6.4: Informes formales

Qué aprenderás a hacer: Crear un informe formal

Un informe formal en los negocios está más cerca de los tipos de informes que puede haber encontrado en un entorno académico. Un informe formal de negocios es generalmente más largo que un informe informal y contiene muchas secciones y etiquetas específicas. Estas secciones y etiquetas pueden provenir de la política y práctica de la empresa o ser prescritas por la organización externa a la que se envía el informe.

Si bien es más probable que encuentre informes informales en su trabajo diario, los informes formales se utilizan para temas más complejos y en circunstancias más complejas. Los informes formales contienen información detallada e investigación. Se pueden utilizar para abordar una amplia variedad de temas, que van desde problemas internos o propuestas más grandes hasta un cliente externo.

Resultados de aprendizaje

• Definir tipos de informes formales, incluyendo propuestas
• Discutir diferentes métodos para compartir informes formales
• Describir varias secciones que pueden ser utilizadas al frente de un reporte
• Describir diversas secciones que pueden ser utilizadas en el cuerpo de un informe
• Describir varias secciones que pueden ser utilizadas en el fondo de un informe
• Determinar cómo organizar un informe formal basado en el análisis de audiencia
• Discutir cómo redactar un informe formal

Los informes formales profundizan mucho más en un tema que en un informe informal. El sello “formal” puede intimidar a algunos escritores, pero el informe formal es una extensión de la escritura empresarial. Usarás las mismas habilidades en todas tus comunicaciones comerciales, desde el correo electrónico de datos cortos y limitados, hasta el informe informal y el informe formal. Si bien es posible que no necesite escribir un informe formal en su carrera, lo más probable es que vea uno y necesite comprender sus componentes para tomar decisiones de manera efectiva.

Tipos de Informes Formales

Hay muchos tipos diferentes de informes formales que puedes encontrar a lo largo de tu carrera. Estos son algunos de los tipos más comunes:

• Los informes de investigación reúnen y explican datos; estos informes son informativos. Módulo 4: La investigación discute métodos de investigación para obtener los datos que utilizará en estos informes.
• Las propuestas pueden ser internas de una empresa para abordar una situación comercial, o pueden provenir de una situación de ventas solicitadas o no solicitadas. Las propuestas formales incluirán detalles de las soluciones propuestas y costos.
• Los reportes de factibilidad son un tipo específico de reporte analítico. Cuando un empresario o gerente de negocios tiene una idea nueva, es prudente explorar a fondo la idea antes de realizar grandes inversiones. Algunos piensan en este informe como un precursor para desarrollar un plan de negocios completo. Si bien un plan de negocios puede tardar muchos meses en desarrollarse, se puede desarrollar un informe de viabilidad en mucho menos tiempo, y aún así proporciona una excelente dirección para los tomadores de decisiones.
• Los planes de negocios suelen ser informes informativos sobre lo que una empresa nueva o existente planea hacer durante el siguiente período de tiempo. Un plan de negocios puede tomar un tono un poco más analítico en lugar de un tono estrictamente informativo cuando se comparte con inversores potenciales. En algunos casos, el plan de negocios puede presentarse con una solicitud de fondos; en esos casos, la escritura es gentilmente más persuasiva.
• Otras recomendaciones complejas también pueden venir en forma de informe formal. Estas recomendaciones son el resultado de un problema de negocios que se le ha pedido a un individuo o equipo resolver.

Pregunta de práctica

Madison trabaja en la oficina principal de una tienda regional de abarrotes. El Gerente de Distrito de Madison encontró una Solicitud de Propuesta (RFP) en el sitio web del distrito escolar local pidiendo a los proveedores potenciales que brinden una oferta para todas las necesidades de servicio de alimentos del distrito en el próximo año escolar. En el documento de dos páginas se enumeraron muchos elementos que se deben proporcionar en las propuestas solicitadas, como listados nutricionales, relación de comidas calientes a frías, requisito de proporcionar un contrato de muestra, costos por servicio, separación de costos fijos de variables, etc. El reporte que Madison ayudará a crear es un ________.

• informe de factibilidad
• propuesta
• plan de negocios

Contestar

propuesta

Compartir Informes Formales

Los informes formales pueden tener audiencias internas o externas. Los informes formales serán significativamente más grandes que los informales, y a menudo incluyen un número complejo de referencias y apéndices (en el área Back Matter del informe).

El formato de un reporte se alinea con las necesidades del destinatario. Los informes formales pueden ser entregados en una variedad de formatos: documentos, cartas, publicaciones digitales a un sitio web, etc. La comprensión del lector es de suma importancia en la selección del método de entrega. Ningún usuario quiere recibir un correo electrónico y luego atar la impresora de oficina con un reporte de 40 páginas. Evite dejar que el método de entrega retenga el significado del reporte.

Es menos probable que las notas se utilicen para informes formales, ya que las notas suelen usarse para mensajes cortos, y los informes formales son generalmente largos. Las letras son para uso externo, y de nuevo quizás menos probabilidades de ser utilizadas para un documento de este tipo. Sin embargo, se puede utilizar una carta o un correo electrónico para introducir un informe adjunto. Las publicaciones web son generalmente de naturaleza externa, pero las empresas pueden tener redes privadas para uso interno. Dependiendo de la organización, este puede ser un método de transmisión adecuado. Recuerde, al igual que con los informes informales, su método de entrega no debe cambiar el contenido o la estructura de su informe formal.

Pregunta de práctica

Abby terminó un informe de análisis de territorio para su gerente senior, José. El reporte resultó ser de 35 páginas, con reportes adicionales de tiendas individuales en la parte posterior que fueron casi tan largos. José está terminando una revisión de personal de dos estados y estará en la oficina brevemente por la mañana antes de salir corriendo al aeropuerto para un vuelo a campo traviesa de regreso a la oficina central. Abby está considerando cómo compartir su reporte terminado. La mejor manera para que Abby comparta este reporte es ________.

• corre a la imprenta rápida local para crear un documento encuadernado en espiral a color
• adjuntar el archivo a un correo electrónico a José
• Ahorre dinero imprimiendo el informe en la oficina y adjunte las páginas junto con dos clips resistentes para encuadernación (cocodrilo)

Contestar

adjuntar el archivo a un correo electrónico a José

Secciones de Informes Formales

Dependiendo de la situación y la institución para la que estés trabajando o escribiendo, algunas o todas las siguientes secciones pueden ser requeridas en un informe formal específico. Algunas guías de informes formales indican que se recomiendan secciones específicas para cada tipo de informe formal. Sin embargo, los escritores inteligentes serán sensibles a los requisitos o expectativas de la organización y las necesidades de la información, luego utilizarán ese conocimiento para determinar el contenido de su informe.

Las siguientes páginas describen un gran número de estos tipos de secciones para que usted, como escritor, pueda elegir lo que sea apropiado para cada situación. Es importante para el impacto del reportaje y la imagen profesional del escritor entender el propósito de cada una de estas secciones.

En un informe formal hay tres secciones principales.

1. En la parte frontal se incluyen secciones que vienen previas al propio informe para establecer diversos elementos como la autoridad del informe y la audiencia prevista.
2. El cuerpo del informe cuenta con muchas secciones de información clave y posibles análisis. Es la carne del reporte.
3. La materia posterior contiene secciones de material que sostienen el cuerpo.

Eche un vistazo a la Figura 1 para ver un ejemplo de las muchas secciones potenciales en una propuesta de ventas. Dado que este ejemplo modela una respuesta a una RFP (solicitud de propuesta), estas secciones fueron como las requeridas por el cliente que solicita la oferta. Las páginas blancas, sombreadas, blancas se relacionaban con las partes amplias de un informe formal. Son ilustrativos ya que el autor determina las secciones específicas necesarias en función de la política de la empresa del propósito del informe y la audiencia.

Figura 1. Secciones de una propuesta de venta

Secciones Frontales de un Informe

En los informes formales, puede encontrar secciones introductorias antes del propio informe real. Estas “secciones frontales” son importantes para establecer el contexto y la estructura del informe para el lector. En algunos informes, como situaciones de ventas o propuestas, todo el informe pasa a formar parte de un contrato. Estas secciones frontales ayudan en esa función.

Las secciones frontales pueden incluir lo siguiente:

• Carta de transmisión
• Portada y Página de Título
• Tabla de Contenidos
• Resumen Ejecutivo

Utilizarás (o no) estas secciones en función del contexto de tu reporte, la información que tu audiencia necesita y las políticas de tu compañía.

Carta de transmisión

Se envía una carta de transmisión a la empresa o líder empresarial que solicitó el reporte. Este escrito podrá ser enviado por separado del reporte. Esta carta puede imprimirse (especialmente en situaciones en las que el informe en sí es una copia en papel), o puede enviarse como correo electrónico.

En esta carta se describe la necesidad del informe y la fecha de finalización del informe. La carta incluye los antecedentes del proyecto, una referencia al análisis del problema, y esboza el procedimiento utilizado para determinar las recomendaciones presentadas. Se utiliza con mayor frecuencia con informes creados por una empresa y enviados a otra, como los asociados a una situación de ventas. Esta carta puede ser utilizada tanto en informes informativos como analíticos.

Esta carta debe ser formateada como una carta comercial estándar (como se discute en el Módulo 2: Redacción en Negocios). Frecuentemente es firmado por un funcionario de la empresa de envío para enfatizar la formalidad del documento y potencialmente establecer formalidad legal. Prestar atención a la política de la empresa y asesoría legal. También es importante señalar que algunas empresas prefieren esta misma información en otro formato dentro del reporte.

Aquí hay una carta de transmisión de muestra, que se puede ajustar a la situación.

25 de junio de 2015

Dr. David McMurrey, Presidente de Expertos
Energéticos de Austin
2000 W 29th Street
Austin, TX 78705

Estimado Dr. McMurrey:

Se adjunta el informe que solicitó, titulado Guía de eficiencia energética: empleo de estrategias de construcción energéticamente eficientes en una vivienda residencial.

Este reporte es un análisis de un estudio reciente realizado en Ann Arbor, Michigan, sobre la efectividad de emplear estrategias de construcción energéticamente eficientes para minimizar el consumo de energía y los costos en una vivienda residencial. Utilizando tecnologías de software, el hogar se modeló para crear dos escenarios: un hogar de eficiencia energética y un hogar estándar. Este informe detalla cómo el estudio encontró que el hogar eficiente en energía es rentable y efectivo para disminuir el consumo de energía. Tales avances podrían resultar ser el catalizador que el mercado de la vivienda necesita para impulsar a los constructores a una nueva era de construcción de viviendas.

Thorson James, nuestro ingeniero solar, verificó cuidadosamente todos los detalles técnicos del informe. Cherie Sorenson, nuestra editora técnica, fue de gran ayuda para armar el informe final.

Espero que este informe satisfaga sus necesidades, genere estudios futuros y eduque al público sobre las opciones ecológicas disponibles hoy en día en la construcción de viviendas. Si tiene más preguntas, no dude en ponerse en contacto conmigo en [e-mail].

Sinceramente suyo,

Gwen L Miller, Vicepresidenta de
Environmental Building Associates, Inc.

Encl. Guía de eficiencia energética: Emplear estrategias de construcción energéticamente eficientes en una vivienda residencial

Portada y/o Página de Título

Casi todos los informes formales tienen una Portada o Portada, quizás ambas. Estas dos páginas se utilizan de manera casi idéntica, sin embargo, algunos tipos de informes u organizaciones requieren ambas con una ligera modificación en el propósito de la página.

Una portada es una forma muy simple, precisa y breve de presentar su informe al lector. Esto debe contener:

• Un título específico en fuente grande
• Nombre de la empresa
• Nombre del (de los) autor (es)
• Fecha del reporte
• Imagen relevante

El uso de uno o dos cuadros relevantes puede ayudar a reforzar el tema del informe. Un objetivo de la portada es ser informativo y escalable porque una vez que se archiva, tendrá que ser fácil elegir de una pila de otros informes. Un segundo objetivo es hacer que el informe destaque. Si la portada del informe se ve sombría y aburrida, el lector comenzará a leer con una perspectiva negativa. Piensa en la portada de un reportaje como el atuendo que usarías para una entrevista. La portada es lo primero que se ve: será la base para las primeras impresiones, para bien o para mal.

Una manera fácil de hacer que el informe se destaque es usar un tema para el informe con el que su audiencia pueda conectarse. Por ejemplo, si se escribe un informe a McDonald's, la portada utilizará amarillos y rojos, quizás con los arcos dorados como imagen. Con una combinación de colores e imágenes cuidadosamente elegidas, puede ayudar al lector a creer que él o ella es el aspecto más importante del informe. Como siempre, cuando incluyas gráficos de cualquier tipo en un documento que estás enviando, asegúrate de que no aumenten drásticamente el tamaño del archivo, lo que puede hacer que el documento sea difícil de descargar, y que transmitan fácilmente entre dispositivos y plataformas.

La portada es una oportunidad para proporcionar información más específica y detallada sobre el documento y sus autores a su público objetivo. Será muy similar a tu portada y repite la información de la portada, pero agrega detalles más importantes. Esto puede incluir un número de reporte, fecha, título, los nombres y direcciones de los autores, información específica del contrato, el nombre y dirección del supervisor, y el nombre y dirección de la organización que apoyó el informe.

Las páginas de título se pueden presentar formalmente de acuerdo con el formato MLA o APA. Sin embargo, la mayoría de las instituciones comerciales y no de investigación están relativamente relajadas en el formato. Si está creando un documento de ventas que puede formar parte de un contrato, su empresa (o su cliente potencial) enumerará sus requisitos particulares para la página de título. Con el poder del software de procesamiento de textos, las empresas han comenzado a utilizar imágenes tanto en estas páginas como en las portadas. El mejor consejo suele ser mantenerlo simple y profesional.Estas páginas pueden ser utilizadas con informes informativos o analíticos.

Echa un vistazo a estos ejemplos:

Figura 1. Ejemplo de portadas y páginas de título para una guía de eficiencia energética: empleo de estrategias de construcción energéticamente eficientes en una casa residencial

Tabla de Contenidos, Tablas de Exhibiciones, Tablas de Ilustraciones

Los informes formales suelen ser largos y contienen una Tabla de Contenidos para ayudar a los lectores. También puede haber mesas de exhibiciones o ilustraciones si es necesario. El uso de estas secciones en informes más grandes permite a los lectores acceder rápidamente al área de su interés: estas secciones enumeran encabezamientos o cifras importantes en el informe junto a sus páginas correspondientes. Estas secciones pueden ser utilizadas con reportes Informativos o Analíticos.

Tabla de Contenidos

Normalmente esta es una de las últimas secciones del documento a crear, ya que se basa en el cuerpo del informe que se va a generar. Esto puede ser utilizado en informes informativos o analíticos.

Estás familiarizado con las tablas de contenido (TOC) pero es posible que nunca te hayas detenido a mirar su diseño. El TOC muestra a los lectores qué temas se tratan en el informe, cómo se discuten esos temas (los subtemas) y en qué páginas comienzan esas secciones y subsecciones.

Al crear una tabla de contenido, tiene una serie de decisiones de diseño:

• Niveles de encabezamientos a incluir. En informes más largos, considere solo incluir los dos niveles superiores de encabezamientos. Esto evita que el TOC se vuelva largo y difícil de manejar. El TOC debe proporcionar una manera rápida de encontrar información en el informe de un vistazo.
• Sangría, espaciado y capitalización. Observe en la Figura 2 que los elementos en cada uno de los tres niveles de encabezados están alineados entre sí y los números de página están alineados a la derecha entre sí. Observe también las mayúsculas: Los capítulos o secciones principales son todos mayúsculas; los encabezados de primer nivel usan mayúsculas iniciales en cada palabra principal; las secciones de nivel inferior usan mayúsculas iniciales solo en la primera palabra.
• Espaciado vertical. Observe que las secciones de primer nivel tienen espacio extra por encima y por debajo, lo que aumenta la legibilidad.

Una nota final: Asegúrese de que las palabras en el TOC sean las mismas que en el texto. Mientras escribes y revisas, podrías cambiar algunos de los encabezados, no olvides cambiar la tabla de contenido en consecuencia.

Figura 2. Tabla de contenido de ejemplo. Haga clic para acceder a un PDF de este ejemplo.

Si ha utilizado encabezados especialmente formateados al crear el cuerpo del documento, entonces estas tablas pueden ser generadas rápidamente por el software de procesamiento de textos. Por ejemplo, si usa los estilos de Microsoft Word para encabezados, la barra de herramientas de referencia ofrecerá una selección de formatos y generará la TOC automáticamente.

Tablas de Exhibiciones o Ilustraciones

Puede haber algunas situaciones diferentes en las que debería usar tablas adicionales de exhibiciones o ilustraciones; por ejemplo, estas tablas pueden ser útiles para incluir si sus figuras o tablas son referidas repetidamente a lo largo de su texto. Adicionalmente, como regla general, debe incluir una tabla de exhibiciones cuando su informe tenga aproximadamente 15 páginas o más. Esto también permite a sus lectores cambiar entre exhibiciones más fácilmente para compararlas.

Resumen Ejecutivo

Un resumen ejecutivo es tal como su nombre lo dice: resume todos los materiales que siguen en el informe. Esta sección es diferente a una introducción ya que resume todo el informe, en lugar de simplemente introducirlo o exponer la estructura para el lector. Una buena manera de abordar el resumen ejecutivo es escribirlo como si el ejecutivo o el tomador de decisiones solo leyera esta sección, aunque es poco probable que ese sea el caso.Esta sección se encuentra en informes más largos y es menos probable que se encuentre en un informe más corto. También se puede utilizar tanto en informes informativos como analíticos.

Los resúmenes ejecutivos deben escribirse después de que se complete el informe completo. Esto permite que el resumen sea a la vez integral y bien estructurado. Recuerde, la investigación y los detalles del reporte deben estar completos y validados antes de que se pueda escribir el resumen.

Esta sección se ofrece en formato de párrafo, con un párrafo que resume cada sección del informe; así, el resumen ejecutivo se presenta en el mismo orden que el informe. El resumen ejecutivo rara vez incluye imágenes o gráficos; sin embargo, se podría ofrecer una tabla al final de esta sección si la recomendación u opciones se pueden resumir fácilmente en una tabla. En situaciones de ventas o recomendación, el resumen ejecutivo cobra mayor importancia. Debe demostrar claramente que los análisis del informe son exhaustivos y minuciosos, y debe llevar claramente al lector a la conclusión deseada por el autor.

Lo más importante es que todo esto debe hacerse con brevedad. La mayoría de los resúmenes ejecutivos son como máximo de dos a tres páginas, pero la longitud varía en proporción a la complejidad y longitud del informe.

¿qué pasa con los resúmenes?

Un resumen es muy similar a un resumen ejecutivo, aunque es mucho más probable que se encuentre en un informe informativo que en un informe analítico. Un resumen puede ayudar a los lectores a determinar si el resto del documento es relevante para sus necesidades. Los resúmenes suelen ser de una página o menos. Además, los resúmenes se utilizan típicamente en la escritura más académica, como los proyectos de investigación empresarial. Muestras y consejos sobre resúmenes se pueden encontrar en Purdue OWL.

Pregunta de práctica

Tobías está redactando un informe de factibilidad para su gerente senior, Alex. Tobias estima que el reporte resultará tener alrededor de 40 páginas de largo, en base a su conocimiento de un reporte similar concluido hace cinco años. Sabe que esta obra será clasificada como un informe formal. Él mira hacia atrás sobre el reporte anterior y sus notas escolares para considerar qué secciones podría necesitar incluir en el reporte que está generando. ¿Cuál de las siguientes opciones podría usar Tobías en su informe formal como parte de la “sección frontal”?

• recomendación
• introducción
• resumen ejecutivo

Contestar

resumen ejecutivo

Secciones del Cuerpo de un Informe

El cuerpo de un reporte es lo que viene a la mente cuando la mayoría de la gente piensa en un reporte; es el contenido principal. En esta página, discutiremos varias secciones que se utilizan con frecuencia en los informes formales:

• Introducción
• Antecedentes
• Propósito (o declaración de problema)
• Investigación (o métodos)
• Recomendación (o solución)
• Descripción general de las opciones alternativas
• Evaluación
• Beneficios
• Calificación
• Gerencia
• Implementaciones
• Horario
• Métodos de operación
• Costos
• Conclusión

Esta lista puede parecer intimidante, por lo que es importante tener en cuenta que esta no es una Tabla de Contenidos para cada reporte formal. Recuerda, como escritor, debes usar lo que mejor se adapte a los requisitos del material y la organización. Es posible que se necesiten secciones adicionales en casos únicos.

Introducción

Una introducción establece la estructura de un informe. Esencialmente, la introducción le dice al lector lo que está por venir y en qué orden, y le recuerda los criterios clave que instigaron la creación del informe. Esta sección es clave para que el lector siga y conserve los puntos clave del informe.

Las introducciones se utilizan tanto en informes informativos como analíticos. En un reporte informativo, esto ayuda a segmentar los datos que siguen. En un informe analítico, la introducción ayuda al lector a llegar a la conclusión que espera el autor. También se utiliza una introducción en todos los informes informales. En un reporte informal, puede haber o no un encabezado separado con esta etiqueta, pero siempre debe estar presente una introducción.

Dependiendo de la recepción esperada del contenido por los lectores, la introducción puede presagiar la conclusión. Con audiencias receptivas, el resultado es claro en la introducción. Con audiencias menos receptivas, es importante presentar todos los hechos e investigaciones antes de declarar una conclusión; así, para audiencias menos respectivas, puede ser mejor presagiar la conclusión que declararla completamente. Esto permite al lector terminar en la misma conclusión que el autor a medida que se desarrollan los detalles.

La introducción también puede incluir la declaración del problema o propósito del informe. No obstante, en reportes más largos, estos pueden terminar ya sea en segundo plano o como secciones propias.

Antecedentes

En el apartado de antecedentes de un informe se explican las circunstancias que llevaron a la creación del mismo. En algunas situaciones, esta sección puede ser etiquetada como criterios o restricciones, o bien el tema puede ser abordado brevemente en la carta de transmisión o introducción. Esta sección puede aparecer tanto en informes informativos como analíticos.

Los antecedentes proporcionan una línea de base de la situación actual y cualquier posible constricción como presupuesto, tiempo, recursos humanos, etc. En esta sección se explica por qué se concluyó la investigación o obra. Se puede introducir cómo la información es minuciosa, aunque no sea posible una certeza del 100 por ciento.

Declaración de propósito o problema

Como se mencionó, la sección de propósito o declaración de problema puede ser parte de los antecedentes, o puede estar por separado, dependiendo de la complejidad del informe. La declaración de propósito o problema debe estar redactada como este ejemplo:

El presente informe tiene por objeto atender [el problema o pregunta que el solicitante necesite atender]. Este informe logrará esto investigando [lo que sea que haya investigado o desarrollado para el informe] k.

Si bien el ejemplo muestra la redacción adecuada para un informe analítico, podría reformularse para que se ajuste a un informe informativo: por ejemplo, “se listan detalles de tres soluciones”.

Investigación o Métodos

La sección de investigación (también llamada a veces métodos) es donde los autores establecen su credibilidad ya que muestran cómo su perspectiva es apoyada por expertos externos. Esta sección proporciona antecedentes sobre dónde se encontraron los datos utilizados en el informe: no es una sección donde se encuentran los datos en la lista.

Al decirle a su audiencia cómo llegó a saber lo que ha descubierto, le está demostrando que sus resultados son confiables y que realmente tienen importancia. Con métodos sólidos para conocer sus hechos, sus lectores se sentirán cómodos y seguros al realizar los cambios que recomienda su informe. Tus datos aparecerán más adelante en la evaluación, de manera que los datos estén en el mismo lugar en el que el lector está aprendiendo sobre su significado. Adicionalmente, los datos se pueden presentar en su totalidad en el apéndice.

Completar y compartir la investigación viene con un conjunto de cuestiones legales. Presta especial atención Módulo 4: Investiga y sigue las pautas y reglas que ahí aprendas. Siempre tendrás que proporcionar crédito, o citación, para la información que recopiles de otros. La falta de una cita o atribución adecuada puede ocasionar problemas legales y de credibilidad.

Recomendación o solución

Esta sección puede sostenerse por sí sola, o puede tener varias subsecciones dependiendo de la complejidad del informe. Adicionalmente, dependiendo de la receptividad de la audiencia a su solución, esta sección puede llegar antes o después en el reporte. En algunos informes se utiliza la recomendación en lugar de la conclusión. Esta sección se encuentra únicamente en los informes analíticos.

En esta sección, reportarás tus recomendaciones, comenzando por tu primera elección. Explique por qué priorizó cada elección al elaborar en diferentes facetas la viabilidad de la solución: económica, estructural y operativa. Enfatice los beneficios de la solución. Recuerda que puedes sugerir que no recomiendes una solución alternativa en particular. Sin embargo, es necesario explicar por qué no recomienda la solución, de acuerdo con la viabilidad económica, estructural y operativa.

Descripción general de las opciones alternativas

En esta sección, debes subrayar las características clave de cada opción posible. Asegúrese de que sean fáciles de entender y se presenten en un diseño amigable. Ten en cuenta que el objetivo es permitir que tu audiencia tome la mejor decisión. Esta sección se suele utilizar en los informes informativos, donde no se hace ninguna recomendación.

Evaluación

Este debe ser el grueso de tu reporte; debes evaluar las opciones usando los criterios que creaste. Agrega gráficas, tablas, etc. para demostrar que has estudiado tus opciones, y has ideado estadísticas que respalden tus razones por las que tu alternativa vence a la competencia. Si es probable que tu audiencia sea resistente a tu recomendación, la evaluación debería aparecer antes de hacer la recomendación. Esta sección se encuentra únicamente en los informes analíticos.

En esta sección se deben exponer los resultados finales de tu investigación y detallar cómo llegaste ahí: cómo evaluaste las alternativas y, a partir de ahí, decidirías cuál alternativa se ajusta mejor a tu organización.

Beneficios

En esta sección se explican los beneficios de la solución. Hay pocas razones por las que tu propuesta deba ser aceptada si no hay beneficios significativos. Por lo tanto, asegúrese de mostrar que su solución resultará en beneficios sustanciales para la organización, empresa, etc. Algunos pueden pensar en omitir esta sección cuando se solicitó el informe; sin embargo, siempre es útil tener una lista completa de por qué se está proponiendo algo y documentar todos los ítems direcciones de soluciones.

Esta sección se encuentra en los informes analíticos, especialmente en las propuestas. En los reportes informativos, esta sección puede proporcionar un “instructivo” detallado no asociado con algún tipo de comparación.

Titulaciones

Esta sección puede ser independiente o formar parte de la sección de beneficios. Una sección de calificaciones es un buen lugar para explicar el talento y la experiencia de usted y de los miembros de su equipo. Dependiendo de sus lectores, esta sección puede ser pequeña o grande. Al igual que con todos los documentos comerciales, debes ser honesto cuando escribes tus calificaciones.

Gerencia

Esta sección puede ser independiente o formar parte de la sección de beneficios. En algunos casos, se solicitan o proporcionan los currículums del equipo propuesto para el proyecto. En esas situaciones, esta sección se encuentra como parte de la materia de fondo. El éxito de un proyecto depende de su equipo directivo, y los lectores quedan impresionados si puedes describir tu estructura de gestión de proyectos en tu propuesta. Al identificar a cada persona de tu equipo y explicar cuáles son sus tareas y responsabilidades, puedes coordinar tu trabajo de manera eficiente. Es muy útil para cada persona saber lo que va a hacer de antemano para que no haya muchos problemas relacionados con el liderazgo y la gestión del tiempo más adentro del proyecto.

Implementación

En esta sección se detalla cuándo, por qué y cómo se utilizará la solución por primera vez. El periodo de implementación suele ser un periodo de prueba para ver si la solución es factible según lo planeado. Así, elegirás una hora que no impacte en el funcionamiento normal de los programas existentes, patrones de operación, etc. Además, describirás la ubicación de implementación, quiénes estarán involucrados, costos de implementación, qué se espera que suceda, la fecha y hora de implementación, la duración de implementación, etc. También debes explicar por qué elegiste este momento para implementar la solución. Afirma que durante este tiempo anotarás lo que funciona y lo que hay que cambiar.

Esta sección se encuentra en los informes analíticos, especialmente en las propuestas. En los informes informativos, esto puede proporcionar un “instructivo” detallado no asociado con algún tipo de comparación.

Horario

Una sección de horario se puede encontrar por separado si el producto o proyecto es complejo. En otras instancias, se combina con la sección de implementación. En algunas situaciones, el horario forma parte de la materia de fondo y existe más como lista o tabla de fechas y logros.

Los horarios ayudan a proporcionar a los lectores tres cosas:

1. Los horarios dan a los lectores una fecha límite, para que sepan cuándo esperar un resultado final.
2. Los horarios pueden ser criticados por los lectores para asegurarse de que sean factibles.
3. Los horarios son una buena manera de hacer un seguimiento de cómo está procediendo un proyecto.

Además de los plazos del proyecto, los horarios también deben incluir fechas de vencimiento para borradores, recursos y otra información que sea necesaria para ayudarlo con el objetivo de su proyecto.

Métodos de Operación

En esta sección se describe cómo la solución encajará y se utilizará como parte funcional de la operación diaria de la empresa, negocio, etc. Detalla la fecha en la que espera lanzar la solución a la operación de la empresa, el lugar desde donde operará la solución, cómo operará y quién lo hará involucrarse (identificar sus responsabilidades, deberes, y cualquier título, certificaciones, títulos, etc.).

Esta sección se encuentra en los informes analíticos, especialmente en las propuestas. En los informes informativos, esto puede proporcionar un “instructivo” detallado no asociado con algún tipo de comparación.

Costos

En esta sección se explica cuánto costará la solución en montos en dólares. Esta sección se presenta generalmente después de todo la explicación de implementación, beneficios, etc. de esa manera el lector está totalmente agradecida de lo que cubren los costos. Se espera que los números presentados sean exactos al centavo, a menos que se especifique lo contrario por cualquier margen de error que sea apropiado a la situación. En los informes informales y algunos informes formales, esta sección forma parte del detalle del cuerpo (o evaluación). Para algunos informes formales, hay un extenso detalle línea por línea de partes, servicios y/o suministros. Cuando este sea el caso, la sección de costos podrá formar parte de los apéndices y solo será referenciada desde el cuerpo.

Los números en costos generalmente se presentan usando tablas, tabulaciones o inserciones de hojas de cálculo para alinear los puntos decimales directamente por encima de uno y otro. El texto se alinea a la izquierda y los números se alinean a la derecha como en la Si todos los números terminan con cero centavos como en $24.00, omita el decimal y los ceros siguientes. Asegúrese de que cualquier columna de información tenga un encabezado. La mayoría del software ofrece plantillas atractivas para distinguir información y datos. El mejor consejo es utilizar el formato más simple. Estas mesas deben funcionar para ayudar al lector en la comprensión y retención, más bien distraer al lector con colores y formas.

Esta sección se encuentra en los informes analíticos, especialmente en las propuestas. En los reportes informativos, esto se utilizará cuando el propósito de los reportes era investigar los costos de algún rubro.

Conclusión

La conclusión, como dice el encabezado, termina el cuerpo del informe: proporciona un resumen de las principales ideas del informe. Si bien no es tan largo como un resumen ejecutivo, puede tener una sensación similar con el fin de proporcionar un recordatorio integral de los componentes clave de un informe analítico o informativo. El cierre de un informe nunca debe introducir un hecho o idea que no se haya presentado anteriormente en el informe.

En informes de ventas o persuasivos, incluye en tu conclusión cómo vas a ir a implementar tus ideas para la empresa y cómo enriquecerá a la empresa; explica por qué la empresa debe elegir tu curso de acción. Compare estadísticas y datos y ayude a los lectores a comprender la elección lógica y el curso de acción que ayudaría a seleccionar una opción sobre la otra. Refiérase a su experiencia en el tema y ayúdales a darse cuenta de que su idea es la elección que buscan. Con base en tus experiencias, lo más probable es que se pongan de tu lado si presentas el argumento de manera eficiente.

Pregunta de práctica

Hayley está escribiendo una propuesta para su gerente senior, KJ. Ella estima que el reporte resultará tener alrededor de 25 páginas de largo. Ella sabe que esta obra será clasificada como un informe formal. ¿Cuál de las siguientes cosas podría utilizar Hayley en su informe formal como parte del cuerpo del informe?

• mesas de exhibiciones
• apéndice
• sección de investigación o método

Contestar

sección de investigación o método

Volver Materia de un Informe

Puede sonar como un catch-all decir que todo lo que queda va en la materia de fondo (también llamados apéndices). Para ello parece devaluar la importancia significativa del material que se encuentra en esta sección; sin embargo, la materia de fondo puede proporcionar detalles críticos que no podrían caber fácilmente en el cuerpo del reporte. Esta sección puede ser utilizada tanto en informes informativos como analíticos.

En la materia de fondo, se proporciona poca prosa para explicar o conectar los diferentes ítems, ya que el propósito de cada ítem se explicó en el cuerpo del reporte cuando cada ítem fue referenciado por primera vez. Por lo tanto, la materia de fondo es simplemente la ubicación de estos ítems más detallados que son críticos para sustentar el reporte.

No existe una lista “estándar” de artículos que deban incluirse en el fondo de un informe. Si el reporte es una respuesta a una RFI o RFP, puede haber costos extensos listados. En otros casos, esta sección podrá incluir contratos de muestra, los cuales pueden llegar a ser finalizados en caso de que se acepte la oferta. También puede haber extensos conjuntos de datos proporcionados, que cubren mucho más detalles de lo que permite el cuerpo del informe. Como se mencionó en nuestra discusión del cuerpo del informe, también puede encontrar currículums de individuos.

En pocas palabras, esta sección puede contener todo lo necesario para apoyar aún más su informe; sin embargo, resista la tentación de exagerar e incluir únicamente elementos que sean verdaderamente relevantes.

Pregunta de práctica

Roman está redactando un informe de análisis de territorio para su gerente senior, Elly. Estima que el reporte resultará tener unas 35 páginas de largo, con base en su conocimiento del reporte concluido hace cinco años. Sabe que esta obra será clasificada como un informe formal. Él mira hacia atrás sobre el reporte previo para considerar qué secciones podría necesitar incluir en el reporte que está generando. ¿Cuál de los siguientes podría utilizar Roman en su informe formal como parte de la materia de fondo?

• abstracto
• evaluación alternativa
• almacenar por datos de tienda

Contestar

almacenar por datos de tienda

Organización de Informes Formales

Los informes formales pueden ser informativos o analíticos. La lógica y estructura general es la misma que con los informes informales discutidos anteriormente en este capítulo. Lo que cambia es la profundidad de cada parte del informe formal.

Informes Informativos

Los informes formales informativos suelen seguir la misma estructura amplia introducida con el informe informal: introducción o antecedentes, apoyo o razones, y resumen. Sin embargo, en los informes formales cada una de estas secciones primarias probablemente tenga sus propias subsecciones (como se discutió en las páginas anteriores).

Recuerde, a pesar de la extensión de un informe formal, su propósito es presentar una síntesis de ideas principales de la investigación, no simplemente compilar grandes cantidades de datos. Si se necesitan datos más detallados, se pueden incluir en la materia posterior.

Informes Analíticos

Los informes formales analíticos suelen seguir la misma estructura amplia introducida con el informe informal: introducción o antecedentes, apoyo o razones, recomendaciones y conclusión o resumen. Sin embargo, en los informes formales cada una de estas secciones primarias probablemente tenga sus propias subsecciones (como se discutió en las páginas anteriores).

El orden de las secciones en los informes analíticos varía según la probable reacción del lector. Recuerda, si se espera que tu audiencia reaccione neutral o positivamente a tu mensaje, entonces tu conclusión o recomendación debe ofrecerse cerca del inicio del reporte. Si se espera que la audiencia reaccione negativamente a tu mensaje, entonces se ofrece la conclusión o recomendación hacia el final del reporte.

Pregunta de práctica

El gerente de Madison le ha pedido que prepare un informe sobre si sería rentable para su compañía responder a una solicitud de propuesta para brindar todas las necesidades de servicios alimentarios del distrito escolar local en el próximo año escolar. Dado que el jefe de Madison solicitó la propuesta, cree que es probable que esté de acuerdo con sus conclusiones. A grandes rasgos, ¿cuál es la mejor manera de organizar su informe?

• Su recomendación debe acercarse al inicio del reporte.
• No debe incluir una recomendación, ya que es probable que el lector llegue a la misma conclusión que ella.
• Su recomendación debe llegar cerca del final del reporte.

Contestar

Su recomendación debe acercarse al inicio del reporte.

Cómo redactar un informe formal

Escribir informes formales, como informe informal, y el de cualquier otra tarea de redacción sigue los mismos tres pasos. Primero es la planeación. En segundo lugar, la escritura. Tercero es la revisión.

Figura 1.

Planeación de su informe formal

En toda escritura de negocios, el primer paso es verificar y ver si existe una estructura prescrita para el documento que está a punto de crearse. Si es así, sigue eso. Muchos informes formales tienen formatos específicos que deben seguirse exactamente. Por ejemplo, algunas solicitudes y respuestas de propuestas de venta pasan a formar parte de un contrato; por lo tanto, debe asegurarse de que documentos como estos tengan una revisión legal tanto en la planeación del documento como como parte del paso de revisión final.

Otros pasos en la elaboración de un informe formal siguen de la misma manera que los de un informe oficioso. En un reportaje informal, sin embargo, es menos probable que haya múltiples escritores. Con un informe formal, puede haber muchos contribuyentes. Si es así, es importante reunirse en grupo para dividir la obra, hablar sobre el estilo y planificar cómo se ensamblará y editará el documento final para asegurar una voz o tono común en todo momento. Es posible que desee considerar algunas de las estrategias discutidas en el Módulo 12: Colaboración en y entre equipos.

A continuación, completarás cualquier recopilación de datos que necesites. Un informe formal probablemente requiera una amplia planificación y recopilación de datos: algunas propuestas pueden requerir semanas o meses en la investigación y preparación. Por ejemplo, piensa en una propuesta para los próximos tres años de nuevas ubicaciones de tiendas o construcción. El autor (probablemente un equipo de autores) necesitará investigación primaria y secundaria, lo que lleva mucho tiempo reunirse y analizar.

Utilizará el conocimiento de esos datos para crear el esquema del informe. Al construir ese esquema, nuevamente considere la profundidad de comprensión del lector y la probabilidad de que las opiniones del lector se alineen con las de la determinación del informe.

Con la redacción grupal, puede haber varias reuniones de coordinación en cada etapa de la creación del documento.

Redactar su informe formal

Escribir el informe formal es una tarea mucho más fácil una vez que se ha creado un esquema detallado en el proceso de planeación. Este esquema es lo que ayuda a que la escritura avance, ya que ya sabes exactamente qué es lo que se va a proporcionar dónde y cuándo. Al escribir un informe formal en equipo, un esquema cuidadosamente construido facilita la asignación de secciones del informe a diferentes autores del equipo. El escritor o escritores pueden entonces enfocarse en la estructura de párrafos, redacción y fraseo utilizando las lecciones que se encuentran en el Módulo 2: La escritura en los negocios.

Con un informe formal, es extremadamente raro ver el fraseo casual que podría encontrarse en un mensaje corto o informe informal. Los informes formales rara vez usan pronombres personales, contracciones o estructuras verbales pasivas. Sin embargo, esto no significa que el lenguaje deba ser arrasado o usar palabras excesivamente largas. Seguirás usando la misma claridad de redacción que en todas las comunicaciones comerciales.

Dar formato a su informe

Los informes formales implementan muchas de las habilidades de formato que aprendiste anteriormente. Por lo general, los informes formales son de un solo espacio con espacios dobles entre párrafos. Por lo general, los párrafos no tienen sangría, pero esto puede variar de una organización a otra. El lado derecho de los párrafos está irregular a la izquierda.

Los encabezamientos de sección siempre se proporcionan en un informe formal. Es aceptable usar etiquetas para que coincidan con el propósito de la sección (por ejemplo, Introducción, Hallazgos, Métodos de Investigación). Los encabezamientos también pueden utilizar términos directamente relacionados con el propósito del reporte como “Problema de deterioro de la fruta”, “Datos sobre el deterioro de la fruta”, “Sugerencias para mejorar la frescura de la fruta”. También puede tener subtítulos específicos dentro de títulos de sección más generales.

Los informes formales de todo tipo utilizan números de página.Las páginas pueden estar numeradas en un formato como 1—50, o pueden ser numeradas por la sección, como Métodos 1—Métodos 50. El material en la parte frontal de un reporte generalmente está numerado en números romanos en minúscula (i—ix).

Revisar su informe formal

debido a la extensión y posible complejidad temática de los informes formales, la revisión final lleva más tiempo del que cabría esperar e involucra a más personas. Como se mencionó en el inicio de esta sección, algunos informes pueden requerir revisión legal adicional.

La manera más efectiva de asegurar un documento profesional es hacer que un equipo de personas lea el documento de forma independiente, marcando cambios, correcciones y preguntas a medida que avanzan. Este equipo luego se reúne como grupo con un individuo encargado de cobrar todas las correcciones. Esta persona asegura la continuidad en todo el documento. Si ese proceso formal no se puede completar, entonces deberías trabajar para asegurar que haya al menos dos revisores que revisen trabajos que ellos mismos no escribieron.

Como se mencionó anteriormente, la revisión final debe considerar tanto cuestiones gramaticales como de estilo, así como revisar el propósito principal del documento.

Pregunta de práctica

Guadalupe es el gerente de carnes y mariscos para una cadena de abarrotes en rápida expansión, Valuetown. La expansión de Valuetown ha ocurrido principalmente al comprar tiendas de propiedad individual o pequeñas cadenas en la región. Uno de los problemas que ha enfrentado Guadalupe es que las unidades de exhibición y almacenamiento en estas tiendas no están en gran forma, y muchas veces no se pueden exhibir carnes. Valuetown también está gastando mucho en reparaciones. Guadalupe ha hecho un análisis de lo que están costando las viejas unidades de refrigeración en términos de reparaciones y pérdida de ingresos. Su gerente le dijo que escribiera un informe para presentarlo a la junta de Valuetown solicitando nuevas unidades. ¿Cómo debería proceder?

• Ella debería pedir tiempo para dar una presentación en la siguiente reunión de la junta directiva y luego tomar preguntas. Ella es más persuasiva en persona que en papel.
• Debe escribir un informe formal con sus conclusiones al frente, un resumen de su análisis en el medio, y la materia posterior que incluya los datos brutos sobre costos e ingresos perdidos así como costos estimados para reemplazar las unidades. Este reportaje debe ser editado y revisado a fondo para que sea a la vez estilísticamente perfecto y acorde con las necesidades de su público.
• Debería escribir un reportaje informal que resuma brevemente lo que quiere hacer, dé reflejos de su análisis, y luego deje la mayor parte de los datos en el fondo de la materia. Su objetivo debería ser sacar este reporte lo más rápido posible, aunque tenga algunos errores.

Contestar

Debe escribir un informe formal con sus conclusiones al frente, un resumen de su análisis en el medio, y la materia posterior que incluya los datos brutos sobre costos e ingresos perdidos así como costos estimados para reemplazar las unidades. Este reportaje debe ser editado y revisado a fondo para que sea a la vez estilísticamente perfecto y acorde con las necesidades de su público.