2.4: El proceso de escritura en tres partes

Qué aprenderás a hacer: Identificar las tres partes del proceso de escritura

Escribir un mensaje que sea consistentemente bien recibido puede convertirse en un hábito, pero puede ser difícil de lograr para los nuevos escritores. El proceso de escritura de tres partes asegura el mejor resultado cada vez.

Los buenos escritores planean sus mensajes, a menudo usando un esquema o notas hechas antes de escribir el mensaje. La falta de un plan antes de escribir puede parecer que le ahorra tiempo a una escritora, pero puede confundir a la escritora una vez que comienza, y ralentiza el receptor. La comunicación no estará en su mejor momento de esa manera. Este módulo discute cómo mejorar la velocidad y claridad en la comunicación. Con un esquema sólido, la escritura real se centra en el fraseo y la elección de palabras. Este módulo analiza cómo redactar el mensaje con una vista de usuario. Por último, se revisa y revisa el mensaje. Este módulo proporciona las herramientas de limpieza final para ayudarle a corregir durante el paso de revisión.

Resultados de aprendizaje

• Discutir la importancia de la etapa de planeación en el proceso de redacción
• Escribir un mensaje de negocios basado en un esquema usando los componentes apropiados de un mensaje comercial
• Revisar un mensaje comercial para determinar el tono, el mensaje y la corrección

Planeación de mensajes comerciales

Si bien todo este módulo se trata de escribir, la mayor parte del pensamiento sobre lo que vas a escribir ocurre antes de componer una sola oración. Planear y esbozar es donde se realiza su análisis y organización, de modo que cuando esté listo para escribir, todo lo que tenga que preocuparse es la estructura de la oración, la elección de palabras y el tono, ¡que es más que suficiente!

¿Recuerdas esos días escolares cuando los maestros requerían esquemas antes de que pudieras empezar a escribir tu trabajo Es posible que se hayan referido a ella como parte de una fase de “pre-escritura”. Resulta que esos contornos son habilidades para la vida, no solo trabajo ocupado. Como comunicadores de negocios adultos, aún debes comprometerte a delinear. Un esquema sirve como hoja de ruta para lo que vas a escribir, y ayuda a romper hábitos de escritura débiles. Los esquemas establecen a un escritor para el éxito. A diferencia de lo que ocurre en la escuela, no necesitan ser tecleados y numerados formalmente; pueden existir en un bloc de notas o chatarra al costado del teclado. Dicho esto, usar la función de esbozo de su procesador de textos es una excelente manera de mantener su contorno ordenado, y cortar y pegar facilita la reorganización de su pedido.

Primero, determinar cómo se siente probablemente el receptor de esta comunicación acerca de la comunicación: positiva, neutral o negativa. Enfócate en lo que siente el receptor en función de la situación del receptor. No factorizar en “Cómo me gustaría escuchar esta noticia”. El receptor no ha investigado este mensaje, puede que no haya escuchado partes del tema antes, o que tenga los antecedentes que tienes. El receptor puede tener una responsabilidad laboral diferente y puede necesitar antecedentes para apreciar completamente la comunicación. Factorizar todo eso en el análisis de la audiencia. Esta es la planificación que usted ve. You-view piensa en lo que el receptor quiere y necesita entender. No factorizar tus propios sentimientos.

La planeación es el primer paso clave en el proceso de escritura porque permite al escritor comenzar a pensar en cómo se creará y evaluará el producto final. Es el primer paso para establecer su responsabilidad y confiabilidad como escritor. Recuerda que cuando escribes para una corporación u organización, tu escritura vive como documentación legal y referencia. Los escritores no son menos responsables de la rendición de cuentas por su trabajo que los abogados y el personal médico. Una planificación sólida conduce a documentos finales confiables.

Saltarse la etapa de pre-escritura es como tomarse unas vacaciones sin antes elegir un destino: Si no sabes a dónde vas, ¿cómo llegarás ahí? Afortunadamente, la preescritura puede tomar muchas formas, y hay estrategias que se adaptan a cada tipo de escritor.

Las estrategias y procesos utilizados en la etapa de preescritura no sólo ayudan al escritor a formular un tema y solidificar ideas, sino que también sirven como una especie de ensayo para el resto del proceso de escritura. A medida que el escritor usa el vocabulario asociado a un tema en particular, se vuelve bien versado en el tema y es capaz de expresar ideas con más confianza, organización y claridad. Todo esto nos trae a la mente el viejo chiste: “¿Cómo se llega al Carnegie Hall?” La respuesta, por supuesto: “Practica. Practica. Practica.”

Así como un músico debe practicar su instrumento para lograr su objetivo, la práctica emprendida durante la etapa de preescritura guía al escritor hacia un objetivo específico. Ese objetivo es desarrollar un tema bien definido que eventualmente se plasme en el lenguaje de una tesis o hipótesis sucinta.

La planificación comienza con la reacción de la audiencia, que se mapea a una estructura organizativa para el documento.

Anteriormente en este módulo, se introdujeron tres tipos de audiencia: positiva, neutral y negativa. Estas audiencias pueden recibir mensajes positivos, negativos o persuasivos:

• Los mensajes positivos son rutinarios o buenas noticias. Es probable que el receptor reaccione positiva o neutralmente.
• Los mensajes negativos son malas noticias. Es probable que el receptor reaccione negativamente.
• La categoría superpuesta son los mensajes persuasivos. Se espera que el público necesite estímulo para actuar como el remitente desea. En algunos casos, el receptor se parece más a una audiencia positiva. En otros casos, el receptor se parece más a una audiencia negativa.

Todos los mensajes contienen tres o cuatro bloques:

1. Noticias: Ya sean buenas o malas noticias, el mensaje afirma su punto con claridad. Ahí el receptor debe entender claramente la noticia sin ambigüedades.
2. Motivos: La sección de razones apoya o explica la noticia. Este es el detalle necesario para ayudar a la comprensión o acción del receptor.
3. Buena voluntad y acción: Este es el párrafo final donde el remitente proporciona una breve y sincera observación diseñada para continuar la relación laboral. El párrafo de cierre no está terminado sin algún detalle o recordatorio relacionado con el propósito de la comunicación, o llamado a la acción.
4. Buffer. Esto generalmente solo se encuentra en mensajes negativos y algunos persuasivos. Un búfer inicia un mensaje donde es probable que el lector esté al lado negativo del continuo calentando al lector al tema, pero no exponiendo el resultado completo del mensaje.

Dependiendo de la reacción de tu audiencia, colocarás estos bloques en un orden diferente:

Esquema de mensaje positivo

El esquema organizacional básico para un mensaje positivo utiliza los bloques introducidos anteriormente en ese mismo orden: noticias, razones, buena voluntad y acción. Recuerde, este es el esquema para escribir todo el mensaje (el segundo paso en el proceso de escritura). Los bloques son las etiquetas de la sección de esquema donde el escritor recoge notas y pensamientos sobre esa parte o párrafo. Con estas notas, el escritor puede escribir todo el mensaje sin detenerse a buscar detalles.

En este ejemplo de un mensaje positivo, asuma que el remitente está confirmando la recepción de un envío duplicado y ha accedido a proporcionar crédito.

Bloque de Organización	Propósito	Apuntes para el Mensaje
Noticias	Con un receptor positivamente inclinado, la idea principal está en el primer párrafo, primera frase. El lector quiere conocer algunos y es receptivo, por lo que el escritor solo debería decirlo:	crédito adeudado 3/31
Razones	Este es el cuerpo del mensaje que contiene el detalle apoyando la noticia	Factura adjunta. Crédito procesado contra acct 234-2345
Buena voluntad y acción	Reconocer y esfuerzo o relación con el receptor. Confirmar cualquier compromiso.	Ella envió detalles claros. Debería ver el comunicado de abril.

Esquema de mensaje negativo

El esquema organizacional genérico para un mensaje negativo utiliza los tres bloques noticias, razones, buena voluntad y acción. Utiliza estos bloques organizacionales en un orden diferente y también agrega el bloque de búfer. Recuerda que este es el esquema para escribir todo el mensaje (paso 2 en el proceso de escritura). Con estas notas, el escritor puede escribir todo el mensaje sin detenerse a buscar detalles.

En este ejemplo de un mensaje negativo, supongamos que el remitente está entregando las malas noticias sobre un retraso en la fecha de envío prometida de un libro. El receptor necesita esto para prepararse para una conferencia de entrenamiento de dos semanas pero no la ordenó lo suficientemente temprano.

Sección de Organización	Propósito	Notas para escribir mensaje de...
Buffer	Inicia el mensaje estando en el tema, pero no exponiendo claramente la noticia. Es importante comenzar de manera neutral para evitar que las expectativas del lector se pongan altas.	Ha sido cliente desde hace muchos años.
Razones	Este es el cuerpo del mensaje que contiene el detalle que respalda la noticia. Las razones deben tener tu vista. Evite mencionar políticas o reglas ya que esto solo alienta al lector a escalar a un nivel superior de gestión.	Título muy popular. buena calidad lleva tiempo.
Noticias	La mala noticia se dice directamente, pero con suavidad. Ofrezca cualquier noticia compensatoria, si es posible. Evite disculparse. Puede generar culpabilidad legal en situaciones extremas. En muchos casos, la compañía del remitente no hizo nada malo. Si es realmente necesario y alineado con la política de la compañía, entonces disculpe.	libro retrasado por 7 días. centrarse en su recibo agregado envío gratis.
Buena voluntad y acción	Evita sonar trillado pero expresa interés en continuar la buena relación. Confirmar la fecha de entrega.	buenas experiencias pasadas. entrega abril 5 Observe que falta puntuación y mayúsculas. Estas son sólo notas, por lo que esos temas se limpiarán en los siguientes pasos.

Esquema de mensaje persuasivo

La comprensión y el enfoque más simples para los mensajes persuasivos es determinar qué tan probable es que el receptor cumpla con los deseos del remitente. Si el público es positivo, entonces sigue ese bosquejo. Para audiencias negativas es necesario utilizar un enfoque diferente.

Es útil superponer estas estructuras con el concepto de marketing de Conciencia, Interés, Deseo y Acción (AIDA).

Esta estrategia inicia con la apertura de un mensaje positivo o negativo. La apertura debe incluir una apertura que llame la atención, como un hecho, una pregunta o algo que capte el interés del receptor. A continuación, dirija su escritura para discutir más detalles para interesar al receptor en esta situación. El deseo es sobre cómo importa la ayuda o acción del receptor. Finalmente, el cierre incluye la acción específica solicitada al receptor.

Pregunta de práctica

Jasmine realmente se sintió mal por el error en el correo electrónico que envió reconociendo a los mejores artistas del mes anterior. Ella trabajó en ello el viernes pasado antes de salir de vacaciones. En su apuro, simplemente había compuesto el mensaje directamente en un correo electrónico sin preescritura. Tan pronto como golpeó “enviar”, se dio cuenta de que había confundido los nombres de los empleados y los nombres de los clientes con los mejores resultados. Ahora su manager la estaba llamando para hablar del error. Peor aún, se le pidió que trajera sus notas en el correo electrónico. ¿Jasmine tenía razón al pensar que su jefe estaba pidiendo demasiado para pedirle sus notas?

• No. Parece que su jefe está tratando de ser de ayuda.
• Sí. Los mensajes simples no necesitan todo el trabajo extra de planeación. Esto fue solo un simple error.
• No. Esto va a convertirse en una gran reprimenda negativa por lo que se necesita papeleo.

Contestar

No. Parece que su jefe está tratando de ser de ayuda.

Escribir mensajes de negocios

También es útil recordar en esta etapa que en realidad no estás comenzando desde una página en blanco, ni siquiera con tu primer borrador. Tienes a mano las materias primas de tu pre-escritura, delineación y recopilación de fuentes para construir.

De la planeación a la escritura

En esta etapa del proceso, el propósito y organización de su mensaje ya está decidido. Ahora necesitas elaborar las palabras y frases para cada parte del mensaje.

Cualquiera que sea el esquema con el que hayas comenzado, puede transformarse sin problemas en un primer borrador simplemente eligiendo un área para atacar. Comience a desarrollarlo con oraciones completas, pensamientos completos y fuentes relevantes.

El formato para la comunicación importa. Al final de este módulo se discuten los formatos y el diseño de las letras.

Antes de examinar tipos de mensajes, hay habilidades para tener en la mano.

Habilidades de escritura

Línea de asunto

La línea de asunto es sorprendentemente importante en las comunicaciones comerciales. Se encuentra tanto en formato de correo electrónico como de memo. Las líneas de asunto son una mini introducción al mensaje. Ahora bien, no sustituyen la necesidad de que el tema sea abordado en el primer párrafo de la comunicación.

Qué	Evite	Probar
Línea de asunto	Respecto a la reunión del próximo martes	Elementos a traer para la reunión del próximo martes
Primera línea del mensaje	¿Traerás los bolígrafos y lápices?	¿Traerás bolígrafos y lápices a la reunión del próximo martes?

Las líneas de asunto son introducciones sucintas a un mensaje directo, negativo o persuasivo

Qué	Evite	Probar
Mensaje Directo	Fechas de la Conferencia	Confirme las fechas de la conferencia
Mensaje Negativo	¡Problema!	Confirmación necesaria Orden 3145
Mensaje Persuasivo	Necesita un orador	Oportunidad de hablar para usted

Comprueba si tus líneas de asunto pasan una lista simple de preguntas:

• ¿La idea principal es evidente a partir de la línea de asunto?
• ¿Es más una frase que una oración completa?
• ¿Puede el receptor juzgar la urgencia con respecto a si deben leer el mensaje ahora o pueden dejarlo para más adelante?
• ¿El receptor podrá volver a encontrar este mensaje fácilmente en función de su línea de asunto?

Construyendo búferes

Los búferes son un componente específico de los mensajes negativos. Permiten que el escritor inicie el mensaje sin dar a conocer completamente las malas noticias que se avecinan. Los búferes deben ser más que un saludo no relacionado como “¿Qué tal esos Broncos?” Deben conducir al tema evitando connotaciones negativas. Al mismo tiempo, un búfer no debería promover una falsedad ni levantar las esperanzas del receptor sólo para echarle encima. Por ejemplo, por escrito a un aspirante a un empleo, la línea de asunto, “Eres nuestro mejor candidato” solo para seguir en el cuerpo con “pero desafortunadamente, necesitábamos contratar desde dentro de la empresa, así que no conseguiste el trabajo” es innecesariamente cruel. Por otro lado, “Eres uno de los muchos candidatos impresionantes”, es a la vez honesto y apropiadamente complementario mientras sirve como amortiguador.

Tema de búfer	Muestra	Motivo del “No”
Artículo de Acuerdo	Planear una boda de 250 personas es toda una empresa.	El salón de baile más grande está reservado en esa fecha.
Elogio	La American Cancer Society brinda un excelente apoyo a la comunidad de Centennial, MO.	La organización no puede financiar este año el torneo benéfico de golf.
Razones	Con el incremento de las tasas de interés, hay una disminución de 5% en las llamadas de nuevos clientes.	Hay reasignaciones de cuentas planeadas.

Palabras negativas y tono

Las relaciones comerciales son como todas las relaciones. Hay altibajos. En ocasiones los empleados, los clientes y otros deben escuchar noticias que no sean de su elección. Dos habilidades importantes salvan la relación mientras entregan las malas noticias. En todas las situaciones, el remitente trabaja para evitar palabras y tonos negativos. Estas palabras y tono pueden eclipsar hasta el mejor mensaje, como nubes grises en un cálido día de verano.

Con mensajes negativos llega un momento en el que hay que decir las malas noticias. Un escritor hábil que planifica bien el mensaje tiene esta parte del mensaje contenida en una sola área de la comunicación. Sin embargo, al decir “no”, el significado debe ser claro. A veces la forma más diplomática de claridad se logra con un hábil “no implícito”. Considera cómo son claros los siguientes, pero evita una palabra o tono negativo.

Evite	Probar
El 23 de abril no está disponible.	Las habitaciones están disponibles del 20 al 22 de abril o del 24 al 29 de abril.
No se permiten serpientes en el avión.	Consulte nuestra política de mascotas que permite gatos, perros y pavos reales. (Agregue “solo” si es necesario, solo gatos, perros y pavos reales).

Uste-Ver

Al definir los mensajes positivos, tanto las buenas noticias como las noticias esperadas encajan en la categoría. Sin embargo, algunas noticias esperadas pueden no complacer al receptor. El you-view por escrito ayuda al remitente a mantener una buena relación general con el receptor. Considera lo siguiente:

Evite	Probar	¿Por qué
No estacionar en el Lote C. Se está repavimentando.	Mientras se repavimenta el Lote C, se deben usar los Lotes A y B.	El objeto directo “tú” se asume con la instrucción de “no”. Acoplar un “tú” con un “no” en la misma oración es probable que moleste o se sienta acusatorio al receptor, dañando así la relación. Indicar lo que es posible en lugar de lo que no lo es.
No puedo esperar para ayudarte.	Espero poder ayudarte.	Aquí hay algo que el remitente quiere hacer, pero el ejemplo nubla el deseo positivo con lo negativo “no puedo”. Si usted como remitente está ansioso, entonces esté ansioso en lugar de confundir el tema con un negativo.
El reclamo es próximo, sin embargo, se necesita otra forma.	Se necesita otro formulario antes de que se procese el reclamo.	“Sin embargo” frecuentemente se considera una palabra negativa ya que contradice lo que viene antes. La palabra “pero” funciona de manera similar.

Escribir un mensaje positivo

Considere el siguiente esquema de ejemplo construido en el proceso de planeación:

Noticias	Necesita cotización sobre componentes de seguridad
Detalle	4 PCs, 2 impresoras, 1 router inalámbrico. Necesita costo desglosado, garantía/mtc, fecha de instalación
Buena Voluntad y Acción	Contrato de 2 años en su lugar. Esperanza para el 15 de abril.

Con este esquema en su lugar, el mensaje se formatea como una carta comercial o correo electrónico según lo amerite la situación.

Comentarios sobre la Sección	Según lo escrito
Primer párrafo: Inicia el mensaje con la noticia. Este es un mensaje positivo. Enfócate en el receptor y date cuenta de lo único que quiere saber es “qué necesito hacer”. El mensaje se abre con una vista tuya. El “Por favor” es decir “necesitas” pero de manera positiva. La idea principal es fácil de encontrar. No se oculta por frases o preámbulos innecesarios que no adelanten el propósito del mensaje.	Por favor, proporcione una cotización para los sistemas de seguridad actualizados.
Segundo Párrafo: El uso de párrafos respeta al lector al proporcionar espacios en blanco facilitando así la lectura del mensaje. Los párrafos proporcionan pausas lógicas para ayudar en la comprensión y retención. Las balas no existen excepto como parte de un párrafo. Ahí está la introducción al párrafo y luego las listas. Las listas son más fáciles para los ojos mediante el uso de espacios en blanco. Ayudan en la retención. Será fácil para el receptor marcar los artículos como completados. Los elementos de lista se construyen de manera paralela.	Con su familiaridad con nuestro sistema, por favor mantenga la compatibilidad y cotice para los siguientes artículos. 4 Pzs 2 impresoras 1 router inalámbrico En la respuesta, por favor, dirija las siguientes preguntas: ¿Cuánto es el costo total y detallado? ¿Cuánto cuesta la garantía y el costo de mantenimiento? ¿Cuándo es la fecha de instalación más temprana?
Párrafo final: Fomenta la relación con una nota específica de buena voluntad. Proporciona un recordatorio nítido de la acción necesaria.	Gracias por ser tan fácil trabajar con ellos en los últimos dos años. Si es posible, por favor proporcione esta cotización antes del 15 de abril. Si va a ser más tarde, por favor llame para hacérnoslo saber.

Escribir un mensaje negativo

Supongamos que el esquema para este mensaje negativo construido en el proceso de Planeación es el siguiente. Observe que hay un error tipográfico donde “abril” no está en mayúscula. Para el esquema, eso está bien. Estas son notas organizativas que solo el escritor ve:

Buffer	Larga relación de las convenciones de mediados de abril. Relación pasada
Razones	Personal nuevo. Mes competitivo y tarifas
Noticias	La fecha de la conferencia debe moverse antes o retroceder una semana
Buena Voluntad y Acción:	Descuento. Debe escuchar antes del 5 de marzo

Con este esquema en su lugar, el mensaje se formatea como una carta comercial o correo electrónico, según lo amerite la situación.

Comentarios sobre la Sección	Según lo escrito
Buffer: Primer párrafo — Inicia el mensaje con una nota que se relacione con el mensaje, una en la que ambos estén de acuerdo. No seas tan alegre como para engañar a la audiencia, ni establecer un tono oscuro que pueda causar temor adicional en alguien está a punto de decepcionarse. Al no confirmar inmediatamente la disponibilidad, el lector puede comenzar a prepararse para las próximas noticias.	Su organización ha sido un socio desde hace mucho tiempo de Aspen Lodge, y nos ha honrado ser su lugar de elección para su conferencia anual de abril. Gracias por su reciente carta con respecto a la disponibilidad del próximo mes.
Motivo: Segundo párrafo. Es tan tentador escribir razones para un no desde la perspectiva del remitente. “Todos estamos llenos”. “La política de la empresa dice”. Las razones en un mensaje negativo ofrecen al lector una manera de verlo desde el punto de vista del escritor. Si el mensaje está bien escrito, para cuando llegue el “no”, el receptor estará completamente de acuerdo.	Con un invierno tan cálido, su elección de Aspen Lodge sigue siendo una deseada por muchas organizaciones ansiosas por venir al oeste. El Lodge siempre es popular entre las organizaciones locales debido a las bajas tarifas fuera de temporada, lo que significa que las instalaciones reservan rápida y temprano.
Motivo continuado: Ya sea segundo o tercer párrafo. Aquí está la parte más difícil del mensaje. Es probable que el lector esté anticipando ser rechazado a estas alturas. Corresponde al remitente dejar claro el “no”, pero no duro. Esto se puede hacer directamente o con un No implícito. Esta escritura supone que el grupo siempre viene encendido y había solicitado el segundo fin de semana. Una cuestión clave a tener en cuenta al entregar mensajes negativos de esta manera es que podrías trabajar para evitar palabras negativas con tanta atención que hagas que el mensaje sea difícil de entender. En este caso, hablar de los fines de semana que están disponibles deja el mensaje bastante claro.	Con el segundo fin de semana ya reservado, ¿preferirías el primer o tercer fin de semana?
Párrafo final: Fomenta la relación con una nota específica de buena voluntad. Proporcione un recordatorio nítido de la acción necesaria.	Llame antes del viernes 31 de marzo, para confirmar cuál de los dos fines de semana restantes se adapta mejor a sus necesidades. Aspen Lodge está reservando rápidamente, y esperamos tener buenos amigos como la compañía ABC aquí de nuevo este año. Debido a que has sido un socio tan leal, estamos ofreciendo un 5% de descuento para el fin de semana que termines eligiendo.

Escribir un mensaje persuasivo

Con mensajes persuasivos, el análisis de audiencia en la etapa de planeación te guiará en la dirección correcta. Este esquema de ejemplo supone que el receptor necesita un push para aceptar la solución que se presenta. En este ejemplo, un equipo de marketing ha planeado hacer algunos grupos focales en Manhattan entre un segmento de consumo difícil de encontrar (digamos, adolescentes zurdas a las que les gusta tanto el crocheting como las carreras de motocross). La instalación que está encontrando y programando a los participantes está teniendo dificultades para encontrar suficientes de estas chicas en Manhattan, así que quieren recorrer una instalación asociada justo al otro lado del río en Nueva Jersey. Le va a costar más dinero al equipo de marketing, lo que han anticipado pero aún así no les va a gustar, e implicará viajes adicionales. Aquí hay una manera de presentar esa noticia.

Buffer/Atención	Participantes de investigación más diversos en Manhattan y Newark
Motivos/ Interés	Un conjunto más diverso de participantes en dos ubicaciones
Noticias	No podemos encontrar suficientes personas calificadas en Manhattan, así que agregamos nuestra ubicación en Newark
Buena Voluntad y Acción:	Viaja entre ubicaciones en un autobús fletado de lujo sin costo adicional

Con este esquema en su lugar, el mensaje se formatea como una carta comercial o correo electrónico, según lo amerite la situación.

Comentarios sobre la Sección	Según lo escrito
Buffer: Primer párrafo— Inicia el mensaje con una nota que se relacione con el mensaje, una en la que ambos estén de acuerdo. No seas tan alegre como para engañar al público, ni establecer un tono oscuro que pueda causar ira adicional en alguien está a punto de decepcionarse. Al comenzar con las buenas noticias, el escritor puede compensar cualquier decepción o molestia ante las malas noticias.	Gracias por confiarnos este interesante y desafiante recluta. Hacemos un llamado a toda nuestra experiencia para asegurarnos de encontrarte los mejores participantes para satisfacer tus necesidades de investigación y encontrar chicas que no solo cumplan con las especificaciones sino que también representen una variedad de etnias y niveles de ingresos.
Razones: Segundo párrafo— Es tan tentador escribir razones para un no desde la perspectiva del remitente. “Todos estamos llenos”. “La política de la empresa dice”. Lo que hacen las razones en un mensaje negativo es ofrecer al lector una manera de verlo desde el punto de vista del escritor. Si bien escrito para el momento en que llegue el “no” el receptor estará en completo acuerdo.	Como ya sabías desde el inicio del proyecto, encontrar participantes que cumplieran con tus especificaciones iba a ser difícil, y estamos a mitad de camino reclutados. Hemos colocado anuncios en los periódicos y en línea, y hemos pedido cursos de motocross para recomendar a los miembros que podrían calificar.
Motivos continuados: Ya sea segundo o tercer párrafo— Aquí está la parte más difícil del mensaje. Es probable que el lector ya esté anticipando algún tipo de malas noticias. Corresponde al remitente dejar clara la dificultad pero no dura. Incluso con la acción de Buena Voluntad, es probable que haya alguna molestia por parte del receptor.	Sin embargo, parece que nos hemos estancado en encontrar gente para venir a nuestras instalaciones de Manhattan. Tal y como lo vemos, tenemos dos opciones. Podemos relajar las especificaciones, lo que podría diluir sus datos, o podemos comunicarnos con una compañía asociada en Newark. Entre las dos instalaciones, creemos que podemos reclutar plenamente su estudio de investigación. Como discutimos en la etapa de propuesta, esto incurrirá en un costo adicional, y reconocemos que no había incorporado el viaje a Newark en su horario. Por lo tanto, nos hemos tomado la libertad de reservar un autobús autocar y chofer de lujo a nuestra costa para trasladar a su equipo de su base en Manhattan a las instalaciones de Newark los días en que estará allí.
Párrafo final: Fomenta la relación con una nota específica de buena voluntad. Proporcione un recordatorio nítido de la acción necesaria.	Por favor, háganos saber si esta solución es aceptable o si desea aflojar las especificaciones de sus participantes. Por favor, también díganos si podemos ayudar con cualquier otra cosa, incluido el cambio de alojamiento en el hotel utilizando nuestro descuento corporativo. Estamos muy ansiosos por recibirlo a usted y a su equipo para esta investigación innovadora. Si tengo noticias tuyas para el miércoles por la mañana, puedo bloquear la opción que elija y seguir adelante con el trabajo.

Pregunta de práctica

Alex tenía su libreta a mano con su plan de escribir al vendedor sobre las entregas que parecían llegar más tarde y más tarde cada semana. Esto se estaba convirtiendo en un problema real, por lo que necesitaba recibir este correo electrónico antes de la siguiente entrega. Como Alex usa su plan, ¿en qué debería enfocarse en la fase de escritura de este mensaje?

• Alex se enfocará en tener negativo en las áreas Buffer, Noticias y Acción del mensaje para que el proveedor corrija el problema lo antes posible
• Alex se enfocará en habilidades de escritura como tu vista, ser conciso, etc.
• Alex se centrará en asegurarse de que tiene los detalles de las últimas tres semanas de envíos tardías.

Contestar

Alex se enfocará en habilidades de escritura como tu vista, ser conciso, etc.

Revisión de mensajes de negocios

Una vez que hayas escrito tu mensaje de principio a fin, es posible que te sientas muy orgulloso de ti mismo y listo para pasar a tu siguiente tarea. Bueno, no del todo. Es hora de aclarar, refinar y reorganizar para asegurarse de que tu mensaje sea exactamente lo que quieres que sea.

El arte de volver a ver

Revisar es el reordenamiento y afinación de un borrador completamente desarrollado, si no totalmente completado, para que la tesis o hipótesis se alinee con el propósito del escritor, las necesidades y características del público, el desarrollo del argumento y la conclusión persuasiva.

Un paso crítico

Revisar, para muchos escritores y profesores de escritura, es el paso más crítico en cualquier proceso de escritura. También es el paso que muchas veces frustra a muchos escritores porque puede ser difícil mantener la objetividad y el enfoque al mirar tan de cerca tu propio trabajo.

A muchos escritores les resulta beneficioso en esta etapa que alguien más lea el documento en el que han estado trabajando, ya que está demasiado cerca de los pensamientos y emociones del escritor. Recuerda que cuando le pides a alguien una crítica a tu trabajo, no estás pidiendo elogios por tu brillantez sino que más bien pides que tu trabajo sea aún mejor y más efectivo para su propósito. También ten en cuenta que el hecho de que alguien haga una sugerencia no significa que tengas que aceptarla. A menos que esa persona sea tu jefe, claro.

La necesidad de revisar reconoce el probable escenario de que la escritura de nadie es perfecta como se presenta en el último borrador. La disposición a revisar significa que el escritor reconoce la naturaleza dinámica de la comunicación y que se requieren revisiones para articular claramente las ideas y satisfacer las expectativas de la audiencia. La expresión escrita efectiva es el resultado de revisiones cuidadosas.

Pregunta de práctica

Mason está orgulloso de todo el trabajo que puso en la creación del correo electrónico anunciando el equipo de softbol empleado de primavera. Tiene que admitir que completar el paso de planeación lo obligó a buscar todas las reglas y tarifas de la liga primero seguro que ahorró tiempo como escribió. Eso hizo que escribir fuera muy fácil. Todo el asunto realmente no ha sido tan complicado como inicialmente esperaba. ¿Mason puede enviar el mensaje ahora?

• Tal vez.
• Sí.
• No.

Contestar

No.

Habilidades de revisión

Un proceso de revisión en dos pasos

En el proceso de revisión el escritor hace dos cosas:

1. Asegura que los mensajes finales cumplan con el objetivo identificado en el paso de planeación. Esta es la evaluación de contenido.
2. Asegura que el paso de gramática y corrección ha corregido cualquier error. Esto asegura que la redacción sea fácil de leer para el receptor y que la reputación del escritor esté bien servida por un documento profesional.

Habilidades de corrección

Fragmentos

A medida que se completen las lecturas finales del mensaje, cortas o largas, cerciorarse de que haya oraciones enteras.

Run-Ons

Al otro lado de los fragmentos hay frases que van y siguen y siguen. Cuidado con la sentencia consecutiva.