6.5: Preguntas sobre ética y cumplimiento para la Junta
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Construir una cultura de ética y cumplimiento es un imperativo para los directores de la junta de hoy. Esto requiere la participación de la alta dirección, el compromiso de toda la organización, un sistema de comunicaciones eficaz y un sistema de monitoreo continuo. Para garantizar el compromiso total, los directores deben formular las preguntas correctas que les ayuden a evaluar si existe un programa efectivo. Se sugiere como punto de partida el siguiente conjunto de preguntas:
- ¿El tono en la cima, tal como lo comunica la alta dirección, demuestra a cada empleado que la ética y el cumplimiento son vitales para el éxito continuo del negocio? ¿La cultura de la organización apoya la toma de decisiones éticas y conformes?
- ¿Cómo ha apoyado la organización el programa de ética y cumplimiento a través de esfuerzos de capacitación y comunicación?
- ¿Se puede describir el proceso para evaluar los riesgos de ética y cumplimiento dentro de la organización? ¿Alguna vez la organización ha realizado una evaluación cultural?
- ¿Cómo se estructura el actual programa de ética y cumplimiento? ¿Cubre las operaciones globales de la organización? ¿Ha abordado las áreas de alta prioridad? ¿Se ha actualizado el programa de ética y cumplimiento y el código de ética o conducta de la organización para cumplir con los requisitos de Sarbanes-Oxley? ¿La organización ha reevaluado sus mecanismos internos de reporte a la luz de Sarbanes-Oxley?
- ¿La organización cuenta con un oficial de ética y cumplimiento? ¿Es un alto ejecutivo con tiempo adecuado, recursos financieros y acceso a la junta directiva a cargo del programa? ¿Hay recursos dedicados a tiempo completo?
- ¿El código de ética incluye declaraciones sobre responsabilidades con los empleados, accionistas, proveedores, clientes y la comunidad en general, y se distribuye a todas las partes relevantes, incluyendo la junta directiva, empleados, administración y proveedores?
- ¿Existe un proceso de reporte para mantener informada a la junta sobre temas de ética y cumplimiento, así como las acciones tomadas para abordar esos temas? ¿La ética y el cumplimiento son un tema regular del orden del día de
- ¿Existe un mecanismo de reporte efectivo y utilizado para permitir que todos los empleados planteen cuestiones de ética y cumplimiento sin temor a represencias? ¿Existe un mecanismo de denuncia anónima o línea de ayuda? ¿Quién enmarca los seguimientos de las preocupaciones planteadas a través de la línea de ayuda? ¿Se nombra a los miembros del comité de auditoría o al presidente de auditoría como salida adicional para preocupaciones de los empleados
- ¿Qué tipo de procesos de monitoreo y auditoría continuos existen para evaluar la efectividad del programa? ¿El código de ética y el programa de cumplimiento son revisados al menos anualmente por la alta dirección para determinar si necesitan actualización debido a cambios comerciales, legales o regulatorios? ¿La función de auditoría interna realiza revisiones? ¿Se realizan encuestas a los empleados? ¿El programa ha sido revisado por consultores externos o expertos para una posible mejora?
- ¿La organización escruta regular y sistemáticamente las fuentes de fallas de cumplimiento y reacciona de manera adecuada? ¿La dirección toma medidas sobre los informes? ¿Los empleados son disciplinados de manera apropiada y consistente?