9.2: Cuenta para cuentas incobrables utilizando los enfoques de balance general y estado de resultados

Le prestas $500 a un amigo con el acuerdo de que te pagarán en dos meses. Al cabo de dos meses, tu amigo no ha reembolsado el dinero. Sigues solicitando el dinero cada mes, pero el amigo aún tiene que pagar la deuda. ¿Cómo afecta esto a tus finanzas?

Piensa en esto a mayor escala. Un banco presta dinero a una pareja que compra una vivienda (hipoteca). El entendimiento es que la pareja hará pagos cada mes hacia el principal prestado, más intereses. A medida que pasa el tiempo, el préstamo queda sin pagar. ¿Qué sucede cuando no se paga un préstamo que se suponía que debía pagar? ¿Cómo afecta esto a los estados financieros del banco? El banco puede necesitar considerar formas de reconocer esta deuda incobrable.

Fundamentos de gastos de deuda incobrable y asignaciones para cuentas dudosas

Las deudas incobrables son montos incobrables de cuentas de clientes. La deuda incobrable afecta negativamente a las cuentas por cobrar (ver Figura 9.2). Cuando no se pueda asumir razonablemente el cobro futuro de cuentas por cobrar, se requiere reconocer este posible impago. Hay dos métodos que una empresa puede utilizar para reconocer la deuda incobrable: el método de amortización directa y el método de asignación.

Figura 9.2 Gastos de Deuda Incobrable. Las cuentas de clientes incobrables producen deudas incobrables. (crédito: modificación de “ Facturas vencidas” por “Maggiebug 21” /Wikimedia Commons, CC0)

El método de amortización directa retrasa el reconocimiento de deudas incobrables hasta que se identifican las cuentas por cobrar específicas de los clientes. Una vez que esta cuenta sea identificada como incobrable, la compañía registrará una reducción en las cuentas por cobrar del cliente y un aumento en el gasto por deudas incobrables por el monto exacto incobrable.

Bajo los principios contables generalmente aceptados (GAAP), el método de amortización directa no es un método aceptable para registrar deudas incobrables, porque viola el principio de casamiento. Por ejemplo, supongamos que una transacción de crédito ocurre en septiembre de 2018 y se determina que es incobrable en febrero de 2019. El método de amortización directa registraría el gasto por deudas incobrables en 2019, mientras que el principio de casamiento requiere que se asocie a una transacción de 2018, lo que reflejará mejor la relación entre los ingresos y los gastos acompañantes. Este problema coincidente es la razón por la que los contadores suelen utilizar uno de los dos métodos contables basados en el devengo introducidos para contabilizar los gastos de deudas incobrables.

Es importante considerar otros temas en el tratamiento de las deudas incobrables. Por ejemplo, cuando las empresas contabilizan los gastos de deuda incobrable en sus estados financieros, utilizarán un método basado en el devengo; sin embargo, se les exige que utilicen el método de amortización directa en sus declaraciones de impuestos sobre la renta. Esta varianza en el tratamiento aborda el potencial de manipulación de los contribuyentes cuando se reconoce una deuda incobrable. Debido a esta manipulación potencial, el Servicio de Impuestos Internos (IRS) requiere que se utilice el método de amortización directa cuando se determine que la deuda es incobrable, mientras que los GAAP aún requieren que se use un método basado en devengo para los estados contables financieros.

Para el contribuyente, esto significa que si una empresa vende un artículo a crédito en octubre de 2018 y determina que es incobrable en junio de 2019, deberá mostrar los efectos de la deuda incobrable cuando presente su declaración de impuestos de 2019. Esta aplicación probablemente viola el principio de correspondencia, pero si el IRS no tuviera esta política, normalmente habría una cantidad significativa de manipulación en las declaraciones de impuestos de la empresa. Por ejemplo, si la compañía quería la deducción por la amortización en 2018, podría afirmar que en realidad era incobrable en 2018, en lugar de en 2019.

El punto final se relaciona con empresas con muy poca exposición a la posibilidad de deudas incobrables, típicamente, entidades que rara vez ofrecen crédito a sus clientes. Suponiendo que el crédito no es un componente significativo de sus ventas, estos vendedores también pueden utilizar el método de amortización directa. Las empresas que califican para esta exención, sin embargo, suelen ser pequeñas y no importantes participantes en el mercado crediticio. Por lo tanto, prácticamente todo el material de gastos de deuda incobrable restante que se discute aquí se basará en un método de asignación que utiliza la contabilidad de devengo, el principio de correspondencia y las reglas de reconocimiento de ingresos bajo los PCGA.

Por ejemplo, un cliente saca un préstamo de automóvil de $15,000 el 1 de agosto de 2018 y se espera que pague el monto en su totalidad antes del 1 de diciembre de 2018. Por el bien de este ejemplo, supongamos que no hubo intereses cobrados al comprador por el carácter a corto plazo o la vida del préstamo. Cuando la cuenta incumpliera por falta de pago el 1 de diciembre, la compañía registraría la siguiente entrada en el diario para reconocer deudas incobrables.

Los gastos por deudas incobrables aumentan (débito) y las cuentas por cobrar disminuyen (crédito) por $15,000. Si en el futuro se recupera alguna parte de la deuda, se requiere una reversión de la deuda incobrable previamente cancelada, y el reconocimiento de cobranza. Digamos que este cliente paga inesperadamente en su totalidad el 1 de mayo de 2019, la compañía registraría las siguientes entradas de diario (tenga en cuenta que el ejercicio fiscal de la compañía finaliza el 30 de junio)

La primera entrada revierte la amortización de la deuda incobrable al aumentar las Cuentas por Cobrar (débito) y disminuir el Gasto por Mala Deuda (crédito) por el monto recuperado. La segunda entrada registra el pago en su totalidad con Efectivo creciente (débito) y Cuentas por Cobrar decreciente (crédito) por el monto recibido de $15,000.

Como ya has aprendido, el retraso en el reconocimiento de la deuda incobrable viola los GAAP, específicamente el principio de igualación. Por lo tanto, el método de amortización directa no se utiliza para la presentación de informes de empresas que cotizan en bolsa; en su lugar se utiliza el método

El método de asignación es el método más utilizado porque satisface el principio de coincidencia. El método de asignación estima la deuda incobrable durante un periodo, con base en ciertos enfoques computacionales. El cálculo compara la deuda incobrable con las ventas relacionadas durante el periodo. La estimación se realiza a partir de experiencias pasadas y estándares de la industria. Cuando la estimación se registra al final de un periodo, se produce la siguiente entrada.

La entrada en el diario para el Gasto de Deuda Incobrable aumenta (adeudo) el saldo del gasto, y la Asignación para Cuentas Dudosas aumenta (acreditar) el saldo en la Asignación. La asignación para cuentas de cobro dudoso es una cuenta contra activos y se resta de Cuentas por Cobrar para determinar el Valor Neto Realizable de la cuenta de Cuentas por Cobrar en el balance general. Una cuenta contra tiene un saldo normal opuesto a su cuenta pareada, reduciendo o incrementando así el saldo en la cuenta pareada al final de un periodo; el ajuste puede ser una suma o una resta de una cuenta controladora. En el caso de la asignación para cuentas dudosas, se trata de una cuenta contra que se utiliza para reducir la Cuenta Controladora, Cuentas por Cobrar.

Al término de un periodo contable, la Asignación para Cuentas Dudosas reduce las Cuentas por Cobrar para producir Cuentas por Cobrar Netas. Tenga en cuenta que la asignación para cuentas de cobro dudoso reduce la cuenta global de cuentas por cobrar, no una cuenta por cobrar específica asignada a un cliente. Debido a que es una estimación, significa que aún no se conoce la cuenta exacta que es (o se convertirá) incobrable.

Para demostrar el tratamiento de la asignación por cuentas de cobro dudoso en el balance general, supongamos que una empresa ha reportado un saldo de Cuentas por Cobrar de $90,000 y un Saldo en la Asignación de Cuentas Dudosas de $4,800. La siguiente tabla refleja cómo se reflejaría la relación en la sección actual (a corto plazo) del Balance General de la compañía.

Hay un punto más sobre el uso de la cuenta contra, Subsidio para Cuentas Dudosas. En este ejemplo, el total de $85,200 es el valor neto realizable, o el monto de cuentas que se prevé cobrar. No obstante, a la compañía se le deben $90,000 y aún así intentará cobrar la totalidad de $90,000 y no solo los $85,200.

Bajo el método de balance de cálculo de los gastos por deudas incobrables, si ya existe un saldo en la Prestación para Cuentas Dudosas de un periodo anterior y cuentas amortizadas en el año en curso, esto debe considerarse antes de que se realice el ingreso de ajuste. Por ejemplo, si una empresa ya tuviera un saldo crediticio del periodo anterior de $1,000, más las cuentas que se hayan dado de baja este año, y un saldo estimado del período actual de $2,500, la compañía necesitaría restar el saldo crediticio del período anterior del período actual saldo crediticio estimado con el fin de calcular el monto que se sumará a la Prestación para Cuentas Dudosas.

Por lo tanto, la entrada del diario de ajuste sería la siguiente.

Si una empresa ya tenía un saldo adeudo del periodo anterior de $1,000, y un saldo estimado del período actual de $2,500, la compañía necesitaría agregar el saldo adeudo del período anterior al saldo crediticio estimado del período actual.

Por lo tanto, la entrada del diario de ajuste sería la siguiente.

Cuando un cliente específico ha sido identificado como una cuenta incobrable, se produciría la siguiente entrada en el diario.

Disminución para cuentas dudosas (débito) y cuentas por cobrar para el cliente específico también disminuye (crédito). La asignación para cuentas dudosas disminuye debido a que el monto de la deuda incobrable ya no está poco claro. Las cuentas por cobrar disminuyen porque existe la suposición de que no se cobrará ninguna deuda en la cuenta del cliente identificado.

Digamos que el cliente paga inesperadamente en la cuenta en el futuro. Se producirían las siguientes entradas de diario.

La primera entrada revierte la entrada anterior donde se canceló la deuda incobrable. Esta reinstalación requiere Cuentas por Cobrar: Cliente para aumentar (débito), y Subsidio para Cuentas de Dudoso para aumentar (crédito). La segunda entrada registra el pago en la cuenta. Aumentos de efectivo (débito) y Cuentas por Cobrar: Disminuciones de clientes (crédito) por el monto recibido.

Para calcular la estimación más precisa posible, una compañía puede utilizar uno de los tres métodos para el reconocimiento de gastos de deuda incobrable: el método del estado de resultados, el método del balance general o el método del vencimiento del balance de cuentas por cobrar.

PENSARLO A TRAVÉS DE

Estimación de Deuda Mala

Como contador de una gran empresa de alimentos que cotiza en bolsa, estás considerando si necesitas o no cambiar tu método de estimación de deudas incobrables. Actualmente utiliza el método de la cuenta de resultados para estimar la deuda incobrable al 4.5% de las ventas a crédito. Está considerando cambiar al método de vencimiento de balance de cuentas por cobrar. Esto dividiría las cuentas por cobrar en tres categorías vencidas y asignaría un porcentaje a cada grupo.

Si bien sabe que el método de envejecimiento del balance de cuentas por cobrar es más preciso, sí requiere más recursos de la compañía (por ejemplo, tiempo y dinero) que actualmente se aplican en otros lugares del negocio. El uso del método de la cuenta de resultados es aceptable bajo los principios contables generalmente aceptados (GAAP), pero ¿debería cambiar al método más preciso incluso si sus recursos están limitados? ¿Tienes una responsabilidad ante el público de cambiar los métodos si sabes que uno es una mejor estimación?

Método de la Cuenta de Resultados para el Cálculo de Gastos de

El método de cuenta de resultados (también conocido como método de porcentaje de ventas) estima los gastos de deuda incobrable con base en el supuesto de que al final del periodo, no se cobrará un cierto porcentaje de ventas durante el periodo. La estimación generalmente se basa únicamente en las ventas a crédito, no en las ventas totales (que incluyen las ventas en efectivo). En este ejemplo, supongamos que cualquier venta con tarjeta de crédito que sea incobrable es responsabilidad de la compañía de tarjetas de crédito. Puede ser obvio intuitivamente, pero, por definición, una venta en efectivo no puede convertirse en una deuda incobrable, asumiendo que el pago en efectivo no implicó moneda falsificada. El método de la cuenta de resultados es un método sencillo para calcular la deuda incobrable, pero puede ser más impreciso que otras medidas porque no considera cuánto tiempo ha estado pendiente una deuda y el papel que juega en la recuperación de la deuda.

Para ilustrar, sigamos usando Billie's Watercraft Warehouse (BWW) como ejemplo. Las ventas crediticias de fin de año de Billie sumaron 458,230 dólares. BWW estima que el 5% de sus ventas totales de crédito resultarán en deuda incobrable. Se produce la siguiente entrada de diario de ajuste para deudas incobrables.

Incrementos de Gastos de Deuda Mala (adeudo) y Subsidio para Cuentas Dudosas (crédito) por $22,911.50 ($458,230 × 5%). Esto significa que BWW cree que 22.911.50 dólares serán deudas incobrables. Digamos que el 8 de abril se determinó que la cuenta del Cliente Robert Craft era incobrable por la cantidad de $5,000. Se produce la siguiente entrada.

En este caso, Disminuye la Asignación para Cuentas Dudosas (adeudo) y Cuentas por Cobrar: Artesanía disminuye (crédito) por el monto incobrable conocido de $5,000. El 5 de junio, Craft realiza inesperadamente un pago parcial en su cuenta por la cantidad de $3,000. Las siguientes entradas del diario muestran la reinstalación de la deuda incobrable y el pago posterior.

El saldo pendiente de $2,000 que Craft no pagó permanecerá como deuda incobrable.

TU TURNO

Compañía de Calefacción y Aire

Dirige una exitosa empresa de calefacción y aire acondicionado. Sus cifras netas de ventas crediticias, cuentas por cobrar y asignación para cuentas de cobro dudoso para fines del año 2018, siguen.

1. Calcular la estimación de deuda incobrable utilizando el método de cuenta de resultados, donde el porcentaje incobrable es del 5%.
2. Preparar la entrada de diario para el método de cuenta de resultados de estimación de deudas incobrables.
3. Calcular la estimación de deuda incobrable utilizando el método de balance del porcentaje de cuentas por cobrar, donde el porcentaje incobrable es del 9%.
4. Preparar la entrada de diario para el método de balance de estimación de deuda incobrable.

Solución

1. $41,570; $831,400 × 5%
2. 
3. $20.056.50; $222,850 × 9%
4. 

Método de Balance para el Cálculo de los Gastos de Deuda

El método de balance general (también conocido como método de porcentaje de cuentas por cobrar) estima los gastos por deudas incobrables con base en el saldo en cuentas por cobrar. El método analiza el saldo de cuentas por cobrar al final del periodo y supone que no se cobrará cierta cantidad. Las cuentas por cobrar se reportan en el balance general; así, se denomina método de balance general. El método del balance general es otro método sencillo para calcular la deuda incobrable, pero tampoco considera cuánto tiempo ha estado pendiente una deuda y el papel que juega en la recuperación de la deuda. Existe una variación en el método del balance general, sin embargo, llamado método de envejecimiento que sí considera cuánto tiempo se han adeudado las cuentas por cobrar, y asigna un mayor potencial de impago a aquellas deudas que se han adeudado por el periodo de tiempo más largo.

Continuando con nuestro examen del método del balance general, supongamos que el saldo de cuentas por cobrar de fin de año de BWW totalizó $324.850. Esta entrada asume un saldo cero en la Prestación para Cuentas Dudosas del periodo anterior. BWW estima que el 15% de sus cuentas por cobrar generales resultarán en deudas incobrables. Se produce la siguiente entrada de diario de ajuste para deudas incobrables.

Aumentos de Gastos de Deuda Mala (adeudo), y Subsidio para Cuentas Dudosas aumenta (crédito) por $48,727.50 ($324,850 × 15%). Esto significa que BWW cree que 48,727.50 dólares serán deudas incobrables. Consideremos que BWW tenía un saldo crediticio de $23,000 del periodo anterior. La entrada del diario de ajuste reconocería lo siguiente.

Esto es diferente de la última entrada del diario, donde la deuda incobrable se estimó en 48,727.50 dólares. Esa entrada en el diario asumió un saldo cero en la asignación para cuentas dudosas del periodo anterior. Esta entrada de diario toma en cuenta un saldo crediticio de $23,000 y resta el saldo del periodo anterior del saldo estimado en el periodo actual de $48,727.50.

Antigüedad de Balance de Cuentas a Cobrar Método para el Cálculo de Gastos

El método de vencimiento del balance de cuentas por cobrar estima los gastos por deudas incobrables con base en el saldo de las cuentas por cobrar, pero también considera el periodo de tiempo incobrable para cada cuenta. Cuanto más tiempo pase con una cuenta por cobrar impagada, menor será la probabilidad de que se cobre. Una cuenta que tiene 90 días de retraso tiene más probabilidades de estar impagada que una cuenta que está vencida 30 días.

Con este método, las cuentas por cobrar se organizan en categorías por período de tiempo pendiente, y se asigna un porcentaje incobrable a cada categoría. La duración del tiempo incobrable aumenta el porcentaje asignado. Por ejemplo, una categoría podría consistir en cuentas por cobrar vencidas de 0 a 30 días y se le asigna un porcentaje incobrable del 6%. Otra categoría podría estar atrasada entre 31 y 60 días y se le asigna un porcentaje incobrable del 15%. Todas las categorías de montos estimados incobrables se suman para obtener un saldo total estimado incobrable. Ese total se reporta en Gastos de Deuda Incobrable y Prestación para Cuentas Dudosas, si no hay saldo remanente de un periodo anterior. Si hay saldo remanente, eso debe considerarse antes de registrar el Gasto de Deuda Incobrable. El método de envejecimiento de balance de cuentas por cobrar es más complicado que los otros dos métodos, pero tiende a producir resultados más precisos. Esto se debe a que considera la cantidad de tiempo que se han adeudado las cuentas por cobrar, y asume que cuanto mayor sea el tiempo adeudado, mayor será la posibilidad de que las cuentas por cobrar individuales resulten incobrables.

Al mirar BWW, tiene un saldo de cuentas por cobrar de 324,850 dólares al cierre del año. La compañía divide sus cuentas vencidas en tres categorías: 0-30 días vencidos, 31—90 días vencidos y más de 90 días vencidos. Aquí se muestran los porcentajes incobrables y el desglose de las cuentas por cobrar.

Para cada una de las categorías individuales, el contador multiplica el porcentaje incobrable por el total de cuentas por cobrar para esa categoría para obtener el saldo total de cuentas estimadas que resultarán incobrables para esa categoría. Después se suman todas las estimaciones de categoría para obtener un saldo total estimado incobrable para el periodo. El ingreso por deuda incobrable sería el siguiente, si no hubiera saldo remanente del periodo anterior.

El gasto de deuda incobrable aumenta (débito) al igual que la asignación para cuentas dudosas (crédito) por $58,097. BWW considera que $58,097 serán deudas incobrables.

Consideremos una situación en la que BWW tenía un saldo de débito de 20,000 dólares del periodo anterior. La entrada del diario de ajuste reconocería lo siguiente.

Esto es diferente de la última entrada del diario, donde la deuda incobrable se estimó en 58,097 dólares. Esa entrada en el diario asumió un saldo cero en la asignación para cuentas dudosas del periodo anterior. Esta entrada de diario toma en cuenta un saldo adeudo de $20,000 y suma el saldo del periodo anterior al saldo estimado de $58,097 en el periodo actual.

Puede notar que los tres métodos utilizan las mismas cuentas para la entrada de ajuste; solo el método cambia el resultado financiero. También señalar que es un requisito que el método de estimación se dé a conocer en las notas de los estados financieros para que los interesados puedan tomar decisiones informadas.

CONCEPTOS EN LA PRÁCTICA

Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados

A partir del 1 de enero de 2018, los GAAP requieren un cambio en la forma en que las entidades de salud registran los gastos de deuda incobr Antes de este cambio, estas entidades registrarían ingresos por servicios facturados, aunque no esperaran cobrar ningún pago del paciente. Esta cantidad incobrable se reportaría entonces en Gasto por Mala Deuda. Bajo la nueva guía, el monto de la deuda incobrable solo podrá registrarse si existe una circunstancia inesperada que impidió al paciente pagar la factura, y sólo podrá calcularse a partir del monto que la entidad proveedora anticipó cobrar.

Por ejemplo, un paciente recibe servicios médicos en un hospital local que cuestan $1,000. El hospital sabe de antemano que el paciente pagará sólo $100 del monto adeudado. Las reglas anteriores de los GAAP permitirían a la compañía amortizar 900 dólares a deudas incobrables. Bajo la regla vigente, la compañía sólo podrá considerar que los ingresos son el monto esperado de $100. Por ejemplo, si el paciente se encontró con una pérdida inesperada del empleo y es capaz de pagar solo $20 de los $100 esperados, el hospital registraría los $20 a ingresos y los $80 ($100 — $20) como una condonación a la deuda incobrable. Este es un cambio significativo en los informes de ingresos y los gastos por deudas incobrables. Es muy probable que las entidades de atención de la salud vean una disminución en los gastos e ingresos por deudas incobrables como resultado de este cambio. ³

Notas al pie

• 3 Tara Bannow. “Nuevas normas de contabilidad de deudas incobrables que probablemente rehagan los informes de beneficios comunitarios”. Salud Moderna. 17 de marzo de 2018. http://www.modernhealthcare.com/arti...NEWS/180319904