2.1: Procedimientos Básicos de Inventario
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Un componente clave en la gestión efectiva de la cocina es el control de inventario. Al conocer qué suministros están disponibles en un momento dado, el gerente podrá planificar pedidos de alimentos, calcular los costos de los alimentos desde el inventario anterior y realizar cambios en los elementos del menú si es necesario. Al mantener un ojo en el inventario, es posible observar posibles problemas con el robo y los desechos.
Administrar inventario es como verificar una cuenta bancaria. Así como te interesa cuánto dinero tienes en el banco y si ese dinero te está pagando lo suficiente en intereses, por lo que el gerente debe estar interesado en el valor de los suministros en el almacén y en la cocina.
Un inventario es todo lo que se encuentra dentro de tu establecimiento. Produce, tiendas secas, ollas y sartenes, uniformes, licores, ropa de cama o cualquier cosa que le cueste dinero al negocio deben ser contados como parte del inventario. Los artículos de cocina deben contarse por separado de la parte delantera de la casa y el inventario de la barra y así sucesivamente.
Independientemente del tamaño de su operación, los principios del control de inventario son los mismos. En operaciones más grandes habrá más personas y a veces incluso equipos enteros involucrados con los distintos pasos, y en una pequeña operación toda la responsabilidad de administrar el inventario puede recaer en una o dos personas clave.
El control efectivo de inventario se puede desglosar en algunos pasos importantes:
- Configurar sistemas para rastrear y registrar el inventario
- Desarrollar especificaciones y procedimientos para ordenar y comprar
- Desarrollar estándares y procedimientos para recibir entregas de manera eficiente
- Determinar la frecuencia y los procesos para conciliar el inventario
- Analizar los datos de inventario y determinar las áreas de mejora
Configuración de sistemas para realizar un seguimiento y registro de inventario
Una de las razones por las que haces inventario es para determinar los costos de los alimentos y calcular los porcentajes de costos. Existen varios procedimientos que simplifican la búsqueda del valor de las mercancías almacenadas. Estas técnicas se basan en mantener buenos registros de cuánto cuestan los suministros y cuándo se compraron los suministros.
La tentación en las pequeñas operaciones es tratar el control de inventario de manera casual. Quizás solo hay una o dos personas haciendo la compra y suelen estar al tanto de los suministros que están a la mano. Esto no elimina la necesidad de rastrear las compras contra las ventas para ver si estás administrando tus costos lo mejor que puedas.
Casi todos los procedimientos de control de inventario consumen mucho tiempo. Además, dichos registros deben mantenerse actualizados y hacerse con exactitud. Tratar de ahorrar unas horas recortando el tiempo necesario para mantener registros de inventario puede ser dinero mal ahorrado.
El método más simple para rastrear el inventario es usar una hoja de cálculo. Una simple hoja de cálculo podría enumerar todos los productos que se compran regularmente, con los precios actuales y los números disponibles en el último recuento de inventario. Los precios se pueden actualizar regularmente a medida que las facturas se procesan para el pago, y se puede establecer un horario para contar el producto disponible.
En operaciones grandes, los sistemas necesitan ser más sofisticados ya que hay más personas involucradas. Las compras pueden ser realizadas por un departamento separado, los registros de inventario pueden ser guardados por un empleado de almacén, y el seguimiento y conteo del inventario pueden estar vinculados a un sistema usando escáneres y códigos de barras, que a su vez pueden estar vinculados con su sistema de ventas para que siempre haya un registro de lo que debería estar en stock.
No importa la profundidad de detalle utilizada, tener un sistema para rastrear el inventario da a los gerentes una buena idea de los suministros disponibles y una herramienta a usar para administrar costos.
Inventario entrante
El motivo principal para establecer un método consistente para aceptar los bienes pedidos es garantizar que el establecimiento reciba exactamente lo que se ha pedido. Con frecuencia ocurren errores, y a menos que la cantidad y calidad de los artículos entregados se verifique cuidadosamente con lo que se ordenó, se pueden producir pérdidas sustanciales. Cuando los trámites de recepción se realizan cuidadosamente, se evitan errores que podrían costar tiempo y dinero al restaurante. Además, un método efectivo de recepción fomenta la honestidad por parte de los proveedores y repartidores.
Facturas
El documento más importante para determinar si los bienes recibidos son los pedidos es la factura. Una factura es una lista detallada de los bienes o productos entregados a una premisa de preparación de alimentos. Una factura muestra la cantidad, calidad, precio por kilogramo o unidad y, en algunos casos, la extensión completa del costo cobrable. Solo comparando y verificando cuidadosamente puedes estar seguro de que la información de la factura concuerda con los productos recibidos. Esta comparación puede requerir que los artículos sean pesados y/o contados.
Siempre que sea posible, el receptor debe verificar la factura con los recibos de orden de compra o solicitud de compra. Esto asegurará que la cantidad y el precio de los bienes enviados coincidan con los que figuran en el formulario de pedido. Si la factura no se comprueba con la orden de compra cuando llegan las mercancías, existe la posibilidad de que te falten los productos que necesitas o que recibas productos que no fueron pedidos o que están en cantidades incorrectas.
Además, se debe determinar la calidad de los bienes antes de que sean aceptados. Por ejemplo, las cajas de productos frescos y alimentos congelados deben abrirse e inspeccionarse para garantizar la calidad.
Cuando estés satisfecho de que la entrega está en orden, firma la factura. En la mayoría de los casos, la factura es por duplicado o triplicado: conservas el original y el repartidor conserva la otra copia o copias. Una vez que hayas firmado, has relevado a la empresa de reparto de sus responsabilidades y los suministros ahora pertenecen a tu empresa. Por lo tanto, podrá hacerse responsable de cualquier discrepancia entre lo que figura en la factura y lo que se haya entregado. Es una buena práctica señalar cualquier discrepancia o error a la atención del conductor y hacer que él o ella reconozca el error firmando la factura. Si se emite una nota de crédito, esa también deberá ser marcada en la factura por el chofer.
Nota: No firme la factura hasta que esté seguro de que todas las discrepancias han sido atendidas y registradas en la factura.Toma la factura firmada y dásela a quien sea responsable de cobrar facturas para la empresa.
La recepción de entregas puede llevar mucho tiempo tanto para el establecimiento de alimentos como para el servicio de entrega. A menudo los repartidores (sobre todo si no son el proveedor) no querrán esperar mientras se realizan estas comprobaciones. En este caso, es importante que su empresa tenga un entendimiento con el proveedor de que las fallas descubiertas después de que se haya ido el servicio de entrega son los problemas del proveedor, no los suyos.
Una vez firmadas las facturas, poner los productos entregados en las ubicaciones adecuadas. Si se le requiere realizar un seguimiento del inventario entrante, hágalo al mismo tiempo.
Inventario Saliente
Cuando un suministro sale del almacén o enfriador, se debe llevar un registro para rastrear a dónde ha ido. En la mayoría de las operaciones pequeñas, los suministros van directamente a la cocina donde se utilizan para producir los elementos del menú. En un mundo ideal, se mantienen registros precisos de suministros entrantes y salientes, por lo que saber lo que hay a mano es una simple cuestión de resta. Desafortunadamente, los sistemas no siempre son tan simples.
En una operación más pequeña, saber lo que ha llegado y lo que se acostumbra todos los días se puede conciliar fácilmente haciendo un recuento regular de inventario. En operaciones y hoteles más grandes, los trasteros y refrigeradores pueden estar en un piso diferente al de la cocina, y por lo tanto se necesita un sistema que requiera que cada departamento y las cocinas requisieran alimentos del almacén o departamento de compras, al igual que un pequeño restaurante haría directamente desde el proveedor. En este modelo, el hotel compraría toda la comida y la mantendría en un área de almacenamiento central, y los departamentos individuales entonces “ordenarían” su comida en los almacenes.
Solicitudaciones
Para controlar el inventario y determinar los costos diarios del menú en una operación más grande, es necesario establecer un procedimiento de requisición donde cualquier cosa que se transfiera del almacenamiento a la cocina se haga mediante una solicitud por escrito. El formulario de solicitud debe incluir el nombre y la cantidad de los artículos que necesita la cocina. Estos formularios suelen tener espacio para que el empleado del almacén o quien maneje el inventario del almacén ingrese el precio unitario y el costo total de cada artículo solicitado (Figura 1).
En una operación que se ejecute de manera eficiente, los formularios de solicitud separados deben ser utilizados por el personal de servicio para reemplazar los suministros de mesa como azúcar, sal y pimienta. Sin embargo, a menudo el personal se resiste a usar formularios de requisición porque les resulta mucho más fácil y rápido simplemente ingresar al almacén y agarrar lo que se necesita, pero esta práctica no deja ningún registro y hace imposible el mantenimiento preciso de registros. Para reducir la posibilidad de que esto ocurra, el área de almacenamiento debe ser segura y solo unas pocas personas tengan derecho a ingresar a las habitaciones, congeladores de almacenamiento o refrigeradores de almacenamiento.
Figura 1: Formulario de Solicitud de Muestra
Fecha: _____________
Departamento: Food Service
| Cantidad | Descripción | Costo unitario | Costo Total |
|---|---|---|---|
| 6 latas #10 | Núcleo de maíz | ||
| 25 kg | Azúcar | ||
| 20 kg | Carne molida | ||
| 6 cada | Lomo de cerdo |
Cargar a:
Departamento de Catering
Andrews
Chef
La requisa no solo controla el inventario, sino que también puede ser utilizada para determinar el valor en dólares de los alimentos solicitados por cada departamento y así ser utilizada para determinar los gastos. En una operación más grande donde se puedan realizar compras a diferentes proveedores a diferentes precios, puede ser necesario etiquetar todos los productos básicos con sus costos y fecha de llegada. Los artículos caros como las carnes suelen etiquetarse con un formulario que contiene información sobre el peso, el costo por unidad (pieza, libra o kilogramo), la fecha de compra y el nombre del proveedor.
El precio de todos los artículos lleva mucho tiempo, pero ese tiempo pronto se recuperará cuando se llenen los formularios de solicitud o cuando se tenga que dar un valor monetario a las acciones. Además, tener precios en los bienes puede ayudar a recordar al personal que los desechos son costosos.
Registro de inventario
Existen dos métodos básicos de mantenimiento de registros para rastrear el inventario. El primero es hacer inventario perpetuo. Un inventario perpetuo es simplemente un saldo corriente de lo que está disponible. El inventario perpetuo se realiza mejor manteniendo registros de cada producto que está almacenado, como se muestra en la Figura 2.
Cuando se recibe más del producto, se registra el número de latas o artículos y se agrega al inventario que tenemos a mano; cuando se solicita parte del producto, se registra el número que sale y se reduce el saldo. Además, la forma de inventario perpetuo puede indicar cuándo se debe reordenar el producto (el punto de reorden) y qué cantidad del producto debería estar idealmente a mano en un momento dado (par stock).
En operaciones pequeñas, un inventario perpetuo generalmente solo se guarda para artículos caros ya que el tiempo (y costo) de mantener los registros puede ser sustancial.
El segundo sistema de mantenimiento de registros de inventario es tomar un inventario físico. Un inventario físico requiere que todos los artículos almacenados sean contados periódicamente. Para ser un control efectivo, el inventario físico debe realizarse al menos mensualmente. Los registros de inventario se mantienen en una hoja de cálculo o en otro sistema reservado para tal fin.
La hoja de inventario (Figura 3) puede enumerar los artículos alfabéticamente o en el orden en que aparecerán en las repisas de las áreas de almacenamiento.
Figura 3: Formulario de Inventario Físico
| Producto | Unidad | Contar | Precio unitario | Valor Total |
|---|---|---|---|---|
| Frijoles Lima | 6 #10 | 4 1/3 | $23.00 | $99.60 |
| Frijoles Verdes | 6 #10 | 3 5/6 | 28.95 | 110.98 |
| Harina | Bolsa de 25 kg | 3 | 14.85 | 44.55 |
| Arroz | Bolsa de 50 kg | 1 | 32.50 | 32.50 |
| Total | $593.68 |
Además de la cantidad de artículos, el inventario suele tener espacio para el costo unitario y el valor total de cada artículo almacenado. Los valores totales de los artículos se suman para dar el valor total en dólares del inventario. Esto también se conoce como extender el inventario. El valor total del inventario se conoce como inventario de cierre para el día en que se tomó el inventario. Esta cantidad también se utilizará como inventario de apertura para compararlo con el siguiente inventario físico. Si el inventario se toma el mismo día de cada mes, las cifras se pueden utilizar para determinar con precisión el costo mensual de los alimentos.
El inventario físico se utiliza para verificar la exactitud del inventario perpetuo. Por ejemplo, si se cuentan 15 solomitos enteros de carne durante un inventario físico, pero el inventario perpetuo sugiere que deben haber 20 solomitos a mano, entonces existe un problema de control y es necesario encontrar el motivo de la varianza.
Control de Inventario Computarizado
La mayoría de las personas hoy en día utilizan sistemas computarizados para calcular, rastrear y extender el inventario. Estos sistemas permiten que el restaurante tenga un control mucho más estricto y preciso sobre el inventario disponible y los costos de ese inventario. Tener acceso a información como el historial de pedidos y el mejor precio pagado es solo uno de los beneficios de estos sistemas. También pueden ayudar al comprador a predecir los niveles de demanda a lo largo del año. Estos programas en muchos casos también están integrados con el sistema de punto de venta (POS) utilizado para rastrear las ventas, e incluso pueden eliminar un artículo de una lista de inventario computarizado cuando el mesero registra la venta de cualquier elemento del menú en la terminal del restaurante. Es decir, si un cliente pide un plato de pollo del menú, todos los artículos requeridos para hacer una porción del pollo se descuentan del inventario. Esto proporciona a la administración un inventario perpetuo constante actualizado de la mayoría de los artículos de inventario.
Las operaciones más pequeñas utilizarán una aplicación de hoja de cálculo para administrar el inventario, por lo que también debe estar familiarizado con un programa como Microsoft Excel si es responsable de realizar pedidos e inventarios. La información requerida para que el programa haga los cálculos correctamente está disponible a partir de las facturas recibidas con sus suministros. Es decir, las cantidades y precios de los bienes que recibió más recientemente deben ser ingresados al programa de computadora ya sea por usted o por el comprador del restaurante. Estos precios y cantidades se utilizan automáticamente para calcular el costo de los bienes disponibles. Este proceso automatizado puede ahorrarle una enorme cantidad de tiempo y, si la información ingresada en la computadora es precisa, también puede ahorrarle dinero. En cualquier sistema de inventario, siempre existe la posibilidad de error, pero con la asistencia computarizada, este riesgo se minimiza.
Precios y Costos para Inventario Físico
El costo de los artículos comprados puede variar ampliamente entre pedidos. Por ejemplo, las latas de piña podrían costar 2.25 dólares la semana, 2.15 dólares la segunda semana y 2.60 dólares la semana más. Los reportes diarios de inventario reflejarán los cambios en el precio, pero a menos que se hayan marcado las latas individuales, es difícil decidir qué usar como costo en el formulario de inventario físico.
Hay varias formas diferentes de ver el costo del stock en los estantes si el costo real de cada artículo es difícil de determinar. Más comúnmente, el último precio pagado por el producto se utiliza para determinar el valor de las existencias disponibles. Por ejemplo, si la piña enlatada costó por última vez $2.60 la lata y hay 25 latas a mano, se supone que el valor total de la piña es de 65 dólares (25 x $2.60) aunque no todas las latas hayan sido compradas a $2.60 por lata.
Otro método de costeo supone que el stock ha rotado correctamente y se conoce como el sistema FIFO (primero en entrar primero en salir). Entonces, si los registros se han mantenido actualizados, es posible determinar con mayor precisión el valor de las existencias disponibles.
Aquí hay un ejemplo que muestra cómo funciona el sistema FIFO.
Ejemplo 10
El inventario diario muestra lo siguiente:
| Fecha | Número y valor de latas |
|---|---|
| Apertura de inventario, 1º del mes | 15 latas @ $2.15 = $32.25 |
| Recibido el 8 del mes | 24 latas @ $2.25 = $54.00 |
| Recibido en 15 del mes | 24 latas @ $2.15 — $51.60 |
| Recibido el 23 del mes | 12 latas @ $2.60 — $31.20 |
Si el stock ha rotado según FIFO, deberías haber utilizado todo el inventario de apertura, todo el producto recibido el día 8 y parte del producto recibido el día 15. Las 25 latas restantes deben consistir en las 12 latas recibidas el día 23 y 13 de las latas recibidas el día 15. El valor de estas latas es entonces
12 latas @ $2.60 = $31.20
13 latas @ $2.15 = $27.95
Total = 59,15$
Como puede ver, la elección del método de costeo puede tener un marcado efecto sobre el valor de las existencias disponibles. Siempre es recomendable utilizar el método que mejor refleje el costo real de los productos. Una vez que se adopta un método, el mismo método debe ser utilizado de manera consistente o los datos estadísticos generados serán inválidos.
Costo de Artículos Preparados o Procesados
Cuando esté construyendo sus formularios de inventario, asegúrese de calcular los costos de cualquier artículo procesado. Por ejemplo, las salsas y las existencias que elaboras a partir de materias primas deben costearse con precisión y registrarse en la hoja de cálculo junto con los productos comprados para que al contar su inventario pueda reflejar el valor de todos los suministros en las instalaciones que no se hayan vendido.
(Más adelante en este libro discutiremos más sobre el cálculo de los costos de los productos y los elementos del menú).
Rotación de Inventarios
Cuando se mantienen registros de inventario precisos, es posible utilizar los datos en los registros para determinar la tasa de rotación de inventario. La tasa de rotación de inventario muestra el número de veces en un periodo determinado (generalmente un mes) que el inventario se convierte en ingresos. Una rotación de inventario de 1.5 significa que el inventario gira aproximadamente 1.5 veces al mes, o 18 veces al año. En este caso, tendrías cerca de tres semanas de suministros en inventario en un momento dado (en realidad 2.88 semanas, que es 52 semanas ÷ 18). Generalmente, una rotación de inventario cada una a dos semanas (o dos a tres veces al mes) se considera normal.
Un método común utilizado para determinar la rotación de inventario es encontrar el inventario promedio de alimentos para un mes y dividirlo en el costo total de alimentos para el mismo mes. El costo total de los alimentos se calcula sumando las compras diarias de alimentos (que se encuentran en los informes diarios de recepción) al valor del inventario de alimentos a principios de mes y restando el valor del inventario de alimentos al final del mes.
Es decir,
inventario promedio de alimentos = (inventario inicial + inventario final) ÷ 2
costo de los alimentos = inventario inicial + compras − inventario final
rotación de inventario = (costo de los alimentos) ÷ (inventario promedio de alimentos)
Ejemplo 11
Un restaurante tiene un inventario inicial de $8000 y un inventario final de $8500. Los reportes diarios de recepción muestran que las compras del mes sumaron $12,000. Determinar el costo de los alimentos y la rotación de inventario.
Costo de los alimentos = $8000 + $12 000 − $8500 = $11 500
Inventario promedio de alimentos = ($8000 + $8500) ÷ 2 = $8250
Facturación de inventario = $11 500 ÷ $8250 = 1.4
La tasa de rotación en el ejemplo se consideraría baja y sugeriría que el negocio ha invertido demasiado dinero en inventario. Tener mucho inventario a mano puede generar deterioro, altos costos de capital, mayores requisitos de espacio de almacenamiento y otros costos.
Las tasas de rotación de inventario no son exactas, por algunas razones. Una es que en muchas operaciones de alimentos, los registros de inventario precisos generalmente se mantienen solo para artículos más caros. Otra es que el costo simple de los alimentos utilizado en el cálculo no refleja realmente el costo real de los alimentos. (Los costos de los alimentos se discuten en otro capítulo de este libro.) Además, no todo el inventario se entrega a la misma tasa. Por ejemplo, los perecederos se vuelven tan rápido como llegan mientras los productos enlatados se vuelven más lentamente.
A pesar de que las tasas de rotación no son exactas, sí dan a los gerentes al menos una idea aproximada de cuánto inventario tienen a mano.
Descripciones de las imágenes
Figura 2 Descripción de la imagen: Una muestra de formulario de inventario perpetuo para melocotones enlatados.
| Fecha | En | Fuera | Saldo |
|---|---|---|---|
| 16 de junio | Ninguno | 3 | 12 |
| 17 de junio | Ninguno | 3 | 9 |
| 18 de junio | 6 | Ninguno | 15 |
| 19 de junio | Ninguno | 2 | 13 |