12.3: Proyectos Colaborativos
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Qué aprenderás a hacer: Discutir estrategias para trabajar en proyectos colaborativos
Ahora que entendemos el valor de los equipos en el lugar de trabajo y el riesgo de conflicto, veamos cómo los equipos que trabajan en colaboración gestionan la comunicación para ser productivos y saludables.
Es ese viejo dicho de “entrar, salir y cruzar”: las comunicaciones del equipo entran al equipo, salen del equipo y pasan entre los miembros del equipo. Al igual que con todas las habilidades de equipo, y todas las habilidades de comunicación, existen estructuras que hacen que la comunicación sea más exitosa. Hay una necesidad especial de comunicación en los equipos: la toma de decisiones. Existen herramientas de software para facilitar la escritura grupal. Echemos un vistazo a esos.
Resultados de aprendizaje
- Discutir diferentes estilos de toma de decisiones en grupos
- Discutir herramientas digitales para comunicarse con grupos
- Describir el proceso de colaboración con otros para crear un mensaje comercial
- Discutir las herramientas digitales para la escritura colaborativa
Toma de Decisiones en Grupos
Hasta este punto, hemos argumentado que los equipos crean mejores resultados que los individuos. Si bien esos individuos vienen con multitud de habilidades y experiencias, el aporte de varios individuos que trabajan en concierto conduce a decisiones más creativas y mejor consideradas. El trabajo grupal y el éxito grupal conducen a una moral más alta. Otro beneficio es que con más miembros del negocio involucrados en la decisión, habrá una mejor comprensión de la decisión, y así, una mayor aceptación o aval. Es por ello que se utilizan equipos en el lugar de trabajo.
Hemos señalado cómo se produce la discusión a medida que discutimos conflictos en equipos. Ese conflicto frecuentemente es el resultado de que el equipo trabaja para llegar a una decisión. La toma de decisiones en equipos se complica por muchos temas. Algunos de esos temas se relacionan con el contenido, como se discute en la sección de conflictos de este módulo. Las dificultades pueden surgir de roles negativos de los miembros, como el holgazaneo social. Esto puede costar tiempo así como potencialmente dañar la salida. Otro problema con la toma de decisiones del equipo puede estar relacionado con la dificultad general de la comunicación del equipo. ¿Recuerdas las redes establecidas anteriormente en este módulo que mostraban cómo agregar uno o dos miembros creaba una red mucho más compleja? Dicha complejidad puede complicar el pleno intercambio de contenido relevante. Definitivamente ralentiza la toma de decisiones ya que todos los miembros se involucran.
Teoría de estilo de decisión
Cualquier decisión se toma en el contexto de su situación. La teoría del estilo de decisión de Rowe y Boulgarides examina el contexto de las decisiones a través de dos continuas. Un lado se relaciona con la tolerancia de los tomadores de decisiones a la incertidumbre (tolerancia alta a baja) y el otro se relaciona con si el individuo está más orientado a la realización de la tarea o al logro social. Estos dos continuos forman los ejes para el modelo a continuación. Los cuatro cuadrantes representan cuatro estilos de toma de decisiones.
Existe un amplio espectro de estilos de redes de comunicación en las empresas
Rowe y Boulgarides (1992) sugieren que esto determina en gran medida cómo vamos a responder en situaciones de toma de decisiones.
Las dimensiones de varianza en esta teoría de estilo de decisión son la complejidad cognitiva (tolerancia a la ambigüedad vs. necesidad de estructura) y la orientación al valor (social/humano vs. instrumental/centrado en tareas). Al cruzar estas dimensiones se obtienen cuatro estilos de toma de decisiones: (1) directriz (2) analítica, (3) conceptual y (4) conductual, descritos a continuación en orden PAEI.
P: Directiva (Tolerancia a la ambigüedad baja, Enfoque de tareas)
Los individuos directivos necesitan y estructura de valor. Prefieren tomar decisiones basadas en hechos claros e indiscutibles y reglas y procedimientos impersonales. Confían en sus propios sentidos y en informes cortos y enfocados de otros.
El estilo Directivo podría funcionar bien con liderar a un grupo a reunirse los martes frente a los miércoles. “Vamos a reunirnos el martes, a menos que alguien tenga una objeción”. Sin embargo, el estilo Directivo podría no funcionar tan bien al liderar a un grupo en conflicto para llegar a la resolución de conflictos: “Por favor, dejen de discutir, tenemos que seguir adelante”. En ambos ejemplos, el líder del grupo desea una resolución clara que logre la tarea.
A: Analítico (Tolerancia a la ambigüedad alta, Enfoque de
Las personas con mentalidad analítica pueden procesar la ambigüedad con suficiente tiempo e información. Dependen en gran medida de las abstracciones y la lógica instrumental, y tienden a repasar todos los aspectos de un problema con un peine de dientes finos, adquiriendo y organizando cuidadosamente grandes cantidades de datos. Consideran cada aspecto de un problema dado, adquiriendo información mediante un análisis cuidadoso. Cuando se presentan, sus soluciones son integrales, detalladas y muy minuciosas. También pueden ser innovadores si el análisis arrojó información novedosa o apoyaba un razonamiento novedoso.
Los miembros del equipo analítico o los líderes quieren información que lleve a una conclusión. Están dispuestos a invertir el tiempo y esfuerzo para alcanzar la solución óptima. “Tomemos cada uno un cuarto del año pasado y profundicemos para ver qué modelo, por color, se vendió mejor en cada estado al que podemos preparar mejor pronóstico para el próximo año”, parece muy adecuado para este estilo. Esta decisión parece llevar algún tiempo. Es posible que este estilo no funcione bien para determinar qué beneficios incluir en el plan de atención médica el próximo año junto con un plan de contratación diseñado para expandir la diversidad. El estilo analítico mirará hacia los datos y puede pasar por alto los temas más enfocados en el ser humano que se presentan con el nuevo plan de contratación.
E: Conceptual (Tolerancia alta ambigüedad, Enfoque social)
Los tomadores de decisiones conceptuales son creativos, exploratorios, interesados en la novedad y tomando riesgos cómodos. Son pensadores creativos a los que les gusta considerar muchas opciones y posibilidades diferentes. Recopian y evalúan información desde muchas perspectivas diferentes, integrando diversas señales y emitiendo juicios intuitivos a medida que trabajan para identificar patrones emergentes.
El estilo de decisión conceptual puede funcionar bien para determinar cómo brindar soporte de mantenimiento a clientes que viven en seis países diferentes con diferentes culturas y leyes. Se necesitará una gran cantidad de datos y consideración de la cultura. Esta no será una decisión de solo datos que ocurra en un corto periodo de tiempo.
I: Conductual (Tolerancia a la ambigüedad baja, Enfoque social)
Los tomadores de decisiones conductuales se centran en los sentimientos y el bienestar de los miembros del grupo y otros aspectos sociales del trabajo. Buscan información en otros, tanto información explícita en lo que otros dicen como información implícita percibida durante las interacciones con ellos. Evaluan la información emocional e intuitivamente.
La toma de decisiones conductuales se centrará casi exclusivamente en la relación, más que en la tarea. El proceso de toma de decisiones tomará el tiempo que se requiera para que el estilo Conductual interactúe con la mayoría de las personas impactadas.
El propósito en la comprensión de este modelo es entender cómo los individuos tienen deseos contradictorios y cómo se deben considerar situaciones contra esa preferencia.
Pregunta de práctica
Zoya está liderando un equipo que parece que no puede llegar a un acuerdo. La acalorada batalla entre aquellos que sentían que los clientes querían un fácil acceso a los productos, más que un fácil acceso a los productos refrigeradores y congeladores, ha estado ocurriendo durante las últimas cuatro reuniones. Zoya sigue pidiendo más y más datos antes de dejar que el equipo vote. ¿En qué cuadrante del cuadrante Rowe y Boulgarides Decision Style encaja Zoya?
- Directiva
- Analítica
- Conductual
- Conceptual
- Contestar
-
Analítica
Cómo tomar decisiones
Hay mecánicas de toma de decisiones grupales alineadas con el desarrollo del equipo y los estilos enumerados anteriormente. Necesitan un método para implementar la atmósfera que invoca cada estilo. Los estilos anteriores no se relacionan directamente con los métodos a continuación, pero se puede ver cómo, en un esfuerzo por mantener el conflicto bajo, el estilo puede alinearse con el método.
Cuando los grupos necesitan hacer un trabajo, deben tener un método establecido para tomar decisiones. El proceso de toma de decisiones es una norma que puede ser decidida por un líder de grupo o por los integrantes del grupo en su conjunto. Veamos cuatro formas comunes de tomar decisiones en grupos. Para hacerlo sencillo, volveremos a utilizar un continuo como forma de visualizar las diversas opciones que tienen los grupos para tomar decisiones. Del lado izquierdo están aquellos métodos que requieren la máxima implicación grupal (consenso y votación). Este lado está mejor alineado con los estilos Conceptual y Conductual. A la derecha están aquellos métodos que utilizan la menor cantidad de insumos de todos los miembros (regla de compromiso y autoridad). Este derecho está mejor alineado con los estilos Directivos o Analíticos.
El proceso de toma de decisiones que requiere más aportes grupales se denomina consenso. Para llegar a un consenso los integrantes del grupo deben participar en la elaboración de una decisión y acordar adoptarla. Si bien no todos los miembros podrán apoyar la decisión por igual, todos estarán de acuerdo en llevarla a cabo. En culturas individualistas como Estados Unidos, donde se valora mucho la independencia y la libertad de elección, esta opción puede ser vista por los miembros del grupo como deseable ya que nadie se ve obligado a aceptar una política o plan de acción al que se oponen. Aunque este estilo de toma de decisiones tiene muchas ventajas, también tiene sus limitaciones, requiere mucha creatividad, confianza, comunicación y tiempo por parte de todos los miembros del grupo. Cuando los grupos tienen dificultades para llegar a un consenso, pueden optar por la siguiente estrategia, que no requiere la aceptación de todo o la mayor parte del grupo.
El voto por mayoría puede ser tan simple como tener 51% del voto para una decisión en particular, o puede requerir un porcentaje mayor, como dos tercios o tres cuartos, antes de llegar a una decisión. Al igual que el consenso, votar es ventajoso porque todos son capaces de tener una voz igual en el proceso de decisión (siempre y cuando voten). A diferencia del consenso, es posible que todos no estén satisfechos con el resultado. En mayoría simple, el 49% de los votantes puede estar disgustado y puede ser resistente a acatar el voto mayoritario. En este caso, la decisión o política puede ser difícil de llevar a cabo e implementar. Por ejemplo, un campus universitario recientemente tuvo un voto de departamento sobre si querían o no contratar a una persona en particular para que fuera profesor. Tres profesores votaron sí por la persona mientras que dos profesores votaron no. Ni que decir tiene, hubo una buena cantidad de contienda entre los profesores que votaron. En última instancia, la persona que estaba siendo considerada para el trabajo se enteró del voto dividido y decidió que no quería tomar el trabajo porque sentía que las dos personas que votaron no no lo tratarían bien.
Hacia la derecha de nuestro continuo está el compromiso. Este método suele llevar una connotación positiva en Estados Unidos porque se percibe como justo ya que cada miembro renuncia a algo, además de ganar algo. Sin embargo, este proceso de toma de decisiones puede no ser tan justo como parece en la superficie. El motivo principal de esto tiene que ver con lo que se está renunciando y obteniendo. No hay nada en un compromiso que diga que estos dos factores deben ser iguales (ese puede ser el ideal, pero a menudo no es la realidad). Para los individuos o grupos que sienten que han obtenido el final injusto del trato, pueden estar resentidos y negarse a llevar a cabo el compromiso. También pueden fomentar la mala voluntad hacia otros en el grupo o entablar dudas sobre sí mismos por estar de acuerdo con el compromiso en primer lugar. No obstante, si los grupos no pueden tomar decisiones por consenso o votación, el compromiso puede ser la siguiente mejor alternativa.
En el extremo derecho de nuestro continuum está la decisión por regla de autoridad. Este proceso de toma de decisiones esencialmente no requiere aportes del grupo, aunque la participación del grupo puede ser necesaria para implementar la decisión. La autoridad en cuestión podrá ser un miembro del grupo que tenga más poder que otros miembros, como el dirigente, o una persona de poder ajena al grupo. Si bien este método es obviamente eficiente, los miembros a menudo se sienten resentidos cuando sienten que tienen que seguir las órdenes de otro y sienten que el proceso grupal fue una fachada y una pérdida de tiempo valioso.
Durante el proceso de toma de decisiones, los grupos deben tener cuidado de no caer víctimas del pensamiento grupal. El pensamiento grupal ocurre cuando los miembros luchan por la unanimidad, lo que resulta en el autoengaño, el consentimiento forzado y la conformidad con los valores y la ética del grupo (Rose, Hopthrow y Crisp). Pensemos en el pensamiento grupal en un nivel más pequeño, menos perjudicial. Imagina que estás participando en un proceso de votación durante una reunión grupal donde todos votan sí sobre un tema en particular, pero quieres votar no. Podría sentirse presionado para conformarse al grupo y votar sí con el único propósito de la unanimidad, a pesar de que va en contra de sus deseos individuales.
Al igual que con los estilos de liderazgo, los procesos de toma de decisiones apropiados varían de un grupo a otro según el contexto, la cultura y los miembros del grupo. No hay un enfoque de “una manera para todos” para tomar decisiones grupales. Cuando te encuentres en una tarea o grupo de toma de decisiones, debes considerar hacer un balance de la tarea en cuestión antes de decidir como grupo las mejores formas de proceder.
Trabajo en grupo y tiempo
A estas alturas deberías reconocer que trabajar en grupos y equipos tiene muchas ventajas. Sin embargo, un tema que es de importancia central para el trabajo en grupo es el tiempo. Cuando se trabaja en grupos, el tiempo puede ser una fuente de frustración así como una razón para trabajar juntos. Un problema obvio es que toma mucho más tiempo tomar decisiones con dos o más personas en lugar de una sola persona. Otro problema es que puede ser difícil coordinar los horarios de las reuniones cuando se toma en cuenta la ajetreada vida laboral, escolar, familiar y otros compromisos personales de las personas. Por otro lado, cuando el tiempo es limitado y hay múltiples tareas por realizar, a menudo es más eficiente trabajar en grupo donde las tareas se pueden delegar de acuerdo a los recursos y habilidades. Cuando cada miembro puede asumir ciertos aspectos de un proyecto, esto limita la cantidad de trabajo que un individuo tendría que hacer si fuera el único responsable del proyecto.
Herramientas para comunicarse con grupos
La tecnología está cambiando rápidamente las formas en que nos comunicamos en una variedad de contextos, y la comunicación grupal no es la excepción. Muchas organizaciones utilizan computadoras y teléfonos celulares como una forma principal de mantener a los grupos conectados dada su facilidad de uso, bajo costo y naturaleza asincrónica. En el lugar de trabajo actual, puedes usar Google Docs, chatear en línea, transferir documentos de ida y vuelta y formar mensajes para lograr los objetivos del grupo, todo sin tener que reunirte en persona. Es probable que te encuentres participando en grupos virtuales con personas que se han reunido desde una variedad de ubicaciones geográficas.
Cuando los grupos se comunican a través de correo electrónico, hilos, foros de discusión, mensajes de texto y otros métodos asincrónicos, pierden la capacidad de proporcionar retroalimentación inmediata a otros miembros. Además, el uso de tecnologías de comunicación asíncronas toma mucho más tiempo para que un grupo logre sus objetivos. En este módulo, al pensar en los grupos y la colaboración, pensamos más en la comunicación bidireccional y en las herramientas relacionadas.
Sin embargo, la tecnología está cambiando las formas en que entendemos a los grupos y participamos en ellos. Todavía tenemos que elaborar todos los nuevos estándares para la participación grupal introducidos por la tecnología. Bien utilizada, la tecnología abre la puerta a nuevas vías de trabajo en grupos para lograr metas. Si se usa mal, la tecnología puede agregar a las muchas frustraciones que las personas suelen experimentar trabajando en grupos y equipos.
Programación de reuniones
¿Alguna vez has visto un correo electrónico dirigido a más de cinco personas llenando rápidamente tu casilla de correo electrónico? Probablemente. Imagínese el que tiene la línea de asunto “¿Se puede reunir el martes a las 10? o ¿cuándo?” Este mensaje para asistentes internos, externos o una mezcla de asistentes a la reunión llenará rápidamente el buzón de correo electrónico de todos y posiblemente utilizará más tiempo de los asistentes para leer y programar la reunión del que realmente pueda tomar la reunión. En el Módulo 9: Comunicación a través de la Tecnología, discutimos una variedad de herramientas disponibles para agilizar esta interacción, incluyendo Doodle y Calendly.
Conversaciones Rápidas
Los grupos pueden o no ser co-localizados. A lo largo de la jornada laboral surgen preguntas que necesitan respuestas simples y pueden ser algo flexibles en el tiempo en que se necesita la respuesta. Estas herramientas pueden ser herramientas individuales o herramientas grupales (es decir, texto, texto de grupo). Este software suele proporcionar formas para que los usuarios puedan chatear en tiempo real, por lo que los proyectos se pueden completar más rápido porque los usuarios no tienen que esperar a que otros usuarios respondan por medios asincrónicos como el correo electrónico. Verifique la política de la compañía sobre el uso de estas herramientas. Puede haber temas relacionados con la propiedad intelectual, la seguridad y las relaciones con los clientes. Las herramientas que pueden adaptarse a esta necesidad son herramientas tales como o similares a las siguientes:
- Slack
- Hangouts de Google
- Webex
- Equipos de Microsoft
Correo electrónico
Ciertamente el correo electrónico sigue siendo una excelente herramienta porque un gran número de personas pueden recibir el mismo mensaje. Asegúrese de verificar el uso de estas herramientas por parte de la empresa, especialmente al compartir información confidencial. El correo electrónico se discutió más a fondo en el Módulo 3: Comunicación escrita.
Conferenciación
Las conferencias han recorrido un largo camino desde llamadas de voz puenteadas hasta costosos puentes de video. Ahora la mayoría de las computadoras personales, tabletas y teléfonos ofrecen a los usuarios comunicación de voz, video y texto. Esto lleva a una comunicación más rica a través de videoconferencias.
En el Módulo 9: Comunicación a través de la Tecnología, discutimos una variedad de herramientas disponibles para audio, video y conferencias web.
Gestión de Proyectos
La gestión de proyectos ya no es para proyectos de construcción masiva. Muchas habilidades de seguimiento y coordinación se utilizan en la comunicación grupal. Estas herramientas de gestión ayudan a mantener a todas las partes involucradas en un proyecto en la misma página. Estas herramientas también reducen la cantidad de comunicaciones entrantes y salientes, ya que los miembros del equipo tienen acceso al estado del trabajo de cada persona.
MS Project es un producto de software de gestión de proyectos, desarrollado y vendido por Microsoft. Está diseñado para ayudar a un gerente de proyecto en el desarrollo de un plan, la asignación de recursos a las tareas, el seguimiento del progreso, la administración del presupuesto y el análisis de cargas de trabajo. El precio de este software puede hacer retroceder algo, pero es el estándar de la industria.
Aquí hay algunos otros ejemplos de herramientas de gestión de proyectos. Ten en cuenta que cada herramienta tiene sus propias peculiaridades, y puede tomar algún ensayo y error para averiguar qué funciona mejor para tu equipo:
- BaseCamp
- Trello
- Casa club
- Asana
- Trabajo en equipo
Pregunta de práctica
La comunicación en equipo a lo largo de este proyecto nacional ha sido crítica. ¿Cuál era un software que el equipo podría haber utilizado por primera vez en este proyecto?
- WebEx
- Doodle
- Proyecto MS
- Slack
- Contestar
-
Doodle
Escritura colaborativa
El término escritura colaborativa se refiere a proyectos donde las obras escritas son creadas por varias personas juntas y no individualmente. La escritura colaborativa también es un enfoque para enseñar a escribir a autores novatos, o para escritores experimentados a extender su potencial creativo en modos que serían menos accesibles para cada escritor que opera solo.
El uso de herramientas de escritura colaborativa puede proporcionar ventajas sustanciales a proyectos que van desde un mayor compromiso del usuario hasta procesos de trabajo más fáciles, efectivos y eficientes.A menudo es el caso de que cuando los usuarios pueden contribuir directamente a un esfuerzo y sentir que han marcado la diferencia, se vuelven más involucrados y apegados al resultado del proyecto. Luego, los usuarios se sienten más cómodos aportando tiempo, esfuerzo y orgullo personal al producto final, lo que resulta en un mejor resultado final.
Los equipos pueden seleccionar entre varios métodos de escritura colaborativa. Es importante que el equipo discuta qué estilo van a utilizar para su proyecto.
En todos los grupos, hay quienes son más fuertes en ciertas áreas —como el pensamiento conceptual, el liderazgo, el hablar en público y la escritura— que en otras. El grupo puede elegir a un solo individuo para completar la composición real del documento mientras que todos los demás contribuyen al pensamiento y la investigación que se profundizan en él y también revisan, editan y posiblemente reescriben. Este estilo lleva a una voz consistente para el documento.
Los equipos deben discutir habilidades individuales de equipo relacionadas con el pensamiento conceptual, la estructura organizacional, las habilidades de escritura, la experiencia en la materia y las habilidades de corrección La propiedad de la salida pertenece a todos, sin importar cómo se completen los pasos de trabajo individuales. Un ejemplo de ello podría encontrarse en la actividad paralela de creación de propuestas de venta. Hay un líder de ventas para el proyecto, pero los miembros del equipo de operaciones, los miembros del equipo legal y otros tienen aportes importantes a los costos y descripción de la propuesta.
Otros proyectos se crean utilizando más un método de dividir y conquistar. En este estilo, cada miembro del equipo escribe una o más secciones asignadas. Esta división del trabajo generalmente se basa en la experiencia individual. Si bien la experiencia es importante para cada sección, puede llevar a algunas complicaciones significativas en el estilo de escritura. La edición final debe considerar estos temas. Sin un esquema sólido, puede haber duplicación o supervisión en el contenido al revisar todo el documento. El equipo puede programar algunas revisiones preliminares para asegurar que todo el proyecto de redacción esté en buen camino.
El esquema del documento es el resultado del trabajo que el equipo ha realizado primero. Al determinar cómo comunicar los resultados, el equipo debe discutir con firmeza el plan de escritura. Puede haber una necesidad de más trabajo en equipo para rellenar los componentes faltantes. Estas discusiones deben tener al menos un miembro tomando notas activamente sobre la conversación para asegurar que todos los componentes importantes estén incluidos en el documento final.
A medida que el equipo se reúne para estructurar la redacción del documento, se deben aplicar las habilidades de equipo enumeradas al principio de este módulo. En muchas situaciones, el equipo ya ha completado mucho trabajo e investigación. Esa sensación de “que lo peor ha terminado, sólo tenemos que anotarlo” puede hacer que el equipo defraude sus esfuerzos de proceso de equipo. Escribir el documento puede causar tanto —o más— estrés como llegar a las conclusiones. Todavía se necesitan buenas habilidades para los miembros del equipo.
Al igual que con todas las actividades de equipo, trabajar en grupo lleva más tiempo que trabajar solo. Con la redacción grupal, la redacción inicial puede ir rápidamente, pero la coordinación antes de escribir y la revisión después de escribir requiere un esfuerzo sustancial. El resultado será mejor con este esfuerzo, pero para lograr ese éxito lleva tiempo. Debe haber tiempo para el aporte de todas las partes relevantes y el tiempo para escuchar aportes sobre el contenido y la estructura del documento.
Las combinaciones de estos estilos son posibles. La forma en que se lleva a cabo la escritura debe ser determinada por el equipo al considerar:
- Habilidad de escritura individual
- Duración del tiempo hasta el producto final
- Experiencia en la materia
Tenga en cuenta que la escritura es un paso separado en la preparación del documento. Otros pasos como esbozar y editar tienen consideraciones similares.
Una cosa que todos los escritores del grupo deben recordar: tu nombre está en el documento indica tu propiedad y acuerdo con todo el contenido. Tu reputación está en juego, por lo que como miembro del grupo, es tu responsabilidad involucrarte independientemente del rol.
Pregunta de práctica
El equipo ha completado el viaje y la investigación y ahora está listo para escribir su resumen para su revisión por parte de la alta dirección. Había un líder, pero cada uno de los cuatro tiene experiencia en diversos temas que deben ser abordados por el informe. ¿Cuál es la mejor opción para redactar el informe?
- Reúnase en la sala de conferencias y noquee juntos.
- Dividir y conquistar con cada uno escribiendo una sección y luego revisión grupal.
- Deje que el líder lo escriba en base a la entrada del equipo y luego las ediciones de la gerencia.
- Deje que el líder lo escriba en base a los aportes del equipo y luego cada uno revise su “propia” sección.
- Contestar
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Dividir y conquistar con cada uno escribiendo una sección y luego revisión grupal.
Herramientas para la escritura colaborativa
Como se mencionó anteriormente en el módulo, muchos grupos no están físicamente ubicados juntos. La escritura colaborativa sería casi imposible para los miembros del equipo que no están ubicados sin la tecnología a la que tenemos acceso hoy en día. Las redes sociales y la tecnología están cambiando las formas en que nos comunicamos en grupos. Incluso en equipos ubicados en el mismo lugar, esta rica tecnología mejora la capacidad de los equipos para producir documentos grupales bien escritos.
Además, las herramientas de escritura colaborativa han facilitado el diseño de mejores procesos de trabajo. Estas herramientas proporcionan formas de monitorear lo que los usuarios están contribuyendo y cuándo contribuyen, para que los gerentes puedan verificar rápidamente que el trabajo asignado se está completando. Dado que estas herramientas suelen proporcionar seguimiento de revisiones, también ha simplificado el intercambio de datos. Los usuarios no tendrán que hacer un seguimiento de qué versión es la revisión de trabajo actual ya que el software la ha automatizado.
wikis
Es importante señalar que para poder hacer escritura colaborativa, necesitamos herramientas adecuadas. Las herramientas de software muy poderosas en este sentido incluyen “wikis”. Si bien el software wiki se puede utilizar de muchas maneras, la mayoría de las wikis comparten algunas características básicas que las distinguen de otras tecnologías sociales y colaborativas: son únicas, altamente colaborativas, basadas en la edición abierta y en evolución.
Inicialmente la escritura colaborativa comenzó con un archivo creado por una persona y luego enviado por correo electrónico al grupo. Cada miembro del equipo escribió el documento y lo compartió con otros. Esto creó muchas copias confusas de un documento cada uno de los cuales tenía modificaciones modestas a importantes. Con ediciones significativas, un equipo grande, o un documento grande, podría resultar muy confuso en cuanto a cuál era la más actual.
Con este método, si un grupo está usando Microsoft Word, hay varias características valiosas que pueden ayudar. Microsoft Word tiene una función de seguimiento de cambios que permite que los cambios de cada usuario sean resaltados y anotados por otros colaboradores. Los cambios de pista se pueden acoplar con la función Comparar documentos para mostrar el documento original junto al documento editado. Luego, el trabajo se puede combinar en un nuevo documento con componentes de cualquiera de las revisiones.
Si esto suena intensivo de tiempo y a veces complejo, puede serlo.
Google Docs es un software que permite a múltiples usuarios trabajar en un solo documento. Al igual que Microsoft Word, las contribuciones de los usuarios individuales son recopiladas por cada usuario. Los usuarios pueden mirar hacia adelante y hacia atrás a través de revisiones para seleccionar la mejor opción para el documento.
Dropbox es una pieza de software diseñada más para el almacenamiento de archivos que para la edición. Sin embargo, también permite que los documentos se compartan entre plataformas. Muchas empresas tienen plataformas compartidas similares para creaciones de documentos grupales. SharePoint es un ejemplo adicional.
Con cualquiera de estas opciones, es importante revisar la seguridad organizacional y los protocolos de intercambio. Deben establecerse los roles de los miembros del grupo relacionados con la edición.
Pregunta de práctica
Jennings se siente cada vez más frustrada en los últimos pasos de este proyecto. El equipo es cada uno escribiendo parte del informe final. Ya que quieren hacerlo en un solo formato, hay un documento de Microsoft Word que siguen enviándose por correo electrónico entre sí. Apenas ayer tuvo que reescribir parte de sus correcciones porque había estado trabajando en una copia antigua del expediente. ¿Cuál de los siguientes ayudaría a resolver este problema?
- Dropbox
- Skype
- Rastreador GoogleDocs
- Función Comparar documentos
- Contestar
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Función Comparar documentos