13.6: Eficiencia del Personal

Objetivos de aprendizaje

1. Comprender la importancia de las reuniones.
2. Entender por qué fallan las reuniones.
3. Entender la importancia de una agenda.
4. Aprende sobre temas de comportamiento en las reuniones.

Si tuvieras que identificar, en una palabra, la razón por la que la raza humana no ha logrado, y nunca logrará, su pleno potencial, esa palabra sería “reuniones”. “Wanderings: Dave Barry aprendió todo esto en 50 años”, Brent Zupp, consultado el 6 de febrero de 2012, www.Wanderings.net/notebook/main/thingslearn50yearsDaveBarry.

Dave Barry

Las reuniones son indispensables cuando no quieres hacer nada. Nancy Roman, “Reuniones: Cómo perder el tiempo en el trabajo”, Cornelius & Associates, consultado el 1 de junio de 2012, www.Corneliusassoc.com/articles/reuniones%20residuos%20tiempo.pdf.

John Kenneth Galbraith

Gestión de reuniones

A medida que un negocio crezca, con toda probabilidad, aumentará el número de sus empleados. A medida que crece la base de empleados, aumenta la demanda para coordinar actividades, intercambiar información y participar en actividades de toma de decisiones. Estos suelen ocurrir en las reuniones, y uno pensaría que estos serían eventos sencillos. Sin embargo, la realidad es que muchos directivos y empleados llegan a temer la participación en las reuniones. Los datos indican que muchas, si no la mayoría, las reuniones no logran producir el resultado deseado. Un estudio realizado en 1993 encontró que los ejecutivos eran vistos como un gasto de diecisiete horas semanales en reuniones, y un tercio sintió que el tiempo se desperdiciaba. Roy Woodard, “Reuniones, reuniones sangrientas”, Control de crédito 15, núm. 5 (1993): 1. Otra encuesta a treinta y ocho mil directivos encontró que 66 por ciento consideró que las reuniones a las que asisten eran una pérdida de tiempo. Robert F. Moran Jr., “Reuniones: La perdición del lugar de trabajo, no tiene que ser”, Administración y gestión de bibliotecas 20, núm. 3 (2006): 135—39, consultado el 6 de febrero de 2012, journals.tdl.org/llm/article/view/1637/917. Otro estudio más encontró que los gerentes gastan hasta el 40 por ciento de su tiempo de trabajo en reuniones, pero solo el 64 por ciento de esas reuniones fueron vistas como logrando el resultado previsto; Judith Lindenberger, “Aproveche al máximo sus reuniones”, Office Solutions 24, núm. 3 (2007): 40. otro estudio encontró que los ejecutivos pasaban hasta el 70 por ciento de su tiempo en reuniones, pero sólo el 40 por ciento de esas reuniones tenían objetivos claros, y sólo el 28 por ciento de esas reuniones con objetivos realmente los cumplieron. Stuart Levine, “Make Meetings Less Ready”, HR Magazine 52, núm. 1 (2007): 107. Sin embargo, el 80 por ciento de los participantes consideró que llevar a cabo una reunión exitosa era una prueba crucial de las habilidades del gerente. Stuart Levine, “Make Meetings Less Ready”, HR Magazine 52, núm. 1 (2007): 107. Estas cifras son particularmente trágicas porque se dan tantos encuentros en el mundo de los negocios. Una estimación sitúa el número de reuniones, a diario, a nivel mundial, en 73 millones. Charlie Hawkins, “'F' Words for Effective Meetings”, Journal for Quality and Participation 22, núm. 5 (1999): 56. Se trata de cifras bastante deprimentes, pero la lección clara para los dueños de pequeñas empresas es que no pueden darse el lujo de no dirigir sus reuniones de manera efectiva.

La buena noticia es que el manejo exitoso de una reunión es una habilidad aprendible.Roy Woodard, “Meetings, Bloody Meetings”, Credit Control 14, núm. 5 (1993): 1. Llevar a cabo una reunión efectiva requiere que un gerente se concentre tanto en cuestiones de procedimiento como de comportamiento. Primero analizaremos cuestiones de procedimiento asociadas con la realización de una reunión. Antes de considerar celebrar una reunión, haga la siguiente pregunta: “¿Es realmente necesaria esta reunión?” Las reuniones frecuentes a veces se llevan a cabo simplemente por hábito.Kelley Robertson, “How to Run an Effective Sales Meeting”, Changing Minds, 7 de junio de 2009, consultado el 4 de febrero de 2012, changingminds.org/articles/articles09/effective_sales_metting.htm. ¿Se pueden lograr los objetivos de una reunión por otros mecanismos? Stuart Levine, “Make Meetings Less Ready”, HR Magazine 52, núm. 1 (2007): 107. Estos podrían incluir el uso de Internet; el correo electrónico; la teleconferencia; o tecnologías, como MS Communicator, que permite la interacción con el tablón de anuncios, la comunicación de voz y la videoconferencia. Curiosamente, para todas las quejas sobre reuniones, un estudio reciente indicó que las reuniones presenciales fueron vistas por el 95 por ciento de los encuestados como positivas, especialmente con el interés de desarrollar relaciones a largo plazo.Jay Boehmer, “Harvard Study Shows Presencial Meeting Value, Rising Virtual Interest,” Successful Meetings, accessed February 6, 2012, www.SuccessfulMeetings.com/event-planning/technology-solutions s/articles/Harvard-study-shows-face-meeting-value, -Rising-Virtual-Interest.

Después de decidir que una reunión es necesaria, es importante determinar la naturaleza de esa reunión. Las reuniones pueden tener muchos tipos diferentes de objetivos. Pueden dirigirse a la resolución de problemas, la toma de decisiones, la resolución de conflictos, el suministro de información o la generación de nuevas ideas.T. L. Stanley, “Haz que tus reuniones sean efectivas”, SuperVision 67, núm. 4 (2005): 6; Curt Smith, “Reuniones efectivas, ¡no es un oxímoron!” Administrar 51, núm. 1 (1999): 10. Esto es necesario porque la naturaleza de la reunión impulsará su estructura y dinámica interna. Como ejemplo, si una reunión se dirige a una tarea de toma de decisiones, probablemente debería proceder en dos partes. La primera parte debe orientarse hacia la identificación de soluciones, mientras que la segunda parte debe centrarse en lo que podría ser la mejor solución.Robert F. Moran Jr., “Reuniones: La perdición del lugar de trabajo, no tiene que ser”, Administración y gestión de bibliotecas 20, núm. 3 (2006): 135—39, accedido 6 de febrero de 2012, journals.tdl.org/llm/article/view/1637/917. La siguiente decisión sería determinar quién participará en la reunión. Idealmente, esta lista se limitaría a quienes se verían directamente afectados por el resultado de la reunión; sin embargo, en el caso de las reuniones informativas, la lista podrá ampliarse a aquellas que se verán afectadas directa o indirectamente. La siguiente decisión se asocia con determinar a quién se le asignarán roles particulares en la reunión. El presidente es el individuo que convoca a la reunión, proporciona la agenda inicial y especifica el propósito de la reunión. Puede ser útil asignar el papel de facilitador a un individuo. Esta persona neutral puede impulsar la reunión, particularmente cuando surge un conflicto. Es deseable tener personas capacitadas como facilitadores y rotar esta posición entre facilitadores.Charlie Hawkins, “'F' Words for Effective Meetings, Journal for Quality and Participation 22, núm. 5 (1999): 56. Otro papel importante es el individuo al que se le asigna oficialmente tomar notas. Las notas de la reunión deberán ser redactadas y enviadas a todos los participantes en la reunión dentro de los dos días hábiles. Esta posición también debe ser rotada entre los participantes de la reunión. También podría ser aconsejable asignar el rol de cronometrador a un individuo. El cronometrador tiene la tarea de limitar la cantidad de tiempo dedicado a cualquier punto del orden del día al marco de tiempo previamente acordado.Wayne Chaneski, “Reuniones productivas: regreso a lo básico”, Modern Machine Shop 79, núm. 11 (2007): 52, consultado el 6 de febrero de 2012, www.mmsonline.com/columns/reunionesproductivas-de-vuelta-a-conceptos básicos.

Quizás la actividad más importante previa a la reunión real es la correcta estructuración de una agenda. En otro estudio, el 75 por ciento de los encuestados dijo que una buena agenda es fundamental para una reunión exitosa.Judith Lindenberger, “Aproveche al máximo sus reuniones”, Office Solutions 24, núm. 3 (2006): 40. El orden del día es el plan estratégico formal para una reunión. Es el mecanismo para asegurar que una reunión esté enfocada en temas relevantes. El no tener un enfoque claro garantizará que los participantes tengan la sensación de que no se había logrado nada. Jim Sullivan, “La agenda enfocada puede energizar las reuniones de gerentes”, Nations Restaurant News 37, núm. 5 (2003), consultado el 6 de febrero de 2012, findarticles.com/p/articles/mi_m3190/is_5_37/ai_97392571. El enfoque proviene de que todos entiendan el propósito de una reunión y lo que uno pretende lograr.Anónimo, “Running Meetings Effectively”, The British Journal for Administration Management, octubre/noviembre de 2005, 25. Los temas del orden del día deben priorizarse en términos de su importancia, lo que a menudo se hace asignando una cantidad específica de tiempo a cada ítem del tema.Charlie Hawkins, “'F' Words for Effective Meetings”, Journal for Quality and Participation 22, núm. 5 (1999): 56. Todos y cada uno de los recursos que se requerirán para la reunión deben ser identificados junto con los individuos que se encargan de asegurar los recursos. Los roles de presidente, cronometrador, tomador de notas y facilitador (cuando sea posible) deben asignarse con anticipación. El orden del día deberá ser enviado al menos cinco días hábiles antes de la reunión para que los participantes puedan recabar la información requerida. Esta línea de tiempo también permite a las personas hacer sugerencias para cambiar la agenda. También es muy recomendable que sea una política que todos los participantes lleguen a tiempo al inicio de la reunión.Max Messner, “Realización de reuniones efectivas”, Strategic Finance 82, núm. 12 (2001): 8, consultado el 6 de febrero de 2012, findarticles.com/p/articles/mi_hb6421/is_12_82/ai_n28842307 .

Permitir que los individuos contribuyan a la agenda les proporcionará la sensación de que están contribuyendo.Kelley Robertson, “How to Run an Effective Sales Meeting”, Changing Minds, 7 de junio de 2009, consultado el 4 de febrero de 2012, changingminds.org/articles/articles09/effective_sales_metting.htm . Al establecer el cronograma de los diferentes puntos del orden del día, es aconsejable que se permitan unos minutos adicionales al final de la reunión para discutir qué tan bien fue la reunión y cómo podría mejorarse. Charlie Hawkins, “'F' Palabras para reuniones efectivas”, Diario para la calidad y la participación 22, núm. 5 (1999): 56. Estos pocos momentos deberían expandirse a un sistema formal. La evaluación de la efectividad de las reuniones se puede hacer a través de un observador externo que realiza una evaluación, grupos focales o encuestas.Joseph Allen, Steven Regelberg y John Scott, “Mind Your Meetings”, Quality Progress, abril de 2008, 42, 4, 51. La Figura 13.6 “Formato de agenda” proporciona un formato para una parte de la agenda general que aborda algunas de las sugerencias anteriores. Está disponible como asistente de formato de agenda en Microsoft Word 2007.

Figura 13.6 Formato de agenda

Videoclip 13.11

Habilidades de gestión empresarial y liderazgo: cómo llevar a cabo una reunión efectiva

(haga clic para ver el video)

Los fundamentos de la gestión de reuniones.

Videoclip 13.12

Realización de reuniones efectivas a pequeña escala

(haga clic para ver el video)

Cómo llevar a cabo una reunión, incluso en la propia casa.

Videoclip 13.13

Cómo evitar reuniones que apestan

(haga clic para ver el video)

Cómo escapar de las trampas detrás de los malos encuentros.

Recursos Web

Gestión de reuniones de negocios

Una excelente lista de sugerencias sobre reuniones de negocios.

www.cbsnews.com/8301-505125_162-51057051/gestión-reuniones/? tag=bnetdomain

Administrar tus monstruos de reunión

Identificar los tipos de personalidades en las reuniones.

www.impactfactory.com/p/business_meeting_skills_training_development/friends_111-1107-40530.html

CLAVES PARA LLEVAR

• Las reuniones mal gestionadas son comunes y costosas.
• Las reuniones exitosas requieren estructura y agenda.
• La agenda debe identificar el propósito de la reunión, los participantes y sus roles, los recursos requeridos y los temas de la agenda con cronogramas.
• Los problemas de comportamiento siempre deben ser considerados a la hora de gestionar una reunión.

EJERCICIOS

1. Entrevistar a los dueños de cinco negocios y determinar qué porcentaje de reuniones a las que asisten les parece “efectivo”.
2. Pregúntales qué constituye un mal encuentro.
3. Pregúntales qué constituye un buen encuentro.
4. Crear una agenda para una reunión con un compañero de estudios al que se le ocurrió una idea para un nuevo negocio.