13.2: Eficiencia y Eficacia Personal

Objetivos de aprendizaje

1. Reconocer la diferencia entre efectividad y eficiencia.
2. Comprender las diferencias entre los sistemas de gestión del tiempo de primera, segunda, tercera y cuarta generación.
3. Aprende a usar un registro de actividad para ver cómo se gasta el tiempo.
4. Aprende lo que se debe y no se debe hacer en la gestión del tiempo.

Abrir cualquier libro de texto básico de gestión, y siempre habrá una discusión sobre la importancia de que una organización sea efectiva y eficiente. Estos son conceptos fundamentales. Una organización demuestra efectividad cuando logra los resultados que desea producir.Amitai Etzioni, Modern Organizations (Englewood Cliffs, NJ: Prentice Hall, 1964), 17. La eficiencia es “la capacidad de una organización, institución o negocio para producir los resultados deseados con el mínimo gasto de energía, tiempo, dinero, personal, material, etc.” “Eficiencia, Organizacional”, Mondofacto, 12 de diciembre de 1998, consultado el 4 de febrero de 2012, www.mondofacto.com/facts/dictionary? eficiencia%2C+Organizacional. Al discutir la distinción entre los dos conceptos, Peter Drucker dijo una vez: “La eficiencia es hacer las cosas bien; la efectividad es hacer las cosas correctas”. “Peter Drucker Quotes”, Brainy Quote, consultado el 4 de febrero de 2012, www.brainyquote.com/quotes/authors/p/peter_drucker.html. Independientemente de la definición exacta de estos conceptos, debe quedar claro que cualquier negocio debe esforzarse por ser a la vez eficaz y eficiente.

Es importante reconocer que para cualquier esfuerzo dado, uno puede ser efectivo y pero no eficiente y viceversa. Esto se puede ilustrar con el siguiente ejemplo. Dos estudiantes están trabajando en su sala de correo de la universidad. A cada uno se le da una pila de quinientos horarios de clases individuales que se van a ordenar y colocar en los buzones de correo de los estudiantes de pregrado. Se les dice que cuando terminen, se les dará otro trabajo. El primer alumno es meticuloso y comprueba cuidadosamente que cada horario de clases va al destinatario adecuado. Ella completa el trabajo en 4.5 horas. El segundo alumno es menos cuidadoso con la precisión y comete varios errores al poner el horario equivocado en la casilla equivocada. No obstante, completa su trabajo en 3 horas. El primer alumno fue efectivo porque la tarea era conseguir el horario correcto al alumno adecuado. El segundo alumno fue más eficiente, si la eficiencia se mide en el número de horarios dispensados por hora.

A finales de la década de 1950 y principios de 1960, dos importantes obras sobre la naturaleza de una firma introdujeron un concepto ampliado conocido como “holgura organizacional”. James G. March y Herbert A. Simon, Organizations (Nueva York: John Wiley & Sons, 1958), 46; Richard M. Cyert y James G. March, A Behavioral Teoría de la Firma (Oxford, Reino Unido: Blackwell, 1963), 121. Slack fue visto como el exceso de capacidad mantenido por una organización. Por definición, la holgura implica que una organización no es perfectamente eficiente. Algunos argumentan que la holgura proporciona recursos para la innovación y el cambio. Otros lo ven como un amortiguador para una firma. Joseph L. C. Cheng e Idalene F. Kesner, “Holgura organizacional y respuesta a los cambios ambientales: el impacto de los patrones de asignación de recursos”, Journal of Management 23, núm. 1 (1997): 1—18. Si bien estos debates podrían generar interesantes discusiones académicas, hay que reconocer que la mayoría de las pequeñas empresas no tienen el lujo de mantener una holgura apreciable. Su supervivencia depende de ser altamente efectiva y altamente eficiente. Por lo tanto, cualquier técnica, programa o metodología que mejore esos fines es vital para el bienestar de una pequeña empresa.

Gestión del Tiempo

La estrategia es el arte de hacer uso del tiempo y del espacio. A mí me preocupa menos esto último que por el primero. Espacio que podemos recuperar, tiempo perdido nunca. “Napoleón habla sobre el aumento de la participación de mercado”, Stealing Share, Inc., consultado el 1 de junio de 2012, http://www.stealingshare.com/pages/N...gy%20works.htm.

Napoleón

A lo largo de este capítulo, la atención se centrará en el simple hecho de que uno de los grandes enemigos de la vida, particularmente la vida de un empresario, es la existencia y aceptación de los desechos. Uno de los recursos que menos podemos permitirnos perder es el tiempo. En muchos sentidos, el tiempo es el más preciado de todos los recursos. Otros recursos a menudo se pueden comprar o adquirir, pero el tiempo no se puede comprar. Una vez perdido, el tiempo nunca puede ser recapturado. El tiempo, como recurso, debe ser de particular importancia para el dueño de la pequeña empresa.

Si uno se toma en serio la maximización del uso del tiempo, entonces uno debería considerar dos sedes: usar un sistema de gestión del tiempo y evitar lo que se conoce como “pérdidas de tiempo”. El término sistema de gestión del tiempo es un concepto amplio y abarca muchos enfoques diferentes. Independientemente del enfoque utilizado, su adopción brinda múltiples beneficios. Como dice un autor: “'Gestión del tiempo' implica trabajar en las cosas correctas [efectividad] y hacerlas de la mejor manera [eficiencia]” Peggy Duncan, The Time Management Memory Jogger (Salem, NH: Goal/QPC Publishers, 2008), xi. Steven Covey, autor de First Things First, Steven Covey, A. Roger Merrill, y Rebecca R. Merrill, First Things First (Nueva York: Simon y Shuster, 1994), 35. una “biblia” para la gestión del tiempo, identifica cuatro generaciones de sistemas de gestión del tiempo. Define un sistema de gestión del tiempo de primera generación como estar compuesto esencialmente por una lista de tareas que deben realizarse. Un sistema de gestión del tiempo de segunda generación vincula los plazos con esas tareas. Un sistema de gestión del tiempo de tercera generación incorpora la priorización de tareas. Muchos empresarios están familiarizados con los sistemas de papel y lápiz o computarizados para enumerar tareas, anotar sus fechas de vencimiento y priorizarlas en términos de importancia relativa. Covey aboga por un sistema de gestión del tiempo de cuarta generación. Este sistema está diseñado para traer equilibrio a la vida personal y profesional de las personas. Se ilustra mejor por la matriz 2 × 2 de Covey, donde un eje está compuesto por tareas que pueden ser categorizadas como urgentes o no urgentes. El otro eje está compuesto por tareas que pueden caracterizarse como importantes o no importantes (ver Figura 13.1 “Matriz de Gestión del Tiempo”). Enfatiza que aquellas tareas que puedan encontrarse en el cuadrante importante/no urgente (cuadrante 2) podrían ser críticas para el bienestar de un individuo. Desafortunadamente, debido a que están catalogados como no urgentes, podrían quedarse en el camino. Su objetivo es producir un “manager equilibrado”. Este equilibrio se refiere a lo que argumenta que son las cuatro necesidades humanas fundamentales: necesidades físicas, necesidades sociales, necesidades mentales y necesidades espirituales. Su enfoque de la gestión del tiempo se basa en valorar las relaciones y reconocer que el manejo adecuado de las relaciones reducirá la cantidad de tiempo perdido en las actividades.

Figura 13.1 Matriz de gestión del tiempo

Fuente: Steven Covey, A. Roger Merrill y Rebecca R. Merrill, First Things First (Nueva York: Simon y Shuster, 1994), 37; James Cooper, “3 principios de gestión del tiempo vital para propietarios y emprendedores de pequeñas empresas”, MimosaPlanet, 2 de diciembre de 2010, consultado el 4 de febrero de 2010. 2012, mimosaplanet.com/Small-Busine... epreneurs.html.

Covey aboga por que un individuo debe tener una comprensión profunda de lo que es importante en la vida de uno y reconocer que, en cualquier día, uno asumirá diferentes roles. Ambos elementos necesitan ser incorporados al sistema de gestión del tiempo. Para Covey, todos tenemos que asumir diferentes roles en nuestra vida personal y profesional. El objetivo es identificar qué requieren estos roles en cuanto al tiempo y cómo se pueden integrar con éxito. Para lograr la integración, necesitamos entendernos mejor a nosotros mismos. Covey sugiere que desarrollar una declaración de misión personal es vital para lograr el equilibrio. Algunas características de dicha declaración podrían incluir las siguientes:

• ¿Qué representa lo más profundo y lo mejor dentro de una persona?
• ¿Cuál es la expresión de la capacidad única de una persona para contribuir a la familia, a la organización y al mundo en general?
• ¿Qué representa búsquedas que son más altas que el interés propio?
• ¿Qué integra las cuatro necesidades humanas fundamentales?
• ¿Qué principios producen resultados de calidad de vida?
• ¿Qué inspira a una persona?

El siguiente es un ejemplo de una declaración de misión personal que utiliza el enfoque de Covey:

Estoy en mi mejor momento cuando me desafía una tarea que tiene algún significado.

Voy a tratar de evitar momentos en los que tengo que trabajar con individuos que sólo piensan en su propio avance.

Disfrutaré de mi trabajo cuando mi empresa brinde valor a los clientes y obtenga ganancias.

Encontraré disfrute en mi vida personal cuando sienta que he hecho algo que beneficia a todos los miembros de mi familia inmediata.

Encontraré oportunidades que permitan a mi firma duplicar sus ventas cada tres años.

Puedo hacer cualquier cosa que me proponga; haré crecer mi negocio hasta el punto en que pueda jubilarme cuando tenga 55 años.

El viaje de mi vida es construir mi negocio y brindar una vida cómoda a mi familia.

Seré una persona que haya creado un negocio que aporte valor a sus clientes, y seré un individuo que hizo entender a su familia cuánto los amaba.

Mi contribución futura más importante a los demás será que amplié las operaciones de mi negocio para poder brindar oportunidades y empleo remunerado para trabajadores adicionales.

Dejaré de procrastinar y empezaré a trabajar en lo siguiente:

• Ampliar los productos que ofrece mi negocio
• Ser más tolerante con otros que tienen opiniones contradictorias
• Desarrollando planes para mi retiro

Me esforzaré por incorporar a mi vida los siguientes atributos:

• La capacidad de hacer que todas las personas que trabajan para mi negocio se sientan como si sus opiniones fueran valoradas y contadas.
• Ilustrar a otros que uno no tiene que limitarse a un dominio estrecho de intereses.
• Nunca te rindas independientemente de la dificultad de una situación.

Constantemente me renovaré centrándome en las cuatro dimensiones de mi vida:

• Ejercicio
• Mayor tolerancia para los demás
• Encuentra más tiempo para leer
• Controla mi temperamento

El sistema completo de gestión del tiempo de Covey es integral y está respaldado por materiales de soporte de software y papel y lápiz.

Si el enfoque integral de Covey parece ser inicialmente abrumador, ¿dónde más podría una persona comenzar a mejorar sus habilidades de gestión del tiempo? Un excelente punto de despegue, de hecho crítico, sería hacer la siguiente pregunta: “¿A dónde se ha ido el tiempo?” ¿Con qué frecuencia nos hemos preguntado o escuchado a otros plantear esta pregunta, y con qué frecuencia no podemos responderla? Hasta que no se tenga una idea sólida de cómo se gasta el tiempo, es imposible administrar el tiempo de manera efectiva. Es comparable a comenzar un viaje a un lugar sin conocer el punto de partida exacto. Una excelente manera de saber cómo se gasta el tiempo es usar un registro de actividad.

Un registro de actividades implica anotar cada tarea y actividad en la que una persona está involucrada durante un día. También requiere señalar cuándo ocurrieron estas actividades durante el día y cuánto duraron. Sería muy útil comentar también el estado emocional y el nivel de energía de uno al realizar estas tareas y actividades. El registro debe mantenerse por un período de tiempo, generalmente una o dos semanas. Al término de este periodo, analizar cómo se pasó el tiempo. Este análisis debería buscar algunos hilos comunes:

• ¿Cuánto tiempo por día o semana se dedica a actividades particulares?
• ¿Cuándo durante el día te sentiste más productivo?
• ¿Cuándo durante el día te sentiste menos productivo o tuviste la mayor cantidad de interrupciones en el flujo de trabajo?
• ¿Qué actividades fueron los individuos que crearon estas interrupciones en el flujo de trabajo?
• ¿Qué actividades parecen aportar poco o ningún valor?

El objetivo de este análisis es identificar qué tarea o actividad se debe eliminar y cuándo, si hay un patrón de productividad, se debe programar una tarea desafiante de alto valor. El registro de actividades debe proporcionar información útil sobre cómo una persona debe estructurar el flujo de tiempo. “Registros de actividades: Averiguar cómo realmente pasas tu tiempo”, Mind Tools, accessed February 4, 2012, www.MindTools.com/Pages/Article/Newhte_03.htm. Como dijo un autor, “Encuentra tu ritmo y agenda”. “5 trucos de gestión del tiempo”, Shifting Careers, 12 de diciembre de 2007, consultado el 4 de febrero de 2012, shiftingcareers.blogs.nytimes.com/2007/12/12/5-time-management-tricks.

Después de identificar patrones de flujo de trabajo, entonces comenzar seriamente a planificar la administración del tiempo. La primera etapa de este proceso implica identificar las tareas requeridas a realizar en diversos horizontes de tiempo, como el próximo año, mes, semana o día. Dibuje en Covey y otros para incluir un amplio espectro de actividades de la vida, no solo actividades orientadas al trabajo.Rachna D. Jain, “10 maneras para que los emprendedores encuentren más tiempo”, Powerhomebiz.com, 9 de septiembre de 2003, consultado el 4 de febrero de 2012, www.powerhomebiz.com/vol124/findtime.htm.

Además de identificar estas tareas, es vital que una persona dé prioridad a estas tareas. Algunas tareas son claramente más importantes que otras. Como ejemplo, asegurar una venta importante tendría una prioridad mucho mayor que seleccionar la papelería adecuada para un negocio. El siguiente paso es determinar, o más probablemente estimar, cuánto tiempo y qué recursos se requerirán para completar las tareas. Utilice estas estimaciones de tiempo para generar una lista de tareas pendientes especificando la fecha de finalización de las tareas y las actividades. Planea trabajar dentro de bloques realistas de tiempo.Susan Giurleo, “11 consejos de gestión del tiempo para el éxito de las pequeñas empresas”, Drsusangiurleo.com, 11 de abril de 2011, consultado el 4 de febrero de 2012, drsusangiurleo.com/11-consejos-de-gestión-de-tiempo-para-el éxito de las pequeñas empresas. Cuando se trata de un gran proyecto complejo, aprenda a dividirlo en segmentos y componentes manejables.

Una cosa es crear un horario priorizado; es algo completamente diferente seguir con éxito dicho horario. La gestión del tiempo implica aprender a llevar a cabo estas tareas de manera consistente evitando las muchas trampas de robo de tiempo que existen en todas nuestras vidas.Donald Wetmore, “Algunos ahorradores de tiempo”, Powerhomebiz.com, consultado el 4 de febrero de 2012, www.powerhomebiz.com/vol70/timesavers.htm.

Los siguientes son algunos de los dos y qué no hacer en la gestión del tiempo:

• Aprende a “chunk”. El chunking es un proceso por el cual actividades similares se agrupan en bloques de tiempo comunes. Como ejemplo, uno podría programar varias actividades asociadas con las operaciones financieras del negocio, como pagar facturas, contabilizar recibos, etc., juntas durante un período de tiempo específico.Rachna D. Jain, “10 formas para que los emprendedores encuentren más tiempo”, Powerhomebiz.com, septiembre 9, 2003, consultado el 4 de febrero de 2012, www.powerhomebiz.com/vol124/findtime.htm.
• Aprende a delegar. Una queja común dirigida a empresarios y propietarios de pequeñas empresas es su propensión a involucrarse en todos los aspectos del negocio. El uso efectivo del tiempo implicará reconocer que una persona no puede hacer todo. Es importante aprender a delegar una tarea particular a los subordinados. El reto es supervisar adecuadamente a los subordinados para que la tarea se lleve a cabo como se desee.Susan Giurleo, “11 consejos de gestión del tiempo para el éxito de la pequeña empresa”, Drsusangiurleo.com, 11 de abril de 2011, consultado el 4 de febrero de 2012, drsusangiurleo.com/11-consejos-de-gestion-de-tiempo-para-el éxito de las pequeñas empresas.
• Aprende a decir “no”. A menudo se dice que la palabra más importante para que un gerente aprenda es la palabra no. La gestión del tiempo implica disciplina. Significa que a veces debemos detener actividades que se convertirían en ladrones del tiempo.Carol Halsey, “La mayor técnica de gestión del tiempo”, Powerhomebiz.com, consultado el 4 de febrero de 2012, www.powerhomebiz.com/vol94/time.htm. ¿Y el compañero que se adentra en tu espacio de trabajo y te pregunta: “¿Tienes unos minutos?” Cuando sabemos que este colega va a estar hablando más de su propia vida personal que de actividades relacionadas con el trabajo, entonces debemos tener el coraje de decir: “Lo siento, pero no tengo tiempo”. En periodos de presión de tiempo, incluso debemos encontrar fuerza para renunciar a algunas actividades, como salir a almorzar. “5 trucos de gestión del tiempo”, Shifting Careers, 12 de diciembre de 2007, consultado el 4 de febrero de 2012, shiftingcareers.blogs.nytimes.com/2007/12/12/5-time-management-tricks.
• Aprender a no procrastinar. Para muchos de nosotros, este es el gran reto. Se trata mejor manteniendo un enfoque claro en las tareas requeridas. Es por ello que es tan importante una lista de tareas pendientes ligadas a la priorización. Una forma de lidiar con la dilación es concentrarse en una tarea y permanecer con la tarea hasta que esté completa. “5 trucos de gestión del tiempo”, Shifting Careers, 12 de diciembre de 2007, consultado el 4 de febrero de 2012, shiftingcareers.blogs.nytimes.com/2007/12/12/5-time-management-tricks. Otra forma de dilación es la aceptación voluntaria de perder el tiempo. Esperar es una forma de perder el tiempo si uno no está involucrado en alguna actividad útil mientras espera algún otro resultado, como trabajar mientras está en espera durante una llamada telefónica.Susan Giurleo, “11 consejos de gestión del tiempo para el éxito de pequeñas empresas”, Drsusangiurleo.com, 11 de abril de 2011, consultado el 4 de febrero de 2012, drsusangiurleo.com/11-consejos-de-gestion-de-tiempo-para-el éxito de las pequeñas empresas.
• Aprende a administrar el correo electrónico. Una de las mayores fuentes de pérdida de tiempo es el manejo inadecuado del correo electrónico. El ping que anuncia un nuevo mensaje de correo electrónico a menudo aleja a uno del trabajo productivo para leer el mensaje. Se deben planificar bloques de tiempo establecidos durante el día para manejar el correo electrónico. Fuera de estos bloques, no se debe abrir ningún correo electrónico. Se debe abordar el correo electrónico para que cada ítem pueda tratarse una vez y luego eliminarse. “5 trucos de gestión del tiempo”, Shifting Careers, 12 de diciembre de 2007, consultado el 4 de febrero de 2012, shiftingcareers.blogs.nytimes.com/2007/12/12/5-time-management-tricks. También hay que estar preparado para “en los días límite... poner el equivalente a una señal de 'no molestar'” “5 trucos de gestión del tiempo”, Shifting Careers, 12 de diciembre de 2007, consultado el 4 de febrero de 2012, shiftingcareers.blogs.nytimes.com/2007/12/12/5-time-management-tricks.
• Aprende a encontrar tiempo privado. Es vital que un individuo encuentre un tiempo donde estar solo con sus propios pensamientos y trabaje en aislamiento sin interrupciones. Time to think permite al dueño de la pequeña empresa pensar en el “panorama general” Rachna D. Jain, “10 maneras para que los emprendedores encuentren más tiempo”, Powerhomebiz.com, 9 de septiembre de 2003, consultado el 4 de febrero de 2012, www.powerhomebiz.com/vol124/findtime.htm. Este tipo de ruptura en realidad puede mejorar la eficiencia y la efectividad de uno. “10 errores de gestión del tiempo: evitar trampas comunes”, Mind Tools, accessed February 4, 2012, www.mindtools.com/pages/article/time-management-errores .htm. Al igual que con el correo electrónico, uno debe estar preparado para no exigir interrupciones.

Además de estas sugerencias, uno debe aprender a usar algún tipo de sistema de gestión del tiempo: un sistema de papel y lápiz, como un planificador diario; un sistema basado en computadora; o un sistema que funcione en el teléfono inteligente o en un iPad. Seleccione un sistema y quédese con él.Donald Wetmore, “Some Time Savers”, Powerhomebiz.com, consultado el 4 de febrero de 2012, www.powerhomebiz.com/vol70/timesavers.htm.

No te vuelvas adicto a la prisa de estar constantemente ocupado. Para algunos individuos, hay confusión entre estar “en movimiento” y realmente lograr lo que uno necesita lograr. Muchas de estas personas se ven a sí mismas como multitareas exitosas. Esta capacidad de realizar múltiples tareas a menudo se conoce como una habilidad requerida moderna. Sin embargo, la realidad es que la multitarea parece reducir la productividad de uno. Algunos estudios indican que la multitarea prolonga la realización de una lista de tareas tanto como de 20 por ciento a 40 por ciento. “10 errores de gestión del tiempo: evitar trampas comunes”, Mind Tools, consultado el 4 de febrero de 2012, www.mindtools.com/pages/article/time-management-errores .htm. Un mejor uso del tiempo es enfocarse en una tarea a la vez. “20 consejos rápidos para una mejor gestión del tiempo”, Stepcase Lifehack, consultado el 12 de marzo de 2012, www.lifehack.org/articles/lifehack/20-quick-tips-for-better-time-management .html#. En conclusión, es importante reconocer que no se debe esperar lograr una asignación perfecta del tiempo, sobre todo a medida que surgen eventos inesperados. Lo mejor que se puede esperar es que “realmente podemos manejarnos” Susan Ward, “11 consejos de gestión del tiempo: Parte 1: Coming to Grips with the Time Management Myth”, About.com, accessed February 4, 2012, sbinfocanada.about.com/cs/timemanagement/a/timemgttips.htm.

Videoclip 13.1

¡Los consejos de gestión del tiempo son realmente consejos de autogestión!

(haga clic para ver el video)

Harvard Business Publishing cubre la gestión del tiempo.

Videoclip 13.2

Secretos de la Gestión Efectiva del Tiempo

(haga clic para ver el video)

Se discuten varias técnicas de gestión del tiempo.

Recursos Web

Once consejos de gestión del tiempo, Parte 1: Enfrentando el mito de la gestión del tiempo

Este sitio proporciona consejos útiles sobre la gestión exitosa del tiempo.

sbinfocanada.about.com/cs/timemanagement/a/timemgttips.htm

Tres principios vitales de gestión del tiempo para propietarios y emprendedores de pequeñas empresas

¿Qué principios son clave para los propietarios de pequeñas empresas y emprendedores?

mimosaplanet.com/small business-blog/bid/55824/3-principios-de-gestion-de-tiempo-vital-para-pequeños-empresas-propietarios-empresarios.html

Gestión del Tiempo

Aprenda a programar y administrar el tiempo de manera inteligente y efectiva, evitar la dilación y mejorar la productividad.

www.powerhomebiz.com/leadership/time.htm

Consejos de gestión del tiempo para propietarios de pequeñas empresas

Tips que se centran en las pequeñas empresas.

ezinearticles.com/? consejos-de-gestion-de-tiempo-para-propietarios de pequeñas empresas&id=4849540

Gestión del Tiempo

Un muestreo de enlaces sobre gestión del tiempo.

www.businesstown.com/time/time.asp

CONCLUSIONES CLAVE

• Una organización efectiva logra los resultados que desea producir.
• La eficiencia es la capacidad de cualquier organización para producir los resultados deseados con el mínimo gasto de recursos. “Eficiencia, Organizacional”, Mondofacto, 12 de diciembre de 1998, consultado el 4 de febrero de 2012, www.mondofacto.com/facts/dictionary? eficiencia%2C+Organizacional.
• Los sistemas de gestión del tiempo han evolucionado a través de cuatro generaciones de modelos.
• El uso de un registro de actividades puede ayudar a cualquiera a aprender a administrar mejor el tiempo.
• Aprender lo que se debe y no se debe hacer en la gestión del tiempo puede mejorar significativamente la eficiencia de uno.

EJERCICIOS

1. Cree un registro de tiempo por un período de cinco días. Analice este registro y vea cómo pasa el tiempo.
2. Identifique lo que cree que es su mayor pérdida de tiempo y cómo pretende lidiar con ellos.
3. Si actualmente no utiliza un sistema formal de gestión del tiempo, mire varias versiones en papel y lápiz o digitales, evalúelas y describa cuál seleccionaría y por qué.