6.3: Mantenimiento, preparación y presentación de registros

Objetivos de aprendizaje

1. Identificar fuentes de información fiscal.
2. Explicar la importancia de los registros verificables y el mantenimiento de registros.
3. Comparar fuentes de asistencia para la preparación de impuestos.
4. Rastrear el proceso de revisión fiscal y sus implicaciones.

El Código de Ingresos Internos (IRC), la ley tributaria federal, está redactado por el Congreso de Estados Unidos y aplicado por el Servicio de Impuestos Internos (IRS), que forma parte del Departamento del Tesoro de Estados Unidos. El IRS es responsable de la recaudación de ingresos fiscales. Para recaudar ingresos, el IRS deberá informar al público de las obligaciones fiscales e idear sistemas de recolección de datos que permitan la recolección y verificación de información fiscal para que se puedan verificar los ingresos cobrables. Es decir, el IRS tiene que averiguar cómo informar al público y recaudar impuestos al mismo tiempo que recolecta suficiente información para poder verificar que esos impuestos sean correctos.

Para informar al público, el IRS ha publicado más de seiscientas publicaciones separadas que cubren diversos aspectos del código fiscal. Existen más de mil formularios y las instrucciones acompañantes para presentar la información tributaria completa, aunque la mayoría de los contribuyentes en realidad presentan alrededor de media docena de formularios cada año. Además, el IRS proporciona un sitio web (http://www.irs.gov) y soporte telefónico para responder preguntas y ayudar en la preparación de declaraciones de impuestos.

Con mucho, la mayoría de los impuestos sobre la renta de los salarios se recaudan a través de la retención como Para la mayoría de los contribuyentes, los salarios representan la forma primaria de ingresos, y así la mayoría de sus pagos de impuestos son retenidos o pagados a medida que se ganan los salarios. Aún así, todos tienen que presentar para resumir los detalles de los ingresos del año para el IRS y calcular la obligación fiscal final. En 2007, el IRS recaudó 138,893,908 declaraciones individuales que representan $1.367 billones de ingresos impuestos.Estadística de División de Ingresos y Otras Áreas del Servicio de Impuestos Internos, http://www.irs.gov/taxstats (consultado el 19 de enero de 2009).

Mantenimiento de registros

El declarante individual deberá recabar y reportar la información sobre formularios y horarios fiscales. Afortunadamente, esto no es tan difícil como sugeriría el volumen de datos. Los empleadores deben enviar el Formulario W-2 a cada empleado al final del año, detallando el total de salarios devengados y los impuestos y contribuciones retenidos. Si ha obtenido otro tipo de ingresos, sus clientes, fondos de retiro u otra fuente de ingresos pueden tener que presentar un Formulario 1099 para reportar esos ingresos a usted y al IRS. Los ingresos por intereses y dividendos también son reportados por el banco o firma de corretaje en el Formulario 1099. El W-2 y el Formulario 1099 son reportados tanto al IRS como a usted.

El sistema de presentación de información fiscal tiene despidos intencionales. En la medida de lo posible, la información se recopila independientemente de al menos dos fuentes, por lo que se puede verificar. Por ejemplo, tus datos salariales son recabados tanto de ti como de tu empleador, tus ingresos por intereses y dividendos son reportados tanto por ti como por el banco o corretaje que los pagó, y así sucesivamente. Esas redundancias, donde sea práctico, permiten un sistema de referencias cruzadas para que el IRS pueda verificar la validez de los datos que recibe.

Figura 6.3.1 . © 2010 Jupiterimages Corporation

Los ingresos pueden ser resumidos y reportados a usted, pero sólo usted conoce sus gastos. Los gastos son importantes si se permiten como deducciones, como donaciones caritativas, gastos médicos y odontológicos, gastos relacionados con el trabajo, etc., por lo que los datos deben recopilarse durante todo el año fiscal. Si no haces más que llevar una chequera, entonces tendrás que revisarla e identificar los gastos deducibles para el ejercicio fiscal. Las aplicaciones de software financiero facilitarán esa tarea; la mayoría le permite marcar los gastos deducibles en su configuración inicial.

También debe conservar los recibos de compras que puedan ser deducibles; los extractos de tarjetas de crédito o débito y los extractos bancarios proporcionan un comprobante de respaldo conveniente de los gastos. Se necesita prueba en caso de que el IRS cuestione la exactitud de su declaración.

Preparación y presentación de impuestos

Después de haber recopilado la información que necesita, llena los formularios. El código fiscal se basa en la idea de que los ciudadanos deben generar ingresos para el gobierno en función de su capacidad de pago, y los formularios fiscales siguen esa lógica. La mayoría de los contribuyentes necesitan completar solo algunos horarios y formularios para complementar su Formulario 1040 (o 1040 EZ). La mayoría de los contribuyentes tienen los mismos tipos de eventos imponibles, ingresos y deducciones año tras año y presentan los mismos tipos de horarios y formularios.

Muchos contribuyentes prefieren consultar a un preparador de impuestos profesional. La ayuda profesional es útil si tienes una situación fiscal relativamente complicada: fuentes inusuales de ingresos o gastos que pueden ser deducibles en circunstancias inusuales. Algunos contribuyentes utilizan a un preparador de impuestos simplemente para protegerse contra cometer un error y tener el error, sin embargo, inocente, resulta costoso de arreglar. Los honorarios para los preparadores de impuestos dependen de lo compleja que sea su declaración, el número de formularios que deben cumplimentarse y el tipo de profesional que consulte.

Los preparadores profesionales de impuestos pueden ser abogados, contadores, planificadores financieros personales o asesores fiscales. Es posible que tenga una relación continua con su preparador de impuestos, quien también puede ser su contador o planificador financiero, trabajando con usted en otras decisiones financieras. O puede consultar a un preparador de impuestos simplemente sobre temas fiscales. Es posible que desee que su preparador de impuestos complete y presente los formularios por usted, o puede estar buscando asesoría sobre futuras decisiones financieras que tengan consecuencias fiscales. Los preparadores de impuestos pueden ser profesionales independientes que trabajan durante la temporada tributaria, o empleados de una cadena nacional que brindan servicios fiscales durante todo el año.

No existe una certificación estándar para ser preparador profesional de impuestos. Un agente inscrito es alguien que ha superado exitosamente los cursos de capacitación del IRS. Un contador público certificado (CPA) cuenta con formación específica y experiencia en contabilidad. Al buscar un preparador de impuestos, su abogado, contador o planificador financiero puede ser apropiado o puede hacer una recomendación. Si su información es bastante sencilla, puede minimizar los costos utilizando un preparador que simplemente haga impuestos. Si su situación involucra más complicaciones, especialmente involucrando a otras entidades como negocios o fideicomisos, o circunstancias inusuales como una ganancia, donación o distribución, es posible que desee consultar a un profesional con amplia experiencia, como un contador o un abogado especializado en impuestos. Muchos profesionales también ofrecen una “garantía”, es decir, que también te ayudarán si la información de tu declaración es cuestionada posteriormente por el IRS.

Figura 6.3.2 . © 2010 Jupiterimages Corporation

Ya sea que prepare su declaración de impuestos usted mismo o con un profesional, es usted quien debe firmar la declaración y asumir la responsabilidad de sus detalles. Debes asegurarte de revisar tu declaración con tu preparador de impuestos para que entiendas y puedas explicarte cualquiera de los datos que se encuentran en ella. Deberías cuestionar cualquier cosa que no puedas entender o que parezca contraria a tu información original. También debes conocer tu declaración de impuestos porque entender cómo y por qué se crean o evitan las obligaciones fiscales puede ayudarte a planificar las consecuencias fiscales en futuras decisiones financieras.

Usted puede optar por preparar la declaración usted mismo utilizando una aplicación de software de preparación de impuestos. Hay muchos disponibles, y varios que son compatibles con aplicaciones de software financiero personal, lo que le permite descargar o transferir datos de su software financiero directamente al software de impuestos. Las aplicaciones de software suelen estar diseñadas como una serie de preguntas que te guían a través del Formulario 1040 y los horarios suplementarios, rellenando los datos de tus respuestas. Una vez que hayas pasado por el “cuestionario”, te indica los formularios que ha completado para ti, y simplemente puedes imprimirlos para enviarlos por correo o “e-file” directamente al IRS. La mayoría de los programas también le permiten ingresar datos en los formularios individuales directamente.

Muchos paquetes de software de preparación de impuestos están disponibles, y muchos son revisados en la prensa comercial o en línea. Algunos programas populares incluyen los siguientes (ver http://tax-software - review.toptenreviews.com):

• Impuesto Turbo
• Recorte de Impuestos
• Impuestos
• ACTO
• Impuesto Completo
• TaxSlayer Premium
• TaxBrain 1040 Deluxe
• Impuestos en línea OLT

El software puede ser útil ya que calcula automáticamente circunstancias inusuales, limitaciones o excepciones a las reglas usando sus datos completos. Algunos programas incluso te indican información adicional basada en los datos que envíes. Pasar por alto las excepciones es un error común que los programas de software pueden ayudarle a evitar. Los programas tienen todos los formularios y horarios, pero si elige presentar versiones impresas, puede descargarlas directamente desde el sitio web del IRS, o puede llamar al IRS y solicitar que se le envíen. Una vez que se complete su declaración, deberá presentarla ante el IRS, ya sea por correo o por e-file, lo que se ha vuelto cada vez más popular.

Seguimiento

Después de presentar su declaración de impuestos, será procesada y revisada por el IRS. Si se le adeuda un reembolso, éste será enviado; si pagó un pago, éste será depositado. El IRS revisa las devoluciones para verificar su precisión, con base en informes redundantes y su “sentido” de sus datos. Por ejemplo, el IRS puede investigar cualquier discrepancia entre los salarios que usted informa y los salarios que su empleador reporta. Como otro ejemplo, si tu salario total es de $23,000 y muestras una contribución caritativa de 20,000 dólares, esa contribución parece demasiado alta para tus ingresos, aunque puede haber una explicación.

El IRS puede dar seguimiento por correo o mediante una entrevista personal. Simplemente puede solicitar la verificación de uno o dos elementos, o puede realizar una auditoría completa, una investigación financiera exhaustiva de su declaración. En cualquier caso, se le pedirá que presente registros o recibos que verifiquen sus datos reportados. Por lo tanto, es importante guardar una copia de su declaración y los registros y recibos que utilizó para prepararla. El IRS tiene las siguientes recomendaciones para el número de años para guardar sus datos fiscales:

1. Si adeuda impuestos adicionales y las situaciones 2, 3 y 4 siguientes no le aplican, lleve registros por tres años.
2. Si no reporta ingresos que debe reportar, y es más del 25 por ciento de los ingresos brutos que aparecen en su declaración, lleve registros por seis años.
3. Si presenta una declaración fraudulenta, mantenga registros indefinidamente.
4. Si no presenta una declaración, lleve registros indefinidamente.
5. Si presenta una reclamación de crédito o reembolso después de presentar su declaración, mantenga registros durante tres años a partir de la fecha en que presentó su declaración original o dos años a partir de la fecha en que pagó el impuesto, lo que sea posterior.
6. Si presenta una reclamación por una pérdida de valores inútiles o deducción de deuda incobrable, mantenga registros por siete años.
7. Conservar todos los registros del impuesto sobre el empleo durante al menos cuatro años después de la fecha en que el impuesto vence o se pague, lo que sea posterior.

Si tienes una entrevista personal, tu preparador de impuestos puede acompañarte para ayudarte a explicar y verificar tu declaración. En última instancia, sin embargo, usted es responsable de ello. Si has cometido errores, y si esos errores resultan en una obligación tributaria mayor (si adeuda más), es posible que tengas que pagar multas e intereses además del impuesto que adeuda. Es posible que pueda negociar un cronograma de pagos con el IRS.

El IRS elige aleatoriamente un cierto número de declaraciones cada año para su revisión y posible auditoría incluso cuando no se notan discrepancias o elementos inusuales. La amenaza de una auditoría aleatoria puede disuadir a los contribuyentes de hacer trampa o tomar atajos en sus declaraciones de impuestos. El mantenimiento computarizado de registros ha facilitado tanto a los contribuyentes como al IRS recopilar, informar y verificar los datos fiscales.

Estrategias de presentación

La mayoría de los ciudadanos reconocen la necesidad de contribuir a los ingresos del gobierno pero quieren evitar pagar más de lo necesario. La evasión fiscal es la práctica de garantizar que no tengas obligaciones fiscales excesivas. Las estrategias para minimizar o evitar las obligaciones fiscales son perfectamente legales. Sin embargo, la evasión fiscal —reportar fraudulentamente obligaciones fiscales, por ejemplo, subestimando ingresos y ganancias o exagerando gastos y pérdidas— es ilegal.

El tiempo puede afectar el valor de los ingresos imponibles o gastos deducibles. Si anticipas un aumento significativo en los ingresos y, por tanto, en tu tasa impositiva, en el próximo año fiscal, puedes intentar diferir un gasto deducible. Cuando tienes más ingresos y se tributa a una tasa más alta, un gasto deducible puede valer más como ahorro fiscal para compensar tus ingresos. Por ejemplo, si tu tasa impositiva es del 20 por ciento y tu gasto deducible de $100 te ahorra pagar impuestos sobre $100, entonces te ahorra $20 en impuestos. Si tu tasa impositiva es del 35 por ciento, ese mismo deducible de $100 te ahorra 35 dólares. De igual manera, si anticipas una disminución en los ingresos que disminuirá tu tasa impositiva, es posible que desees aplazar la recepción de ingresos hasta el próximo año en que se gravará a una tasa menor. Además, algunos tipos de ingresos se gravan a tasas diferentes a otras, por lo que la forma en que se crean tus ingresos puede depender de la cantidad de impuestos que crea.

Figura 6.3.3 . © 2010 Jupiterimages Corporation

La definición de gastos y la forma en que los reclama pueden afectar el impuesto que ahorran. Es posible que pueda deducir más gastos si detalla sus deducciones que si no lo hace, o puede que no haga diferencia. Además, hay cierta discreción en clasificar los gastos. Por ejemplo, supongamos que eres profesor de español de secundaria. También tutores a los alumnos de manera privada. Usted compra libros en español para mejorar sus propias habilidades lingüísticas y mantenerse al día con la literatura publicada. ¿Los costos de esos libros son un gasto de empleado no reembolsado relacionado con tu trabajo como maestro, o son un gasto de tu negocio de tutoría privada?

Pueden ser ambas, pero solo puedes reclamar el gasto una vez o en un solo lugar en tu declaración de impuestos. Si lo reclama como un gasto relacionado con el empleo, su capacidad para deducir el costo puede ser limitada, pero si es un costo de su negocio de tutoría, es posible que pueda gastarlo completamente de los ingresos de su negocio.

Un ingreso que no está gravado o gravado a una tasa más baja es más valioso que un ingreso que está gravado o gravado a una tasa más alta. Un gasto que es totalmente deducible es más valioso que un gasto que no lo es. Los impuestos diferidos, al retrasar los ingresos o acelerar los gastos, crean más liquidez y, por lo tanto, más valor. Sin embargo, los ingresos imponibles siguen siendo ingresos, y un gasto deducible sigue siendo un gasto. Las consecuencias fiscales no deben oscurecer los beneficios de gozar de ingresos y los costos de incurrir en gastos.

Hay muchas ideas sobre cómo evitar una auditoría o qué va a desencadenar una: ciertos tipos de ingresos o gastos, o presentar antes o después, por ejemplo. En verdad, con la creciente sofisticación de la informatización, el proceso de revisión es mucho mejor para detectar discrepancias reales y elegir auditorías al azar. Por lo general, se desperdicia tiempo y esfuerzo (y costo) invertidos en superar a una posible auditoría. La mejor protección contra una posible auditoría es tener una verificación, un recibo o una factura o un cheque cancelado, para todos los ingresos y gastos que informe.

LLAVE PARA TOMAR

• La información del código fiscal está disponible en el Servicio de Impuestos Internos.
• Deben mantenerse registros verificables de todos los ingresos y gastos imponibles u otros eventos y actividades imponibles.
• El software profesional de asistencia fiscal y preparación de impuestos está disponible.
• El Servicio de Impuestos Internos revisa las declaraciones de impuestos en busca de errores y puede dar seguimiento a través de un proceso de auditoría informal o formal.
• La evasión fiscal es la práctica legal de minimizar las obligaciones fiscales.
• La evasión fiscal es el proceso ilegal de presentación fraudulenta de información utilizada en el cálculo de obligaciones fiscales.
• Las estrategias de evasión fiscal pueden implicar el momento de los ingresos y/o gastos para aprovechar las circunstancias fiscales cambiantes.

Ejercicios

1. Lea el artículo “Fundamentos de política: a dónde van nuestros dólares de impuestos federales” (Centro de Presupuesto y Prioridades Políticas, 13 de abril de 2009) en http://www.cbpp.org/cms/index.cfm?fa=view&id=1258. En 2008, ¿cuáles fueron los tres mayores gastos del gobierno federal en dólares fiscales? Según el artículo de IRS.gov “Consejos para elegir un preparador de impuestos” en www.irs.gov/newsroom/article/... 251962,00.html, ¿cuándo debe buscar en un proveedor profesional de servicios de preparación de impuestos, y qué tarifas debe evitar pagar?
2. Reúna una muestra actual del tipo de registros que utilizará para calcular su obligación tributaria este año y verificar su declaración de impuestos. Enumere cada tipo de registro e identifique exactamente qué información le dará a usted, a su preparador de impuestos y al IRS sobre su situación fiscal. ¿Qué registros adicionales necesitará que aún no estén en su poder?
3. Comparar y contrastar software de preparación de impuestos en sitios como http://financialplan.about.com/od/software/tp/TPTaxSoftware.htm y www.consumersearch.com/tax-pr... ftware/reviews. ¿Cuáles son las principales diferencias entre los tres o cuatro programas principales? También consulta el programa Free File del IRS en http://www.irs.gov/efile. ¿Tendrías calidad para Free File?
4. Utilice su programa de hoja de cálculo, o descargue uno gratuito, para elaborar un documento que muestre los flujos de efectivo mensuales de ingresos y gastos a la fecha para los que tiene registros escritos. Si continúa desarrollando este documento por los meses restantes, ¿cómo le ayudará a preparar sus declaraciones de impuestos?
5. Investigue cómo puede reducir su obligación tributaria y/o evitar pagar impuestos cuando presente su declaración este año. Trabajar con compañeros de clase para desarrollar una hoja de consejos para estudiantes sobre evasión fiscal.