12.4: Etiqueta en el lugar de trabajo

Qué aprenderás a hacer: Discutir las mejores prácticas en la etiqueta del lugar de trabajo

Este módulo se enfoca en trabajar en grupos y equipos. Los buenos modales o la etiqueta es un tema subyacente para iniciar la interacción con el pie derecho. Si bien algunas de las cosas discutidas en esta sección pueden parecer de conocimiento común o sentido común, puede ser útil recordar modales básicos. Adicionalmente, hay varios recordatorios o lecciones importantes sobre el trabajo con otros y la asistencia a eventos corporativos.

Resultados de aprendizaje

• Discutir formas apropiadas de comportarse en un lugar de trabajo
• Discutir conducta apropiada e inapropiada en eventos de la compañía

Interacción en el lugar de trabajo

La primera y quizás la más duradera impresión que haces en el lugar de trabajo comienza con los modales: cómo te portas y cómo te comportas. Hay muchos temas culturales involucrados en discutir cómo comportarse en el lugar de trabajo. Al igual que con el resto de este curso, estas lecciones se basan en la cultura corporativa estadounidense. Si estás interactuando con personas de diferentes países o culturas, asegúrate de estudiar sus estándares culturales. Hay amplios recursos disponibles en línea para esta información.

Vestimenta

A distancia, las impresiones iniciales comienzan con vestimenta. ¿Estás vestido apropiadamente para este lugar de trabajo? Para “disfrazarse” cambia el significado de un club nocturno de sábado a un lugar de culto al lugar de trabajo. En ausencia de una póliza de uniforme o vestimenta corporativa directa, mira lo que tu jefe y el jefe de tu jefe usan en el lugar de trabajo. Intenta vestirte como esas personas siempre y cuando sea apropiado para el trabajo que realmente haces. No obstante, no exageres de una manera que te haga no encajar. Si todos en tu lugar de trabajo usan pantalones y camisas de vestir, ¡no uses un traje de tres piezas!

Un poco de sabiduría compartida es vestirse como el empleado que quieres ser con tu próxima promoción. Hay momentos en los que se le puede pedir que asista a un evento fuera del lugar de trabajo habitual. Incluso puede ser un poco social (como llevar a un cliente a comer). Es mejor preguntar a los demás sobre el atuendo apropiado que presentarse incorrectamente vestido. Esta habilidad funciona en situaciones individuales y particularmente bien cuando está en grupo. Piensa en tu ropa como mostrar respeto a la otra persona o personas.

Pregunta de práctica

A Tobías le acaban de ofrecer una pasantía con una agencia gubernamental. Estaba emocionado por las prácticas, pero no estaba seguro de lo que su futura jefa Cassie había significado cuando dijo que eran “bastante casuales” en su oficina. ¿Qué atuendo podría NO ser una buena idea para el primer día de Tobías?

• Vaqueros negros con top ligero de punto pullover.
• Vaqueros a estrenar y una camisa de franela.
• Un par de pantalones caqui Levi's del año pasado y una camisa tipo Polo con cubierta sólida.
• Un par de pantalones de traje y una camisa abotonada con corbata.

Responder

Jeans nuevos y camisa de franela

Lenguaje Corporal

La segunda impresión que haces es con el lenguaje corporal. La postura (una forma de lenguaje corporal) comunica mucho sobre ti. ¿Estás de pie alto con los hombros hacia atrás, pero no rígidamente? ¿Te levantaste cuando alguien nuevo entró a la habitación? ¿Tus piernas o tobillos están cruzados? ¿Tienes la cabeza levantada, mirando a la otra persona? Si las respuestas a estas preguntas son “sí”, identifican a alguien listo para hacer el trabajo del día, alguien que tenga confianza.

En la conversación, debes estar en sintonía y copiar suavemente el lenguaje corporal de otras personas con las que estás hablando. Si la otra persona se inclina un poco, deberías considerar hacerlo también. Si la otra persona se inclina hacia atrás contra su silla, usted puede hacer lo mismo. Evite copiar o apear los movimientos de la otra persona, pero síguela sutilmente con movimientos similares. Esto es más apropiado si la otra persona tiene rango o poder organizacional.

La proximidad, o el espacio alrededor de los individuos, es otro componente muy ligado culturalmente del lenguaje corporal. Comienza por respetar los espacios de trabajo de los demás. Ya sea que su compañero de trabajo esté en una oficina o en un cubículo, haga una pausa para obtener permiso para ingresar a ese espacio. Una vez que estás en el rango de conversación de otra persona, nadie producirá una cinta métrica para determinar qué tan cerca o lejos estar de otra persona, pero existe tal cosa como la distancia apropiada y respetando el espacio personal. Comienza a distancia donde estés cómodo. Si notas que la persona retrocede suavemente, entonces estás demasiado cerca. Si la persona se muda, se inclina para escuchar, o repetidamente te pide que te repitas, es posible que estés demasiado lejos. Si la persona con la que estás hablando está sentada, trata de sentarte cerca de ella para estar en el mismo nivel conversacional. Si esto no es posible, asegúrate de no estar tan cerca para que sientan que los estás despreciando. Si estás sentado y la persona con la que estás conversando está de pie, ofrézcales un asiento cerca de ti o ponte de pie para estar a su nivel.

Apretón de manos

Los apretones de manos son el elemento básico de los saludos de negocios y profesionales. Son otra forma de salir a un buen comienzo —o no—. Su reputación puede hacerse en esta interacción de pocos segundos. Alcanza con tu mano derecha para agarrar la mano derecha de la otra persona. Agarre firmemente pero no de una manera que sugiera un concurso de fuerza. Agitar las manos hacia arriba y hacia abajo suavemente de tres a cuatro veces. Mientras te sacudes, mira al otro individuo a los ojos y continúa conversando. Es apropiado hacer un esfuerzo para estrechar la mano con todos los que están en el grupo o en las inmediaciones. Con una habitación de 100, nadie va a estrechar la mano de todos, pero sí saludar a los cercanos a ti o a los que puedan entrar a esa zona. Si alguien está lesionado o enfermo, puede optar por no darle la mano. Respeta sus deseos en esto y solo ofrézcale un amistoso, “Es un placer conocerte”. Si tienes un resfriado, puedes optar por no darte la mano, pero entonces estás obligado a explicar por qué, por ejemplo, “me encantaría darle la mano, pero estoy superando un resfriado, y no me gustaría dártelo”.

Contacto visual

El contacto visual es dramáticamente diferente entre diferentes culturas. Al igual que el apretón de manos, es una parte del lenguaje corporal que se puede manejar mal. “Mírame cuando te estoy hablando”, es una frase que podemos escuchar de un padre o maestro. Es cierto que debemos mirar a la otra persona en una conversación y mirarla a los ojos. Tu mirada va dirigida a los ojos de la otra persona o al puente de su nariz. En Estados Unidos, debes mirar a los demás a los ojos (parte superior de la nariz) sin mirar fijamente: mirar a tu alrededor ocasionalmente.

El contacto visual es importante si estás hablando frente a un grupo y cuando eres parte de una audiencia. Como orador, estás tratando de involucrar a todos con tu tema. Como público, le estás mostrando al orador que estás comprometido y valoras esta entrada. Nuevamente, no mires fijamente sino que mantengas una mirada firme.

Gestos

Los gestos son otro componente del lenguaje corporal. En un entorno empresarial, los gestos están algo contenidos. Evite golpear a otras personas o artículos que estén cerca de usted. Usa gestos apropiados para hacer tu punto.

La agitación es otro gesto que puede ocurrir inconscientemente. Algunas personas tocan lápices o chasquean bandas de goma. Sea cual sea tu hábito, evítalo.

Volumen y Ubicación

El volumen y la ubicación de la conversación son importantes. Cuando estés hablando con otros, usa un volumen que sea audible para esos individuos y solo para ellos. Quieres evitar que otros se vean obligados a escuchar tu conversación cuando puedan estar tratando de tener conversaciones propias. Su volumen se ajustará a la situación de la conversación. Evite los celulares alrededor de otros ya que el volumen suele ser molesto. Si debes usar un celular, muévete a un lugar con cierta privacidad. Las conversaciones de negocios tienen una necesidad especial de seguridad.

Nunca es apropiado, no importa cuál sea su volumen, discutir la información de propiedad de la compañía fuera de un espacio de trabajo seguro. Si te encuentras necesitando susurrar, entonces estás en el lugar equivocado para tener esa conversación.

No obstante, el solo hecho de estar en el edificio de oficinas no hace que ninguna conversación sea un juego limpio. Si te encuentras con tu jefe en un elevador o en el baño, no deberías intentar entrar en una conversación sobre un tema de negocios. Si tu interacción con un colega es una coincidencia, trátala de esa manera con una pequeña charla. Si tienes asuntos urgentes que discutir entonces usa ese momento para preguntar cómo encontrar un tiempo para tener la conversación completa.

Comunicación escrita

La comunicación escrita profesional es otra señal de respeto a los compañeros de trabajo que importa para una carrera exitosa. Si bien hemos cubierto esos aspectos ampliamente en este curso, este es un recordatorio para no bajar la guardia. Siempre haz tu mejor trabajo porque solo se necesitan uno o dos correos o memorandos descuidados para dejar la impresión de que así es como realizas todo tu trabajo.

Lleve a tiempo

Otra impresión importante que haces en los demás implica la puntualidad. En algunas culturas, es apropiado y aceptable llegar tarde a una reunión. Esto no es cierto en Estados Unidos donde decimos “el tiempo es dinero”. Las personas en posición de poder podrán hacer esperar a los subordinados. Si bien es posible que no lo aprecies, a menudo tendrás que aceptar una espera para el jefe. En caso de que la espera sea demasiado larga (más de quince minutos), puede ser apropiado dejar la palabra que necesita reprogramar y salir. Deje que la cultura de su empresa, la importancia de la reunión y la consulta con otros involucrados dirijan cómo maneja esta situación.

Eventos de la empresa

Los eventos de la empresa pueden ser divertidos, emocionantes y relajados. A veces los empleados son recompensados con grandes entretenimientos privados o en un lugar público. Los clientes son alojados en algún momento por empleados en eventos deportivos. En muchas situaciones, se sirve alcohol; sin embargo, recuerde que estos eventos siguen siendo un requisito del lugar de trabajo más que una experiencia personal. Merecen el mismo nivel de profesionalismo que tu comportamiento en el lugar de trabajo.

Los lineamientos a continuación son sugerencias, no reglas rígidas para cada evento al que asistes a lo largo de tu carrera. En caso de duda, errar o el lado de mayor formalidad o respeto, especialmente cuando se involucra con clientes o personas por encima de ti en la jerarquía de la empresa. Comportarse de una manera que demuestre que está calificado para su posición actual y para posiciones muy por encima de ese rango.

Para cada evento de la empresa, asegúrese de comprender el propósito del evento y prepararse adecuadamente.

Eventos Externos

Algunos eventos incluyen personas ajenas a la empresa. Estos incluyen eventos deportivos, veladas en el teatro, comidas especiales u otras actividades. Cuando su empresa está organizando el evento, es su responsabilidad conocer y saludar a otras personas que han sido invitadas. Para eventos importantes, las empresas suelen asignar miembros de la compañía para alojar a individuos específicos de la otra organización. Es posible que los empleados necesiten investigar a sus invitados específicos para reconocerlos y entablar una conversación apropiada. Los huéspedes deben estar abiertos a conocer a muchos de los empleados de la compañía anfitriona. Todos deben llevar tarjetas de presentación para hacer una introducción y para su uso en conversaciones de seguimiento que se programarán más tarde.

Conversación

La conversación en eventos sociales empresariales no está relacionada exclusivamente con los negocios. No obstante, se debe tener cuidado de no volverse demasiado personal. El entorno social ayuda a establecer un encuentro personal, sin embargo, sigue siendo una relación profesional. El empleado de un negocio de hospedaje que interactúa con un invitado debe trabajar para compartir responsabilidades conversacionales, con un ligero enfoque en el invitado hablando más que en el empleado. Al igual que con un invitado que podrías alojar en tu casa, cuando tu compañía es el anfitrión, eres responsable de la comodidad del huésped, que puede incluir guardar abrigos, señalar lugares de interés y comodidades, o liderar la conversación con preguntas interesantes. Como invitado, debes esperar ser bien tratado, pero evita aprovechar.

Sin una agenda asignada, preguntas como las siguientes pueden dar inicio a la conversación o rellenar las pausas:

• ¿Siempre has vivido en [estado]?
• ¿Qué te trajo a trabajar para [empresa]?
• ¿Tienes algún viaje planeado en un futuro cercano?

Para eventos específicos, como una salida teatral o un evento deportivo, haz un poco de tarea con anticipación para que puedas demostrar comprensión del evento. “Sí, las contrarreloj en la Indy 500 se llevan a cabo para los cuatro fines de semana que proceden para establecer el orden de carrera”. O bien, “esta actuación es un remake del hit de 1964 del mismo nombre. En aquel entonces, Jack Cassidy jugó la delantera y ganó un Tony”.

Si un evento social está sentado, entonces asegúrese de interactuar por igual con aquellos sentados a su izquierda, derecha y posiblemente al otro lado de la mesa. Presta tu atención a los invitados en lugar de a tus compañeros de trabajo. Puedes visitar con tus compañeros de trabajo en la oficina.

Introducciones

A medida que cada persona entra en una conversación, presentar al nuevo miembro a los del grupo. Las presentaciones son más que, “Susan, este es Renan. Renan, esta es Susan”. Dale a cada persona una forma de entrar en la conversación. “Susan, este es Renan. Es jefe de ventas de la costa oeste. Renan, esta es Susan, acaba de unirse a nosotros después de graduarse de la universidad en Missouri”. Si bien la organización anfitriona debe tomar la iniciativa en las presentaciones, eso no debería detenerte como anfitrión o invitado.

Quizás una de las situaciones más incómodas es cuando eres tú quien ingresa a una zona donde todos ya parecen comprometidos con los demás. Puede ser tentador pasar tiempo admirando el buffet, el bar o el arte. Recuerda, esta es una ocasión social, por lo que debes ser social. Encuentra un grupo probable, saca la mano y di: “Hola, soy Susan de ABCo. ¿Podría darme su nombre?” O, “Parece que no conozco a nadie aquí, ¿me puedes ayudar a ponerle fin a eso?” Siempre y cuando te veas amable y pases los momentos iniciales de la conversación escuchando atentamente, deberías estar bien.

Si tu empresa es la organización anfitriona, asegúrate de buscar invitados que parezcan estar torpemente solos e invítelos a tu grupo de conversación. No estás obligado con esta persona durante todo el evento, sino que ofreces a la persona una forma de involucrarte. Así como puedes cansarte de una persona, también podría ser esa persona tuya. Permita la gentil excusa de querer saludar a otra persona o rellenar un trago para liberarlos a ambos de la conversación. Si tu partida amarra al otro, entonces introduce a esa persona a un nuevo grupo antes de mudarte. Se trata de eventos sociales con la intención de establecer más relaciones.

levantándose en la mesa

Puede parecer un poco anticuado para algunos, pero sigue siendo una señal de respeto levantarse cuando alguien entra o sale, particularmente en grupos que tienen una edad promedio ligeramente mayor.

Por ejemplo, si estás sentado en una mesa, levántate, preséntate a todos y luego vuelve a sentarte como lo hace el nuevo participante. Nuevamente, nadie tiene que seguir estas sugerencias como reglas, pero es una tradición o costumbre en Estados Unidos.

Los Fundamentos

Las sugerencias que siguen son probablemente bien conocidas por todos, sin embargo, ocasionalmente las pasamos por alto a medida que nos absorbimos en nuestras propias necesidades.

• Deja tu celular en tu auto o en silencio. No revises tu teléfono por ningún motivo hasta que estés completamente solo y fuera de la vista. Ya sea como anfitrión o invitado, el celular da pistas a todos los demás en que tienes tu atención en otra parte.
• No mastique chicle.

Modales en la Mesa

Hay extensas guías en línea sobre modales en la mesa. Esta lista es un resumen de los artículos más grandes que te ayudan a causar una primera impresión adecuada.

• Pon tu servilleta en tu regazo una vez sentado. Si estás en un evento organizado, espera a que el anfitrión o anfitriona coloque su servilleta. Al terminar la comida, dobla casualmente tu servilleta y colócala sobre la mesa. Nunca coloque la servilleta en un plato usado ni la devuelva a la mesa mientras otros están comiendo.
• Comience con los utensilios de comedor desde el exterior del lugar y trabaje a su manera. Por ejemplo, el tenedor de ensalada más pequeño está lejos a la izquierda. El tenedor principal de la cena está a la derecha del tenedor de ensalada. El tenedor de postre está a la derecha del tenedor de la cena o más cercano a su plato.
• Ordene artículos que su empresa estaría dispuesta a pagar o artículos que parezcan similares a los de la empresa de alojamiento. Una cena de negocios no es una oportunidad para que disfrutes.
• Toma tu primer bocado solo después de que todos estén servidos. Si este evento es organizado, no empiece a comer hasta que el anfitrión o anfitriona coloque su tenedor en su plato o le dé un mordisco.
• Pasa comida a tu derecha. Si estás comenzando este platillo, ofrézcalo a la izquierda y luego toma tu porción antes de pasar.
• Pide a otros que te pasen artículos, en lugar de llegar frente a nadie.
• El pan se rasga, no se corta.
• Nunca hables con comida en la boca. Toma pequeños bocados para que la tregua de una pregunta a otra sea pequeña.
• Concéntrese menos en comer y más en los invitados. Las segundas porciones deben tomarse sólo cuando se ofrezcan. Tu principal objetivo es desarrollar relaciones; disfrutar de la comida pero recuerda dónde debe estar tu enfoque.
• No te sientas obligado a comer alimentos que no te importan. No obstante, debes evitar anunciar lo que no te gusta. Aprecie el esfuerzo en su nombre aunque no aprecie el alimento.
• Si el evento es un cóctel con aperitivos, es posible que te encuentres parado mientras intentas equilibrar una bebida, un plato, y tu servilleta y utensilios al mismo tiempo que le das la mano a las personas que conoces. Ten en cuenta tu situación alimentaria a la hora de elegir alimentos, por ejemplo, omita la rebanada de carne que tienes que cortar por deliciosa que se vea. Lo creas o no, hay recursos en línea para ayudarte a entender este acto de equilibrio.

Alcohol y Marihuana

No es raro encontrar que el alcohol se sirve en eventos de negocios sociales. Con los cambios en las leyes de algunos estados, es posible que la marihuana pueda aparecer pronto en estos eventos. Si normalmente no usa ninguno de estos, no se sienta obligado a usarlos en una salida de negocios y definitivamente no elija un evento de negocios para probarlos por primera vez. Rechaza suavemente y evita ofrecer excusas, razones o burlas. Simplemente puedes decir “No, gracias” o pedir una alternativa, como el té.

Si quieres aceptar una oferta, entonces hazlo. No obstante, recuerden que el propósito de esta interacción social es construir relaciones, no iniciar una gran fiesta. Observe su ingesta cuidadosamente y asegúrese de limitar su ingesta a menos que el anfitrión y mucho, mucho menos que el límite legal.

Como empresa de alojamiento, usted tiene una cierta cantidad de responsabilidad para cualquier invitado que se deleite en el evento. Esté alerta a los empleados o invitados que puedan haberse complacido en exceso. Si bien puede ser una conversación difícil, es mejor mantener a salvo a los huéspedes que dejar que se vayan bajo la influencia. Si el evento se realiza con un proveedor externo, quizás el gerente de esa preocupación tenga una forma de lidiar con los mecenas ebrios. Pida asistencia. Nunca ofrezcas llevar a nadie más a casa a menos que estés completamente sobrio. Como huésped o anfitrión, es mucho más sabio contratar transporte de terceros.

Pregunta de práctica

Gretchen entró a la sala de reuniones de la cena de premios corporativos. Había un bar en cada esquina, dos largas mesas de aperitivos y unas 50 personas fresando alrededor. Ninguno de ellos era de su región. ¿Qué debería hacer Gretchen?

• Ponle una sonrisa en la cara y muévete hacia alguien nuevo para conocer
• Consigue un plato y camina lentamente por los aperitivos mientras esperas la cara familiar.
• Dirígete al pasillo y envía un mensaje de texto a uno de sus compañeros de trabajo.
• Dirígete a la barra para tomar una copa de Chardonnay. Le llenaría las manos, le calmaría los nervios y la ayudaría a parecer que tenía algo que hacer.

Responder

Ponle una sonrisa en la cara y muévete hacia alguien nuevo para conocer

Eventos internos

Algunos eventos son solo para personal de la empresa o personal de la empresa y algunas personas selectas con una estrecha relación con la empresa. Al igual que los eventos externos, estos pueden tener lugar en eventos deportivos, el teatro u otros lugares externos. Incluso cuando la compañía dice que estás invitado como agradecimiento por tus esfuerzos, eso no significa que debas disfrutar en exceso de ninguna parte del evento. Esto sigue siendo un evento de trabajo profesional. En estos eventos, es su responsabilidad conocer y saludar a los demás que han sido invitados. Intenta ramificarte y relacionarte con personas que no son tus amigos habituales del trabajo. Con eventos realmente grandes, las tarjetas de presentación pueden ser útiles para tener.

Conversación

La conversación en eventos internos es similar a la conversación en eventos externos. No se relaciona exclusivamente con los negocios. No obstante, se debe tener cuidado de no volverse demasiado personal. El entorno social ayuda a establecer una relación personal, sin embargo, sigue siendo una relación profesional. Sea dueño de su parte de crear conversaciones interesantes y ayudarles a avanzar. Use iniciadores de conversación similares como se recomienda anteriormente.

Interactúe por igual con aquellos que le gustan, así como con sus compañeros de trabajo menos preferidos. Puedes visitar a compañeros de trabajo cercanos en la oficina.

Introducciones

En algunas grandes empresas, no todos se conocen entre sí. Disfrute de esta oportunidad de conocer a nuevos compañeros. Participar en presentaciones como se discutió anteriormente.

Ya sean internos o externos, los eventos sociales pueden hacernos sentir solos en una multitud. Busca individuos que parezcan perdidos o aislados e invítelos a las actividades. Si te sientes perdido o aislado, busca un grupo de discusión para ingresar.

Los Fundamentos

Los Fundamentos discutidos anteriormente se aplican a los compromisos sociales internos por igual. Una palabra de precaución se relaciona con el alcohol y la mariguana (cuando es legal). Puede ser tentador sentir que está bien beber un poco más o fumar un poco más ya que la organización interna es “familia”. No es correcto darse un capricho excesivo en cualquier evento de la empresa. Esto sigue siendo un encuentro profesional. Tu carrera tiene prioridad. Adicionalmente, su empresa puede tener responsabilidad legal por sus huéspedes.