14.4: Procedimientos básicos de contabilidad
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Utilizando principios contables generalmente aceptados, los contadores registran y reportan datos financieros de manera similar para todas las firmas. Reportan sus hallazgos en estados financieros que resumen las transacciones comerciales de una compañía durante un período de tiempo específico. Como se mencionó anteriormente, los tres estados financieros principales son el balance general, el estado de resultados y el estado de flujos de efectivo.
La gente a veces confunde la contabilidad con la contabilidad. La contabilidad es un concepto mucho más amplio. La contabilidad, el sistema utilizado para registrar las transacciones financieras de una firma, es un proceso administrativo rutinario. Los contadores toman las transacciones de los libreros, clasifican y resumen la información financiera, y luego preparan y analizan los informes financieros. Los contadores también desarrollan y administran sistemas financieros y ayudan a planificar la estrategia financiera de la firma.
La Ecuación Contable
Los procedimientos contables utilizados hoy en día se basan en los desarrollados a finales del siglo XV por un monje italiano, el hermano Luca Pacioli. Definía los tres principales elementos contables como activos, pasivos y patrimonio patrimonial de los propietarios. Los activos son cosas de valor propiedad de una firma. Pueden ser tangibles, como efectivo, equipo y edificios, o intangibles, como una patente o nombre de marca registrada. Los pasivos —también llamados deudas — son lo que una empresa debe a sus acreedores. El patrimonio neto de los propietarios es el monto total de la inversión en la firma menos cualquier pasivo. Otro término para el patrimonio neto de los propietarios es el patrimonio neto.
La relación entre estos tres elementos se expresa en la ecuación contable:
Activos −Responsabilidades=Equidades de los propietarios−liabilidades=Patrimonio de los propietarios
La ecuación contable debe estar siempre en equilibrio (es decir, el total de los elementos en un lado del signo igual debe ser igual al total del otro lado).
Supongamos que inicia una cafetería y pone 10,000 dólares en efectivo en el negocio. En ese punto, el negocio tiene activos de 10,000 dólares y ningún pasivo. Esta sería la ecuación contable:
Activos $10,000==Responsabilidades$0++Capital de los propietarios$10,000Acarios=Responsabilidades+patrimonio de los propietarios$10,000=$0+$10,000
Los pasivos son cero y el patrimonio de los propietarios (el monto de tu inversión en el negocio) es de $10,000. La ecuación se equilibra.
Para mantener la ecuación contable en equilibrio, cada transacción debe registrarse como dos anotaciones. A medida que se registra cada transacción, hay un evento igual y opuesto para que se cambien dos cuentas o registros. Este método se llama contabilidad de doble entrada.
Supongamos que después de iniciar su negocio con 10,000 dólares en efectivo, tome prestados otros 10,000 dólares del banco. La ecuación contable cambiará de la siguiente manera:
Activos $10,000$10,000$20,000====Responsabilidades$0$10,000$10,000++++Capital de los propietarios$10,000$0$10,000Ecuación inicialTransacción de empréstitoEcuación después de empréstitoAssets=Responsabilidades+patrimonio de los propietarios$10,000=$0+$10,000=$10,000=$10,000+$10,000Ecuación después de pedir prestado
Ahora tiene $20,000 en activos, sus $10,000 en efectivo y los ingresos del préstamo de $10,000 del banco. El préstamo bancario también se registra como un pasivo de 10,000 dólares porque es una deuda que debes pagar. Hacer dos entradas mantiene la ecuación en equilibrio.
El ciclo contable
El ciclo contable se refiere al proceso de generación de estados financieros, comenzando con una transacción comercial y terminando con la elaboración del informe. La prueba 14.5 muestra los seis pasos del ciclo contable. El primer paso en el ciclo es analizar los datos recopilados de muchas fuentes. Todas las transacciones que tengan un impacto financiero en la empresa —ventas, pagos a empleados y proveedores, pagos de intereses e impuestos, compras de inventario y similares— deben documentarse. El contador debe revisar los documentos para asegurarse de que están completos.
A continuación, cada transacción se registra en un diario, un listado de transacciones financieras en orden cronológico. Los asientos del diario se registran en libros mayores, que muestran aumentos y disminuciones en las cuentas específicas de activos, pasivos y patrimonio de los propietarios. Los totales del libro mayor para cada cuenta se resumen en un saldo de prueba, el cual se utiliza para confirmar la exactitud de las cifras. Estos valores se utilizan para elaborar estados financieros e informes de gestión. Finalmente, los individuos analizan estos informes y toman decisiones con base en la información que contienen.
Avances Tecnológicos
Durante la última década, la tecnología ha tenido un impacto significativo en la industria contable. Los programas de contabilidad computarizada y en línea ahora hacen muchas cosas diferentes para que las operaciones comerciales y los informes financieros sean más eficientes. Por ejemplo, la mayoría de los paquetes contables ofrecen módulos básicos que manejan funciones de contabilidad general, orden de venta, cuentas por cobrar, orden de compra, cuentas por pagar y control de inventario. Los programas fiscales utilizan datos contables para elaborar declaraciones de impuestos y planes fiscales. Las terminales de punto de venta utilizadas por muchas firmas minoristas registran automáticamente las ventas y hacen parte de la contabilidad. Los Cuatro Grandes y muchas otras grandes firmas de contabilidad pública desarrollan software de contabilidad para ellos y para los clientes.
Las aplicaciones contables y financieras suelen representar una de las porciones más grandes del presupuesto de software de una compañía. El software de contabilidad abarca desde programas listos para usar para pequeñas empresas hasta sistemas de planificación de recursos empresariales personalizados a gran escala para grandes corporaciones. Si bien estos avances tecnológicos en las aplicaciones de contabilidad han facilitado mucho los aspectos financieros de administrar una pequeña empresa, los empresarios y otros propietarios de pequeñas empresas deben tomarse un tiempo para comprender los principios contables subyacentes, que juegan un papel importante en la evaluación de cómo financieramente sólida una empresa de negocios realmente lo es.
GESTIONAR EL CAMBIO
La analítica de datos se vuelve efectiva herramienta de CPA
El conocimiento es poder, y comprender lo que quieren tus clientes y cómo tu empresa puede proporcionarlo a menudo te diferencia de la competencia. A medida que el campo contable continúa aprovechando los avances tecnológicos, es importante que el análisis de datos se convierta en un elemento clave de la caja de herramientas de cualquier profesional contable.
Históricamente descritos como “empujadores de papel” que rastrean la información financiera, los contadores actuales necesitan aprender sobre big data y análisis de datos como parte de su educación continua. No hace mucho, el trabajo de un contador terminó cuando se finalizaron los estados financieros comerciales y los formularios de impuestos estaban listos para ser presentados ante los órganos de gobierno federales, estatales y locales. Ya no. Con la revolución de la tecnología informática, la automatización y la recopilación de datos de una gran variedad de fuentes, los contadores pueden utilizar el análisis de datos para proporcionar una imagen más clara del entorno comercial general para sus empresas y clientes de forma continua.
El análisis de datos puede definirse como el proceso de examinar numerosos conjuntos de datos (a veces llamados big data) para sacar conclusiones sobre la información que contienen, con la ayuda de sistemas y software especializados. El uso efectivo del análisis de datos puede ayudar a las empresas a aumentar los ingresos, expandir las operaciones, maximizar el servicio al cliente y más Los contadores pueden usar análisis de datos para hacer pronósticos más precisos y detallados; ayudar a las empresas a vincular diversos conjuntos de datos financieros y no financieros, lo que proporciona un informe más completo de su desempeño general a los accionistas y otros; evaluar y administrar el riesgo en toda la organización; y identificar posibles fraudes.
El análisis de datos también puede mejorar y mejorar el proceso de auditoría porque ahora se recopilará más información, lo que permite el análisis de conjuntos completos de datos en situaciones en las que solo las muestras fueron auditadas previamente. Además, el monitoreo continuo será más fácil de lograr utilizando conjuntos de datos que sean integrales.
Los profesionales de la contabilidad que pueden adaptarse a tecnologías que cambian rápidamente, como el análisis de datos, no solo ampliarán el alcance de su experiencia, sino que también brindarán orientación financiera que brindará a sus empresas y clientes una fuerte ventaja estratégica sobre sus competidores.
Preguntas de Pensamiento Crítico
- ¿Cómo pueden los contadores utilizar el análisis de datos para mejorar los servicios que brindan a sus clientes?
- ¿El cambio sísmico en la tecnología es algo bueno para los contadores profesionales? Explica tu razonamiento.
Fuentes: “Data Analytics”, http://searchdatamanagement.techtarget.com, consultado el 11 de agosto de 2017; Jiali Tang y Khondkar E. Karim, “Big Data in Business Analytics: Implicaciones para la profesión de auditoría”, The CPA Journal, http://www.cpajournal.com, edición de junio de 2017; Clarence Goh, “¿Estás listo? El análisis de datos está remodelando el trabajo de los contadores”, https://www.cfoinnovation.com, 28 de febrero de 2017; Norbert Tschakert, Julia Kokina, Stephen Kozlowski y Miklos Vasarhelyi, “La próxima frontera en el análisis de datos”, Journal of Accounting, http://www.journalofaccountancy.com , 1 de agosto de 2016.
COMPROBACIÓN DE CONCEPTO
- Explicar la ecuación contable.
- Describir el ciclo contable de seis pasos.
- ¿Qué papel juegan las computadoras y otras tecnologías en la contabilidad?