4.2: Factores que afectan el desempeño laboral

Además de una buena gestión de los recursos humanos, otros factores influyen en la cantidad de mano de obra requerida. Estos factores incluyen:

• Elementos del menú
• Uso de alimentos de conveniencia
• Tipo de servicio
• Cantidad de comidas y número de periodos de comida
• Disposición y diseño de instalaciones y equipos de producción
• Ambiente de trabajo y número de horas trabajadas

Elementos del Menú

La cantidad y complejidad de los elementos del menú afecta las horas de producción necesarias. Si tienes un menú con muchos artículos que requieren técnicas de producción difíciles, necesitarás más tiempo de preparación por artículo. Si tu menú consta de un número limitado de elementos que requieren una preparación mínima, necesitarás menos tiempo.

Uso de Alimentos Convenientes

Los alimentos preparados en el lugar requieren más preparación que los elementos similares del menú elaborados con alimentos de conveniencia, como carnes o postres pre-racionales. Puedes reducir tus costos de mano de obra usando alimentos de conveniencia. Sin embargo, debes considerar otros dos factores: los alimentos de conveniencia pueden aumentar tus costos de alimentos y pueden afectar la calidad de tu producto.

El segundo factor —que afecta la calidad del producto— no siempre es evidente. Los alimentos de conveniencia elaborados con ingredientes de alta calidad y preparados exactamente como lo recomienda el fabricante pueden proporcionar porciones uniformes de muy buena calidad.

Tipo de Servicio

Un restaurante con platillos complejos con múltiples componentes requerirá más mano de obra que una operación estilo cafetería o un restaurante de comida rápida. Además, un restaurante que requiera un mayor nivel de habilidad para preparar platillos complejos requerirá personal más experimentado, lo que a su vez significa salarios más altos.

Cantidad de Comidas y Número de Períodos de Comida

El volumen de negocios afectará la cantidad de mano de obra requerida. Cada restaurante tendrá un nivel mínimo de personal sin el cual no puede operar. Si atiende a menos personas de las que este nivel mínimo de personal puede manejar, los costos laborales serán muy altos.

El número de períodos de comida puede afectar la productividad del restaurante si diferentes menús para cada período requieren tiempo de configuración y desarmado. Además, los diferentes menús generalmente significarán un mayor número de elementos del menú, afectando también la mano de obra.

Maquetación y Diseño de Instalaciones y Equipos de Producción

Las cocinas de los restaurantes a menudo se diseñan al final, después de que se haya diseñado toda la zona de asientos Como resultado, el espacio puede ser incómodo e ineficientemente diseñado. Para trabajar de manera eficiente, todas las superficies de trabajo y áreas de almacenamiento necesarias para producir un artículo deben ubicarse juntas, como se muestra en la Figura 27. Esto incluye almacenamiento en seco, almacenamiento refrigerado, congeladores, almacenamiento para platos y cristalería, mostradores de trabajo, parrillas, freidoras y hornos.

Figura 27: El diseño de la cocina puede afectar la productividad

Un diseño deficiente de la cocina puede limitar el número de personas que pueden trabajar de manera eficiente. Puede requerir viajes que consumen mucho tiempo a áreas de almacenamiento distantes para obtener alimentos o platillos. Si el diseño de la cocina está demasiado extendido, el personal mínimo necesario para operar cada estación puede aumentar. Por ejemplo, si una estación de preparación de ensaladas se encuentra lejos de la cocina principal, es posible que necesite una persona de preparación de ensaladas incluso cuando el restaurante no esté ocupado.

Los equipos de producción como peladoras mecánicas, picadoras y mezcladoras pueden reducir la cantidad de tiempo dedicado a realizar estas tareas. La clave para seleccionar el diseño de la instalación y el equipo adecuados es hacer coincidir estos parámetros con el volumen esperado de negocio. Por ejemplo, si compra una mezcladora demasiado grande para el volumen de negocio, el trabajo involucrado en la limpieza de la máquina después de su uso no garantizará el gasto extra de comprar el equipo. Por otro lado, una batidora demasiado pequeña reducirá la eficiencia ya que no podrá mezclar las cantidades necesarias en un solo lote.

Del mismo modo, si el diseño de su cocina es muy compacto, es posible que pueda funcionar de manera eficiente con un solo cocinero. Sin embargo, es posible que no pueda satisfacer las demandas de un alto volumen de ventas porque la cocina es demasiado pequeña para acomodar a más de un par de empleados.

Ambiente de Trabajo y Número de Horas Trabajadas

Un ambiente caluroso, húmedo y ruidoso reduce la comodidad y aumenta el estrés y puede afectar negativamente el rendimiento. Las largas horas y el trabajo duro sin descansos razonables pueden llevar a una productividad reducida. Lo mismo es cierto si no tienes personal. No tener suficiente personal significa que todos los demás tienen que trabajar más duro o durante más horas, lo que resulta en un personal cansado y una productividad reducida.

Estándares de productividad

Un primer paso para determinar las necesidades de personal es establecer estándares de productividad. Estas normas deben tomar en cuenta la cantidad de tiempo necesario para producir alimentos de la calidad requerida. Los estándares se basan en procedimientos dictados por recetas estándar.

Los estándares de productividad se miden en dólares del trabajo u horas de trabajo. Los dólares del trabajo miden la productividad en términos del número de dólares que deben pagarse en mano de obra para generar ciertos ingresos. La ventaja de este enfoque es que los presupuestos y estados financieros también se expresan en dólares por lo que se pueden hacer comparaciones fácilmente. Sin embargo, puede llevar mucho tiempo calcular los dólares del trabajo dados diferentes escalas salariales y salariales. Las horas de trabajo aún deben calcularse porque el número de horas determina los salarios.

Las horas de trabajo indican el número de horas de trabajo necesarias para producir un determinado número de comidas o generar cierta cantidad de ingresos por ventas. Cuando usas horas de trabajo como estándar, el cálculo requiere menos tiempo. Además, algunas tareas simples pueden tardar la misma cantidad de tiempo en completarse, ya sea que sean realizadas por un chef o un lavaplatos.

Determinación de Requerimientos

El estándar de productividad se determina comparando el número de horas de trabajo programadas con las comidas servidas o con los ingresos generados por las ventas. Se puede producir por departamento, por turno, por posición, o por posición y turno. Estándares más detallados facilitan la identificación de áreas problemáticas y tomar medidas correctivas. El más detallado es preparar estándares de productividad por posición y turno. Esto le permite examinar la eficiencia de cada miembro del personal.

Tiene sentido mirar cada posición y turno. Por ejemplo, un cocinero de desayuno que trabaje con un menú de desayuno limitado y elementos fáciles de preparar puede producir muchas más comidas en una hora que el cocinero en su turno de noche que tiene una gran cantidad de elementos del menú con una preparación más elaborada necesaria. Generalmente, se necesitan más servidores que cocineros para un número determinado de comidas. Es posible que se requieran menos lavavajillas. Si solo se desarrolla una sola norma laboral para el restaurante, será más difícil identificar problemas con los costos de mano de obra.

Guía de Staffing

Una guía de personal le dice al gerente cuántas horas de trabajo se necesitan para cada puesto y turno para producir y servir un número determinado de comidas en el restaurante dado. Incorpora los estándares de productividad. Le dice a los gerentes qué número de horas de trabajo se necesitan para el volumen de negocio pronosticado para un período de comida determinado. Las horas de trabajo se pueden convertir en dólares de trabajo para establecer costos laborales estándar.

La guía de dotación de personal sirve como una herramienta para planificar horarios de trabajo y controlar los costos laborales. Las horas de trabajo en la guía se pueden convertir en dólares de trabajo y costos laborales estándar multiplicando las horas de trabajo para cada puesto por la escala salarial para ese puesto. La guía de dotación de personal debe basarse en el desempeño de buenos empleados. Al programar nuevos empleados que no hayan completado un periodo de capacitación de orientación, se tendrán que hacer asignaciones para su menor productividad.

Esta forma de guía de dotación de personal es mucho más útil que las pautas de la industria que no toman en cuenta los factores específicos que afectan la productividad en su lugar de trabajo. Todavía puede ser útil comparar su guía de personal con otras propiedades para evaluar qué tan competitivo es usted.

Se muestra un ejemplo de una guía de dotación de personal en la Figura 28. Tenga en cuenta que la guía de dotación de personal muestra el número mínimo de personal por periodo pico de servicio.

Figura 28: Guía de dotación de personal

Figura 28: Guía de dotación de personal

Tipo de Restaurante	Servidores	Bus Personas	Chef o Segundo Chef	Cocineros	Lavavajillas	Anfitriones
Cafetería	1 por 25 asientos	1 por 5 servidores	1 por turno	2 por 65 comidas	1 por cada 100 comidas	1 por 10 servidores
Comedor casual	1 por 20 asientos	1 por 4 servidores	1 por turno	2 por 50 comidas	1 por 65 comidas	1 por 8 servidores
Comedor formal	1 por 15 asientos	1 por 2 servidores	1 por turno	2 por 40 comidas	1 por 65 comidas	1 por 4 servidores

Costos Laborales Fijos

Un factor que debe tenerse en cuenta antes de elaborar una guía de dotación de personal son los costos fijos. Los costos fijos se refieren a los costos de funcionamiento de la operación que no varían dependiendo del volumen del negocio. Para muchos negocios, el costo del edificio, la calefacción, la iluminación, los seguros y otros costos similares son fijos. No cambian si el restaurante está ocupado o medio vacío. De hecho, continúan incluso cuando el restaurante está cerrado.

Algunos costos de mano de obra también son fijos. Si un restaurante tiene empleados asalariados, estos costos son fijos y no cambian dependiendo del volumen de negocio. El negocio debe pagar el salario de estos empleados, aunque el restaurante no esté ocupado. En la mayoría de los restaurantes, los puestos directivos, incluyendo el chef y los sous-chefs, son empleados asalariados.

Costos Laborales Variables

También deben contabilizarse los costos variables. Los costos variables son costos que cambian en función del volumen del negocio. Los costos de los alimentos son el ejemplo más obvio de costos variables. Siempre que el restaurante no haya sobreabastecido los alimentos, los costos de los alimentos aumentarán en correlación directa con el volumen de negocios. Las horas de trabajo por encima de los niveles de personal asalariado también son costos variables. A medida que aumente el volumen de negocios, los costos laborales por hora aumentarán proporcionalmente.

Periodos pico

Cuando la guía de dotación de personal se utiliza para desarrollar un horario de personal, el supervisor debe considerar los períodos pico. Por ejemplo, si el volumen alcanza las 150 comidas, es posible que se necesiten 10.5 horas de trabajo en la cocina. Un análisis de ventas muestra que el periodo más ocupado es entre las 6 p.m. y las 9 p.m. El supervisor podría agendar a los cocineros para que el primer cocinero entre de 4:00 p.m. a 9:30 p.m. y el segundo cocinero entre de 6:00 p.m. a 11:00 p.m. Esto aseguraría que hay dos cocineros disponibles para preparar comidas durante todo el periodo de mayor actividad.

Personal de Programación

La programación del personal se basa en las horas de trabajo necesarias para cumplir con el volumen de ventas proyectado. El supervisor también necesita vigilar los dólares del trabajo al considerar si se podría programar el personal con una escala salarial más baja. Por ejemplo, en días festivos u otros momentos en los que se deben pagar las tarifas de horas extras, sería menos costoso traer a un nuevo empleado que no sea elegible para el pago legal de vacaciones. Otros factores a considerar al elaborar horarios incluyen los siguientes:

• Los horarios de trabajo escalonados se pueden utilizar para satisfacer la demanda durante los períodos pico sin incurrir en costos laborales adicionales durante todo el turno.
• El personal de medio tiempo puede ser utilizado para trabajar turnos cortos de cuatro o cinco horas para reducir los costos generales de mano de obra.
• El personal de tiempo completo generalmente se utiliza para cubrir todos los puestos administrativos clave; a veces los puestos de tiempo completo pueden consistir en una combinación de tareas de supervisión y de primera línea para formar un trabajo de tiempo completo.
• Los empleados temporales pueden ser utilizados para satisfacer las necesidades laborales que son de naturaleza temporal, como banquetes, enfermedades de los empleados o alivio de vacaciones.
• Deben tenerse presentes consideraciones jurídicas como los requisitos de la Ley de Normas de Empleo y disposiciones del convenio colectivo.
• Se deben tener en cuenta las capacidades del personal; algunos empleados pueden prosperar en una cena estresante mientras que otros se desempeñan bien en situaciones menos estresantes. Algunos empleados pueden tener habilidades adicionales (por ejemplo, hosting, bartending), que se pueden usar de manera efectiva cuando el volumen de ventas es bajo si los convenios colectivos o las políticas del personal lo permiten.
• Las preferencias de los empleados también deben contabilizarse en el horario. Deben existir políticas para solicitar preferencias de turno o intercambiar turnos entre los miembros del personal.

No importa lo bien que hayas planeado el horario, pueden surgir problemas. Un miembro del personal puede llamar enfermo o no presentarse sin previo aviso. El volumen de ventas puede ser menor o mayor de lo previsto. Debes tener planes de contingencia para hacer frente a estos problemas. Podrías tener un miembro del personal (o un empleado ocasional) de guardia en caso de que sea necesario. También hay que conocer las capacidades de su personal. En una noche en la que en su mayoría tiene servidores y cocineros experimentados y capaces que pueden manejar situaciones estresantes, es posible que pueda arreglárselas con un personal menos de lo que pide su guía de personal.

Cuando la demanda es menor de lo esperado, debes saber qué limitaciones hay para enviar al personal a casa temprano, sin dejar de mantener el personal mínimo necesario para permanecer abierto. Por supuesto, debes cumplir con los convenios colectivos y toda la legislación que afecte tu lugar de trabajo. Si entiendes bien los convenios y la Ley de Normas Laborales, sabrás qué flexibilidad tienes para ajustarte a las situaciones que se presentan en el ámbito laboral.

Mantenerse dentro del Costo Laboral Presupuestado

Se puede utilizar una comparación de los costos laborales reales con los presupuestados para planificar gastos futuros. Si tus costos laborales son más altos de lo deseado, necesitas encontrar formas de reducirlos. Un método para analizar los costos laborales es observar el porcentaje de costo laboral real y presupuestado. El porcentaje de costo laboral proyectado se calcula dividiendo los dólares de la mano de obra por el volumen de ventas proyectado. El porcentaje de costos laborales reales son los dólares de trabajo reales gastados en un período de tiempo determinado dividido por el volumen real de ventas.

Ejemplo 36

Un pequeño restaurante tiene las horas de trabajo estándar y las tarifas de pago que se muestran en la Figura 29.

Figura 29: Planeación laboral y hoja de costos

Posición	Horario de Trabajo para 50 Comidas	Horario de Trabajo para 75 Comidas	Horas de Trabajo para 100 Comidas	Tarifa por Hora (inc. beneficios)
Servidor de comida	8.5	12.5	16	$9.85
Persona de autobús	6.5	6.5	9	$10.95
Cocinero	7	10	14	$16.50
Steward	6.5	6.5	9	$12.00
Anfitrión	0	0	4	$10.25

Con base en cifras de ventas anteriores para un martes por la noche, el gerente esperaba 77 clientes en una noche de martes en particular. El ingreso proyectado para esta tarde fue de 1500.25 dólares. El gerente desarrolló un horario de personal basado en las horas de trabajo para 75 comidas. Los dólares del trabajo se calcularon multiplicando las horas programadas para cada puesto por la tarifa horaria. El costo total de la mano de obra para la noche fue de 437,30 dólares. El porcentaje de costo laboral proyectado fue:

$437.30 ÷ $1500.25 × 100 = 29.1%

En esta noche, las ventas bajaron. A pesar de que se atendieron 76 clientes, muy cerca del número esperado, el tamaño promedio del cheque fue menor. Solo se vendieron $1425.95 en artículos del menú. El porcentaje de costo laboral real fue:

$437.30 ÷ $1425.95 × 100 = 30.7%

Una de las mejores maneras de mejorar la productividad es revisar y revisar continuamente los estándares de desempeño. Utilice el proceso de resolución de problemas para identificar el problema, generar alternativas, evaluar las alternativas, elegir las mejores ideas e implementarlas. Algunas preguntas que podrías hacerte son:

• ¿Se puede eliminar una tarea en particular?
• ¿Se necesita capacitación para mejorar las habilidades del personal?
• ¿Se puede reasignar una tarea a una persona que no esté tan ocupada (por ejemplo, podría el lavavajillas ayudar con la preparación previa de los artículos al principio del turno)?
• ¿Se pueden utilizar los períodos lentos de manera más efectiva para prepararse para tiempos de alto volumen?
• ¿Es necesario simplificar el menú?
• ¿Los cambios de menú o volumen requieren cambios en el diseño de las instalaciones?
• ¿Los artículos de conveniencia reducirían costos sin reducir la calidad requerida?
• ¿Las actividades de otra parte de la operación están afectando el desempeño de este departamento (por ejemplo, el departamento de catering ha abierto una nueva sala de conferencias a cierta distancia de la cocina que requiere servicio de comida)?
• ¿Ha habido cambios en el volumen y las horas pico que deben considerarse?

Después de considerar todos estos factores, es posible que aún no pueda reducir sus costos laborales. Es posible que tengas que subir los precios de tus menús para mejorar la rentabilidad de tu operación. Por supuesto, debes considerar el precio que llevará el mercado y los precios cobrados por tus competidores antes de tomar tal acción.

A menudo es útil observar tanto sus costos de alimentos como los costos de mano de obra a la hora de decidir si es necesario un aumento de precios. Si tus costos de mano de obra son un poco más altos de lo previsto y tus costos de comida son más bajos, puede que no haya ningún problema. Algunas empresas utilizan una cifra de 70% a 80% como objetivo para la suma de los costos laborales y alimentarios. Otra estrategia es tener menores márgenes de contribución, pero incrementar tu volumen. Esto tiene sentido porque cuanto más volumen tenga, más dinero se aporta para cubrir sus costos fijos de hacer negocios.

Análisis de Desempeño de Posición

Los estándares de productividad se desarrollan considerando las horas de trabajo necesarias para realizar las tareas asignadas. Durante un periodo de observación designado, se pide a los empleados que realicen sus trabajos, apegándose cuidadosamente a todas las políticas y procedimientos establecidos. Se observan cuidadosamente para garantizar su cumplimiento. Por ejemplo, se esperaría que los cocineros siguieran todas las recetas estándar, tomaran descansos programados y cumplieran con los estándares de calidad requeridos. Este proceso de análisis de productividad se denomina análisis de desempeño de posición.

El empleado es observado en varios turnos. Al término de cada turno, el supervisor completa un reporte, como se muestra en la Figura 30, que indica el nombre del empleado observado, el periodo de comidas considerado, el número de comidas preparadas, el número de horas trabajadas y el número de invitados por hora laboral. El supervisor también registra comentarios sobre flujo de trabajo, adecuación del servicio, problemas que surgieron, etc.

Figura 30: Análisis del desempeño de la posición

Posición:

Nombre del empleado:

Turno
Fecha	5 de abril	abril 6	abril 7	abril 8
Cantidad de comidas servidas
Número de horas trabajadas
Número de comidas por hora de trabajo
Comentarios del supervisor
Comentarios generales

Comidas recomendadas por hora de trabajo para este puesto: 30

Reseña de desempeño por: Gerente de restaurante

Herramientas como esta pueden ayudarte a identificar la productividad de cada miembro del personal. Quizás un cocinero sea capaz de producir 40 comidas con el mismo estándar en el tiempo que le toma a otro cocinero producir 30. El primer cocinero es más productivo, y por lo tanto una mejor opción para programar en las noches más concurridas. También puede utilizar este análisis para establecer metas e identificar opciones de desarrollo.

Con todo, los costos de alimentos y mano de obra constituyen la mayor parte de los costos en el manejo de una cocina exitosa. Tener una sólida comprensión de ambos y cómo administrarlos será clave para llevar a cabo una operación exitosa de servicio de alimentos, ya sea un camión de comida o un hotel importante.