11.3: Mensajes centrados en el equipo

Qué aprenderás a hacer: Discutir la importancia de la comunicación centrada en el equipo en los negocios.

Los equipos se están convirtiendo en el vehículo estándar de productividad en el lugar de trabajo; por lo tanto, los mensajes de formación de equipos y centrados en equipos son más importantes que nunca. Exploraremos cómo los mensajes centrados en el equipo pueden elaborarse para que sean más efectivos. Además, nos centraremos en qué medios se utilizan para permitir que los equipos se comuniquen entre ubicaciones.

Resultados de aprendizaje

• Discutir el propósito y los casos de uso de los mensajes centrados en el equipo en un contexto empresarial
• Escribe un mensaje breve centrado en el equipo
• Escribe un mensaje largo centrado en el equipo

¿Qué es un Mensaje Centrado en Equipo?

Antes de que podamos entender el propósito y uso de la comunicación de teambuilding, debemos comenzar con una discusión sobre la importancia de los equipos colaborativos en el lugar de trabajo actual.

Existen múltiples beneficios de los equipos colaborativos frente a los individuos que trabajan de forma independiente. Primero, notamos un aumento en la creatividad debido al intercambio de diferentes ideas, experiencias y conocimientos. Cada empleado aporta un cierto cuerpo de habilidades y conocimientos al grupo. El conocimiento compartido y las habilidades complementarias son herramientas sólidas para ser utilizadas para manejar proyectos y asignaciones complejas. Cuanto más habla el equipo de un proyecto, más ideas se generan. Tener la perspectiva de varios colegas triunfa sobre el individuo teniendo solo un conjunto de ideas.

En segundo lugar, vemos un aumento en la productividad de los equipos colaborativos y empoderados. En la industria tecnológica, por ejemplo, los equipos de alto rendimiento son la norma en el lugar de trabajo. El equipo trabaja con el dueño del negocio para decidir exactamente qué trabajo se compromete a completarse en un período de tiempo determinado. Luego, el equipo trabaja en conjunto para descomponer el trabajo en tareas manejables. Durante ese ciclo de trabajo, el equipo habla todos los días sobre su progreso y el trabajo puede cambiarse entre los miembros del equipo en función de la disponibilidad y la experiencia. A medida que el equipo permanece unido durante varios ciclos de trabajo, hay un aumento medible en la cantidad de trabajo que el equipo puede realizar.

Otros beneficios de los equipos colaborativos son: ^[1]

1. Los equipos promueven un sentido más amplio de propiedad.
2. Los equipos fomentan la toma de riesgos saludables.
3. Los equipos contribuyen a la satisfacción y retención de los empleados.

Dados los beneficios de los equipos colaborativos en el lugar de trabajo, la clave es cómo las organizaciones pueden crear el entorno adecuado para fomentar la creación de equipos, la colaboración y el crecimiento. Deben existir las condiciones adecuadas para fomentar la confianza, la camaradería y el intercambio de experiencias y conocimientos. La comunicación centrada en el equipo es un componente clave en los equipos exitosos.

Los mensajes de comunicación centrados en el equipo pueden tomar una variedad de formas, incluyendo mensajería instantánea, texto, chat, correo electrónico, video, audio y uso compartido de documentos. Los mensajes centrados en el equipo pueden ser cortos o largos, casuales o formales, pero siempre deben ser profesionales. Dado que los equipos suelen estar distribuidos geográficamente, virtuales y/o remotos, las empresas deben proporcionar las herramientas y plataformas para promover y facilitar la comunicación del equipo.

Pregunta de práctica

Escribe un IM profesional al miembro del equipo Jeff informándole sobre una reunión mañana a las 10:00am para discutir un nuevo proyecto.

Escribe tu respuesta de ensayo aquí:

Contestar

Hola Jeff. Se nos ha asignado un nuevo proyecto importante. Tenemos una reunión mañana para discutir. ¿Las 10am trabajarán para ti?

Starbucks adoptó recientemente una plataforma de comunicación de equipo de Facebook llamada Workplace con el fin de fomentar la colaboración orgánica entre pares. Después de solo varios meses, Starbucks informa que más del 80% de los gerentes de tiendas de la organización utilizan la plataforma semanalmente. Se puede ver en el estudio de caso lo importante que puede ser la comunicación centrada en el equipo en el lugar de trabajo.

“A principios de 2017, cuando un gerente de tienda comentó sobre una bebida popular fuera del menú, otros gerentes intervinieron y pronto otros 40 gerentes dijeron que esta bebida secreta estaba aumentando en la demanda. Esa noche, el equipo de marketing de categoría de Starbucks HQ vio el hilo de comentarios y, en base a la popularidad de la bebida, decidió convertirla en un elemento del menú oficial. Lo que suele tardar varios meses fue posible en menos de 24 horas, gracias a la colaboración a través de Workplace”. ^[2]

Mensaje Corto Centrado en el Equipo

Dado que la interactividad es clave para el trabajo en equipo, un entorno de chat es una gran plataforma de comunicación centrada en el equipo. Los mensajes cortos del equipo pueden ser comunicaciones como actualizaciones de estado, solicitudes de reunión, notas de agradecimiento o invitaciones a una reunión después del trabajo. Dar al equipo una forma de responder como grupo puede ser importante para obtener las ideas y opiniones de todos en el mismo hilo de mensajes. En la Figura 1 se muestran tres miembros del equipo comentando el estado de un PDF.

Figura 1. Charla entre tres miembros del equipo colaborador

Un mensaje breve centrado en el equipo también puede ser en forma de correo electrónico, especialmente para compartir rápidamente archivos adjuntos con varios miembros del equipo.

A: Jeffrey Penrod

CC: Matt King, Joe Abbott, Mary Thomas

Asunto: Aquí están las notas de la reunión de hoy

De: Tom Eastmen

Adjunto: Notas de la Reunión 5-2-17.docx

Hola a todos,

Según lo prometido, se adjuntan las notas de la sesión de hoy con el cliente.

Gracias,

Tom

Tom Eastmen

Gerente de Producto

XYZ

La comunicación centrada en el equipo es un gran vehículo para mantener informados a los miembros del equipo, garantizar que los proyectos se muevan y, en última instancia, lograr resultados sólidos. Dada toda la tecnología disponible en el lugar de trabajo hoy en día, es incluso más fácil que nunca crear y enviar mensajes a tus compañeros. Una advertencia: ser consciente y considerado del espacio personal de tus compañeros de equipo. Si envías un correo electrónico, no envíes mensajes de texto ni envíes mensajes de texto de inmediato para preguntar si recibieron tu mensaje. No molestes a tus compañeros fuera de horario o los fines de semana a menos que hayas acordado mutuamente hacerlo.

Pregunta de práctica

Redactar un breve mensaje de chat al equipo informándoles que Jack Wilson ha sido agregado al grupo para este proyecto. Supongamos que Jack ahora está incluido en la distribución de mensajes y anuncia que el equipo tendrá una reunión en video a las 4:00pm para conocerlo virtualmente.

Escribe tu respuesta de ensayo aquí:

Contestar

¡Da la bienvenida a Jack al equipo! Reunámonos a las 4 en nuestra sala virtual para presentaciones. Por favor, prepárese para actualizar a Jack y al resto del equipo en cuanto al estado.

Mensaje Largo Centrado en el Equipo

Al considerar cómo comunicar una buena cantidad de información a tu equipo, es prudente dar un paso atrás y considerar qué canal sería el mejor, no solo para enviar tu mensaje sino también para permitir que tus compañeros comenten e interactúen con el resto del equipo. Aquí hay un ejemplo de un mensaje largo a un equipo técnico enviado por correo electrónico.

Hola Equipo,

Tuve la oportunidad de hablar con algunos clientes sobre el nuevo producto de nuestro competidor principal. Estas son algunas de las áreas en las que puede faltar en función de los comentarios. Mucha gente está de acuerdo en que el Producto X es fácil de usar y adoptar. El problema es que también necesitas proporcionar acceso y vistas para otros usuarios y roles en muchos equipos para que toda la organización pueda ver el rendimiento.

Los gerentes de productos que utilizan el Producto X se quejan de que no hay forma de que administren un solo retraso para varios equipos o informen sobre cómo les va a los equipos en iniciativas de nivel superior. Como PM necesitas mucho más que el seguimiento de problemas para gestionar el crecimiento y desarrollo de tu línea de productos.

Los gestores de cartera involucrados en el establecimiento de estrategias están limitados con Product X sobre cómo representar temas de inversión en una empresa ágil. Necesitan más visibilidad que solo una iteración o dos de trabajo. La necesidad sería de más capas que solo un flujo de solicitudes y defectos de los clientes.

Para los Gerentes de Desarrollo y Gerentes de Ingeniería, el Producto X no les brinda la capacidad de hacer planeación de capacidades. En la raíz de eso está la capacidad de comprender bien la velocidad de su equipo, algo que no es posible si no puedes dividir historias en múltiples iteraciones. En el mundo del Producto X, tienes que mover toda la historia si no puedes terminar la historia en una iteración. Como resultado, las historias languidecen a través de múltiples iteraciones y se pierde todo el concepto de velocidad. Sin comprender la velocidad de un equipo, las mejoras de productividad y las métricas de previsibilidad también se pierden. Sin planificación de capacidad en múltiples equipos, o personas divididas entre equipos, el Gerente lucha con su capacidad para administrar las personas y los recursos necesarios.

para cumplir con sus compromisos.

Los gerentes de programa se quejan de que están “nadando en un mar de historias de usuario” que no están asociadas con objetivos de nivel superior. No existe el concepto de una jerarquía de proyectos múltiples.

Te mantendré informado cuando reciba más comentarios.

Gracias,

Ellie

¿Qué podemos decir de este mensaje? Sí, es largo y contiene mucho detalle. El autor lo ha desglosado muy bien con encabezados en negritas para que sea más legible. Además de usar el correo electrónico para enviar este mensaje, ¿qué otros medios podría utilizar el autor para informar al equipo de la manera más interactiva? Ciertamente, los formularios de mensajes cortos como mensajería instantánea, texto y chat no serían apropiados para el volumen de información.

Un informe, blog, podcast o repositorio para compartir documentos podría manejar la cantidad de información, pero cada uno tendría algunos inconvenientes. Los informes son buenos para grandes cantidades de datos pero no son de naturaleza interactiva. Los podcasts también serían buenos para la primera visualización, pero son estáticos, y la información no se puede buscar. Un blog podría ser una buena respuesta porque podría convertirse en un documento “vivo” para que los miembros del equipo agreguen a medida que se disponga de más información sobre el producto de la competencia. Los inconvenientes de usar un blog en este escenario serían administrar cientos de dichos blogs siendo utilizados para múltiples temas así como encontrar rápidamente el blog que deseas en la wiki corporativa. Los mismos inconvenientes podrían estar en juego con la tecnología estándar para compartir documentos cuando tienes cientos o miles de correos electrónicos o documentos que manejar.

La mejor manera de enviar y administrar mensajes largos y centrados en el equipo podría ser aprovechar algunas de las nuevas plataformas de software de colaboración en equipo. Aplicaciones como Stride, Slack, Workplace, Flowdock y otras ayudan a los equipos a mantener la información relacionada, ya sea que se reciba como mensajería instantánea, chat, correo electrónico, informe o podcast—organizada por tema o categoría de tema, incluidos los comentarios de los miembros del equipo agregando nuevo contenido o comentando material existente. (Consulte el Módulo 9: Comunicación a través de la Tecnología para obtener más información sobre software de colaboración/plataformas en línea de múltiples funciones).

La Figura 1 muestra Workplace de Facebook. Todos los mensajes, chats y anuncios en la página parecen ser información general del equipo. Para un proyecto específico, podrías visualizar todo en una página que tenga que ver con ese proyecto, por ejemplo, correos electrónicos, chats de equipo, enlaces a artículos externos relacionados, enlaces a áreas relacionadas en el wiki, recopilados en un solo lugar.

Figura 1. Workplace by Facebook es solo una plataforma de colaboración que podrías usar

Pregunta de práctica

¿Qué debes considerar antes de enviar un mensaje largo por escrito a tus compañeros de equipo?

• ¿Quién debe revisar el mensaje antes de que se envíe?
• ¿Dónde se encuentran sus compañeros?
• ¿Cuál es el canal de comunicación óptimo para informar e invitar a comentarios?

Contestar

¿Cuál es el canal de comunicación óptimo para informar e invitar a comentarios?

1. The Lean Startup, Eric Ries, 2011www.sandler.com/blog/6-beneficios-de-trabajo-en-equipo-en-el-lugar de trabajo ]
2. [www.facebook.com/lugar de trabajo/c... es decir, Starbucks ]