markets, Wegmans Food Markets o ShopRite; en cualquiera de estos escenarios, millones de dólares en efectivo pueden cambiar de manos en cuestión de minutos, y puede pasar por el manos de miles de empleados. Los controles internos aseguran que todo este efectivo llegue a la cuenta bancaria de la entidad comercial. El primer control es el monitoreo. No solo las cámaras están estratégicamente ubicadas en toda la tienda para evitar robos en tiendas y delitos por parte de los clientes, sino que las cámaras también están ubicadas en todas las áreas donde el efectivo cambia de manos, como en cada caja registradora, o en un casino sobre cada mesa de juego. Estas cámaras son monitoreadas constantemente, a menudo fuera del sitio en una ubicación central por personal que no tiene relación con los empleados que manejan el efectivo, y se graba todo el metraje. Esta estrecha vigilancia hace que sea más difícil que se produzca el mal uso del efectivo.

Además, el acceso al efectivo está estrechamente controlado. Dentro de una tienda de abarrotes, cada empleado tiene su propio cajón de efectivo con una cantidad fija de efectivo. En cualquier momento, cualquier empleado puede conciliar las ventas registradas dentro del sistema con el saldo de caja que debe estar en el cajón. Si el acceso al cajón está restringido a un empleado, ese empleado es responsable cuando falta efectivo. Si un empleado específico está constantemente corto de efectivo, la compañía puede investigar y monitorear de cerca al empleado para determinar si la escasez se debe a robo o si son accidentales, como si resultaron de errores en el cambio de conteo. Dentro de un casino, cada vez que se produce una transacción y cuando hay un cambio de turno para los concesionarios, el efectivo se cuenta en tiempo real. Los empleados del casino dispersos en la sala de juegos monitorean constantemente el juego, además de esas cámaras de monitoreo detrás de escena.

La tecnología juega un papel importante en el mantenimiento de los controles internos, pero otros principios también son importantes. Si un empleado comete un error que involucra efectivo, como cometer un error en una transacción en una caja registradora, el empleado que cometió el error normalmente no puede corregir el error. En la mayoría de los casos, un gerente debe revisar el error y aclararlo antes de que se realicen ajustes. Estos cambios se registran para garantizar que los gerentes no están limpiando errores de empleados específicos en un patrón que podría significar colusión, lo que se considera una cooperación o acuerdo privado principalmente por una causa o propósito engañoso, ilegal o inmoral. También se separan los deberes para contar el efectivo disponible y garantizar que los registros sean precisos. A menudo, al final del turno, un gerente o empleado que no sea la persona responsable del efectivo es responsable de contar el efectivo disponible dentro de la caja registradora. Por ejemplo, en una tienda de abarrotes, es común que un empleado que ha estado revisando a los clientes para un turno luego cuente el dinero en el registro y prepare un documento que proporcione los recuentos para el turno. Este empleado luego envía la bandeja contada a un supervisor, como un cajero jefe, quien luego repite el proceso de conteo y documentación. Los dos conteos deben ser iguales. Si hay alguna discrepancia, ésta debe ser investigada de inmediato. Si la tienda acepta cheques y pagos con tarjeta de crédito/débito, estos métodos de pago también se incorporan al proceso de verificación.

En muchos casos, las ventas también han sido documentadas ya sea por una cinta de papel o por un sistema computarizado. El objetivo final es determinar si las transacciones de efectivo, cheques y tarjetas de crédito/débito equivalen a la cantidad de ventas para el turno. Por ejemplo, si la caja registradora del turno tenía ventas de 800 dólares, entonces la documentación de efectivo y cheques contados, más la documentación de la tarjeta de crédito/débito también debería sumar 800 dólares.

A pesar del mayor uso de tarjetas de crédito por parte de los consumidores, nuestra economía sigue siendo impulsada por el efectivo. Como el efectivo juega un papel muy importante en la sociedad, se deben realizar esfuerzos para controlarlo y asegurar que llegue a las áreas adecuadas dentro de una organización. El costo de desarrollar, mantener y monitorear controles internos es significativo pero importante. Considerando los millones de dólares en efectivo que pueden pasar por las manos de los empleados en un día determinado, el alto costo puede valer la pena para proteger el flujo de efectivo dentro de una organización.

ENLACE AL APRENDIZAJE

Los controles internos son tan importantes para las empresas sin fines de lucro como dentro del sector con fines de lucro. Consulte esta guía para que las empresas sin fines de lucro establezcan y mantengan sistemas de control interno adecuados proporcionados por el Consejo Nacional de Organizaciones sin Fines de Lucro.

PENSARLO A TRAVÉS

Contratación de Proveedores Aprobados

Un control interno que suelen tener las empresas es una lista oficial de “proveedores aprobados” para compras. ¿Por qué es importante tener una lista de proveedores aprobada?

Notas al pie

• 7 Reglamento Federal de Adquisiciones. “Subparte 3.10: Código de Ética y Conducta Empresarial del Contratista”. 22 de enero de 2019. https://www.acquisition.gov/content/...cs-and-conduct
• 8 Asociación Nacional de Gestión de Contratos. https://www.ncmahq.org/