8.5: Hacer una presentación para una reunión

Qué aprenderás a hacer: Crear una presentación destinada a una reunión de negocios

Las herramientas, por más sofisticadas que sean, son simplemente herramientas. Pasar de las herramientas adecuadas a una buena presentación implica perspectiva y planeación. Para perspectiva, abordaremos el concepto de una buena presentación desde dos puntos de vista: identificar las características clave de una buena presentación y errores comunes que contribuyen al fracaso de la presentación. También discutiremos qué implica el proceso de planeación, incluidas las tres preguntas esenciales que deben ser respondidas antes de desarrollar el contenido. Finalmente, exploraremos la estructura clásica de la historia y aplicaremos esa estructura a un escenario de presentación de negocios.

Resultados de aprendizaje

• Identificar las características clave de una buena presentación
• Identifica el propósito, audiencia y mensaje de tu presentación
• Discutir los errores comunes en las presentaciones
• Crear una presentación destinada a una reunión de negocios

Partes de una buena presentación

Al igual que la ingeniería inversa de un producto, podemos destilar las características clave de una buena presentación mirando los cuadros de mando de evaluación de presentaciones. Consulte el Cuadro 1 para una rúbrica de calificación de presentación de clase de muestra.

A nivel macro, los elementos clave de una buena presentación son el contenido, la organización y la entrega. Hay aspectos tanto de sustancia como de estilo del contenido. Los elementos de sustancia incluyen la originalidad e importancia de su idea, la calidad de su investigación y análisis, la claridad y el impacto potencial de sus recomendaciones. Los aspectos de estilo del contenido incluyen la confianza y la credibilidad, los cuales tienen un impacto significativo en la forma en que usted y su mensaje son recibidos.

La buena organización comienza con una apertura fuerte y continúa de manera lógica y bien apoyada a lo largo de la presentación, lo que lleva a un cierre que sirve como una resolución del problema o un resumen de la situación que has presentado. La audiencia experimenta una buena organización como una sensación de flujo, un inevitable movimiento hacia un cierre satisfactorio. Este impulso hacia adelante también requiere que las audiencias tengan cierto nivel de competencia técnica y de gestión de la información. Para este último punto, una buena presentación requiere que un presentador ponga el pensamiento en el diseño de la información, desde la estructura y contenido de las diapositivas hasta las transiciones entre puntos individuales, diapositivas y temas.

La entrega implica una variedad de factores, desde el lenguaje corporal y la elección de palabras hasta la variedad vocal. En esta categoría, tu audiencia está respondiendo a tu personalidad y profesionalismo. Para perspectiva, una de las tres categorías de evaluación en el formulario oficial de evaluación del orador de Toastmasters es “As I Saw You”; entre paréntesis: “acercamiento, posición, apariencia personal, expresión facial, gestos y manierismos detractores”. Un buen presentador tiene pasión por el tema y capacidad de transmitir y tal vez provocar esa emoción en el público. El compromiso de la audiencia, a través del contacto visual, la expresión facial, quizás el uso de gestos o movimientos, también contribuye a una presentación efectiva. No obstante, hasta el punto en la evaluación de Toastmasters, gestos, movimiento otros gestos pueden distraer (ver Módulo 7: Hablar en público para más información sobre esto). Qué funciona: movimiento natural (no escenificado) que refuerza la comunicación de tu idea.

Figura 1. El Principio WIIFM.

Con esas características clave y criterios de presentación-evaluación en mente, agreguemos un descargo de responsabilidad. La realidad es que tus características no importarán si no entregas un beneficio esencial: la relevancia.

Ya sea que pienses en la terminología Toastmasters—” ¿Qué hay para mí? (WIIFM)” desde la perspectiva de la audiencia, o ponerse en la posición de la audiencia y preguntar “¿Y qué? ”, es una pregunta que hay que responder temprano. Vamos a entrar en esto más en la siguiente sección a medida que discutimos la planificación de presentaciones.

Pregunta de práctica

Los elementos clave de una buena presentación son:

• Apertura fuerte y cierre fuerte
• Confianza y credibilidad
• Contenido, organización y entrega

Contestar

Contenido, organización y entrega

¿De qué trata mi presentación?

Puede ser útil pensar en su presentación como tener tres partes móviles clave o engranajes entrelazados: propósito, audiencia y mensaje. Caminemos por el proceso de presentación-desarrollo en este nivel de planeación.

Propósito

Generalmente el primer paso para desarrollar una presentación es identificar tu propósito. Propósito es un término de múltiples capas, pero en este contexto, simplemente significa resultado objetivo o intencionado. ¿Y por qué es esto? Para riff en la clásica cita de Yogi Berra, si no sabes a dónde vas, bien podrías estar en otro lugar. Es decir, no desperdicies el tiempo de tu audiencia (o tu propio).

Su propósito determinará tanto su contenido como su enfoque y sugerirá herramientas suplementarias, materiales para la audiencia y diseño de la sala. Quizás tu propósito ya esté definido para ti: quizás tu gerente te haya pedido que investigues tres posibles sitios para una nueva tienda. En este caso, es probable que haya un criterio de evaluación establecido y un formato para presentar esa información. ¡Voila! su contenido y enfoque está definido. Si no tienes un propósito definido, considera si tu objetivo es informar, educar o inspirar un curso de acción. Afirma ese objetivo en un sentido general, incluyendo qué acción quieres que tome tu audiencia en función de tu presentación. Una vez que tengas eso bosquejado, considera a tu audiencia.

Audiencia

El segundo paso en el proceso de desarrollo de la presentación es la investigación de audiencia. ¿Quiénes son los miembros de tu audiencia? ¿Por qué asisten a esta conferencia, reunión o presentación? Este paso es similar a la investigación demográfica y psicográfica que realizan los especialistas en marketing antes de elaborar un lanzamiento de producto o servicio, y es igual de crítico. Los factores clave a considerar incluyen el rango de edad de tu audiencia, nivel educativo, industria/rol, conocimiento de la materia, etc. Estos factores importan por dos razones: necesitas saber lo que ellos saben y lo que necesitan saber.

Entender a tu audiencia te permitirá articular lo que puede ser el aspecto más crítico de tu presentación: “WIIFM”, o lo que hay para ellos. Perfilar tu audiencia también te permite adaptar tu mensaje para que sea efectivo para esta audiencia en particular. Es decir, presentar tu idea (propuesta, tema, recomendaciones) a profundidad y de una manera (lenguaje, terminología, herramientas) que sea apropiada. No esperes que tu audiencia te encuentre donde estás; conócelos donde están y luego llévalos a donde quieras ir juntos.

Volviendo al ejemplo de análisis del sitio mencionado anteriormente, conocer a tu audiencia también significa tener claro lo que la gerencia espera de ti. ¿Sirve en un rol de analista, realizando investigaciones y presentando “solo los hechos”, para apoyar una decisión gerencial? ¿O se espera que haga una recomendación específica? Ten cuidado con la dinámica de poder y no te excedas de tu rol. De cualquier manera, prepárate para tomar una posición y defender tu posición. Nunca se sabe cuándo una rutina de stand-and-deliver podría convertirse en una oportunidad que define su carrera.

Mensaje

El tercer paso es afinar tu mensaje. En “El secreto de TED para hablar en público”, Chris Anderson, curador de TED Conference, señala que no hay “una fórmula única” para una charla convincente, pero hay un denominador común: los grandes oradores construyen una idea dentro de la mente de su audiencia. Tomemos, por ejemplo, la idea de Chimamanda Adichie, que Anderson resume como “las personas son más que una sola identidad”. ^[1] Como lo expresa Adichie: “El problema con los estereotipos [de una sola historia o identidad] no es que sean falsedades, sino que son incompletos”. ^[2] O la idea de Sir Ken Robinson de que la creatividad es un elemento esencial para el aprendizaje. Al expresar la idea: “Mi argumento es que la creatividad ahora es tan importante en la educación como la alfabetización, y debemos tratarla con el mismo estatus”. ^[3] Las ideas importan porque son capaces de cambiar nuestras percepciones, nuestras acciones y nuestro mundo. Como dice Anderson: “Las ideas son la fuerza más poderosa que forma la cultura humana”. ^[4]

Entonces, si las ideas son tan poderosas, más es mejor, ¿verdad? ¿Quizás un puñado o una docena de panaderos? Mal. Como sabe cualquier vendedor experimentado, no entras en una reunión con un cliente potencial y te lanzas a una visión general de cada artículo en la línea de productos o servicios de tu compañía. Eso es lo que se conoce como “tirar espaguetis a la pared para ver qué se pega”. Y ese es un enfoque que te hará llevar tu espagueti y quizás el polvo de uno de los zapatos de tu cliente en tu trasero, también. Lo que esperan los miembros de la audiencia es que hayas hecho tus deberes, que los conozcas y su dolor, y que tengas algo que ofrecer: una perspectiva fresca, un enfoque innovador o una visión clave que cambiará las cosas para mejor. Como dice Chris Anderson: “elige una idea y conviértela en toda tu charla”. ^[5] Un mensaje, traído vívida y relevantemente a la vida.

Entonces, ahora que tiene una visión macro del proceso de desarrollo de la presentación, revisemos qué puede, y a menudo hace, salir mal para que podamos evitar los errores comunes.

Pregunta de práctica

El primer paso para desarrollar una presentación es identificar:

• Su tema de presentación y título
• El resultado previsto de su presentación
• Quiénes deben ser invitados a la presentación

Contestar

El resultado previsto de su presentación

Malas Presentaciones

Para muchos, la perspectiva de desarrollar y entregar una presentación comercial califica a la altura de la muerte y los impuestos. Curiosamente, esa misma mezcla de miedo y odio a menudo también la sienten los miembros de la audiencia. Pero no tiene que ser así. La capacidad de elaborar una historia convincente es una habilidad tan antigua como la raza humana, y la necesidad de comunicarse es tan primitiva y potencialmente poderosa.

Figura 1. Akhenaten como esfinge, y originalmente se encontró en la ciudad de Amarna.

Durante millones de años antes de la invención de la tecnología moderna, los humanos utilizaron las herramientas disponibles para perpetuar las tradiciones y la cultura y documentar, y a menudo reescribir, la historia. Haz algunas búsquedas en internet y sumérgete en las tumbas egipcias; las cuevas de Chauvet; o El Castillo, el Templo de Kukulcan. Lo que estás experimentando es una hazaña tanto de arte como de comunicación. Aunque no conocemos el significado completo de estas tallas y estructuras tempranas, no cabe duda de que estos primeros humanos capturaron su visión del mundo de una manera que sigue siendo profundamente resonante. Si bien las herramientas han cambiado, los desafíos de comunicación —y la oportunidad— siguen siendo los mismos: comunicar un punto de vista atractivo e inspirador.

Independientemente de si quieres cambiar el mundo, construir tu marca o construir un negocio de mil millones de dólares, las habilidades de presentación efectivas son esenciales. Para citar al legendario inversionista, filántropo y presidente y director ejecutivo de Berkshire Hathaway, Warren Buffet, “Si no puedes comunicarte y hablar con otras personas y transmitir tus ideas, estás renunciando a tu potencial”. ^[6] Como se esperaría de una persona de números, Buffet ha cuantificado su punto en pláticas en planteles estudiantiles y organizaciones profesionales. Hablando en su alma mater en 2009, Warren Buffett les dijo a los estudiantes de Columbia Business School que creía que aprender habilidades de comunicación efectivas podría traducirse en ganancias de por vida 50 por ciento más altas.

Dada nuestra vibrante tradición narrativa y con tanto en juego, ¿por qué todavía hay tantas malas presentaciones? ¿No pensarías esa tecnología moderna de comunicación, considerando solo los avances en el software de gráficos y comunicaciones! — ¿conduciría a presentaciones más convincentes? Curiosamente, el problema es, en cierta medida, la tecnología. Se estima que cada día se crean 30 millones de presentaciones de PowerPoint, con (aparentemente) la mayoría de los presentadores optando por diseños y plantillas predeterminados. El problema es que estamos conectados para la historia, no para viñetas. Una falla relacionada es nuestro uso de la tecnología disponible.

Seth Godin tiene una diatriba de maravilla e instructiva sobre estos puntos: PowerPoint realmente malo (y cómo evitarlo), culpando a los asistentes de Microsoft, las plantillas, las imágenes prediseñadas incorporadas y los presentadores perezosos por presentaciones ineficaces. En respuesta a una pregunta sobre “muerte por PowerPoint” en la red TechTarget, Margaret Rouse aportó esta definición: “un fenómeno causado por el mal uso del software de presentación”, identificando a los principales contribuyentes de esta condición como “gráficos confusos, diapositivas con demasiado texto y presentadores cuyo idea de una buena presentación es leer 40 diapositivas en voz alta”. ^[7]

Entonces, ¿cómo evitamos causar “muerte por PowerPoint” —o por cualquier software de presentación que utilicemos? El denominador común de los errores de presentación es que representan un fracaso de comunicación. Esta falla puede atribuirse a dos errores: demasiado o muy poco. El error de demasiado es generalmente el resultado de intentar usar diapositivas como teleprompter o sustituto de un informe, o, al parecer, para apalear a la audiencia para que se someta. Por supuesto, esto tiende a tener un efecto alternativo, es decir, incitar a los miembros de la audiencia a salir o desconectarse, dirigiendo su atención en lugar de garabatos o su dispositivo de elección.

De lo que las malas presentaciones tienen muy poco es emoción. Experto en presentaciones y autor del clásico Presentation Zen (y 4 libros relacionados) Gar Reynolds capta el quid del problema: “una buena presentación es una mezcla de lógica, datos, emoción e inspiración. Normalmente estamos bien con la parte de lógica y datos, pero fallamos en el extremo emocional e inspirador”. ^[8] También hay un híbrido demasiado poco-demasiado error, donde muy poca sustancia y/o ninguna sensibilidad de diseño es —en la mente del presentador— compensada por transiciones y efectos especiales. Prestad atención al consejo de Seth Godin: “No se disuelve, gira u otras transiciones. Ninguno”. ^[9]

La regla 10/20/30, generalmente atribuida al capitalista de riesgo Guy Kawasaki, es una buena pauta para ayudarte a lograr un equilibrio “justo” en tus presentaciones. Orientado a emprendedores que lanzan su negocio, su asesoramiento es una disciplina que mejoraría la calidad y efectividad de la mayoría de las presentaciones. En resumen, 10/20/30 se traduce en un máximo de 10 diapositivas, un máximo de 20 minutos y un mínimo de 30 puntos de fuente. ^[10]

Figura 2. Su presentación no debe tener más de 10 diapositivas, tomar no más de 20 minutos y usar un tipo de fuente no menor a 30 puntos.

Si bien esta regla es un buen punto de partida, no anula el análisis de tu audiencia o la comprensión de tu propósito. A veces, es posible que necesite más diapositivas o tenga un propósito más involucrado, como capacitar a las personas en software nuevo o presentar los resultados de un estudio de investigación, que toma más de 30 minutos abordar. En ese caso, vaya con lo que su audiencia necesita y lo que hará que su presentación sea más efectiva. El concepto detrás de la regla 10/20/30, para facilitar el aprendizaje nuevo para su audiencia, procesarlo y recordar, debería seguir siendo su guía, incluso si no sigue la regla exactamente.

como evitar la muerte por powerpoint

Para obtener más información sobre cómo evitar causar la muerte por PowerPoint, vea el experto en presentaciones sueco y Cómo evitar la muerte Por el autor de PowerPoint David Phillips TED Charla sobre el tema:

https://youtu.be/Iwpi1Lm6dFo

Pregunta de práctica

Para equilibrar la legibilidad y el procesamiento de la información, la regla de formateo 10/20/30 recomienda:

• Tamaño de fuente de 10 puntos
• Tamaño de fuente de 20 puntos
• Tamaño de fuente de 30 puntos

Contestar

Tamaño de fuente de 30 puntos

Hacer una presentación para una reunión

Con perspectiva sobre las herramientas técnicas, la planificación de las comunicaciones y el diseño de la información, tomemos este aprendizaje para una prueba de manejo.

Lo que se considera una estructura de presentación efectiva (es decir, persuasiva) no ha cambiado fundamentalmente a lo largo de los siglos. En su análisis de la estructura dramática en la Poética, Aristóteles identificó que una obra tenía tres partes: un principio, un medio y un final. La historia comienza con una “complicación” (problema), termina con un “desentrañamiento” (resolución), y sigue una secuencia lógica de eventos de principio a fin. Los guionistas de Hollywood utilizan la misma estructura y dinámica. El guionista, productor y autor Syd Field, a quien CNN llamó “el gurú de todos los escritores de pantalla”, tradujo esta sencilla estructura de tres pasos en numerosos libros y cuadernos de trabajo, entre ellos los más vendidos Guión: Los fundamentos del guionista y El libro de trabajo del guionista.

En un contexto empresarial, una buena presentación es una presentación efectiva. Es decir, una buena presentación logra su resultado pretendido. Claramente, para lograr un resultado u objetivo específico, se necesita saber de qué se trata. Entonces, antes de elaborar el drama (en palabras o diapositivas), debes perfeccionar tres cosas:

• El propósito de su presentación
• Tu audiencia
• Tu (uno) mensaje

Para una revisión de estos elementos, consulte What's my Presentation About.

Una vez que tengas claro esos puntos, procedamos.

Para construir nuestra presentación, utilizaremos la interpretación de la experta en presentaciones Nancy Duarte de la clásica estructura de historia de 3 partes ilustrada en la Figura 1. Para obtener una perspectiva adicional sobre esta estructura, vea su charla TED, “La estructura secreta de las grandes charlas”, o lea su artículo de Harvard Business Review, “Estructura tu presentación como una historia”.

Figura 1. Estructura de historia persuasiva (Duarte, “Structure Your Presentation Like a Story”, 2012).

El Comienzo

La historia comienza con “Qué es” —el estado actual. Describir este estado basal de una manera que sea reconocible para el público. Esto permite que usted y la audiencia se sincronicen. Y con este nivel base de acuerdo, su audiencia será más receptiva a su cambio propuesto.

El segundo paso es introducir “Lo que podría ser”. La brecha entre lo que es y lo que podría ser agrega tensión y drama a tu historia y determina en gran medida el significado de tu presentación. Si no hay conflicto, no hay cambio propuesto, ¿cuál es el punto de la presentación?

Digamos que eres analista en el equipo de desarrollo de nuevos productos de un minorista conocido por sus productos exclusivos y vanguardistas de la marca “house”. La reputación y los ingresos de su empresa dependen de la introducción constante de nuevos bienes de consumo. La comercialización y la distribución son puntos fuertes clave, pero el rendimiento de los nuevos productos está apagado, los ingresos están por debajo de las expectativas y el precio de las acciones de la compañía recientemente cayó 30 Dentro de su empresa, la I+D (investigación y desarrollo) es estrictamente un juego interno; cualquier idea o innovación que no se haya desarrollado internamente está bloqueada. El problema es que no se puede innovar lo suficientemente rápido, o con suficiente precisión en la demanda del mercado, para cumplir con las expectativas financieras y bursátiles. Usted y los demás analistas de su equipo han estado rastreando tendencias de innovación y éxitos y cree que la respuesta es abrir los trabajos de I+D a ideas e innovaciones externas. Así es como podrías presentar tu presentación:

• Qué es: Nos perdimos nuestros números de ganancias trimestrales, en gran parte debido a que no cumplimos con nuestros objetivos de éxito de innovación en los últimos seis meses.
• Lo que podría ser: Los datos iniciales sugieren que podríamos volver a encarrilar modificando nuestro modelo de I+D para incorporar innovaciones externas.

El Medio

El grueso de su presentación está desarrollando el contraste entre lo que es y lo que podría ser con el fin de configurar su propuesta de resolución del conflicto o desafío. El objetivo también es establecer la validez de sus argumentos, por lo que su llamado a la acción propuesto es percibido como una conclusión lógica, idealmente inevitable, del conflicto.

• Qué es: Actualmente asumimos el costo total y el riesgo de desarrollar nuevos productos y nuestra tasa de éxito de innovación, el porcentaje de nuevos productos que cumplen con los objetivos financieros, se encuentra 25 por ciento por debajo del objetivo.
• Lo que podría ser: Abastecimiento de innovaciones prometedoras desde fuera de la compañía podría reducir los costos y riesgos de I+D al tiempo que aumentaría nuestra tasa de éxito
• Qué es: Nuestro proceso de I+D está tardando tanto que nos faltan tendencias y perdemos nuestra reputación de marca líder en el mercado.
• Lo que podría ser: Podríamos licenciar o comprar innovaciones prometedoras por una fracción del costo que se necesitaría para desarrollarlas desde cero y aprovechar nuestras fortalezas de marketing y distribución para reclamar plataforma y participación de mercado.
• Qué es: Nuestro desempeño por debajo del plan y la nueva cartera de productos nos está costando capital político con la dirección ejecutiva, y corremos el riesgo de perder presupuesto y/o despidos.
• Lo que podría ser: Adoptar una cultura de innovación abierta nos permitiría crear asociaciones que aprovechen nuestras fortalezas e impulsen los ingresos, recuperando una posición de valor dentro de la compañía.

El fin

Para elaborar un cierre poderoso, siga los consejos de Duarte y evitar una lista de tareas pendientes. Tu objetivo aquí es lograr la resolución del conflicto introducido al inicio, emitir un llamado a la acción que inspire a tu audiencia a apoyar tu visión de lo que podría ser, un estado al que Duarte se refiere como la “nueva dicha”.

Llamado a la acción

Para recuperar nuestra posición de fuente de ingresos y valor de marca, necesitamos comenzar a trabajar para construir una cultura y redes que apoyen la innovación abierta y aceleren el desarrollo de nuevos productos, independientemente de la fuente de la idea.

Nueva Bliss

Nuestra capacidad para generar valor asegura nuestra posición y reputación en la empresa y en el mercado, y vale la pena en el valor de las acciones de los empleados y la participación en las ganancias.

La nueva felicidad articula lo propuesto, y un estado futuro deseado, incorporando el WIIFM, lo que hay en él para mí, que motiva a su audiencia a comprar y trabajar para apoyar el cambio requerido.

Pregunta de práctica

¿Cuál de los siguientes es el mejor lead-in para tu presentación?

• Una lista de viñetas de elementos de acción.
• Un gráfico que ilustra el desempeño de desarrollo de nuevos productos en relación con el plan.
• Una imagen que ilustra la innovación abierta.

Contestar

Un gráfico que ilustra el desempeño de desarrollo de nuevos productos en relación con el plan.

1. Anderson, Chris. “El secreto de TED para hablar en público”. TED, marzo de 2016.
2. Adichie, Chimamanda Ngozi. “El peligro de una sola historia”. TED, julio de 2009.
3. Robinson, Ken. “¿Las escuelas matan la creatividad? ” TED, feb 2006.
4. Anderson
5. Anderson
6. Gallo, Carmine. “Cómo Warren Buffet y Joel Osteen conquistaron su aterrador miedo a hablar en público”, Forbes. 16 de mayo de 2013.
7. Rouse, Margaret. “¿Qué es la muerte por PowerPoint? "Red TechTarget.
8. Reynolds, Garr. “10 consejos para mejorar sus presentaciones hoy”, Presentación Zen. Nov 2014.
9. Dios, Seth. Arregla tu PowerPoint realmente malo. Ebook, sethgodin.com, 2001. [1]
10. Kawasaki, Guy. El 20/10/30 Regla de PowerPoint. Diciembre de 2005. [2]