9.6: Explicar en qué se diferencian las notas por cobrar y las cuentas por cobrar

Hasta el momento, nuestra discusión sobre las cuentas por cobrar se ha centrado únicamente en las cuentas por cobrar. Sin embargo, las empresas pueden ampliar sus modelos de negocio para incluir más de un tipo de crédito. Esta expansión por cobrar permite a una compañía atraer una clientela más diversa y aumentar el potencial de activos para hacer crecer aún más el negocio.

Como ya has aprendido, las cuentas por cobrar suelen ser un acuerdo más informal entre una empresa y un cliente que se resuelve dentro de un año y no incluye pagos de intereses. En contraste, las notas por cobrar (un activo) es un contrato legal más formal entre el comprador y la empresa, que requiere un monto de pago específico en una fecha futura predeterminada. La duración del contrato suele ser superior a un año, o más allá de un ciclo operativo. También hay generalmente un requisito de interés porque el monto del préstamo financiero puede ser mayor que las cuentas por cobrar, y la duración del contrato es posiblemente más larga. Se puede solicitar o extender una nota a cambio de productos y servicios o a cambio de efectivo (generalmente en el caso de un prestamista financiero). Varias características de las notas por cobrar definen aún más los elementos contractuales y el alcance de uso.

Característica Clave Comparación de Cuentas por Cobrar y Notas por Cobrar

Cuentas por Cobrar	Notas por Cobrar
Un acuerdo informal entre cliente y empresa Cuentas por cobrar en menos de un año o dentro del ciclo operativo de una compañía No incluye intereses	Un contrato legal con condiciones de pago establecidas Cuentas por cobrar más allá de un año y fuera del ciclo operativo de una compañía Incluye interés

Cuadro 9.2

PENSARLO A TRAVÉS

Nota deshonrada

Eres dueño de una tienda minorista de alimentos saludables y tienes varias grandes empresas con las que haces negocios. Muchos competidores en su industria están compitando por el negocio de sus clientes. Por cada venta, emitas notas por cobrar a la empresa, con una tasa de interés del 10% y una fecha de vencimiento 18 meses después de la fecha de emisión. Cada nota tiene un monto mínimo de capital de $500,000.

Digamos que una de estas empresas no puede pagar en el plazo establecido y deshonra la nota. ¿Qué harías? ¿Cómo afecta esta nota deshonrada a su empresa tanto financiera como no financieramente? Si su cliente quisiera renegociar los términos del acuerdo, ¿estaría de acuerdo? Si es así, ¿cuáles serían los términos?

Características de los Bonos por Cobrar

Las notas por cobrar tienen varias características definitorias que incluyen el principal, la duración de los términos del contrato y los intereses. El principal de una nota es el monto inicial del préstamo, sin incluir los intereses, solicitado por el cliente. Si un cliente se acerca a un prestamista, solicitando $2,000, este monto es el principal. La fecha en la que se establece inicialmente el acuerdo de garantía es la fecha de emisión. La fecha de vencimiento de una nota es la fecha en la que el principal y los intereses son vencidos y pagaderos. La fecha de vencimiento se establece en el contrato de nota inicial. Por ejemplo, cuando el cliente antes mencionado solicitó el préstamo de $2,000 el 1 de enero de 2018, los términos de reembolso incluyeron una fecha de vencimiento de 24 meses. Esto significa que el préstamo vencerá en dos años, y el principal y los intereses vencen en ese momento. Las siguientes entradas de diario ocurren en la fecha de inicio establecida por la nota. La primera entrada muestra una nota por cobrar a cambio de un producto o servicio, y la segunda entrada ilustra la nota desde el punto de vista de que un préstamo de $2,000 fue emitido por una institución financiera a un cliente (prestatario).

Antes de la realización de la fecha de vencimiento, la nota está acumulando ingresos por intereses para el prestamista. El interés es un incentivo monetario para el prestamista que justifica el riesgo de préstamo. Se establece una tasa de interés anual con los términos del préstamo. La tasa de interés es la parte de un préstamo que se cobra al prestatario, expresada como porcentaje anual del monto pendiente del préstamo. Los intereses se devengan diariamente, y esta acumulación debe registrarse periódicamente (cada mes por ejemplo). El Principio de Reconocimiento de Ingresos requiere que los ingresos por intereses devengados se registren en el periodo en que se ganan. Los intereses devengados periódicos se registran en Ingresos por intereses e intereses por cobrar. Para calcular los intereses, la empresa puede utilizar las siguientes fórmulas. El siguiente ejemplo utiliza meses pero el cálculo también podría basarse en un año de 365 días.

Otra forma común de exponer la fórmula de interés es Intereses = Principal × Tasa × Tiempo. Del ejemplo anterior, la compañía ofreció una nota de $2,000 con fecha de vencimiento de 24 meses. La tasa de interés anual del préstamo es del 10%. Cada periodo que la empresa necesita registrar una entrada por intereses acumulados durante el periodo. En este ejemplo, la acumulación de ingresos por intereses del primer año se calcula como 10% × $2,000 × (12/12) = $200. Los $200 se reconocen en Ingresos por Intereses e Intereses por Cobrar.

Cuando los intereses vencen al final de la nota (24 meses), la empresa podrá registrar el cobro del principal del préstamo y los intereses acumulados. Estas transacciones se pueden registrar como una entrada o dos. El primer conjunto de entradas muestran colección de principal, seguido de recopilación del interés.

Los ingresos por intereses del primer año ya se habían registrado en 2018, pero los ingresos por intereses de 2019 no se registran hasta el final del plazo de la nota. Así, los Ingresos por Intereses están aumentando (crédito) en $200, los ingresos restantes obtenidos pero aún no reconocidos. La disminución de intereses por cobrar (crédito) refleja los intereses de 2018 adeudados por el cliente que se pagan a la compañía al cierre de 2019. La segunda posibilidad es una entrada que reconozca el principal y la recaudación de intereses.

Si el plazo de la nota no excede de un período contable, la entrada que muestre el cobro de notas no podrá reflejar intereses por cobrar. Por ejemplo, digamos que la fecha de vencimiento de la nota de la compañía fue de 12 meses en lugar de 24 (el pago en su totalidad ocurre el 31 de diciembre de 2018). A continuación se indica el ingreso para registrar el cobro del principal y los intereses.

Los ejemplos proporcionados dan cuenta de la recolección de la nota en su totalidad en la fecha de vencimiento, la cual se considera una nota honrada. Pero, ¿y si el cliente no paga dentro de la duración del contrato especificada? Esta situación se considera una nota deshonrada. Un prestamista seguirá procurando el cobro del billete pero no mantendrá un crédito a largo plazo en sus libros. En cambio, el prestamista convertirá las notas por cobrar y los intereses adeudados en una cuenta por cobrar. En ocasiones, una empresa clasificará y etiquetará la cuenta no cobrada como una Nota por Cobrar Deshonrada. Usando nuestro ejemplo, si la empresa no pudo cobrar los $2,000 al cliente en la fecha de vencimiento de 12 meses, se produciría la siguiente entrada.

Si aún no puede cobrar, la empresa puede considerar vender el crédito a una agencia de cobranza. Cuando esto ocurre, la agencia de cobranza paga a la compañía una fracción del valor del billete, y la compañía cancelaría cualquier diferencia como gasto de factoring (cobro de deudas de terceros). Digamos que nuestra compañía de ejemplo entregó las cuentas por cobrar de $2,200 a una agencia de cobranza el 5 de marzo de 2019 y recibió solo $500 por su valor. La diferencia entre $2,200 y $500 de $1,700 es el gasto de factoring.

Las notas por cobrar pueden convertirse en cuentas por cobrar, como se ilustra, pero las cuentas por cobrar también pueden convertirse en notas por cobrar. La transición de cuentas por cobrar a notas por cobrar puede ocurrir cuando un cliente pierde un pago en una línea de crédito a corto plazo por productos o servicios. En este caso, la empresa podría extender el plazo de pago y exigir intereses.

Por ejemplo, una empresa puede tener una cuenta pendiente por cobrar por un monto de $1,000. El cliente negocia con la compañía el 1 de junio para una fecha de vencimiento de la nota de seis meses, tasa de interés anual del 12% y efectivo de $250 por adelantado. La empresa registra la siguiente entrada en el establecimiento del contrato.

Esto examina una nota desde la perspectiva del prestamista; consulte Pasivos Corrientes para una discusión en profundidad sobre la responsabilidad del cliente con una nota (pagadera).

Ejemplos Ilustrados de Notas por Cobrar

Para ilustrar escenarios de cuentas por cobrar, volvamos a Billie's Watercraft Warehouse (BWW) como ejemplo. BWW tiene un cliente, Waterways Corporation, que tiende a tener compras más grandes que requieren un período de pago extendido. El 1 de enero de 2018, Waterways compró mercancía por un monto de $250,000. BWW acordó prestar el costo de compra de $250,000 (precio de venta) a Waterways bajo las siguientes condiciones. Primero, BWW acepta aceptar una nota pagadera emitida por Waterways. Las condiciones de la nota son que el monto principal es de $250.000, la fecha de vencimiento en la nota es de 24 meses y la tasa de interés anual es de 12%. El 1 de enero de 2018, BWW registra la siguiente entrada.

Notas por Cobrar: Incrementos por vías fluviales (adeudo), e Ingresos por Ventas (crédito) por el monto principal de $250.000. El 31 de diciembre de 2018, BWW registra los intereses acumulados sobre la nota durante 12 meses.

Intereses por Cobrar: Las vías fluviales aumentan (adeudo) al igual que los Ingresos por Intereses (crédito) por 12 meses de interés computados como $250,000 × 12% × (12/12). El 31 de diciembre de 2019, Waterways Corporation honra la nota; BWW registra esta colección como una sola entrada.

Aumentos en efectivo (débito) para el principal e intereses totales de $310,000, Notas por cobrar: Vías fluviales disminuye (crédito) por el monto principal de $250,000, Intereses por cobrar: Vías fluviales disminuye (crédito) para el monto de interés acumulado 2018 de $30,000, y aumentos de Ingresos por Intereses ( crédito) por el monto de recaudación de intereses de 2019 de $30,000.

BWW hace negocios con Sea Ferries Inc. BWW emitió a Sea Ferries una nota por un monto de 100.000 dólares el 1 de enero de 2018, con una fecha de vencimiento de seis meses, a una tasa de interés anual del 10%. El 2 de julio, BWW determinó que Sea Ferries deshonró su nota y registró la siguiente entrada para convertir esta deuda en cuentas por cobrar.

Cuentas por Cobrar: Sea Ferries aumenta (adeudo) por el monto de la nota principal más intereses, Notas por cobrar: Sea Ferries disminuye (crédito) por el monto principal adeudado, e Ingresos por intereses aumenta (crédito) por intereses devengados al vencimiento. El interés se calcula como $100,000 × 10% × (6/12). El 1 de septiembre de 2018, BWW determina que la cuenta de Sea Ferries será incobrable y vende el saldo a una agencia de cobranza por un total de $35,000.

Aumentos en efectivo (débito) por el valor acordado descontado de $35,000, Incrementos de gastos de factorización (débito) por el monto pendiente y el precio de venta descontado, y Cuentas por Cobrar: Sea Ferries disminuye (crédito) por el monto original adeudado.

Alliance Cruises es cliente de BWW con un saldo pendiente de cuentas por cobrar de 50,000 dólares. Alliance no puede pagar en su totalidad a tiempo, por lo que negocia con BWW el 1 de marzo para convertir sus cuentas por cobrar en notas por cobrar. BWW acepta los siguientes términos: fecha de vencimiento de la nota semestral, tasa de interés anual del 18% y efectivo de $10,000 por adelantado. BWW registra la siguiente entrada en el establecimiento del contrato.

Aumentos en efectivo (adeudo) por el cobro inicial de $10,000, Notas por Cobrar: Aumento de la Alianza (adeudo) por el monto principal en la nota de $40,000, y Cuentas por Cobrar: Disminución de Alianza (crédito) por el monto original adeudado por Alianza de $50,000.

ENLACE AL APRENDIZAJE

Otra oportunidad para que una empresa emita notas por cobrar es cuando una empresa intenta adquirir otra. Como parte de una venta de adquisición entre MMA Capital Management LLC y Hunt Companies Inc., MMA “proporcionó financiamiento para el precio de compra en forma de una nota por cobrar de Hunt a siete años” con una tasa de interés del 5%, pagadero en cuotas trimestrales. Lee este artículo sobre las condiciones de venta y el papel de las notas por cobrar en la adquisición de MMA/Hunt para conocer más.