2.3: Elección de palabras y tono

Qué aprenderás a hacer: Discutir el impacto que la elección de palabras y el tono pueden tener en un mensaje comercial

¿Alguna vez has escuchado la frase “no le dispares al mensajero” cuando alguien está culpando al portador de las malas noticias por el malestar? Esta frase metafórica común se remonta a antes del uso generalizado de las telecomunicaciones modernas, cuando los mensajes solían ser entregados por enviados humanos. Por ejemplo, durante una guerra, un mensajero sería enviado de un campamento a otro. Si el mensaje era angustioso o describía una grave desgracia, los receptores podrían culpar al mensajero de tan malas noticias y sacar su ira al desafortunado mensajero.

La organización, la elección de palabras y el tono de su mensaje permiten que la comunicación sea recibida y entendida mientras se mantiene una relación comercial positiva. Esto evita que el mensajero moderno (o remitente de correo electrónico) sea disparado (o despedido) mientras mantiene buenas relaciones comerciales. Con una redacción y redacción adecuadas, sus comunicaciones pueden mejorar su reputación y la reputación de su negocio.

Resultados de aprendizaje

• Discutir estrategias para crear escritura centrada en el lector
• Discutir estrategias para evitar un lenguaje que pueda confundir o excluir a los lectores
• Discutir estrategias para evitar un lenguaje que muestre sesgo contra individuos o poblaciones
• Discutir estrategias para mejorar la concisión en la escritura
• Discutir estrategias para mejorar la claridad en la escritura
• Evaluar la estructura paralela de oraciones y pasajes
• Discutir formas apropiadas de indicar énfasis en la escritura empresarial

Escribiendo para el lector

El público (su lector, si el mensaje está escrito) es el receptor de la comunicación empresarial. Este modelo se centra en las elecciones que un escritor o remitente de un mensaje puede tomar para transmitir mejor su mensaje al receptor. Si todas las opciones están relacionadas con considerar las necesidades del receptor sobre las del remitente, es más probable que el mensaje logre su propósito rápidamente.

Para entender este concepto, piensa en aprender a cambiar una llanta. Una forma en que la gente podría aprender sobre cómo cambiar una llanta es a partir de una descripción en el manual del propietario enviado por el fabricante de automóviles. Muchas personas, por otro lado, han aprendido al ver o participar en el proceso, ganando experiencia práctica. ¿Cuál es más fácil? Para el fabricante (remitente) la información es fácil y barata de imprimir. Para la desmontadora de llantas (receptor) un asistente personal es más fácil, pero más caro. El remitente necesita encontrar el mejor saldo.

O bien, piensa en una lavadora de ropa. Los manuales tienden a imprimirse en papel económico y las imágenes en escala de grises representan los controles. Algunas empresas han decidido incluir DVDs instructivos que demuestren los controles. ¿Cuál de estos ejemplos está más enfocado en el receptor? ¿Cuál es más efectivo? Pon primero el receptor.

Míralo

Por favor vea este video de nueve minutos sobre el impacto y el poder de enfocarse en la audiencia. En este módulo, este concepto se llama you-view.

https://youtu.be/egeyiUpFsaw

You-view, o poner al lector primero, abarca dos habilidades:

1. Poner las necesidades del receptor antes que las necesidades del remitente
2. Comience con lo que el receptor necesita saber

encontrar un envío perdido

Lynnette ha trabajado duro para encontrar un envío perdido. Finalmente tiene suficiente información para enviar un correo electrónico al cliente y proporcionar una actualización sobre la situación. Ella comienza a escribir su borrador: “No vas a creer a cuántas personas tuve que contactar para encontrarte esto. Tuve que llamar a Texas, enviar una copia a Dallas, y luego...” ¡Alto! Es probable que Lynnette esté pensando que el cliente quedará impresionado con sus esfuerzos y se sentirá como un cliente valioso. No obstante, nada en este correo electrónico hasta el momento ha respondido a la necesidad primaria del cliente.

Rebobinemos e imaginemos que Lynnette escribió su borrador inicial centrándose en obtener la necesidad principal del cliente en su lugar: “He encontrado su producto en el depósito de Texas, y tengo programado la entrega para el 30 de marzo”. Lynette está satisfecha con este borrador: es directo y entrega la información necesaria. Sin embargo, el correo electrónico no toma el you-view.

Observe cómo habla primero de sí misma con el uso del pronombre personal “I”? En una mejora sutil, pero importante, Lynette debería escribir: “Su producto está programado para su entrega el 30 de marzo. Su producto estaba en el depósito de Texas”. Si bien ambas versiones del correo electrónico permiten al cliente conocer la información de entrega del producto, la segunda versión pone énfasis en el cliente y hace que el cliente sea lo más importante.

Pregunta de práctica

Malique ha trabajado con Albert desde que empezó en la tienda hace tres años. Recientemente, Albert fue ascendido para ser el jefe de Malique. Están programados para sentarse la próxima semana para establecer objetivos de desempeño para el año. Malique está tratando de decidir cómo iniciar la primera frase del correo electrónico preguntando qué formulario usar. ¿Cuál de las siguientes es la mejor opción?

• Albert, ¡yo! ¿En tu nuevo papel de jefe te dijeron qué formularios usar para nuestras reuniones?
• Albert, ¿podrías verificar qué formulario quieres que use para nuestra reunión de la próxima semana?
• Albert, solo voy a usar el mismo formulario que la última vez con algunas actualizaciones. ¿Ok?

Contestar

Albert, ¿podrías verificar qué formulario quieres que use para nuestra reunión de la próxima semana?

El lenguaje como obstáculo

Cada uno de nosotros tiene una variedad de formas de hablar y escribir dependiendo de las circunstancias. Escribes una nota de agradecimiento a tu tía por los calcetines que envió de manera muy diferente a la que escribes una nota de agradecimiento después de una entrevista de trabajo con el vicepresidente de la división. En la comunicación empresarial, la clave es elegir un lenguaje que sea directo y fácil de entender para su audiencia.

Cuando escribes, es importante considerar la comprensión de tu audiencia en comparación con la tuya. Por ejemplo, si estás escribiendo un boletín para clientes, usarías un lenguaje muy diferente al que lo harías si estuvieras escribiendo una actualización del estado del producto a los ingenieros que inicialmente crearon el producto.

Mientras escribes, mantente atento a estos desafíos comunes del lenguaje:

• Clichés
• Jerga
• Argot
• Eufemismos
• Doublespeak

Cliché

Los clichés que usamos en la conversación cotidiana (verde de envidia, enfrentar la música, agregar insulto a la lesión, etc.) pueden hacer que tu escritura suene aburrida. El diccionario de Merriam-Webster define un cliché como “una frase o expresión trillada; un tema trillado, caracterización o situación; algo (como un elemento del menú) que se ha vuelto demasiado familiar o común”.

evitando CLICHÉS

Considerar el párrafo y revisión a continuación.

Párrafo Original

Cuando empecé a pensar en conseguir un nuevo trabajo, estaba completamente despistado. Sabía que quería hacer algo realmente genial, pero estaba perdido por lo que podría encajar en la factura.

Párrafo Revisado

Cuando empecé a pensar en conseguir un nuevo trabajo, me sentí abrumado por mis opciones e inseguro de qué elegir. Si bien sabía que quería hacer algo interesante, no estaba seguro de lo que podría ser.

Evite	Probar	¿Por qué
Por favor, resuelva esto lo antes posible.	Resuelva esto antes del 30 de marzo.	Lo antes posible no es un tiempo que cada uno entendemos de la misma manera. Quizás estés pensando que mañana te devolverán la llamada. Podría estar pensando que esta investigación y formas necesarias tardarán una semana, así que siete días son suficientes.
Gracias por tu ayuda. Ahora solo patearla a través de los postes de portería.	Gracias por tu ayuda. Ahora solo necesitas terminar de enviar la documentación para procesar el trato.	“Patearlo a través de los postes de goles” es bastante común, y lo suficientemente usado en exceso, pero es una referencia deportiva que muchos tal vez no entiendan. No está claro qué paso se debe dar a continuación.

Jerga

El diccionario define la jerga como “la terminología técnica o modismo característico de una actividad o grupo especial”. Dado que estos términos se utilizan dentro de una actividad, grupo o profesión, normalmente no se entienden bien fuera de ese contexto. Dentro del contexto de un grupo específico, la jerga puede ayudar a los miembros del grupo a referirse a conceptos muy especializados, pero aquellos fuera del grupo pueden encontrar la jerga incomprensible o pueden malinterpretar el significado pretendido.

Por ejemplo, los plomeros podrían usar términos como codo, ABS, sudar las tuberías, reductor, flapper, serpiente y rough-in. Otros plomeros entenderán esos términos en el contexto de la plomería, pero para los no plomeros, esos términos pueden tener diferentes significados o ser completamente sin sentido.

Siempre tenga en cuenta a su audiencia. Si te diriges solo a miembros de un campo especializado, usar jerga específica de campo señalará a tu audiencia que también eres miembro del campo y puede permitirte hablar sobre conceptos superiores o específicos. No obstante, si estás hablando con un grupo más amplio y sin conocimientos especializados, el uso de la jerga sólo alejará o confundirá a tu audiencia. Si algunos términos técnicos son absolutamente necesarios a la hora de hablar con una audiencia, asegúrese de explicar cada término y su contexto.

Por ejemplo, si está escribiendo una nota de todo el departamento, sería aceptable usar términos específicos para su empresa o departamento. Sin embargo, si estás escribiendo un boletín para los clientes, sería mejor evitar la jerga y usar un lenguaje más amplio.

Evite	Probar	¿Por qué
Su ayuda es apreciada.10-4.	Su ayuda es apreciada. Sé exactamente qué hacer con el reclamo ahora.	10-4 comenzó en círculos policiales y militares como taquigrafía de radio. Si bien muchos pueden saber que significa “ok” o “entiendo”, no está claro para todos fuera de esos círculos.
ATM funcionará bien en esta situación.	El Modo de Transferencia Asíncrona funcionará bien en esta situación.	Si el receptor no es del lado técnico de las comunicaciones, alguien podría haber estado pensando en una máquina bancaria.

Argot

Evite la jerga o las expresiones idiomáticas en la escritura formal de negocios o en la escritura académica. La jerga y las expresiones idiomáticas hacen que tu escritura suene informal y menos creíble. También pueden hacer que sea más difícil para los hablantes no nativos de inglés entenderte.

Evite	Probar
Ese carro ya no funcionaba. Todo estaba levantado.	Ese carro ya no funcionaba. Tenía una rueda rota y un marco doblado.
Ella estaba muerta después de todas esas horas extras el fin de semana pasado.	Estaba agotada después de todas esas horas extras la semana pasada.

Sin embargo, hay ocasiones en las que la jerga y las expresiones idiomáticas pueden ser apropiadas, dependiendo de quién sea tu audiencia. Si estás escribiendo de manera informal o con humor, la jerga y el lenguaje idiomático pueden ayudarte a expresarte mejor.

Si vas a usar jerga, sin embargo, asegúrate de que la estás usando correctamente. Los clientes que son “hablantes nativos” de la jerga (es decir, las personas que forman parte del grupo demográfico al que puede estar apuntando usando jerga) pueden detectar muy fácilmente a un profesional de marketing que no entiende el uso correcto de un término de jerga.

Eufemismos y Doublespeak

Los eufemismos son palabras o frases que se utilizan para hablar de temas desagradables o tabú de una manera más educada. Por ejemplo, en lugar de decir que estás saliendo de una reunión para orinar, podrías decir que estás “yendo al baño”. Si estás hablando de una persona que acaba de morir, podrías decir que la persona ha “fallecido”.

Doublespeak es una forma más deliberada de eufemismo que disfraza el significado de las palabras para que la idea que representan las palabras parezca menos desagradable. Por ejemplo, el acto de terminar el empleo para muchas personas a la vez puede denominarse en doble discurso como reducción de tamaño o tamaño correcto, o un gobierno que lanza bombas podría decir que está dando servicio al objetivo. El lenguaje de doble lenguaje se usa generalmente en burocracias y política y debe evitarse siempre que sea posible. En la escritura de negocios (y en toda escritura), debes evitar usar doble lenguaje.

En la escritura de negocios, tu propósito no debe ser ocultar significado sino comunicar con claridad.

Evite	Probar
El departamento está siendo del tamaño adecuado. Hay una reunión para todo el personal el próximo viernes.	Habrá despidos en ese departamento. Hay una reunión para todo el personal el próximo viernes.
El estado de resultados de fin de mes mostró un flujo de caja negativo.	La cuenta de resultados de fin de mes mostró una pérdida.

Pregunta de práctica

Ed, el Gerente de Distrito, envió un correo electrónico a los Gerentes de Tienda. Los Gerentes de Tienda ya habían escuchado que un reciente blitz de marketing mostraba resultados positivos, pero el correo electrónico era confuso. Querían darle las gracias a Ed por el esfuerzo pero no estaban muy seguros de si el correo electrónico era tan positivo como los rumores que habían escuchado. El correo casi sonaba como si Ed quisiera que hicieran un poco más de trabajo. Ed había escrito: “Seguro que conseguimos un big bang por nuestro dinero de ese especial de periódico. Su parte de la equidad del sudor en eso hará que los números finales sean muy fáciles”. ¿Por qué deberían los gerentes de tienda de Ed estar cautelosamente emocionados en lugar de emocionarse con el cambio?

• Ed ha usado varias palabras que tenían un significado negativo: la asociación de bang con las armas y la asociación del sudor con olores desagradables
• Ed había cargado su mensaje con jerga que no estaba clara para los gerentes de tienda
• Ed usó el correo electrónico en lugar de una reunión cara a cara para compartir los comentarios, y así es como se entregan las malas noticias. Las buenas noticias son siempre uno a uno

Contestar

Ed había cargado su mensaje con jerga que no estaba clara para los gerentes de tienda

Escritura libre de sesgos

¿Por qué el tema de la escritura libre de sesgos sigue una página sobre el significado oculto? Los escritores de negocios trabajan para tener un significado claro y directo, y llamar la atención sobre los detalles sobre la raza, la edad, el país de origen, la discapacidad y el género en el lugar de trabajo puede causar sesgos conscientes o inconscientes.

Veamos algunos ejemplos y formas de arreglarlos. Una regla simple para la escritura libre de sesgos es considerar si los datos personales deben incluirse para transmitir el punto.

Evite	Probar
Franklin es el nuevo contador afroamericano.	Franklin es el nuevo contador.
Para alguien que se acercaba a la jubilación, se dio cuenta rápidamente de ese nuevo software.	Ella se dio cuenta de ese nuevo software rápidamente.
Abdul tiene algunas de las calificaciones más altas de call center, a pesar de que su acento saudí es fuerte.	Abdul tiene algunas de las calificaciones más altas de call center.
John es uno de nuestros empleados más activos, a pesar de que debe usar una silla de ruedas.	John es uno de nuestros empleados más activos.
¿La mujer de la limpieza trajo bolsas de basura nuevas?	¿El limpiador trajo bolsas de basura nuevas?
¿Tenemos suficiente mano de obra para terminar este proyecto?	¿Tenemos suficiente fuerza laboral para terminar este proyecto?

Evitar el sesgo de género

Escribir de manera no sexista requiere la capacidad de reconocer el sexismo en primer lugar. El siguiente obstáculo es encontrar una manera de eliminar cualquier sexismo inherente sin interrumpir el flujo de la pieza. Aquí hay algunas técnicas para ayudar a evitar sesgos.

Sustantivos de género

La primera forma de evitar el sesgo de género en tu escritura es usar palabras neutrales al género al referir a individuos en diversas posiciones:

Evite	Probar
hombre de negocios, empresaria	ejecutivo de negocios
presidenta, presidenta	presidente
el hombre común	la persona promedio
vendedora, vendedora	vendedor, vendedor de ventas, comercializador

Pronombres de género

Lo siguiente a tener en cuenta es su uso de pronombres de género. Si bien algunos todavía lo usan como pronombre genérico, esto muestra un fuerte sesgo hacia los individuos masculinos. En su lugar puedes usar “él o ella” (“él o ella”, etc.) como pronombre para un sustantivo genérico:

Evite	Probar
Todo empleado debe presentar su informe antes del final del día.	Todo empleado debe presentar su informe antes del final del día.
Al presentar el reporte, cada empleado debe asegurarse de que incluyó los datos de ayer.	Al presentar el reporte, cada empleado debe asegurarse de que incluyó los datos de ayer.

Usar “él o ella” es una buena solución, pero puede volverse torpe en grandes dosis: “Todo empleado debe verificar con su supervisor que su informe se haya presentado correctamente”. Adicionalmente, muchos individuos no se identifican como machos ni femeninos y los utilizan como pronombre singular para referirse a sí mismos. Por lo tanto, usar “él o ella” a menudo no es la mejor solución. La mejor solución suele ser reformular la oración para que tenga un sujeto plural en lugar de un sujeto singular.

Evite	Probar
Todo empleado debe presentar su informe antes del final del día.	Todos los empleados deben presentar sus informes antes del final del día.
Al presentar el reporte, cada empleado debe asegurarse de que incluyó los datos de ayer.	Al presentar el reporte, los empleados deben asegurarse de que incluyeron los datos de ayer.
Cualquier autor sabe que su primer borrador de una pieza no va a ser bueno.	Todos los autores saben que sus primeros borradores no serán buenos.

Singulares ellos

Si bien se les suele tratar como un pronombre plural, cuando un individuo ha expresado el deseo de ser identificado con pronombres neutros de género (ellos/su/los suyos), es gramaticalmente correcto usarlos como pronombre singular (per el Manual de Estilo de Chicago, una de las autoridades predominantes en gramática y estilo).

Hay ocasiones, sin embargo, en las que no se puede simplemente hacer plural la oración. Por ejemplo, veamos esta frase: “Alguien te llamará para seguir discutiendo el tema. Él o ella llamará entre las 9:00 y las 10:00 de mañana por la mañana”. Sólo una persona estará haciendo la llamada, así que no podemos hacer que esta frase sea plural. Ante esta situación, la solución puede ser omitir por completo el pronombre: “Alguien te llamará para seguir discutiendo el tema. Se puede esperar la llamada entre las 9:00 y las 10:00 de mañana por la mañana”.

Evitar el sesgo racial y étnico

Cuando se habla de un grupo racial o étnico, decidir qué término usar puede ser un tema complicado porque el significado atribuido a términos y etiquetas particulares puede cambiar frecuentemente. Al elegir entre términos para referirse a un grupo, lo mejor es preguntar a un miembro de ese grupo qué prefiere.

Como regla general en un entorno empresarial, no mencione la raza o etnia de una persona a menos que sea directamente relevante para la situación.

Evitar el sesgo por discapacidad

Como regla general, evite usar sustantivos etiquetados cuando se hable de personas con discapacidad. Trate de usar expresiones emocionalmente neutrales en lugar de aquellas que asignen un rol, como víctima.

Evite	Probar
los discapacitados	las personas con discapacidad
el esquizofrénico	la persona diagnosticada con esquizofrenia
una víctima de SIDA	una persona con SIDA
una persona que sufre de epilepsia	una persona con epilepsia

Pregunta de práctica

¿Qué términos sesgados hay en este párrafo?

Ejecutivos y sus esposas son invitados al fin de semana de reconocimiento. El cuidado de niños menores de 5 años está disponible para cualquier empleada que quiera tener la tarde libre para el torneo de vela. Asegúrese de conocer al entrenador corto y ganador de premios asiáticos cerca de la tabla de buceo del muelle principal.

Contestar

1) “sus esposas” implica que las mujeres no son ejecutivas. Prueba “Ejecutivos y sus esposos. 2) Guardería infantil... está disponible para cualquier empleada femenina...” implica que solo las mujeres manejan el cuidado de los niños. Omitir el “femenino” para abrir el cuidado de niños a todos los empleados. 3) “corto” es un atributo físico. Concéntrese en su lugar en habilidades como “premiada” o lo que la persona usa como la “chaqueta de campeonato”. 4) “Asiático” se centra aún más en los atributos físicos y la raza. Lo mejor es simplemente omitir esto.

Escritura Concisa

En el corazón de los negocios está la idea de que “el tiempo es dinero”. Esto puede llevarte a creer que los mensajes más cortos son siempre mejores; sin embargo, la escritura concisa no es solo rápida o corta; es la escritura que equilibra la claridad del mensaje con la eficiencia.

Pregunta de práctica

Uriel disfruta del trabajo de Asistente de Relaciones Humanas que obtuvo justo al salir de la universidad, hace apenas dos meses. Esta es la primera vez que su manager le pide que cree un mensaje para toda la compañía. Se supone que debe recordar a los empleados el código de vestimenta ya que algunos se visten de manera informal, y las chanclas pueden causar una violación del código de salud cerca de la comida. Para comenzar, sacó su libro de composición en inglés universitario. Quiere hacer todo lo posible por lo que está investigando el uso adecuado del punto y coma para separar largos conjuntos de palabras en una oración, y está investigando las metáforas adecuadas para usar para ilustrar cómo son las chanclas como osos que llevan guantes mientras pescan. ¿Cuál es la mejor explicación de cómo Uriel va por el camino equivocado en su planeación?

• Uriel debe copiar y pegar la redacción del manual del empleado a un correo electrónico y enviarlo con la cita adecuada
• Uriel está en el camino correcto al trabajar para crear una metáfora de la que hablarán los empleados, ya que eso les ayudará a recordar vestirse apropiadamente
• Uriel necesita recordar que la escritura empresarial es concisa

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Uriel necesita recordar que la escritura empresarial es concisa

Longitud y complejidad de la oración

Con la escritura de negocios, el enfoque principal está en la capacidad del lector para absorber y reaccionar rápidamente a la comunicación. La escritura empresarial concisa utiliza una estructura de oraciones limpia y sencilla para mejorar la comprensión y retención. Esto es diferente de la prosa de las novelas o del ritmo de la poesía en la que el placer por la complejidad de las oraciones forma parte de la experiencia. La escritura empresarial utiliza oraciones más simples para ser más concisas y, por lo tanto, menos probable que se malinterpreten.

oraciones sencillas

Gramaticalmente, hay tres tipos de oraciones. No es especialmente importante que puedas identificarlos para ser un buen escritor de negocios. No obstante, tomarte un momento para pensar en cómo funcionan y qué hacen te ayudará a ser más conciso y claro.

Las oraciones simples consisten en una sola cláusula independiente:

Fido lo buscó. [Un sustantivo y un verbo es todo lo que se necesita para hacer una oración sencilla.]

Bigotes se comieron su atún. [Esto agrega un objeto directo, “atún”, pero sigue siendo una frase simple.]

Polly se sentó en su percha y silbó. [Esto incluye una frase preposicional, “en su percha”, y un verbo compuesto “sat” y “silbido”, pero sigue siendo una oración simple.]

Las oraciones compuestas consisten en dos (o más, pero eso es complicado) cláusulas independientes unidas por una coma y una conjunción:

Amanita lanzó la pelota, y Fido la buscó. [“Amanita tiró la pelota” podría estar sola como frase, al igual que “Fido la buscó”. Esa estructura es lo que hace de esta una oración compuesta.]

Las oraciones complejas consisten en al menos una cláusula dependiente seguida de al menos una cláusula independiente:

Mientras Amanita buscaba el balón, Fido persiguió a un saltamontes. [A pesar de que la parte de la oración antes de la coma tiene un sujeto, “Amanita”, y un verbo “mirado”, la adición de “while” significa que no puede sostenerse por sí solo como oración. “Fido persiguió a un saltamontes” puede estar solo, por lo que es una cláusula independiente.]

Oraciones compuestas y complejas: probablemente puedas averiguar esta a partir del nombre y el ejemplo:

Mientras Amanita buscaba el balón, Fido persiguió a un saltamontes, y Whiskers parecía aburrido.

Entonces, ¿por qué importa esto?

¡Usar oraciones compuestas y complejas es genial! Sin embargo, asegúrate de no estar uniendo largas cadenas de cláusulas que se vuelven realmente difíciles de seguir. Además, debes variar tus tipos de oraciones para una lectura más atractiva.

Para escribir frases sencillas que sean apropiadas y efectivas en la comunicación empresarial, hay algunas cosas a tener en cuenta.

• Tenga cuidado de no unir demasiadas ideas en una misma oración. Una frase como esta no solo es confusa, también se vuelve realmente aburrida de leer y no suena muy sofisticada:
  • Michael copy editó el informe, y se compilaron las tablas de datos, y los gráficos se veían maravillosos.
    • Estas tres actividades forman parte de la realización de un informe, pero en realidad no pertenecen en la misma frase.
  • Michael copy editó el informe mientras el resto del equipo compilaba las tablas de datos. Los gráficos se veían maravillosos.
    • Al usar un conector distinto de y —en este caso, mientras —la oración en realidad da más información: que la edición y compilación de copias sucedieron al mismo tiempo. Si sustituyes “después de lo cual” por “mientras”, en realidad estás contando una historia algo diferente. Además, es genial que los gráficos sean impresionantes, pero esa idea no pertenece a la misma frase.
• Comenzar una oración con una cláusula dependiente a veces puede enterrar las noticias importantes al final de la oración. No está prohibido comenzar con cláusulas dependientes, sino que tenga mucho cuidado con cuando elija hacerlo. Piense en las emociones por las que atraviesa un lector cuando se enfrenta a una frase como esta:
  • Si bien sufrimos un sombrío primer trimestre debido a problemas de la cadena de suministro, y nuestro precio de las acciones se tambaleó mucho gracias a las fluctuaciones en el mercado japonés que provocaron que la compañía comenzara a apuntar a los empleados para despidos, el equipo ejecutivo se complace en informar que estamos en camino para un año rentable.
    • Esa frase es casi cruel en la cantidad de ansiedad que tiene que sufrir un lector antes de llegar a la buena noticia. Todo el punto de esa frase es que a la empresa le va bien. ¡Yay! Por lo tanto, la oración debe comenzar con la parte importante.
  • El equipo ejecutivo se complace en informar que estamos en buen camino para un año rentable, a pesar de que sufrimos.
    • Hay una respuesta completamente diferente cuando la frase cuenta primero las noticias importantes.
• Claro es bueno; lo simple puede adormecer la mente, así que varíe sus estructuras de oración. Imagina un reportaje completo lleno de esto:
  • Las ganancias subieron. Esto es bueno. La producción aumentó seis por ciento. Los empleados recibieron aguinaldos en dos de cuatro trimestres. La división de acciones.
    • A pesar de que estás leyendo excelentes noticias, estás a punto de retumbarte de la monotonía, ¿no? Escribir limpia y concisamente no significa escribir como un robot. Piensa en cómo las pequeñas pepitas de información se relacionan entre sí, y combínalas en oraciones que a) tengan sentido, b) pongan primero las noticias importantes y c) demuestren que te enorgullece escribir bien.
  • Nos complace informar que las ganancias han subido, y nuestras acciones se han dividido. Esto es el resultado de un aumento de seis por ciento en la producción, y estuvimos felices de recompensar a nuestros empleados trabajadores con bonos en dos de cuatro trimestres.
    • No sólo es posible leer este pasaje sin dormitar, también da más información al mostrar la relación entre los bits de información dados.

Por último, vigila tu redacción. Mientras escribes y editas, pregúntate si estás usando varias palabras cuando hay una perfectamente buena que bastaría. Al mismo tiempo, ten cuidado de convertir una sola oración en un párrafo encordando cada idea que hayas tenido. Los hallazgos de Goddard (1989) sugieren que la longitud de la oración está relacionada con la comprensión del lector. Esta investigación sugiere que entre 20 y 25 palabras es el máximo para una comprensión sólida. Recuerda, tu objetivo no es acortar tus frases, tu objetivo es transmitir tus ideas con claridad y evitar ambigüedades. Dicho esto, cuanto más complejo sea el material que estés discutiendo, más directas y limpias deben ser tus frases.

Longitud de la oración	Tasa de Comprensión
8 palabras	100%
15 palabras	90%
19 palabras	80%
28 palabras	50%

Recuerda, tu objetivo no es acortar tus oraciones, tu objetivo es transmitir tus ideas con claridad y evitar ambigüedades, y puedes hacerlo escribiendo oraciones con estructura simple de oraciones.

Evite	Probar	¿Por qué
Te escribo para decirte que el gato se comió al ratón.	El gato se comió al ratón.	¿No es obvio que “estoy escribiendo”? ¿De qué otra manera vería esto el lector?
En este momento, es necesario completar una nueva solicitud.	Necesitas completar una nueva solicitud.	¿En qué otro periodo de tiempo podríamos estar?
En muy pocos casos, el monto fue reembolsado.	Rara vez se reembolsó la cantidad.	¿Por qué usar una frase completa cuando una sola palabra va acertada al grano?

Ten cuidado de no repetirte una y otra y otra vez.

Evite	Probar
Es absolutamente esencial que limpiemos estas líneas de clientes rápidamente.	Tenemos que despejar estas líneas de clientes rápidamente.
Esos dos artículos son exactamente idénticos, excepto por la etiqueta de precio que agregamos.	Esos dos artículos son idénticos, excepto por la etiqueta de precio que agregamos.
Es un hecho cierto que volvió a llegar tarde.	Es cierto que volvió a llegar tarde. (Aún mejor en la mayoría de los casos:) Ella llegó tarde otra vez.

Por último, toma conciencia de tus propios malos hábitos. ¿Usas demasiado “también” para mostrar la relación entre las ideas? ¿Te encanta el tipo de oración compleja con demasiada fuerza? ¿Usas “uno” (como en “Uno espera entender el significado de esta frase”) y luego quedar atrapado en un pantano de pronombres? Empiezas oraciones con “Lo que es, es”. sean cuales sean tus peculiaridades particulares, toma conciencia de ellas y cuídate de buscarlas y arreglarlas cuando edites tu trabajo.

Conozca más

Para obtener más información útil sobre cómo funcionan las oraciones, y para obtener algo de práctica antes de comenzar su propia escritura, consulte esta lectura en Estructura de oraciones.

Voz activa y pasiva

Probablemente hayas oído hablar de la voz pasiva, tal vez en un comentario de un profesor de inglés o en el corrector gramatical de un procesador de textos. En ambos casos, usted fue (probablemente) guiado lejos de la voz pasiva. ¿Por qué es este el caso? ¿Por qué es tan odiada la voz pasiva? Después de todo, ya se ha utilizado en este párrafo (¡dos veces ahora!). Cuando la voz pasiva se usa con demasiada frecuencia, puede hacer que tu escritura parezca plana y monótonas. Sin embargo, hay algunos casos en los que la voz pasiva es una mejor opción que la activa.

Entonces, ¿cuál es la diferencia entre estas dos voces? En los términos más simples, una oración de voz activa se escribe en forma de “A hace B.” (Por ejemplo, “Carmen canta la canción”.) Una oración de voz pasiva se escribe en la forma de “B se hace por A.” (Por ejemplo, “La canción es cantada por Carmen”.) Ambas construcciones son gramaticalmente sólidas y correctas. Veamos un par de ejemplos más de la voz pasiva:

VOZ ACTIVA: Tamara perdió la venta potencial en Dakota del Norte.

VOZ PASIVA: Se perdió la venta potencial en Dakota del Norte.

Es posible que hayas notado algo único en el ejemplo anterior de voz pasiva: la voz pasiva se puede usar para “ocultar” quién realizó la acción. A pesar de que estas frases son completamente gramaticalmente sólidas, no sabemos quién perdió la venta si solo leemos la oración pasiva. Esta podría ser una buena manera de enfocarse en formas de mejorar la estrategia de la empresa, en lugar de enfocarse en el desempeño de una sola persona (y evitar llamar a un solo empleado en un entorno potencialmente público). Si, sin embargo, es importante que Tamara perdiera la venta, pero queremos enfocarnos en la pérdida más que en quién la perdió, diciendo “La venta potencial en Dakota del Norte la perdió Tamara”,

El pasivo se crea usando el verbo ser (e.g., la canción se canta; fue golpeada por detrás). Ser conjugados de manera irregular. Sus formas incluyen am, son, es, era, fueron, y serán, habían sido, están siendo, y estaban siendo.

La escritura empresarial es conocida por ser directa y al grano en la mayoría de las situaciones, por lo que debes favorecer las construcciones verbales activas en lugar de pasivas. Pero hay ocasiones en las que ser demasiado directo puede hacerte sonar insensible. Considera la siguiente negativa de una solicitud de aumento:

1. VOZ ACTIVA: No puedes tener un aumento en este momento.
2. VOZ PASIVA: No se puede dar un aumento en este momento.

En este caso, el objetivo de utilizar la voz pasiva para suavizar la negatividad del mensaje ha hecho que el mensaje suene más considerado. Si estás tratando de evitar arrojar a alguien debajo del autobús, una estrategia es desenfatizar al actor o sujeto en la oración. Saca tu lado sensible sabiendo aplicar con tacto la voz pasiva. Reserva los verbos pasivos por el momento que necesites decir “no” en un mensaje.

aprender más

Para obtener más información sobre cómo y por qué usar la voz pasiva consulta Uso de la voz pasiva en la Guía de escritura de Lumen.

Claridad

La selección de palabras y el fraseo llevan a transferir con éxito el significado del remitente al receptor. Hacer esto bien realza la reputación del escritor. La reputación de la empresa también crece, no de manera descarada sino detrás de escena. Piense en los consejos que recibe un vendedor de casa antes de una jornada de puertas abiertas: hacer hornear pan o sidra de manzana a fuego lento para crear un aroma que haga que la casa se sienta más como un hogar. Este pequeño paso podría ayudar a un comprador potencial a tomar la decisión correcta. Las sólidas habilidades de escritura hacen eso por el empleado. El empleado gana respeto y aprecio gracias a habilidades de escritura que proyectan credibilidad y confianza.

Precisión

La comunicación empresarial debe ser clara, específica y llena de significado. Trabajar para ser precisos.

Evite	Probar
Capaz de saludar a muchos clientes mientras atienden un teléfono multilínea.	Capaz de saludar a 25 clientes por hora, mientras administra las líneas telefónicas entrantes para seis gerentes de distrito.
Su pedido ha sido recibido y se enviará en breve.	El número de pedido 1234, recibido el 1 de agosto, se envía el 5 de agosto. Debes recibir el pedido el 8 de agosto.

Palabras llanas

Al tratar de mejorar tu reputación, es tentador querer usar palabras complejas para parecer inteligentes y sofisticadas. Desafortunadamente, esto tiende a oscurecer tus ideas y potencialmente dañar tu credibilidad. Recuerda que el enfoque de tu escritura debe estar en que el lector entienda el mensaje. En lugar de enfocarse en “sonar inteligente”, concéntrese en expresar contenido preciso con palabras precisas e inequívocas para que el mensaje se transmita con claridad. Sea preciso a la vez que comprensible.

Evite	Probar
Seguro que parecía que el abogado estaba tratando de ofuscar el significado.	Seguro que parecía que el abogado estaba tratando de confundir el significado.
La remuneración que recibe el contratista es acorde con el tiempo y los materiales utilizados.	El pago que recibe el contratista es igual al tiempo y materiales utilizados.

Listas

Las listas se pueden usar de varias maneras. Trabajar con listas numeradas o listas con viñetas es una manera rápida de llamar la atención sobre varios elementos. Las listas agregan espacios en blanco a un documento, lo que ayuda al lector. Añaden énfasis porque destacan en la página. Las listas numeradas se utilizan cuando el orden o la importancia importan.

Evite	Probar	¿Por qué
La tienda necesita varios artículos para procesar el reembolso por la facturación incorrecta. Si tienes el recibo, lo necesitaremos. Después de encontrar el recibo, marque el pago incorrecto y agregue el cheque anulado al sobre. Recuerda que un sobre de devolución sellado te devolverá tu dinero más rápidamente. Por favor, asegúrese de agregar eso.	Para tramitar tu reembolso, la tienda necesita varios documentos. Por favor, haga lo siguiente: Encuentra el recibo original Circular los elementos incorrectos Encuentra el cheque anulado Completar un sobre sellado con dirección propia Incluye todos los artículos con tu solicitud.	Una lista numerada proporciona el orden y la estructura correctos para el lector. Crea espacios en blanco en el mensaje.
Cuando vas a la tienda, ¿te acuerdas de conseguir los artículos que necesito para mi receta? Olvidé conseguir una naranja, huevos para la mezcla (2), y el rojo para el glaseado, así que voy a necesitar una botella de colorante alimentario rojo.	En la tienda, por favor compre una naranja dos huevos una botella de tinte rojo para alimentos	Es probable que el comprador solo necesite saber qué comprar, no por qué comprarlo.

Pregunta de práctica

¿Se puede mejorar este pasaje para mayor claridad? Selecciona la mejor mejora.

A) El señor Angelo y su esposa querían:

• Crear una especie de propiedad de uso compartido que consistiera en un camping
• Crear cobertura en al menos suficientes acres de tierra para que la gente salga durante el fin de semana
• Escápese de todos los campamentos cercanos y tenga algunos espacios para sus caninos
• Corre y estar lejos de otras personas

B) El señor y la señora Angelo querían crear un campamento apto para perros. Para mantener la sensación de campamento colo, planean incluir:

• 10 acres de espacio por terreno de campamento
• una tienda fija para 6 personas
• Uso restringido en los vecinos

Contestar

A) El señor Angelo y su esposa querían:

• Crear una especie de propiedad de uso compartido que consistiera en un camping
• Crear cobertura en al menos suficientes acres de tierra para que la gente salga durante el fin de semana
• Escápese de todos los campamentos cercanos y tenga algunos espacios para sus caninos
• Corre y estar lejos de otras personas

Construcción Paralelo

La construcción paralela de oraciones, listas e incluso encabezamientos hace que los mensajes sean mucho más fáciles de absorber para el lector. A veces, para el escritor más nuevo, podría ser más fácil pensar en un ritmo o formato predecible cuando se trabaja en cómo lograr el paralelismo. Piensa en el ritmo de la poesía o las canciones y cómo hace que las palabras sean fáciles de recordar y predecir. Como escritor, puedes usar esa misma estructura a tu favor.

Compara las dos frases siguientes:

• A Yara le encanta correr, nadar y andar en bicicleta.
• A Yara le encanta correr, nadar y andar en bicicleta.

¿La segunda frase fue más fácil de comprender que la primera? En la segunda oración se emplea el paralelismo. Los tres verbos son gerundios, mientras que en la primera oración, dos son gerundios y uno es infinitivo. Si bien llega el significado de la primera oración, es fácil tropezar con los elementos que no coinciden. La aplicación del paralelismo mejora el estilo de escritura y la legibilidad, y facilita el procesamiento de las oraciones.

Compara los siguientes ejemplos:

• Carente de paralelismo: “A ella le gusta cocinar, trotar y leer”.
  • Paralelo: “A ella le gusta cocinar, trotar y leer”.
  • Paralelo: “A ella le gusta cocinar, trotar y leer”.
• Carente de paralelismo: “Le gusta nadar y correr”.
  • Paralelo: “Le gusta nadar y correr”.
  • Paralelo: “Le gusta nadar y correr”.

Una vez más, los ejemplos anteriores combinan gerundios e infinitivos. Para hacerlas paralelas, las oraciones deben reescribirse con solo gerundios o simplemente infinitivos. Se podría argumentar que la primera oración es correcta en que “cocinar”, “trotar” y “leer” son todas conclusiones gramaticalmente válidas de “A ella le gusta”. No obstante, cuando los pones juntos, la falta de paralelismo lleva a una oración incorrecta. Piénsalo de esta manera: por separado, las coles de Bruselas, los malvaviscos y las sardinas están deliciosas; juntas, serían un poco horripilantes. Una manera fácil de pensar sobre esto es convertir tu oración en tres oraciones separadas:

Al perro le gusta correr.

Al perro le gusta jugar a buscar.

Al perro le gusta ir al parque canino.

¿Recuerdas cómo hablamos de poesía o canción al inicio de esta sección? Se puede ver por estas tres frases que “riman” en todas menos en las últimas palabras. Para lograr el paralelismo, identificar dónde empiezan a ser diferentes las oraciones, en este caso, después de “a”. Por lo tanto, lo que viene después de “a” es de qué se debe hacer tu lista para que sea paralela. Luego revisa tu paralelismo asegurándote de que cada uno de los ítems represente la misma parte del discurso. En este caso, cada elemento —“ correr”, “jugar”, “ir” —es un verbo en tiempo presente, por lo que funciona el paralelismo.

Al perro le gusta

correr.

jugar a buscar.

ir al parque canino.

Aquí hay algunos ejemplos más de paralelismo en los que los elementos son todos de diferentes longitudes y tipos:

Jackson y Krista están cocinando la cena, David y Rogelio están poniendo la mesa, y Ollie y Ron están recogiendo postre. (Los elementos paralelos son cláusulas independientes que podrían estar solas como oraciones.)

Juana buscó su teléfono debajo de la mesa, encima de la estantería, y dentro de la alacena. (Los elementos paralelos son frases preposicionales.)

Mandy y Torrence vieron El padrino, Mary Poppins, y un documental sobre pelícanos. (Esto puede parecer complicado, pero todos los elementos de la lista son sustantivos, por lo que la oración es paralela. Además, Mandy y Torrence tienen un gusto extraño en el entretenimiento.)

Pregunta de práctica

¿Cuál de los siguientes ejemplos emplea mejor el paralelismo?

A) Al programar el viaje, asegúrese de planificar cada uno de estos posibles problemas: una llegada tardía al aeropuerto, un retraso en el tiempo de vuelo, una larga espera en la recogida de equipaje y un problema con el tráfico al salir del aeropuerto.

B) Esperar mucho tiempo para recibir atención al cliente, sentirse inaudito y mala comercialización, todas estas son quejas comunes que llegan a nuestro mostrador de atención al cliente.

• A emplea mejor el paralelismo
• A y B son igualmente paralelos
• B emplea mejor el paralelismo

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A emplea mejor el paralelismo

El paralelismo también puede aplicarse a la forma en que se habla de elementos similares en general. Si estás escribiendo un trabajo de investigación que incluya referencias a varios autores diferentes, debes ser consistente en cómo los citas. Por ejemplo, si hablas de Jane Goodall y Henry Harlow, deberías decir “Goodall y Harlow”, no “Jane y Harlow” o “Goodall y Henry”. Esto es algo que continuaría a través de todo su papel. Debes usar el mismo modo de dirección para cada persona que menciones. Mantener el paralelismo también puede evitar sesgos involuntarios. Al referirse a tres médicos como el Dr. Jameel Smith, el Dr. Samuel Evans y Kathy probablemente no hará muy feliz a la Dra. Kathleen O'Rourke.

El paralelismo es muy útil cuando haces listas, tablas o esquemas. Piense en la diferencia entre estas dos versiones de una lista en un informe interno:

~Tareas a completar antes del final del trimestre: Compilar datos trimestrales y agregados de ventas Deberíamos pedir a RRHH una auditoría salarial Presentación de los hallazgos a la junta Jeff hace más buscando espacio de oficina

~Tareas a completar antes del final del trimestre: Compilar datos trimestrales y agregados de ventas Solicitar auditoría salarial a RRHH Presentar los hallazgos a la junta Continuar búsqueda de espacios de oficina

¿Cuál es más fácil de seguir? ¿Cuál es más profesional en su aspecto y tacto? Esencialmente, cada vez que tenga una lista, ya sea dentro de una sola oración o tenga un alcance más amplio, debe enfocarse en el paralelismo.

Énfasis

La cantidad correcta de énfasis en las comunicaciones comerciales puede ayudar a los lectores a acceder fácilmente al mensaje deseado. Sin embargo, lo que se considera énfasis apropiado puede diferir drásticamente en esta era de los mensajes de texto y las redes sociales. Recuerda que las comunicaciones empresariales son parte de un entorno profesional. Mientras los humanos escriben las comunicaciones, la situación sigue siendo una empresa comunicándose con otra o con un cliente. Esta no es una comunicación personal que pueda incluir emoción o símbolos para las emociones.

Evite	Probar	¿Por qué
A ABC Company le encanta la oportunidad de llenar su pedido de Pick n Pack.	ABC Company agradece la oportunidad de llenar su pedido de Pick n Pack.	El “amor” es una emoción humana intensa, no la emoción de una cosa, una compañía.
Allied Sales lo siente mucho y se disculpa por los problemas que la entrega tardía causó a tus mascotas	Allied Sales envió el pedido atrasado a su propio costo con entrega durante la noche para recuperar el envío faltado.	Es posible que la empresa no se sienta tan arrepentida si el cliente no permitió el tiempo suficiente. Pasar a la solución en lugar de aumentar el enfoque en lo que salió mal.
Se agradece su pedido!!!	Su pedido es apreciado.	El signo de exclamación es claramente un signo de entusiasmo personal. Sin embargo, la mayor parte de la comunicación empresarial es esa “cosa” —la compañía— en lugar de una comunicación humana. La introducción de este símbolo en la escritura empresarial es relativamente nueva. Puede hacer que el escritor parezca inmaduro en el lugar de trabajo.
Por favor, consulte la solicitud corporativa. HAY CINCO PREGUNTAS POR RESPONDER	Por favor, consulte la solicitud corporativa. Hay cinco preguntas que responder.	Usar todas las letras mayúsculas se entiende como gritarle a alguien. Este efecto se magnifica aún más cuando viene en un mensaje descendente. Escribe lo suficientemente bien como para que las palabras comuniquen el significado claramente.
Recientemente, los empleados han ingresado erróneamente cableados en lugar de recableados en las órdenes de servicio.	Recientemente, los empleados han ingresado erróneamente por cable en lugar de recableado en las órdenes de servicio.	El uso de la fuente itálica proporciona énfasis sin el impacto sorprendente de todas las letras mayúsculas.
Ella quería que la llamaran Susan, no Sue.	Ella quería que la llamaran Susan, no Sue.	El uso de fuentes en negrita proporciona énfasis sin el impacto sorprendente de todas las letras mayúsculas.
Si se envía un cable RX5, se debe enviar un EU45 al mismo tiempo.	Si se envía un cable RX5, se debe enviar un EU45 al mismo tiempo.	El uso de la fuente subrayada proporciona énfasis sin el impacto sorprendente de todas las letras mayúsculas.

Pregunta de práctica

¿Por qué el siguiente correo electrónico podría enojar a los empleados remotos a los que estaba dirigido?

Sé que somos nuevos trabajando juntos. Es posible que muchos de ustedes no hayan trabajado antes con un supervisor remoto. Cuando sea posible, completaré formularios e información si puedo enviarlos a la sede por usted. Lo ocurrido la semana pasada fue un PROBLEMA cuando solo uno de ustedes cuatro respondió a la solicitud para INGRESAR SUS DIAS DE VACACIONES PREFERIDAS Sin esa información, no puedo obtener respaldo para el equipo.

• Nadie quiere que un jefe le dé una conferencia a todos cuando al menos uno lo hizo bien.
• Ahora a todos les preocupa que no tengan los días de vacaciones que querían.
• El uso de todos los capitales hace que parezca que el directivo le está gritando a los empleados.

Contestar

El uso de todos los capitales hace que parezca que el directivo le está gritando a los empleados.

En los ejemplos anteriores, observe cómo las fuentes cursivas, negrita o subrayadas proporcionan énfasis de manera similar. Cualquiera de los tres son igualmente útiles, y la elección debe hacerse en función de lo que prefiera la organización o el escritor.

La analogía que mejor se adapta al énfasis en un mensaje es pensar en la sal en los alimentos. Un poco de sal es tremendamente útil y realza el plato. Demasiada sal es repugnante e incluso puede ser repugnante.