6.6: Controlar
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5. ¿Cómo controlan las actividades las organizaciones?
La cuarta función clave que realizan los gerentes es controlar. Controlar es el proceso de evaluar el progreso de la organización hacia el logro de sus objetivos. Incluye el monitoreo de la implementación de un plan y la corrección de desviaciones de ese plan. Como muestra el Gráfico 6.6, el control se puede visualizar como un proceso cíclico compuesto por cinco etapas:
Exhibe 6.6 El Proceso de Control (Atribución: Copyright Rice University, OpenStax, bajo licencia CC BY 4.0.)
Los estándares de desempeño son los niveles de desempeño que la compañía quiere alcanzar. Estas metas se basan en sus planes estratégicos, tácticos y operativos. Los estándares de desempeño más efectivos establecen un objetivo conductual medible que se puede lograr en un marco de tiempo específico. Por ejemplo, el objetivo de desempeño para la división de ventas de una empresa podría declararse como “200.000 dólares en ventas brutas para el mes de enero”. Cada empleado individual de esa división también tendría un objetivo de desempeño específico. El desempeño real de la empresa, división o individuo se puede medir con los estándares de desempeño deseados para ver si existe una brecha entre el nivel de desempeño deseado y el nivel real de desempeño. Si existe una brecha de desempeño, se debe determinar el motivo de la misma y tomar medidas correctivas.
La retroalimentación es esencial para el proceso de control. La mayoría de las empresas cuentan con un sistema de reporte que identifica áreas donde no se cumplen los estándares de desempeño. Un sistema de retroalimentación ayuda a los gerentes a detectar problemas antes de que se salgan de control. Si existe algún problema, los directivos toman medidas correctivas. Toyota utiliza un sistema de control simple pero efectivo en sus líneas de montaje de automóviles. Cada trabajador sirve como cliente para el proceso justo antes del suyo o el suyo. Cada trabajador está facultado para actuar como inspector de control de calidad. Si una pieza está defectuosa o no se instala correctamente, el siguiente trabajador no la aceptará. Cualquier trabajador puede alertar al supervisor de un problema tirando de una cuerda que enciende una luz de advertencia (es decir, retroalimentación). Si el problema no se corrige, el trabajador puede detener toda la línea de montaje.
¿Por qué controlar es una parte tan importante del trabajo de un gerente? Primero, ayuda a los gerentes a determinar el éxito de las otras tres funciones: planeación, organización y liderazgo. Segundo, los sistemas de control dirigen el comportamiento de los empleados hacia el logro de las metas Tercero, los sistemas de control proporcionan un medio para coordinar las actividades de los empleados e integrar recursos en toda la organización.
COMPROBACIÓN DE CONCEPTO
- Describir el proceso de control.
- ¿Por qué es importante el proceso de control para el éxito de la organización?