11.2: Mensajes Informativos de Negocios

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Qué aprenderás a hacer: Identificar el uso adecuado de los mensajes comerciales informativos y escribir un mensaje comercial informativo.

Los mensajes informativos son la columna vertebral de la comunicación empresarial. En esta sección, cubriremos mensajes informativos cortos utilizando una variedad de técnicas. También exploraremos cómo escribir mensajes informativos largos y utilizar los canales de comunicación adecuados.

Resultados de aprendizaje

Discutir el propósito y los casos de uso de los mensajes informativos en un contexto empresarial
Escribir un breve mensaje informativo
Escribir un mensaje informativo largo

¿Qué es un Mensaje Informativo?

La mayoría de las comunicaciones comerciales son, de hecho, mensajes “informativos”. Un mensaje informativo en el lugar de trabajo es simplemente el intercambio de información significativa entre las personas de manera imparcial y profesional. Los mensajes informativos pueden ser cortos o largos, formales o casuales en tono, internos o externos en enfoque, y directos o indirectos en estructura, dependiendo de la situación. Como todas las formas de comunicación, el propósito de los mensajes informativos es promover la comprensión, fomentar la acción, estimular el pensamiento o promover ideas.

Dado que los mensajes informativos son tan frecuentes en la comunicación empresarial, hay demasiados ejemplos y casos de uso para mencionar en este breve módulo. Se pueden usar mensajes sencillos e informativos para informar a los empleados sobre un próximo mantenimiento del sistema de TI, una nueva política de limpieza de la sala de descanso o una nueva hora de reunión para todas las manos. Se pueden usar para anunciar una victoria significativa de la compañía sobre un competidor, un retraso en el lanzamiento de un nuevo producto o la creación de una nueva división dentro de la compañía. A medida que el tema se vuelve más importante y complejo, los mensajes informativos pueden iluminar a los empleados sobre los resultados financieros trimestrales, adquisiciones y planes para hacer pública la empresa.

Los mensajes informativos pueden tomar casi cualquier forma de comunicación electrónica: mensajes electrónicos, chats, correos electrónicos, presentaciones, notas, blogs, podcasts, notas de prensa e informes. Como se dijo anteriormente en este módulo, la situación que nos ocupa dictará cómo se elabora el mensaje y cómo se envía. A pesar de la variedad de mensajes informativos y cómo se pueden enviar, existen algunas pautas que pertenecen a toda comunicación comercial efectiva.

Llegar a la idea principal lo más rápido posible.
Usa un saludo para identificar a la audiencia.
Sea claro y conciso con la presentación de información.
Revisa tu mensaje para ver si hay errores gramaticales.
Incluir un llamado a la acción.

Pregunta de práctica

¿Qué tiene de malo este mensaje informativo?

A: Todos los empleados
De: RRHH
Tema: Los paquetes de beneficios están listos para recoger

Es esa época del año nuevamente para reinscribirse para sus beneficios de salud. Los paquetes están en mi escritorio y se pueden recoger en cualquier momento. Por favor hazlo lo antes posible.

Gracias

Sally Jones Especialista en
RRHH

La línea de asunto es débil
La firma es pobre
El mensaje tiene varios errores gramaticales.

Contestar: El mensaje tiene varios errores gramaticales.

Mensajes Informativos Cortos

Los mensajes cortos e informativos pueden tomar una variedad de formas. Por ejemplo, una comunicación rápida con un compañero de equipo puede utilizar la tecnología de mensajería instantánea y proporcionar un vehículo para una respuesta rápida. Estos mensajes tienden a ser de estructura más conversacional y se asemejan más a un chat que a un correo electrónico u otro documento (Figura 1).

Figura 1. Una conversación de conversación entre dos compañeros de trabajo discutiendo la asistencia a una futura cumbre.

Otra forma de un breve mensaje informativo podría ser un mensaje de Twitter, o un tweet. Los tweets son mejores para comunicarse con audiencias más amplias, posiblemente también externas; de hecho, uno de los principales usos de Twitter (por parte de las empresas) es la publicidad y promoción de sus marcas. (Discutimos Twitter con más profundidad en el Módulo 10: Social Media.)

Si la situación requiere un enfoque más formal para tu mensaje, enviar un correo electrónico suele ser más apropiado. En este ejemplo, la comunicación se está enviando a un ejecutivo de empresa desde un subordinado.

Para: Dave McCann

CC:

Asunto: Cambio de Planes (el cliente quiere reunirse antes del almuerzo de mañana)

De: Jon Parks

Buenos días Dave,

Nuestro contacto me acaba de enviar un mensaje solicitando que nos reunamos en su lobby a las 11:00am en lugar de reunirnos para almorzar a las 12. ¿Eso funcionará para tu horario?

Gracias,

Jon

Jon Parks

Gerente Senior de Cuentas

Software de código

Pregunta de práctica

Su compañía acaba de conseguir un gran contrato con ABC Corporation después de una campaña de ventas de un año. Escriba una línea de asunto efectiva para este correo electrónico informativo para anunciar la victoria a la organización.

Escribe tu respuesta de ensayo aquí:

Contestar: Si bien hay muchas opciones, tu respuesta debería parecerse a una de estas: “¡ABC Corporation Is A Customer!” ; “Gran victoria para ventas con contrato de ABC Corporation”; “¡ABC Corporation firma un gran contrato!”

Mensajes Informativos Largos

Si bien los mensajes informativos largos se pueden entregar a través de una variedad de medios, generalmente alcanzarán los mismos ritmos independientemente del método de entrega. Al igual que con todos los mensajes comerciales, es importante tener en cuenta la concisión. Si bien ciertamente hay mensajes más complejos que requieren comunicaciones más largas, recuerde mantenerse enfocado y solo proporcionar la información que su audiencia necesita.

El Mensaje

Este ejemplo es un mensaje de correo electrónico que proporciona a un equipo de ventas la verborrea sugerida para la mensajería masiva a socios y minoristas.

Para: Equipo de Divulgación de Rize

CC: Equipo Ejecutivo de Rize

Asunto: Feliz Año Nuevo de Rize Fitness

De: Regina Black

Hola Equipo,

El siguiente es el mensaje estándar para nuestros socios y entrenadores a largo plazo sobre nuestro trabajo en el último año. No dude en personalizar este mensaje en función de su conocimiento de los gimnasios dentro de sus regiones. Por favor avíseme si tiene alguna duda o inquietud. ¡Por un gran año!

Al comenzar el nuevo año, no puedo evitar reflexionar y reconocer que es un momento emocionante para estar trabajando en fitness.

Revisando lo que logramos el año pasado colectivamente en todos nuestros gimnasios y gimnasios de nuestros socios, nos enorgullece anunciar que terminamos 2017 con cifras récord de inscripción: ¡230,000 miembros en 48 gimnasios durante 2017! Estamos en camino de un crecimiento aún más rápido en 2018, con al menos tres nuevos gimnasios que abrirán el próximo año.

Pero las membresías y las nuevas ubicaciones son solo parte de la historia. Al final, esas cifras sólo son significativas si también estamos mejorando la vida de nuestros miembros. En 2017 vimos importantes avances en mejorar de manera mensurable no solo la salud física de nuestros miembros, sino también mejorar sus mentalidades sobre estilos de vida saludables al presentar nuestras nuevas clases de “Vida sana y saludable”.

A medida que avanza el 2018, siento que es importante ser deliberado sobre los compromisos que Rize te está haciendo, así como el cambio que Rize existe para crear para sus miembros. Nos comprometemos a hacer que la aptitud física sea alcanzable y gratificante para todas las personas, independientemente de sus objetivos o necesidades particulares.

En 2018 y más allá, Rize está creciendo de formas que amplían nuestro impacto colectivo. Los invito a leer mi reciente entrada de blog destacando algunos de nuestros hallazgos recientes e historias de éxito que confirman que estamos en un camino prometedor.

Gracias, en nombre del equipo completo de Rize, por su asociación y apoyo. Me encantaría escuchar tus pensamientos y comentarios sobre la publicación del blog, y tus propias reflexiones sobre tus metas y desafíos en nuestro trabajo conjunto. Por favor, comunícate.

Mejor,

Regina

El contexto situacional de un mensaje es clave para su éxito. Algunos mensajes serán dirigidos a empleados internos con un llamado a la acción específico para usar el texto proporcionado para expandir un esfuerzo de marketing. Otros funcionan como un medio de comunicación con los clientes y posibles clientes para rebatir los aparentes comentarios negativos de la competencia. Otros pueden reunir conceptualmente una variedad de productos y servicios para una mayor comprensión para el público objetivo. Otros más entregarán largos detalles de las características del producto de una manera informal, amigable y sin pretensiones.

Métodos de entrega

Los mensajes informativos largos pueden utilizar múltiples vehículos de comunicación. Los principales métodos de entrega con los que se encontrará son el correo electrónico, el blog, la presentación y el podcast.

Los correos electrónicos pueden considerarse el método de entrega “predeterminado” para los mensajes comerciales. Si bien pueden ser efectivos si se escriben bien (después de todo, se entregan directamente a la persona que esperas que reciba el mensaje), también pueden parecer sosos si no se ejecutan correctamente.
Un blog se puede utilizar para informar, promover y construir una marca. También puede servir para personalizar una marca al mostrar las perspectivas de quienes trabajan en la empresa o puede servir para construir una comunidad promoviendo el trabajo de autores externos.
Las presentaciones son una excelente manera de comunicar grandes cantidades de información detallada o utilizar gráficos para transmitir ideas complejas a una audiencia definida. Los gráficos se pueden utilizar para informar a la audiencia de varias ideas conectadas.
Los podcasts pueden ser bastante efectivos como mensajes informativos. Dan a las empresas la oportunidad de entablar una conversación más informal, pero aún así pueden estar repletas de información de funcionalidad muy detallada sobre cómo funcionan los productos o aplicaciones y sirven a los clientes.

Pregunta de práctica

Imagina que estás trabajando en una capacidad de servicio al cliente para una organización grande. Los clientes han comenzado a reportar problemas similares una y otra vez a través de mensajes de correo de voz. Usted debe:

Enviar correo electrónico a todos los clientes.
Publica un blog en el boletín semanal de la empresa
Crea un podcast en el sitio web de la compañía que aborde el problema y publique la solución.

Contestar: Crea un podcast en el sitio web de la compañía que aborde el problema y publique la solución.