17.3:Etiquetado y almacenamiento

3.1 Etiquetado

El etiquetado adecuado de las muestras es esencial. El esquema de etiquetado debe ser lo más simple posible, congruente con los objetivos del estudio, y debe tener debidamente en cuenta el tamaño de los contenedores y cómo se manejarán, transferirán y almacenarán los especímenes. En la mayoría de los casos, las etiquetas preimpresas autoadhesivas generadas por computadora, con los números de identificación o código individuales duplicados en las hojas de datos, pueden acelerar el procesamiento. Además, las etiquetas en una variedad de materiales adecuados para diferentes condiciones de almacenamiento, y con cada número duplicado varias veces, están disponibles comercialmente. Los códigos de barras para contenedores de muestras que pueden ser leídos automáticamente por lectores de códigos de barras también están disponibles comercialmente.

La información registrada en una etiqueta variará, según requisitos particulares. Puede incluir un número de identificación único asignado a un participante del estudio, el cual se utiliza durante el procesamiento de laboratorio y que puede vincularse de nuevo a un individuo por referencia a los registros conservados en el momento en que se tomó la muestra. En algunas circunstancias, será apropiado incluir en el sello un registro de la fecha de recolección, el tipo de ejemplar, si no es evidente, y posiblemente la ubicación (por ejemplo, nombre del pueblo). Los nombres individuales también pueden estar registrados en la etiqueta, pero esto puede crear problemas de cegamiento y confidencialidad, y a menudo los nombres no son un identificador único, ya que varios individuos pueden tener el mismo nombre.

Por lo general, los contenedores deben etiquetarse con rotuladores impermeables (pero vea el artículo 1 en la Caja 17.2), escribiendo directamente en el área de etiquetado del recipiente o en etiquetas adhesivas adheridas al contenedor. Si el contenedor tiene una tapa, la marca debe estar en el cuerpo del contenedor (y posiblemente también en la tapa, pero nunca solo en la tapa). Para tubos micro o capilares más pequeños, una etiqueta adhesiva con la información de identificación en ella puede envolverse alrededor de un recipiente con los dos extremos unidos, de tal manera que sobresalgan (a veces conocido como 'bandera'). Las banderas se pueden escribir con un rotulador impermeable, y los tubos se pueden almacenar en sobres etiquetados, ya que se recogen en el campo.

Si los tubos más pequeños se almacenan en cajas que son demasiado grandes para ellos, el personal debe tener cuidado de registrar y mantener la numeración correcta y no invertir o inclinar la caja, para que puedan caerse y moverse en la caja. Empaque con algodón ayudará a mantener los tubos en su lugar en una caja, y se puede usar cinta adhesiva para asegurar la tapa.

El papel de filtro se puede escribir directamente o sobre el anillo protector de cartón.

No es posible recomendar una sola forma estandarizada de etiquetado para diferentes recipientes de muestra que sea apropiada en todas las circunstancias. Será necesario en un estudio particular establecer, a través de pruebas de campo, un método que garantice la confiabilidad del etiquetado desde el momento en que se recolecta primero la muestra, pasando por el transporte, procesamiento, análisis y almacenamiento. El uso de conjuntos de etiquetas con series de números idénticos en ellas, para codificar muestras y formularios de registro asociados, reduce las posibilidades de errores de etiquetado.

Algunas advertencias sobre etiquetado y almacenamiento se dan en el Recuadro 17.2.

Recuadro 17.2 Algunas advertencias sobre el etiquetado y almacenamiento de especímenes

1. Si la cadena de frío de transporte incluye una etapa en la que las muestras se congelan en mezclas de sal y alcohol, nunca use rotuladores (incluso los impermeables). Siempre use normalmente lápices o etiquetas preimpresas altamente adhesivas.
2. Los números y letras escritos deben estar en forma clara y estandarizada. Por ejemplo, ¡191 se ve igual que 161 al revés!
3. Los métodos que se utilizarán para la recolección, almacenamiento y transporte de especímenes deben ser investigados a fondo y probados por pilotos.
4. Se requieren envases y etiquetas especiales si las muestras se van a almacenar en nitrógeno líquido.

3.2 Almacenamiento

El área de almacenamiento de un laboratorio de campo debe diseñarse para que sea adecuada para los estudios a realizar. Esto requerirá la estimación de la velocidad a la que se recogerán y procesarán las muestras y durante cuánto tiempo deben almacenarse antes de ser transportadas a otra ubicación (por ejemplo, para su procesamiento o almacenamiento a largo plazo en el laboratorio base). Las muestras de suero y plasma deben congelarse lo antes posible después de la separación, y el almacenamiento en un laboratorio de campo a -20 °C es adecuado para la mayoría de los propósitos, al menos durante varias semanas, aunque algunas pruebas requieren almacenamiento inmediato a −70 °C. La ubicación y posicionamiento de cualquier frigoríficos, congeladores y nitrógeno líquido los contenedores deben tener en cuenta el acceso, la fuente de alimentación y la consistencia de la temperatura ambiente. Las salas congeladoras diseñadas específicamente con conductos para ventilar el aire del escape del congelador externamente suelen ser una buena opción.

Las muestras de heces, orina y tejido pueden almacenarse bajo diversas condiciones, utilizando fijadores y estabilizadores apropiados; diferentes posibilidades se resumen en la Organización Mundial de la Salud (2003).

3.3 En alícuotas

Las muestras biológicas se dañan fácilmente por congelación y descongelación repetidas. Esto se puede evitar si las muestras se dividen en pequeñas porciones (alícuotas) antes de congelarlas; además, esto proporciona una muestra de respaldo si se encuentran problemas durante el envío. Idealmente, se debe elegir el tamaño de las alícuotas de manera que solo haya material suficiente en cada alícuota para realizar las pruebas que se requerirán en un momento determinado. Esto no siempre es posible y, en la práctica, es posible que haya que adoptar procedimientos de compromiso (por ejemplo, por razones de costo). Es importante que los procedimientos de registro de laboratorio sean tales que las historias de cada alícuota estén debidamente documentadas (especialmente registrando cuántas veces cada una ha sido descongelada y recongelada), para que a cualquier receptor de las muestras se le pueda dar información detallada sobre su preparación (por ejemplo, si los volúmenes se miden con precisión o son aproximados) y posterior almacenamiento.

3.4 Sistema de almacenamiento

Cuando se recolectan y almacenan grandes cantidades de muestras, se debe idear un sistema de almacenamiento y registro que permita la rápida recuperación de muestras particulares. Si esto no se hace, clasificar a través de grandes cantidades de muestras puede ser una actividad que consume mucho tiempo. El sistema de almacenamiento particular utilizado debe adaptarse al diseño del estudio específico. A menudo, es apropiado almacenar las muestras en lotes, de acuerdo a la fecha en que fueron recolectadas o congeladas, manteniéndose un registro del contenido de cada lote. Para el almacenamiento y/o transporte a largo plazo, se pueden usar cajas de almacenamiento de capacidades de tubo estandarizadas (por ejemplo, nueve por nueve o diez por diez) con ranuras codificadas. Estas cajas pueden formar parte de un sistema de estanterías, para lo cual se puede mantener un inventario detallado como parte de un sistema computarizado de gestión de datos de laboratorio. Los sistemas de software genéricos (algunos de los cuales son gratuitos) están disponibles. Estos sistemas computarizados se utilizan para registrar la recepción y almacenamiento de muestras y pueden ser utilizados para rastrear todo lo que le sucede a una muestra, desde que fue recolectada hasta que se desecha o se agota. Dos de los ejemplos más utilizados son el Sistema de Gestión de Datos de Laboratorio (LDMS) y el Sistema de Gestión de Información de Laboratorio (LIMS), aunque ninguno de ellos es gratuito.