8.4: Definir el propósito y uso de un fondo de caja para gastos menores y preparar entradas en el diario de caja para gastos menores
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Como hemos comentado, uno de los activos más difíciles de controlar dentro de cualquier organización es el efectivo. Una forma de controlar el efectivo es que una organización requiera que todos los pagos se realicen mediante cheque. No obstante, hay situaciones en las que no es práctico utilizar un cheque. Por ejemplo, imagina que el Galaxy's Best Yogurt se queda sin leche una noche. No es posible operar sin leche, y el envío normal no viene del proveedor por otras 48 horas. Para mantener las operaciones, se hace necesario ir a la tienda de abarrotes al otro lado de la calle y comprar tres galones de leche. No es eficiente por tiempo y costo escribir un cheque por esta pequeña compra, por lo que las empresas configuran un fondo de caja pequeña, que es una cantidad predeterminada de efectivo que tiene a mano para ser utilizada para realizar pagos por pequeñas compras diarias. Un fondo de caja para gastos menores es un tipo de cuenta de anticipos, lo que significa que contiene una cantidad fija de efectivo que se reemplaza a medida que se gasta para mantener un saldo establecido.
Para mantener los controles internos, los gerentes pueden usar un recibo de caja pequeña (Figura 8.5), que rastrea el uso del efectivo y requiere una firma del gerente.
Como el efectivo se gasta de un fondo de caja para gastos menores, se sustituye por un recibo de la compra. En todo momento, el saldo en la caja de caja chica debe ser igual al efectivo en la caja más los recibos que muestren las compras.
Por ejemplo, el Galaxy's Best Yogurt mantiene en todo momento una caja de caja pequeña con un saldo declarado de 75 dólares. Al revisar la caja, el saldo se cuenta de la siguiente manera.
Debido a que no siempre hay un gerente con privilegios de firma de cheques disponibles para firmar un cheque por gastos inesperados , una cuenta de caja pequeña permite a los empleados realizar compras pequeñas y necesarias para apoyar la función de un negocio cuando no es práctico pasar por el gasto formal proceso. En todos los casos, el monto de la compra utilizando caja pequeña se consideraría de naturaleza no material. Recordemos que la materialidad significa que el monto en dólares en cuestión tendría un impacto significativo en los resultados financieros o influiría en las decisiones de los inversionistas.
Demostración de Entradas Típicas en el Diario de Caja Menuda
Las cuentas de caja para gastos menores se administran a través de una serie de entradas de diario. Se necesitan entradas para (1) establecer el fondo, (2) aumentar o disminuir el saldo del fondo (reponer el fondo a medida que se utiliza efectivo), y (3) ajustar por excedencia y escasez de efectivo. Considera el siguiente ejemplo.
El Galaxy's Best Yogurt establece un fondo de caja para gastos menores el 1 de julio cobrando un cheque por 75 dólares de su cuenta corriente y colocando efectivo en la caja de caja para gastos menores. En este punto, la caja de caja chica tiene 75 dólares para ser utilizada para pequeños gastos con la autorización del gerente responsable. La entrada en el diario para establecer el fondo de caja para gastos menores sería la siguiente.
A medida que se establece este fondo de caja pequeña, se crea la cuenta titulada “Petty Cash”; este es un activo en el balance de muchas pequeñas empresas. En este caso, se disminuye la cuenta de efectivo, que incluye cuentas corrientes, mientras que los fondos se trasladan a la cuenta de caja pequeña. Un activo va en aumento, mientras que otro activo disminuye por la misma cuenta. Dado que la cuenta de caja para gastos menores es una cuenta de anticipos, este saldo nunca cambiará y permanecerá en el balance general a $75, a menos que la gerencia elija cambiar el saldo de caja pequeña.
A lo largo del mes, se realizan varios pagos desde la cuenta de caja pequeña del Galaxy's Best Yogurt. Asumir las siguientes actividades.
A finales de julio, en la caja de caja chica debe haber un recibo por la compra del sello postal, un recibo de la leche, un recibo para el limpiafalunas y el efectivo restante. El empleado a cargo de la caja de caja pequeña deberá firmar cada recibo cuando se realice la compra. El monto total de las compras de los recibos ($45), más el efectivo restante en la caja debe sumar $75. A medida que se revisan los recibos, se debe reponer la caja para lo que se gastó durante el mes. La entrada en el diario para reponer la cuenta de caja pequeña será la siguiente.
Por lo general, las cuentas de caja para gastos menores se reembolsan en un período de tiempo fijo. Muchas pequeñas empresas harán esto mensualmente, lo que asegura que los gastos sean reconocidos dentro del periodo contable adecuado. En el caso de que todo el efectivo de la cuenta se utilice antes de que finalice el periodo de tiempo establecido, se podrá reponer de la misma manera en cualquier momento que se necesite más efectivo. Si la cuenta de caja para gastos menores a menudo necesita reponerse antes del final del período contable, la administración puede decidir aumentar el saldo de caja en la cuenta. Si, por ejemplo, la gestión del Galaxy's Best Yogurt decide aumentar el saldo de caja pequeña a 100 dólares del saldo actual de 75 dólares, la entrada del diario para hacer esto el 1 de agosto sería la siguiente.
Si la dirección en una fecha posterior decide disminuir el saldo en la cuenta de caja para gastos menores, se revertiría la entrada anterior, adeudando efectivo y acreditando caja pequeña.
Ocasionalmente, pueden ocurrir errores que afectan el saldo de la cuenta de caja pequeña. Esto puede ser el resultado de que un empleado no obtenga un recibo o recupere un cambio incorrecto de la tienda donde se realizó la compra. En este caso, se crea un gasto que crea un exceso o desabasto de efectivo.
Considera los gastos de Galaxy para julio. Durante el mes se gastaron 45 dólares en gastos. Si se supone que el saldo en la cuenta de caja para gastos menores es de 75 dólares, entonces la caja de caja pequeña debe contener 45 dólares en recibos firmados y $30 en efectivo. Supongamos que cuando se cuente la caja, hay $45 en recibos y $25 en efectivo. En este caso, el saldo de caja para gastos menores es de 70 dólares, cuando debería ser de 75 dólares. Esto crea un desabasto de $5 que necesita ser reemplazado de la cuenta corriente. El ingreso para registrar un desabasto de efectivo es el siguiente.
Cuando hay escasez de efectivo, registramos el desabasto como un “débito” y esto tiene el mismo efecto que un gasto. Si tenemos un exceso de efectivo, registramos el excedencia como crédito, y esto tiene el mismo impacto que si estuviéramos registrando ingresos. Si hubiera exceso de efectivo, se cargaría la cuenta de caja pequeña y se acreditarían las cuentas de efectivo y corto. En este caso, el saldo de gastos disminuye, y el saldo de fin de año es el saldo neto de todos los excedencia y desabasto durante el año.
Si una cuenta de caja para gastos menores es constantemente corta, esto puede ser una señal de advertencia de que no hay un control adecuado de la cuenta, y la administración puede querer considerar controles adicionales para monitorear mejor el efectivo menor.
PENSARLO A TRAVÉS
Efectivo versus tarjeta de débito
Un sistema de caja pequeña en algunos negocios puede ser reemplazado por el uso de una tarjeta de crédito prepaga (o tarjeta de débito) en el sitio. ¿Cuáles serían los pros y los contras de mantener efectivo en las instalaciones para el sistema de caja pequeña, frente a una tarjeta de débito recargable que los empleados pueden usar para fines de caja pequeña? ¿Qué opción seleccionarías para tu cuenta de caja pequeña si fueras dueño de una pequeña empresa?
ENLACE AL APRENDIZAJE
Consulte este artículo sobre consejos para que las empresas establezcan y administren sistemas de caja pequeña para obtener más información.