1.5: Cuentas de Activos, Pasivos y Accionistas
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Las otras tres categorías de cuentas —activos, pasivos y patrimonio de accionistas— se reportan en otro estado financiero llamado balance general. A diferencia de las cuentas temporales en el estado de resultados, estas son cuentas permanentes porque no se cierran al final del periodo contable. En su lugar, los saldos de las cuentas de balance al final del ejercicio se arrastran hacia adelante y se convierten en los saldos iniciales al inicio del siguiente periodo.
1.5.1 Activos
Los activos son cualquier cosa de valor para un negocio, incluidas las cosas que posee una empresa para que pueda operar. Los activos se registran en la revista a lo que cuestan al negocio, o lo que el negocio pagó para adquirirlos. A esto se le llama el principio de costo.
Las dos primeras cuentas de activos son aquellas con las que estás familiarizado hasta el momento. Estos son activos corrientes, lo que significa que son efectivo o se espera que se conviertan a efectivo dentro de un año.
| Efectivo | Dinero que posee una empresa |
| Cuentas por Cobrar | Cantidad que los clientes deben a una empresa por ser facturados a cuenta |
Los siguientes activos son activos fijos. Son relativamente caros y durarán más de un año contable. Por lo tanto, se consideran activos más que gastos, que son costos relacionados con un determinado periodo contable.
| Terrenos | Propiedad inmobiliaria que posee un negocio |
| Edificio | Propiedad inmobiliaria que posee un negocio |
| Camioneta | Vehículo motorizado que posee una empresa |
| Equipo | Maquinaria electrónica que posee una empresa |
| Mobiliario | Muebles que posee un negocio |
REGLAS DE DEBITO Y CRÉDITO POR LIABIL
Débito Cualquier ACTIVO cuando aumenta
Crédito Cualquier ACTIVO cuando disminuye
1.5.2 Pasivos
Los pasivos son deudas que una empresa tiene sobre los activos que posee. Se trata de reclamaciones sobre los bienes por parte de personas y entidades que no son dueños del negocio.
Las siguientes son cuentas de responsabilidad.
| Cuentas por Pagar | Cantidad que una empresa debe a los proveedores por ser facturada a cuenta |
| Nota por Pagar | Préstamo en efectivo o sobre cualquiera de los activos de su propiedad |
| CUALQUIER A PAGAR | Deuda adeudada por una razón específica |
REGLAS DE DEBITO Y CRÉDITO POR LIABIL
Crédito Cualquier RESPONSABILIDAD cuando aumenta
Débito Cualquier RESPONSABILIDAD cuando disminuye
Tanto las cuentas por pagar como las cuentas por pagar son cuentas de responsabilidad, o deudas. Sin embargo, son diferentes. Cuentas por pagar es un acuerdo de pago con un proveedor que le da tiempo, generalmente treinta días, para pagar un producto o servicio que compre su empresa. Una nota a pagar es un contrato de préstamo formal y firmado que puede incluir una tasa de interés y que detalla los términos y condiciones de reembolso a lo largo del tiempo.
1.5.3 Patrimonio de los Accionistas
El patrimonio neto de los accionistas es la participación de los accionistas en la propiedad de los activos que posee la empresa, o el reclamo sobre los activos de la empresa por parte de sus propietarios.
Una corporación es una forma de negocio que es una entidad legal separada de sus propietarios. A las personas y/u organizaciones que poseen una corporación se les llama accionistas. Los accionistas (propietarios) reciben acciones de acciones como recibos por sus inversiones en el negocio. Esta forma de negocio ofrece responsabilidad limitada a los accionistas: los propietarios solo pueden perder lo que invirtieron en el negocio. Sus otros activos no pueden ser tomados para satisfacer las obligaciones de la empresa en la que invierten.
PROPIETARIA ÚNICA VS. CORPORACIÓN
Digamos que inicia un negocio de cuidado del césped e invierte $500 de su propio efectivo y gasta $1,500 en cortadoras de césped para una inversión total de $2,000. Si no incorporas, tu negocio es una empresa unipersonal. Si incorporas, tu negocio es una corporación. Para formar una corporación, una empresa necesita presentar trámites llamados artículos de incorporación (y pagar una cuota) ante el estado en el que operará. El Estado otorga al negocio su estatus corporativo.
Si daña la propiedad de uno de sus clientes y él presenta una reclamación en su contra por $10,000, lo máximo de lo que puede ser responsable como corporación es la cantidad que ha invertido y ganado en el negocio. Como empresa unipersonal, sin embargo, es posible que se le pueda otorgar al cliente más que el valor de su propiedad en el negocio. Entonces tendrías que pagar la diferencia usando tu dinero personal. Si no tienes suficiente, incluso podrías ser forzado a vender algunas de las cosas que tienes o hacer pagos de tus futuros salarios para pagar el reclamo. Si no está organizado como corporación, su riesgo no se limita a la cantidad que invirtió y ganó en el negocio.
Las siguientes son las cuentas de patrimonio de los accionistas:
| Stock Común | Cuenta que muestra el valor de acciones emitidas a accionistas |
| Ganancias retenidas | Cuenta donde se acumulan y “almacenan” las ganancias de la corporación |
| Dividendos en Efectivo | Pagos de ganancias (ganancias retenidas) a accionistas |
El patrimonio neto de los accionistas es el monto de los activos totales de una empresa que es propiedad de los accionistas. Sólo dos cuentas caen en esta categoría: el patrimonio neto de los accionistas es el total de los saldos en las cuentas de Acciones Comunes y Ganancias Retenidas.
Las acciones ordinarias son el valor de propiedad en el negocio que proviene de fuera de la compañía, inversionistas que pagan su propio dinero en el negocio. Las ganancias retenidas son el valor de propiedad en el negocio que proviene del interior de la compañía, el negocio obtiene una ganancia que es compartida por los accionistas.
Los dividendos en efectivo son pagos de ganancias de ganancias retenidas a accionistas. Dividendos en efectivo es una cuenta temporal que sustituye un débito a las ganancias retenidas y se clasifica como una cuenta de patrimonio de accionistas contra (opuesta). Los dividendos en efectivo reducirán el saldo de ganancias retenidas. Esto se logra finalmente cerrando el saldo de Dividendos en Efectivo en Ganancias Retenidas al final del periodo contable.
REGLAS DE DEBITO Y CRÉDITO PARA EL ACCIONALIDAD
Credit Common Stock o Ganancias Retenidas cuando aumenta las Ganancias Retenidas por
Débito
Débito Efectivo Dividendos cuando aumenta
Credit Cash Dividendos cuando disminuye
1.5.4 Operaciones de Cuenta de Balance
A continuación se mostrarán seis transacciones comerciales muy típicas que involucran cuentas de balance.
- Una empresa compra equipo, pagando $5,000 en efectivo.
Fecha Cuenta Débito Crédito 6/1 Equipo 5,000 ▲ El equipo es una cuenta de activos que va en aumento. Efectivo 5,000 ▼ El efectivo es una cuenta de activos que está disminuyendo. - Una empresa compra equipos por $5,000 a cuenta.
Fecha Cuenta Débito Crédito 6/1 Equipo 5,000 ▲ El equipo es una cuenta de activos que va en aumento. Cuentas por Pagar 5,000 ▲ Cuentas por pagar es una cuenta de responsabilidad que va en aumento. - Una empresa compra equipo que cuesta $5,000. La compañía paga un anticipo de $1,000 y toma un préstamo por los $4,000 restantes.
Fecha Cuenta Débito Crédito 6/1 Equipo 5,000 ▲ El equipo es una cuenta de activos que va en aumento. Efectivo 1,000 ▼ El efectivo es una cuenta de activos que está disminuyendo. Nota por Pagar 4,000 ▲ Nota por pagar es una cuenta de responsabilidad que va en aumento. NOTA: Transacción #3 se llama transacción compuesta porque hay más de un crédito. (Una transacción compuesta también podría tener más de un débito, si es necesario). El total de los débitos debe ser igual al total de los créditos en cada transacción. En este caso se está comprando un activo, pero hay dos formas de pago: el efectivo y el préstamo.
Observe también que en las transacciones #1, 2 y 3 anteriores, la cuenta adeudada es Equipo, un activo (y no Gasto de Equipo, que sería una cuenta de gastos). Lo mismo se aplica a la compra de bienes inmuebles: los activos Construcción y/o Terreno serían debitados (no Gastos de Construcción o Gasto de Terreno). Esto se debe a que estos activos durarán más de un periodo contable.
Por lo general, uno de los primeros pasos para iniciar un negocio es abrir la cuenta bancaria del negocio.
- Un individuo invierte 10.000 dólares de su propio efectivo para abrir la cuenta corriente de una nueva corporación.
Fecha Cuenta Débito Crédito 6/1 Efectivo 10,000 ▲ El efectivo es una cuenta de activos que va en aumento. Stock Común 10,000 ▲ Acciones Comunes es una cuenta de renta variable que va en aumento. Piense en acciones ordinarias como un recibo para un inversionista que infunde dinero u otros activos en el negocio. Reconoce la titularidad de esa persona. Un total corriente de todas las inversiones que la gente realiza en una corporación se mantiene en la cuenta de Acciones Comunes.
La transacción #4 se registra cuando un inversionista pone dinero u otros activos en una corporación. También hay momentos en que los inversionistas sacan dinero de un negocio. Esto sólo se puede hacer si la corporación ha generado ganancias a lo largo del tiempo, que es de lo que sacarán los inversionistas. El beneficio acumulado en el tiempo aparece en la cuenta de Ganancias Retenidas de la corporación.
El consejo de administración de las grandes corporaciones o el propietario (es) de pequeñas corporaciones estrechamente mantenidas pueden decidir pagar dividendos en efectivo a los accionistas si hay suficientes ganancias retenidas y suficiente efectivo para hacerlo. Los dividendos en efectivo son pagos de ganancias a los accionistas; es decir, distribuciones de ganancias retenidas. Los dividendos en efectivo no se pagan con las inversiones del propietario, o acciones ordinarias.
- La corporación paga $1,000 en dividendos a sus accionistas.
Puede parecer lógico adeudar las ganancias retenidas para reducir esa cuenta de capital de los accionistas y acreditar efectivo para reducir esa cuenta de activos. Eso no es del todo erróneo. Sin embargo, vamos a reservar Ganancias Retenidas solo para entradas de cierre, y el pago de dividendos no es una entrada de cierre. En lugar de un débito a Retened Earnings, por lo tanto, sustituiremos la cuenta de Dividendos en Efectivo en esta transacción.
Fecha Cuenta Débito Crédito 6/15 Dividendos en Efectivo 1,000 ▲ Cash Dividends es una cuenta contra equity que va en aumento. Efectivo 1,000 ▼ El efectivo es una cuenta de activos que está disminuyendo. - La corporación cierra la cuenta de Dividendos en Efectivo al cierre del mes.
Por último, al término del periodo contable (en este caso un mes), hay una entrada final de cierre además de las que ya conoces para las cuentas de ingresos y gastos. Esto cierra la cuenta de Dividendos en Efectivo a Ganancias Retenidas, por lo que en última instancia, la cuenta de Ganancias Retenidas se reduce por la ganancia pagada Como resultado, el saldo de la cuenta de Dividendos en Efectivo se vuelve a cero.
Fecha Cuenta Débito Crédito 6/30 Ganancias retenidas 1,000 Dividendos en Efectivo 1,000 ▼ Ganancias Retenidas es una cuenta de capital que está disminuyendo.
▼ Dividendos en efectivo es una cuenta de capital que está disminuyendo.
A continuación se resumen las dos transacciones de dividendos en efectivo en #5 y #6: pagar los dividendos y cerrar la cuenta de Dividendos en Efectivo al cierre del mes. Si el débito y el crédito a Dividendos en Efectivo se contabilizan ya que los dos combinados resultarían en un saldo de cero en la cuenta de Dividendos en Efectivo, en última instancia, se le deja un débito a Ganancias Retenidas (reduciéndolo) y un crédito a Efectivo (reduciéndolo) por el pago de un dividendo.
| Fecha | Cuenta | Débito | Crédito | |
| 6/15 | x | 1,000 | ||
| 6/30 | Ganancias retenidas | x | 1,000 | |
| x | 1,000 | |||
| Dividendos en Efectivo | |||||
| Fecha | Artículo | Débito | Crédito | Débito | Crédito |
| 6/15 | 1,000 | 1,000 | |||
| 6/30 | 1,000 | 0 | |||