3.6: Uso del canal de comunicación adecuado

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Qué aprenderás a hacer: Determinar el canal de comunicación apropiado para un tipo específico de mensaje

¿Cómo relaciono el canal de comunicación electrónica con la audiencia y el mensaje? Dadas todas las técnicas que hemos discutido en este módulo, ¿cuál es la técnica más efectiva basada en la situación disponible hoy en día?

resultados de aprendizaje

Determinar el canal de comunicación apropiado para un tipo específico de mensaje

Los avances en tecnología han abierto la puerta a una miríada de vehículos para la comunicación en los negocios hoy en día. En la comunicación empresarial escrita, la idea y propósito del mensaje es lo más importante, seguido de cerca por cómo se escribe, y luego por qué medio se enruta. La armonización de estas tres características determinará con qué eficacia se recibe el mensaje.

Dado que ya hemos discutido cómo escribimos varios mensajes digitales, ahora nos centraremos en el tercer elemento: qué canal de comunicación comercial electrónico se debe utilizar para un mensaje dado. Aquí hay varios criterios a tener en cuenta a la hora de determinar qué canal de comunicación utilizar:

¿Quién es el público?
¿Qué importancia tiene el mensaje?
¿Cuál es el nivel de confidencialidad?
¿Cuánta interactividad se necesita?
¿Cuánta información se necesita transmitir?

Siempre comenzamos nuestra creación de mensajes pensando en la audiencia, para lo que decimos, cómo lo decimos y qué técnica de comunicación usamos. Un informe trimestral de desempeño corporativo probablemente no sea enviado por texto por el CFO a todos los empleados de una empresa. Enviar una cubierta de diapositivas multimedia para solicitar tiempo libre a su gerente probablemente sea excesivo. No sería apropiado que alguien del departamento de RRHH utilizara la mensajería instantánea para contactar a la gerencia con respecto a los currículums de los candidatos a ser entrevistados para el nuevo puesto de VP de Marketing. Estos son ejemplos extremos, claro, pero todos ilustran el mismo punto básico.

pregunta de práctica

Un importante vicepresidente de la compañía está renunciando a su cargo. ¿Cuál es la mejor manera de comunicar este cambio organizacional de manera interna y confidencial?

una nota por correo electrónico
redes sociales internas
un IM a todos los empleados

Responder: redes sociales internas

Si bien los criterios anteriores se enumeran como ítems separados, deben considerarse juntos a la hora de elegir los canales de comunicación apropiados. Por ejemplo, si necesitas hacer una pregunta rápida a un miembro de tu equipo en un proyecto conjunto considera lo siguiente: Primero, el destinatario es un compañero de equipo y probablemente te comunicas frecuentemente con ellos. Segundo, el mensaje es una pregunta rápida que necesita llegar de inmediato para mantener el proyecto encaminado. Tercero, la información probablemente no sea de alto secreto; y cuarto, los necesitas para poder responderte lo antes posible con una respuesta. Al recorrer en bicicleta varios de nuestros criterios enumerados, llegaríamos a la conclusión de que un IM sería la mejor manera de hacer el trabajo.

¿Qué pasa con el caso de un mensaje que necesita ser enviado a su gerente para informarle sobre un nuevo desarrollo en un próximo negocio grande? Primero, ya que tu audiencia es tu manager, querrías usar un lenguaje adecuado, formal y completo. Segundo, el mensaje es importante —probablemente circulará a niveles superiores de gestión y tendrá que servir como registro del estado del acuerdo. Tercero, puede ser necesario que exista cierto grado de confidencialidad por la naturaleza de la información que se está discutiendo, especialmente si se trata de una empresa pública. Por último, el mensaje probablemente no requerirá un rico nivel de interactividad, ya que se pretende informar a una audiencia limitada. Para este ejemplo, un correo electrónico probablemente sería el mejor canal de comunicación.

ejemplos

Otro escenario: Tu equipo es el primero en trabajar junto con un nuevo socio de distribución en un importante cliente grande. Después de haber pasado meses resolviendo las torceduras de un proceso efectivo entre los equipos en ambas empresas, su gerente le informa que otro grupo de su empresa comenzará a trabajar con este nuevo socio en otro cliente conjunto. Se le pide que ponga al día a este nuevo grupo sobre cómo trabajar con este nuevo socio. Con base en nuestros criterios anteriores, ¿le enviaríamos al nuevo grupo un IM, un memo electrónico, un correo electrónico, un informe o utilizaríamos un blog o wiki?

Piense en los cinco criterios para considerar el mejor canal para usar: La audiencia, importancia del mensaje, nivel de confidencialidad, nivel de interactividad necesaria y cantidad de información que se necesita transmitir. Escribe tus pensamientos a continuación:

Ahora que te has tomado algún tiempo para considerar el escenario y anotar tus pensamientos, examinemos los hechos. El público es un grupo interno, la información es importante y confidencial, no se requiere realmente interactividad, y probablemente haya una cantidad decente de documentación por grabar. Esta comunicación se presentaría mejor como un wiki que reside en una intranet interna de amplio acceso, pero sólo por personal de la empresa.