16.5: Equipo y suministros

Los principales elementos de equipo y reactivos requeridos deben especificarse en el protocolo de estudio. La elección de qué equipo técnico comprar debe estar influenciada por lo que han utilizado los investigadores u otras personas en el campo y si se ha encontrado que produce resultados válidos y es confiable en los contextos específicos de campo requeridos (y esto incluirá arreglos de servicio). Los requisitos de energía de los equipos electrónicos deben considerarse antes de la compra. Es posible que sea necesario reservar algunos equipos y suministros desde el extranjero, ya que es posible que no estén disponibles localmente, por lo que es posible que se requiera una planeación previa considerable. Esto es probable que sea particularmente relevante para los equipos e insumos clínicos y de laboratorio (ver Capítulo 17). Puede ser importante ordenar un suministro básico de refacciones al mismo tiempo que ordenar el equipo, si la disponibilidad local está en duda. La compra de equipo y suministros a nivel local puede estar abierta a muchos tipos de fraude (ver Capítulo 18), y se deben tomar medidas para garantizar no sólo que se obtenga un precio justo, sino también que los bienes sean genuinos y de alta calidad.

El manual de campo deberá incluir listas de todo el equipo requerido para cada uno de los procedimientos de prueba (por ejemplo, tarjetas de registro, cuestionarios, agujas y jeringas, insumos de laboratorio) y para el apoyo de esos procedimientos (por ejemplo, vehículos, archivadores y archivos, bancos, mamparas, carpas). Proporcionar “listas de empaque” a los miembros individuales del equipo y verificar que tengan todos los artículos en su lista antes de salir de la sede cada día puede reducir el número de solicitudes del campo de suministros adicionales. Es necesario poner en marcha sistemas para garantizar que se lleve a cabo el mantenimiento y control de calidad de los equipos, de acuerdo con un cronograma estándar. Algunos equipos de laboratorio necesitarán estandarización, validación, servicio y revalidación (ver Capítulo 17).

La provisión para el transporte es esencial en la mayoría de los PIM. Uno de los artículos de equipo más caros son los vehículos de prueba, por lo que la decisión de comprarlos o contratarlos, y, en caso de comprar, ya sea comprar nuevos o de segunda mano, requiere una cuidadosa consideración y comparaciones de precios. Los temas clave no son solo la capacidad, el precio de compra o el precio de alquiler diario, sino también el consumo de combustible, el tipo de combustible y su disponibilidad y precio local, y el mantenimiento y confiabilidad del vehículo. Es una falsa economía comprar un vehículo más barato si es más propenso a averiarse, perder días de trabajo, mientras se repara o se excava del lodo. También es importante verificar si la agencia de financiamiento impone restricciones sobre qué vehículos se pueden comprar o cómo deben desecharse los vehículos al final del juicio.

El transporte de personas y equipos requerirá una planeación cuidadosa. Se debe permitir tiempo extra para posibles contratiempos. Si es posible, el transporte de respaldo debe estar disponible en caso de emergencias. El mantenimiento de los vehículos y la estrecha supervisión de su uso son esenciales. El control y la disciplina del uso del vehículo son factores clave en la realización de casi todos los ensayos de campo. Pueden surgir problemas particulares si al personal de campo se le expiden vehículos (por ejemplo, motocicletas) que guardan en su casa, en lugar de regresar diariamente a un lugar central de estacionamiento. Al pasar la noche en el campo, todos los vehículos deben estacionarse durante la noche en un sitio seguro, como la casa de huéspedes o el hotel donde se hospeda el equipo donde hay un guardia de seguridad. En caso de ser necesario, se deberá contratar a un guardia para tal efecto.

También se debe tener mucho cuidado en la contratación de conductores, y se debe incluir un examen práctico de manejo que incluya una sección que imite condiciones difíciles de campo. Es importante recordar que tener un conductor bueno y seguro no sólo podría ahorrar un tiempo considerable perdido a través de averías o quedar atrapado en el barro, sino que también podría salvar la vida de los miembros del equipo de campo. Vinculado a esto, reglas estrictas en cuanto a quién puede y quién no puede conducir los vehículos de prueba y para qué fines deben especificarse y hacerse cumplir.

El mantenimiento, el suministro de combustible y el uso de vehículos para fines distintos de aquellos para los que estaban destinados pueden plantear problemas sustanciales. El monitoreo cuidadoso del consumo de combustible vehicular es esencial, ya que no es raro que los conductores complementen sus ingresos a través del fraude de combustible. Los trucos comunes incluyen tener un acuerdo con el proveedor de combustible de que el recibo mostrará un volumen de combustible mayor al que realmente se le da, desvíe el combustible, o el uso no autorizado del vehículo (por ejemplo, como taxi). Aunque cada robo de este tipo solo le cuesta al proyecto una cantidad relativamente pequeña, el combustible a menudo representa una proporción sustancial de los costos recurrentes no relacionados con el personal de una prueba de campo, y las pérdidas pueden sumar rápidamente una cantidad considerable. Además de que cada vehículo tenga un cuaderno de bitácora con cada viaje que requiera autorización firmada por un miembro superior del personal, otras técnicas útiles para minimizar el fraude de combustible es asignar cada vehículo a un solo conductor, con verificaciones de consumo previo de combustible realizadas cada vez que el vehículo pasa de un conductor a otro, y verificaciones regulares del consumo de combustible, siendo el registro de tanque lleno a tanque lleno.

Tampoco es infrecuente el intercambio ilícito de piezas de vehículos por parte de mecánicos de vehículos, ya sea con o sin el conocimiento del conductor. Nuevamente, esto se puede minimizar seleccionando un garaje de buena reputación y, si es necesario, marcando las partes clave del vehículo. El robo de vehículos puede poner en peligro un juicio de campo, por lo que, cuando sea posible, es muy importante colocar los vehículos con un dispositivo de rastreo satelital, un inmovilizador y un dispositivo de bloqueo de marcha.

De todos los vehículos, las motos son las más peligrosas. A menudo son conducidos por trabajadores de campo que son hombres jóvenes que disfrutan del estatus que les da la motocicleta y pueden ser propensos a presumir. Un monitoreo muy estricto de su uso es esencial. Todas las reglas dadas anteriormente deben aplicarse a la motocicleta, así como a otros vehículos de prueba, además de que todos los usuarios de motociclistas (conductores y sus pasajeros) siempre deben usar un casco integral. Las motocicletas son menos estables, particularmente en condiciones fangosas o arenosas, cuando transportan dos (¡o más!) personas, en lugar de una, por lo que esto debe evitarse, siempre que sea posible.

La pérdida de otras tiendas y suministros también puede ser un problema importante, particularmente debido al robo. Se debe designar a un miembro del personal de la base de prueba para que sea el único responsable de todas las tiendas, el mantenimiento de inventarios y la emisión de artículos. Cada artículo emitido debe ser firmado por un miembro del equipo individual que también se debe esperar que firme el libro de inventario de la tienda al devolver el artículo. Se debe desalentar el traslado de equipo entre los integrantes del equipo en el campo y, en su caso, debe ir acompañado de documentación firmada por ambos miembros del equipo. Se debe proporcionar al personal un SOP para el equipo, que incluye instrucciones sobre el uso correcto, almacenamiento, mantenimiento y carga del equipo. El personal necesita saber qué hacer cuando se pierde o se roba el equipo o deja de funcionar correctamente. Es recomendable dotar a los equipos de campo con equipos de respaldo adicionales. Si esto no es posible, como para equipos de laboratorio grandes o costosos, deberían estar en marcha planes para hacer frente rápidamente a las averías.