2.5: Software de procesamiento de textos
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Qué aprenderás a hacer: Usar un software común de procesamiento de textos para escribir mensajes de negocios
Existe una amplia variedad de software de procesamiento de textos utilizado para la comunicación empresarial. El diseño de un documento comercial suele ser simple, pero no confundas simple por carecer de estructura. Hay expectativas para el diseño y el formato de la página. Microsoft Word y Google Docs son dos de las aplicaciones de software de procesamiento de textos más comunes. En esta sección se presenta una visión general de cómo utilizar estas aplicaciones para crear una carta comercial.
Resultados de aprendizaje
- Discutir pautas comunes para crear un documento formateado profesionalmente
- Usar Microsoft Word para crear un documento visualmente atractivo y accesible
- Usa Google Docs para crear un documento visualmente atractivo y accesible
Formateo Redacción Comercial
Para dar un formato adecuado a un documento, primero debemos entender los componentes primarios de ese documento. Estas habilidades, incluyendo espaciado, énfasis y más, son las mismas habilidades que se usan en correos electrónicos, notas, informes comerciales y documentos de empleabilidad.
Dos de los ejemplos más utilizados de software de procesamiento de textos son Microsoft Word y Google Docs. Tanto Word como Google Docs proporcionan al escritor de negocios las herramientas de formato necesarias para crear documentos profesionales.
Especificaciones del formato básico de carta, memo o correo electrónico:
- Los párrafos no tienen sangría
- El interlineado es 1.0 (o 1.15) en el párrafo
- El interlineado es de 2 entre párrafos
- El margen izquierdo está justificado/alineado, lo que significa que parece una línea recta
- El margen derecho es irregular (párrafo alineado a la izquierda) o línea recta (párrafo de bloque)
- El tamaño de la fuente es 10 o 12 dependiendo del tipo de fuente (Arial y Times New Roman son fuentes comunes porque son universales en las plataformas de PC y Mac)
Formato Carta Comercial
Existen numerosas fuentes en línea que describen el formato de una carta comercial. Muchos negocios tienen formatos específicos para las comunicaciones provenientes de sus organizaciones, y por supuesto, esos formatos tienen prioridad. Es probable que haya membrete preimpreso con el logotipo de la empresa y la dirección disponible. Hoy en día, es común incluir el correo electrónico de la empresa y las direcciones de sitios web en el bloque de direcciones o encabezado.
A medida que comiences a usar tanto Word como Google Docs, te familiarizarás con las plantillas que ayudan con muchos de los problemas de espaciado.Esta sección proviene de una fuente ampliamente reconocida, Purdue OWL (Online Writing Lab). Hay varios estilos comunes: Bloque, Bloque Modificado y Semi-Bloque. Estas instrucciones abordan las partes más comunes de una carta comercial usando formato de bloque.
- Dirección del remitente
- Fecha
- Dirección interior
- Saludo
- Cuerpo
- Clausura
- Cajas o accesorios
Memo comercial y formato de correo electrónico
Con el creciente uso del correo electrónico, los memorandos se encuentran con menos frecuencia en el lugar de trabajo. Para los escritores de negocios, pensar en los formatos de memo y correo electrónico como lo mismo no es demasiado lejos de su alcance. Presta mucha atención a la línea de asunto tanto en correos electrónicos como en notas. Como se discutió en las secciones anteriores, la línea de asunto juega un papel crítico en brindar orientación al lector con respecto a la urgencia, el tema y las acciones a tomar. En un correo electrónico o memorándum, use encabezados de párrafo en negrita para la escaneabilidad. Hacer esto te ayuda a mantenerte organizado, y a los lectores les encanta porque les ayuda a elegir la información más importante fácilmente.
Para obtener más información sobre cómo formatear un memo, eche un vistazo a este documento sobre el formato estándar de memo o Módulo 3: La página de Comunicación Escrita en los memorandos.
Pregunta de práctica
El jefe de Julie acaba de pedirle a Julie que actualice el formato de la carta trimestral del proveedor. ¿Cuáles son los ajustes más probables que Julie necesita?
- Interlineado doble, Sin líneas adicionales entre párrafos. Sangría de 1/2 pulgada (o 5 espacios) al inicio de cada párrafo.
- Interlineado simple, Líneas dobles entre párrafos. Sin sangría.
- Estilo Chicago, que es una versión modificada de MLA.
- Contestar
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Interlineado simple, Líneas dobles entre párrafos. Sin sangría.
Estilo
Al formatear cualquier comunicación escrita, es importante terminar con un documento que sea agradable a la vista. Aquí hay algunos consejos rápidos para que su documento se vea bien. Para más consejos, echa un vistazo a Formato: Haz que tu mensaje sea atractivo.
Espacio en Blanco
Espacio en blanco entre palabras, espacio en blanco entre párrafos. Espacio en blanco entre oraciones.
Cuando veas un bloque de texto, divídalo en párrafos, oraciones, palabras o viñetas más cortos.
Esculpir a medida que avanzas.
Querido escritor, da forma al significado de tu contenido con las palabras, pero da forma a la presentación formateando.
Por el espacio en blanco.
—Demian Farnworth [1]
Para los escritores de negocios, la elección del espacio en blanco no es tan libre como la escultura, sin embargo, hay convenciones estándar para aplicar y opciones de escritura empresarial que ayudan al lector. Las convenciones estándar aparecen en la sección final de este módulo.
Observe cómo la cita de Farnworth tiene líneas cortas y usa los espacios en blanco que se muestran para romper el texto. El ritmo de las palabras se representa visualmente. En la redacción de negocios, los párrafos, al igual que las oraciones, se mantienen relativamente concisos. No hay longitud prescrita, pero los escritores tienden a evitar párrafos de una oración. Los escritores también tienden a evitar los párrafos que dan como resultado largos e ininterrumpidos bloques de texto. Independientemente de la longitud, cada párrafo tendrá una oración temática con el mismo apoyo que necesite, ni más ni menos.
Listas
Las listas son excelentes herramientas por dos razones: Crean espacios en blanco y crean un patrón que es fácil de entender y recordar para un lector. Hay dos tipos de listas: numeradas (enumeradas) y con viñetas.
Use listas numeradas cuando el orden o la importancia importan:
| Evite | Probar |
| Pasos para hacer tostadas: | |
| Para hacer tostadas, primero enchufa la tostadora. Segundo, deslice el pan en la ranura. Tercero, empuje hacia abajo la palanca de tostado. |
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En este ejemplo, importa el orden de los pasos para hacer tostadas. Empujar hacia abajo la palanca de tostado no proporciona ningún valor sin el pan cargado en la ranura. También observe lo más fácil que fue la columna “Try” de entender y retener.
| Evite | Probar |
| Las razones por las que la tienda permanece abierta más tarde: | |
| Las razones por las que la tienda permanece abierta más tarde son que primero, los estudios muestran que las ganancias por tienda aumentan 3%. Segundo, a los clientes les gusta una farmacia abierta por la noche para emergencias. Tercero, el Gerente Asociado vive cerca, así que un poco de viaje no es una preocupación. |
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Observe que la preferencia del Gerente Asociado probablemente no fue tan importante para el horario adicional de tienda como lo fueron las ventas y las preferencias del cliente.
Utilice listas con viñetas cuando los elementos sean de igual valor.
| Verduras que se pueden mezclar en ensaladas hechas en tiendas: | |
| Las verduras que se pueden mezclar en ensaladas hechas en la tienda son lechuga, tomates, zanahorias o espinacas |
|
En este ejemplo, observe que se puede utilizar cualquiera de las verduras. Un elemento no es más importante que el otro. No importa el orden en que se seleccionen los artículos.
Los elementos de la lista pueden tener una palabra larga, una frase larga o una oración larga. Cada uno de ellos debe ser construido con organización paralela (ver sección anterior sobre Construcción Paralelo).
Los elementos de las listas pueden terminar con puntuación o sin ella siempre y cuando sean todos iguales. Observe la consistencia en las listas anteriores.
Rúbricas
Los encabezados brindan una asistencia significativa en mensajes o informes más largos como una forma de guiar al lector y proporcionar espacios en blanco para separar ideas y mensajes. La mayoría de los programas de software tienen niveles de encabezado integrados en un estilo que el escritor puede seleccionar. El uso de este estilo preformateado garantiza la consistencia en todo el mensaje.
Fuente Serif vs Sans Serif
A la hora de elegir un tipo de fuente, lo primero que debes decidir es si necesitas una fuente serif o sans serif. ¿Qué es una serif? Una serif son los trazos pequeños en una fuente (como se ve en la Figura 1).
Figura 1: Fuentes Serif versus Sans Serif
Si bien existe cierto debate sobre el tema, las recomendaciones generales son las siguientes:
- Cuando escriba para medios impresos, use una fuente serif para su texto principal y una fuente sans serif para los encabezados.
- Al escribir para medios digitales, use una fuente sans serif para su texto principal, y puede usar una fuente serif o sans serif para los encabezados.
El tipo de fuente afecta la selección del tamaño de fuente. Para la mayoría de la escritura de negocios, el tamaño óptimo de las fuentes es 10 o 12.
Microsoft Word
Esta página proporciona orientación sobre cómo usar las funciones clave de Microsoft Word para crear su comunicación comercial. Si puede imaginarse el diseño de la página, hay una manera de que el software lo haga. Si las instrucciones no se encuentran a continuación, es probable que alguien haya hecho un video de YouTube de justo lo que quieres hacer.
Primeros pasos en Word
El siguiente video de seis minutos (https://youtu.be/tD8Gj7vkh-0) demuestra cómo usar Microsoft Word para crear una letra. Las versiones de software cambian con el tiempo, así que preocúpate menos por los detalles y más sobre cómo se ingresa la información. Cada nueva versión conserva las características principales de todas las versiones anteriores, por lo que seguirá siendo fácil de usar con algunos ajustes. Existen algunas diferencias cuando se trabaja en una PC frente a un producto Apple. Estas instrucciones son para el PC, pero la idea básica es la misma.
Espaciado de líneas y párrafos en palabras
Las comunicaciones comerciales, a diferencia de la escritura destinada a un entorno académico, utilizan interlineado único, como se ve en las imágenes de abajo. Ambos tipos de documentos utilizan una alineación o justificación a la izquierda, mientras que los documentos comerciales pueden tener un borde derecho injustificado (que deja los extremos de línea irregular) o bloques completamente justificados, que son agradables y ordenados tanto a la derecha como a la izquierda, pero podrían hacer algunas cosas funky con espaciado interno para lograr la pulcritud.
Para cambiar el interlineado, seleccione las líneas que desee cambiar. Después ve a la pestaña Inicio y encuentra el botón de interlineado en la sección Párrafo. El botón de interlineado activa un menú desplegable en el que puede seleccionar un interlineado.
Los números en el menú desplegable de interlineado reflejan cuánto aumentará el interlineado en relación con el tamaño de la línea. Por ejemplo, un interlineado de 1 significa que el interlineado será tan grande como una línea, un interlineado de 2 significa que el interlineado será del tamaño de dos líneas, y así sucesivamente.
Es posible que hayas notado que por defecto, Word agrega un espacio entre cada párrafo. Puedes cambiar el tamaño de ese espacio o eliminarlo por completo cambiando el espaciado entre párrafos. Hay una opción para Agregar espacio antes del párrafo o Eliminar espacio después del párrafo en el menú de interlineado.
Pregunta de práctica
Aleksandar se sentó en la computadora de la oficina para arreglar la carta mensual del proveedor y se dio cuenta de que tendría que comenzar de cero. El archivo digital de alguna manera se había perdido (o nunca guardado), y todo lo que tenía era una copia en papel. Trabajando en Word, ¿dónde encontrará Aleksandar los ajustes que le ayuden a corregir su interlineado y sangría?
- Selección de los comandos de formato > Interlineado.
- En la cinta marcada Párrafo
- Mediante el uso de la tecla [enter] y la [barra espaciadora] repetidamente.
- Contestar
-
En la cinta marcada Párrafo
Encabezados y pies de página
Los encabezados y pies de página son las secciones superior e inferior del documento respectivamente. Están formateados como secciones separadas del documento principal, y a menudo se usan para contener notas al pie de página, números de página, títulos y otra información.
Es probable que su empresa tenga convenciones y reglas establecidas para el contenido de encabezados y pies de página y también para dónde se colocarán los números de página. Hay, algunas pautas estándar a tener en cuenta:
- Los números de página van en el encabezado o pie de página. Una vez que decidas dónde poner el número de página, Word lo hará por ti.
- Las letras comerciales no tienen encabezados, y obtienen números de página solo si se ejecutan a tres o más páginas.
- Los pies de página que contienen números de página pueden comenzar en la primera página.
- Para los encabezados y pies de página en los informes, consulte el Módulo 6.
Los controles de encabezado y pie de página están en el grupo Encabezado y pie de página de la pestaña Insertar. (Insertar > Encabezado y pie de página)
Cada una de las opciones Encabezado y Pie de página contiene un menú desplegable. Haga clic en una de las opciones integradas para insertarlo o seleccione Editar encabezado (o Editar pie de página) para editar el encabezado (o pie de página).
El encabezado/pie de página estará representado por una línea punteada. Mientras está en modo encabezado/pie de página (cuando las líneas punteadas son visibles), no se puede editar el texto principal. Puede volver a editar el texto principal seleccionando la opción Cerrar encabezado y pie de página en el lado derecho de la cinta.
Figura 2: Pie de página
La información en el encabezado o pie de página se repite en cada encabezado o pie de página del documento a menos que marque “Primera página diferente”, lo que le permite dar formato a la primera página de manera diferente al resto de su documento. También puede crear un descanso en su documento donde el encabezado y/o pie de página cambie para acomodar una nueva sección.
Figura 3: Primera página
Figura 4: Segunda página
Revisión ortográfica y gramatical
Probablemente hayas visto las líneas onduladas rojas que indican una palabra mal escrita mientras escribes un documento. A veces, esas líneas rojas son útiles, salvándote de hacer un error tipográfico vergonzoso. Otras veces, son molestas y distraen. En esta sección, cubriremos cómo funciona el corrector ortográfico y cómo puedes usarlo mejor a tu favor.
La herramienta de corrector ortográfico compara cada palabra que escribes con el diccionario o base de datos de palabras de Word. Si una palabra no está en este diccionario, la palabra se marca mal escrita con un subrayado rojo. Esto significa que las palabras que están correctamente escritas pueden marcarse como mal escritas, especialmente nombres de marca, industria especializada o términos científicos, y palabras en otro idioma. Con un poco de ajustes, puedes enseñar a Microsoft Word (y otros programas de Office) a deletrear palabras y nombres poco comunes que usas regularmente. De esa manera, no se pierden errores genuinos en un mar de subrayados rojos.
La mayoría de los programas de procesamiento de textos tienen la revisión ortográfica y gramatical activada automáticamente, por lo que tus errores se marcan mientras trabajas Sin embargo, también puede ejecutar la revisión ortográfica y gramatical manualmente presionando F7, o ubicando la Revisión ortográfica y gramatical en la pestaña Revisión en la cinta.
Longitud de la oración y recuento de palabras
Anteriormente en este módulo se enfatizó la escritura concisa. ¿Cómo sabes la duración promedio de tu sentencia? Word tiene una característica que ayuda a rastrear la longitud de las oraciones. He aquí cómo:
- Vaya a Archivo > Opciones > Corrección y busque “Al corregir ortografía y gramática en Word”.
- Ahora marca la casilla para “Mostrar estadísticas de legibilidad”.
Algunos formularios en línea también requieren que te apegues a un recuento de palabras específico o lo que sea que ingreses será cortado por la programación del formulario. En la pestaña Revisar de la cinta, hay una opción para el recuento de palabras que muestra el número de caracteres (con o sin espacios), palabras y líneas.
Google Docs
Trabajar en Google Docs es similar a trabajar en Microsoft Word. El único requisito es que necesites un inicio de sesión de Google para guardar y compartir tus documentos. Esta página proporciona orientación sobre cómo usar las funciones clave necesarias para crear la comunicación de tu empresa en Google Docs. Si puede imaginarse el diseño de la página, hay una manera de que el software lo haga. Si las instrucciones no se encuentran a continuación, puedes estar seguro de que alguien ha hecho un tutorial de YouTube de justo lo que quieres hacer.
Primeros pasos en Google Docs
Espaciado de líneas y párrafos en Google Docs
Las comunicaciones comerciales, a diferencia de la mayoría de los escritos universitarios o de secundaria, utilizan interlineado único, como se ve en las imágenes a continuación. Los documentos utilizan una alineación sólida a la izquierda. La alineación a lo largo de la derecha puede estar bloqueada, como se ve o desigual.
Cambiar el aspecto de los párrafos
Puede editar el texto, los párrafos, el espaciado y la fuente usando la barra de la barra de herramientas situada en la parte superior de un documento.
- En tu computadora, abre un documento en Google Docs.
- Selecciona las líneas que quieres cambiar.
- Haga clic en Formato > Interlineado.
- Seleccione una opción de interlineado.
Pregunta de práctica
Katy se sentó en la computadora de la oficina para arreglar la carta mensual del proveedor y se dio cuenta de que tendría que comenzar de cero. El archivo digital de alguna manera se había perdido (o nunca guardado), y todo lo que tenía era una copia en papel. Trabajando en Google Docs, ¿dónde encontrará Katy los ajustes que la ayuden a corregir su interlineado y sangría?
- En la cinta marcada Párrafo
- Selección de los comandos Formato > Interlineado.
- Mediante el uso de la tecla [enter] y la [barra espaciadora] repetidamente
- Contestar
-
Selección de los comandos Formato > Interlineado.
Encabezados y pies de página
Los encabezados y pies de página son las secciones superior e inferior del documento respectivamente. Son secciones separadas del documento principal, y a menudo se utilizan para contener notas al pie de página, números de página, títulos y otra información.
Es probable que su empresa tenga convenciones y reglas establecidas para el contenido de encabezados y pies de página y también para dónde se colocarán los números de página. Hay, algunas pautas estándar a tener en cuenta:
- Los números de página van en el encabezado o pie de página. Una vez que decidas dónde poner el número de página, Word lo hará por ti.
- Las letras comerciales no tienen encabezados, y obtienen números de página solo si se ejecutan a tres o más páginas.
- Los pies de página que contienen números de página pueden comenzar en la primera página.
- Para los encabezados y pies de página en los informes, consulte el Módulo 6.
Agregar encabezados, pies de página y números de página
En Google Docs, también puedes agregar fechas, títulos o nombres a cada página de un documento usando encabezados y pies de página.
Agregar o cambiar encabezados y pies de página:
- Abrir un documento en Google Docs
- Haga clic en Insertar > Cabecera y número de página
- Elija encabezado o pie de página
- Introducir texto en el encabezado o pie de página
Si quieres que el encabezado o pie de página de la primera página sea diferente de las otras páginas, consulta Diferente encabezado/pie de página de primera página. Esta opción solo está disponible para la primera página; no se puede crear un encabezado o pie de página únicos para cada página.
Para agregar números de página como encabezado o pie de página, seleccione Número de página en el menú desplegable en lugar de Encabezado o Pie de página.
Revisión ortográfica y gramatical
La revisión gramatical de Google Docs está integrada con la función de revisión ortográfica. La función Grammar Check subraya las palabras que el motor de la aplicación etiqueta como posibles errores gramaticales. Por ejemplo, la revisión gramatical probablemente subrayará “its” si el motor piensa que usted escribió la forma incorrecta de la palabra en el contexto de la oración. Abra el cuadro de diálogo “¿Quiso decir...” para la palabra, luego corrija la palabra si se justifica una corrección. La función Corrección ortográfica funciona de la misma manera que en Word para errores ortográficos, excepto que las ortografías correctas de la palabra se presentan en el cuadro de diálogo Cambiar ortografía a.
Longitud de la oración
Anteriormente en este módulo se enfatizó la escritura concisa. Google docs tiene una función que ayuda a rastrear la longitud de las oraciones.
Puede abrir el contador de palabras de dos maneras diferentes:
- Haga clic en la pestaña en la parte superior de la página titulada Herramientas. Encuentra Word Count en el menú desplegable y haz clic en él.
- Utilice un método abreviado de teclado. Para usuarios de PC, presione Ctrl+Mayús+C. Para usuarios de Mac, presione Comando+Mayús+C
Una vez que hayas abierto el contador de palabras, aparecerá un cuadro de diálogo con el número de páginas, palabras, caracteres y caracteres excluyendo espacios en tu documento.
- Farnworth, Demian. “Cómo Mejorar Dramáticamente Tu Escritura Con Espacio En Blanco.” nd. Web. 13 de junio de 2018.