3.4: Costos Mensuales de Alimentos
- Page ID
- 155590
Los costos mensuales de los alimentos se determinan tomando un inventario físico mensual del stock de alimentos, evaluando el inventario y luego ajustando la valoración para reflejar con mayor precisión el costo de los alimentos consumidos.
La fórmula básica para determinar el costo de los alimentos en un mes es:
costo de los alimentos = apertura de inventario + compras − cierre de inventario
Ejemplo 25: Cálculo del costo de los alimentos
Por ejemplo, si abrir el inventario es de $10 000 y las compras ascienden a $7500, y el inventario de cierre (que también es el inventario inicial para el próximo mes) es de $9000, entonces el costo básico de los alimentos es:
costo de los alimentos = apertura de inventario + compras − cierre de inventario
= $10 000 + $7500 − $9000
= $17 500 − $9000
= $8500
El valor del inventario es el componente crítico para derivar una cifra exacta de costos a partir de la fórmula básica dada anteriormente.
La información necesaria para evaluar con precisión el valor del inventario se obtiene a partir de reportes diarios de recepción (es decir, compras), tarjetas de inventario perpetuo (es decir, registros de inventario que indican lo que está en almacenamiento y qué suministros se han retirado del almacenamiento a petición de la cocina), y haciendo un inventario físico.
Ajustando (Créditos y Transferencias) la Evaluación de Costos de Alimentos
Algunos inventarios de alimentos se utilizan para fines distintos a la generación de ventas directas. Por ejemplo, si los empleados son alimentados o se les da un descuento significativo, el costo de los alimentos para estas comidas generalmente se resta del total encontrado por la fórmula de costo básico de alimentos. El costo de las comidas de los empleados no debe ignorarse, pero mejor podría considerarse un costo de mano de obra y no un verdadero costo de alimentos.
Los gastos promocionales también se restan del costo básico de la cifra de alimentos. Estos incluyen “2 por 1 especiales”, descuentos de cupones y otras promociones. La deducción realizada, recuerden, no es el precio del menú sino el costo real de los alimentos a la operación. Nuevamente, este gasto no puede ignorarse, sino que debe incluirse como un tipo diferente de gasto operativo.
En algunas operaciones de restaurantes y hoteles, la comida se traslada al bar donde se sirve como entremeses para promover la venta de bebidas alcohólicas. Esto es realmente un gasto del bar y no debe considerarse un gasto de cocina. El costo de los alimentos transferidos debe deducirse de la cifra de costo básico de los alimentos. Este costo se considera mejor como un gasto promocional a cargo de la barra.
Es posible que se tengan que hacer otros ajustes en el costo bruto de los alimentos, dependiendo de cómo opere el restaurante individual. Por ejemplo, en algunos casos, la cocina podría adquirir vino o licor de la barra para cocinar o flamear, y eso debería considerarse un costo de comida.
Ejemplo 26: Costo neto de los alimentos para una operación
En general, el costo neto de los alimentos para una operación se resume en la siguiente ecuación:
costo neto de alimentos = costo básico de alimentos − (costo de comida del empleado + gastos promocionales + costos de alimentos transferidos) + transferidos en costos de alimentos
Informe de costos de alimentos
A menudo, la gerencia requiere un informe mensual del costo de los alimentos. La forma básica del reporte del costo de los alimentos tiende a ser una comparación de los porcentajes de costo de los alimentos. Los porcentajes se utilizan en lugar del costo neto real de los alimentos, ya que dichos costos varían según las ventas. El costo porcentual de los alimentos tiende a mantenerse constante independientemente de las ventas.
Ejemplo 27: Porcentajes de costo de alimentos
Los porcentajes de costo de los alimentos se calculan utilizando la siguiente ecuación:
porcentaje de costo de alimentos = costo neto de alimentos ÷ venta de alimentos
Por ejemplo, si los costos netos de alimentos son $5500 y las ventas de alimentos fueron de $13 700, entonces porcentaje de costo de alimentos = costo neto de alimentos ÷ ventas de alimentos
= $5500 ÷ $13 700
= 0.401
= 40%
El reporte de costos de alimentos a menudo compara los resultados del mes actual con el porcentaje de costo de alimentos del mes anterior o el porcentaje de costo del mismo mes hace un año (Figura 14). La gerencia puede entonces decidir si los costos mensuales de los alimentos están bajo control.
Figura 14: Ventas mensuales comparativas
| Fecha | Costos de alimentos | Venta de Alimentos | Porcentaje de Costo de Alimentos |
|---|---|---|---|
| El mes pasado | $8000 | $32 000 | 25.0% |
| Mes anterior | $8500 | $30 000 | 28.3% |
| El mismo mes del año pasado | $9500 | $31 000 | 30.6% |
También se deben tomar en cuenta otros costos para entender adecuadamente hacia dónde va el dólar de ingresos por alimentos dentro de la operación. En algunos negocios de restauración, el desglose de gastos se registra en un reporte mensual de costos porcentuales en un formulario como se muestra en la Figura 15.
Figura 15: Informe de costos porcentuales
Año:
Mes:
| Monto | % | Observaciones | |
|---|---|---|---|
| Ventas totales | |||
| Costos de alimentos | |||
| Costo de mano de obra | |||
| Alquiler/Arrendamiento | |||
| Otros gastos de operación | |||
| Costo total | |||
| Beneficio |
Los porcentajes de costo se determinan dividiendo los costos individuales por las ventas totales. Cerca del inicio de cada mes, se completa la forma de costeo porcentual del mes anterior y se compara con los resultados de formularios anteriores.
Los costos de los alimentos se pueden analizar más a fondo investigando los costos y porcentaje del costo total de alimentos de categorías individuales de alimentos, como se muestra en el ejemplo de la Figura 16.
Figura 16: Reporte de análisis de costos de alimentos
| Artículo | Costo (Octubre) | % del Costo Total (Octubre) | Costo (Noviembre) | % del Costo Total (Noviembre) |
|---|---|---|---|---|
| Carne | $874.70 | 27.1% | $811.12 | 28.2% |
| Pescado | $264.67 | 8.2% | $184.08 | 6.4% |
| Avícolas | $390.55 | 12.1% | $330.77 | 11.5% |
| Lácteos | $532.56 | 16.5% | $440.07 | 15.3% |
| Huevos | $203.34 | 6.3% | $212.85 | 7.4% |
| Panadería | 129.11 | 4.0% | 143.82$ | 5.0% |
| Produce | 254.99 | 7.0% | $238.73 | 8.3% |
| Mercancías secas | $490.60 | 15.2% | $414.19 | 14.4% |
| Bebidas | $87.15 | 2.7% | $100.67 | 3.5% |
| Costo total | $3227.67 | 100% | 2876.30 | 100% |
| Ventas totales | $9143.50 | $8560.35 | ||
| Costo de los alimentos% | 35.3% | 33.6% |
Una línea importante en el gráfico que se muestra en la Figura 16 es la última, “% costo de los alimentos”. En el ejemplo, las ventas totales han bajado en noviembre, pero el porcentaje del costo de los alimentos también ha disminuido. Mientras los costos de mano de obra no hayan cambiado marcadamente a partir de octubre, los porcentajes de costo de alimentos sugieren que esta operación se adapta bien al cambio de ventas y probablemente se encuentre en una posición financiera fuerte a pesar de que la demanda está a la baja. Las ventas han caído 6.4%, pero los costos de los alimentos han disminuido 10.9%.
Describir los controles diarios de costos de alimentos
Un mes es mucho tiempo entre informes, particularmente si los informes son de naturaleza financiera y determinarán si la operación mantiene los costos bajo control. Si no se controlan los costos, es probable que el negocio fracase.
Los costos diarios de alimentos se calculan de la misma manera que los costos básicos mensuales de alimentos y los costos netos mensuales de alimentos. No obstante, el inventario utilizado es la cantidad real de dinero que se gasta diariamente en suministros directos o direcciones (es decir, suministros que se compran y utilizan ese día, como panes y productos lácteos en muchas operaciones) y el valor de las tiendas utilizadas (es decir, el valor de los materiales ya en mano que hayan sido solicitados y recibidos del área de almacenamiento).
Ejemplo 28: Costos básicos diarios de alimentos
Los costos básicos diarios de alimentos se pueden expresar como:
costos diarios de alimentos = costo de suministros directos + costo de tiendas
Los costos diarios de alimentos que se encuentran mediante el uso de la fórmula básica se pueden ajustar de la misma manera que el costo básico mensual de los alimentos. Es decir,
costos netos diarios de alimentos = costo diario de alimentos − (costos de comida del empleado + gastos promocionales + costos de alimentos transferidos) + transferidos en costos de alimentos
Registros de costos acumulados
La forma más fácil de hacer un seguimiento de los costos diarios de los alimentos es usar un formulario como el que se muestra en la Figura 17. En este formulario se puede ingresar el costo de los suministros directos, el costo de las tiendas, los costos totales actuales, el costo acumulado del mes, las ventas por día, las ventas acumuladas para el mes, los porcentajes de costos para el día y los porcentajes de costos para el mes. Tenga en cuenta que el formulario no toma en cuenta las transferencias.
Algunos sistemas POS tienen esta característica y se pueden usar para rastrear los costos diarios de los alimentos.
Figura 17: Registro diario de costos acumulados de alimentos
| Fecha | Tiendas | Dirige | Costo hoy | Costo hasta la fecha | Ventas Hoy | Ventas hasta la fecha | Costo% Hoy | Costo% hasta la fecha |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Cada mes se inicia un nuevo formulario. Nada se lleva adelante de mes a mes. Los totales de fin de mes deben estar cerca de las cifras obtenidas utilizando otros procedimientos mensuales de costo de alimentos, como los calculados después de hacer un inventario físico.
La información necesaria para completar el registro de costos de alimentos son los informes diarios de compra de alimentos para costos directos, copias de pedidos para tiendas y las cifras diarias de ventas.
En el siguiente ejemplo se explica cómo rellenar el formulario.
Ejemplo 29
El primer día del mes, se gastaron $35.00 en direcciones, $102.00 en tiendas, y las ventas totales fueron de $360.00. Al segundo día del mes, se gastaron 12.50 dólares en direcciones, $95.00 en tiendas, y las ventas fueron de $345.00. Al tercer día, se gastaron $30.00 en direcciones, 99.50 dólares en tiendas, y las ventas totales para el día fueron de 310.50 dólares.
- El primer día, se inserta la fecha.
- Al lado de la fecha en la Columna B se ingresa el costo de las tiendas.
- En la Columna C se ingresa el costo de las direcciones.
- En la Columna F se ingresan los días de ventas.
- La columna G es la misma que F o se deja en blanco.
- La columna H se determina dividiendo la columna D por la columna F.
- La Columna I está en blanco o tiene el mismo valor que la Columna H.
Las columnas A, B, C, D, F y H para el segundo día se rellenan con la información de costos y ventas dada. La Columna E es la suma del valor del día anterior en la Columna E y el valor de hoy en la Columna D. De igual manera, la Columna G es la suma de la Columna G del día anterior y la Columna F. El valor de la Columna I se determina dividiendo la Columna E por la Columna G.
Los costos y ventas del resto del mes se ingresan de la misma manera que en el segundo día. El resultado final se muestra en la Figura 18.
Figura 18: Registro diario de costos acumulados de alimentos
| A | B | C | D | E | F | G | H | I |
| Fecha | Tiendas | Dirige | Costo hoy | Costo hasta la fecha | Ventas Hoy | Ventas hasta la fecha | Costo% Hoy | Costo% hasta la fecha |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 10/1 | $102.00 | $35.00 | $137.00 | $137.00 | $360.00 | 38% | 38% | |
| 10/2 | $95.00 | $12.50 | $107.50 | $244.50 | $345.00 | $705.00 | 31% | 35% |
| 10/3 | $99.50 | $30.00 | $129.50 | $374.00 | $310.50 | $1015.50 | 42% | 37% |
El registro diario de costos acumulados de alimentos indicará rápidamente si los costos diarios de alimentos se están saliendo de control. Un solo día porcentual de mal costo de comida puede no ser nada de qué preocuparse ya que los suministros cobrados contra ese día pueden no haber sido completamente utilizados ese día. Por ejemplo, las direcciones podrían recibirse solo dos veces por semana y así en esos días, los costos se verán altos. Sin embargo, los direccionamientos podrían ser utilizados en un periodo de dos o tres días. Los cambios en el patrón de los porcentajes de costo pueden indicar problemas.
Informes diarios
El reporte diario suele ser una declaración simple que contiene los costos totales de los alimentos, las ventas totales de alimentos y los porcentajes de costos. El formulario puede contener otras columnas que indiquen totales acumulados o totales para el mismo día de hace un mes. En la Figura 19 se muestra una forma de muestra.
Figura 19: Reporte diario
Fecha: 10/3
| Hoy | Mes hasta la fecha | Año hasta la fecha | Último año hasta la fecha | |
|---|---|---|---|---|
| Costo de los alimentos | $129.50 | $2025 | $32 600 | $31 750 |
| Venta de alimentos | $310.50 | $4330 | $92 500 | $85 750 |
| Costo de los alimentos% | 42% | 38% | 35% | 37% |
Pequeñas variaciones se mostrarán en los reportes diarios y son de esperar. No obstante, si los cambios parecen formar parte de un patrón, los directivos que reciban los reportes diarios tendrán un tiempo máximo de alerta para remediar el posible problema.
Las causas de los sobrecostos porcentuales incluyen:
- Pesos cortos y conteos en entregas
- Residuos en la cocina
- Robo
- Mal control de recetas
- Costos inadecuados y precios de menú
- Mal uso de las sobras
En muchas operaciones de servicio de alimentos, los costos diarios de los alimentos se desglosan en los costos diarios de categorías individuales de alimentos crudos. Una forma típica se muestra en la Figura 20.
- Los valores de la línea “% deseado” son determinados por el restaurante analizando los porcentajes de costo diario de los alimentos de los grupos individuales de alimentos durante un periodo de tiempo. En el ejemplo, el total de estos porcentajes deseados es del 40%. Estos porcentajes se calculan dividiendo el costo de cada categoría de alimentos por el costo total de los alimentos.
- En la línea “Total hasta la fecha”, se determinan los porcentajes de costo de prueba para que los porcentajes de costo real de las categorías individuales puedan compararse con los porcentajes deseados. Si un área es excesivamente alta, entonces se debe hacer una investigación para determinar las causas.
Figura 20: Hoja de control diario de costos de alimentos
| Carne | Pescado | Avícolas | Lácteos | Huevos | Panadería | Produce | Mercancías Secas | Bebidas | Costo diario de los alimentos | Ventas Diarias | Costo Diario de Alimentos% | Costo de Alimentos Hasta la Fecha% | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| % deseado | 10% | 3.20% | 4.50% | 6.00% | 2.50% | 2.10% | 3.20% | 6.50% | 2.00% | 40% | |||
| Oct 1 | 67,15 | $22.38 | $28.54 | 27,95 | $11.19 | $12.87 | $14.50 | $28.50 | 11.75 | $224.83 | $468.40 | 48% | |
| Oct 2 | $61.12 | $26.74 | $30.56 | $45.84 | $16.04 | $17.57 | $26.74 | $57.3 | $13.75 | 295.66 | $721.12 | 41% | |
| Oct 3 | 42.03 | 15.75 | 21.54 | 36.78 | 13.1 | 18.76 | 18.39 | 37.3 | 6.5 | 210.15 | 550.13 | 38% | |
| Oct 4 | 85.39 | 25.17 | 32.6 | 5.03 | 23.25 | 23.45 | 27.95 | 32.15 | 15.53 | 310.52 | 889.49 | 35% | |
| Oct 5 | |||||||||||||
| Total hasta la fecha | $255.69 | $90.04 | 113.24 | 115.60 | $63.58 | $72.65 | $87.58 | $155.25 | 47,53$ | $1041.16 | $2629.14 | 40% | |
| Por ciento hasta la fecha | 9.73% | 3.42% | 4.31% | 4.40% | 2.42% | 2.76% | 3.33% | 5.90% | 1.81% | ||||
| Varianza | − 0.27% | 0.22% | − 0.19% | − 1.60% | − 0.08% | 0.66% | 0.13% | − 0.60% | − 0.19% | 0% |
Llave para llevar
La gestión de los costos de los alimentos es uno de los aspectos más críticos para ejecutar una operación exitosa de servicio de alimentos. Tener procedimientos y herramientas para rastrear las ventas y los costos ayuda a identificar cualquier posible problema y crear la oportunidad de remediar el problema antes de que se salga de control.