4.6: Avisos especiales

Objetivos de aprendizaje

Al finalizar este capítulo, los lectores podrán:

1. Distinguir entre los cuatro tipos más comunes de avisos especiales.
2. Explicar y aplicar el uso apropiado para cada tipo de aviso especial.
3. Explicar y aplicar pautas de formato estándar para cada tipo de aviso especial.

Avisos Especiales

Los avisos especiales son una característica importante de la escritura técnica profesional: destacan la información especial que los lectores necesitan saber para entender lo que están leyendo, para lograr lo que quieren hacer, para evitar daños a los equipos y para evitar lastimarse a sí mismos o a otros.

Su tarea en esta sección es conocer los diferentes tipos de avisos especiales, sus usos y formatos.

“Los avisos alertan a los lectores sobre la posibilidad de error, daño o lesión. También pueden dar un énfasis extra”.

Lineamientos para Tipos Específicos de Avisos

En esta sección, y en este curso, se utiliza un estilo específico de avisos. Si quieres usar un estilo diferente, ponte con tu instructor. De lo contrario, siga estas pautas en la planificación y diseño de avisos especiales, ¡son sus “especificaciones”!

1. Use avisos especiales para enfatizar puntos clave o advertir o advertir a los lectores sobre daños o lesiones.
2. Tenga cuidado de utilizar los tipos de avisos especiales precisamente para sus fines definidos. Utilice los cuatro tipos de avisos especiales de las siguientes maneras:
   1. Nota —Para enfatizar puntos o recordar a los lectores algo, o para indicar problemas menores en el resultado de lo que están haciendo.
   2. Advertencia —Para advertir a los lectores sobre la posibilidad de lesiones leves a sí mismos o a otros.
   3. Precaución —Para advertir a los lectores sobre posibles daños a equipos o datos o sobre posibles problemas en el resultado de lo que están haciendo.
   4. Peligro —Para advertir a los lectores sobre la posibilidad de lesiones graves o fatales a sí mismos o a otros.
   5. Decidir qué tipo de aviso utilizar no es una ciencia exacta. No use un aviso de peligro cuando una advertencia sea más apropiada (lo mismo que “lobo llorando”). También, use avisos de manera consistente a lo largo de un reporte. No cree sus propios avisos, como poner “Importante” en lugar de “Advertencia”.
3. Colocar avisos especiales en el punto del texto donde sean necesarios. Por ejemplo, colocar un aviso de precaución o peligro antes de discutir un paso en el que los lectores puedan hacerse daño.
4. Evite tener demasiados avisos especiales en cualquier punto del texto. De lo contrario, se perderá la efectividad de su formato especial. (Si tienes demasiados, combínalos.)
5. Explique las consecuencias de no prestar atención al aviso. Exponer qué pasará si el lector no presta atención al aviso.
6. Evite todo en mayúsculas para el texto de cualquier aviso especial. Los ejemplos de esta sección usan negrita o cursiva.

Nota: Echa un vistazo a tu cochera o cocina, y mira los avisos especiales que ves en los productos. Verá algunas variaciones, pero es probable que estas dependan de estándares específicos de la industria

Actividad

Toma fotos de los avisos especiales que te rodean y compártelos en el Padlet, a continuación. Por favor recuerda que todo lo que compartes en el Padlet es público.

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Formato para Avisos Especiales

Use lo siguiente para obtener detalles específicos sobre las mayúsculas, tipografía (negrita, subrayado, diferentes fuentes, diferentes tipos de tamaños) y espaciado para cada tipo de aviso especial.

Nota

Utilice el siguiente formato para notas simples:

1. Escriba la palabra “Nota” seguida de dos puntos. (Aunque los siguientes ejemplos usan negrita, considere usar cursiva en su lugar para evitar la confusión visual con los títulos).
2. Comience a escribir el texto de la nota un espacio después de los dos puntos. (Pero no pongas el texto de la nota en negrita o cursiva).
3. Espacio único dentro del texto de la nota; omita una línea por encima y por debajo de la nota.
4. Iniciar líneas de atropello en el margen izquierdo regular. 5. Alinear la nota con el texto al que se refiere (como se ilustra en el segundo ejemplo).

Notas

Utilice el siguiente formato para varias notas:

1. Usa este formato cuando tengas tantas notas que distraerían al presentarlas individualmente.
2. Escriba la palabra “Notas” seguida de dos puntos. Si es posible, ponga en cursiva la palabra “Notas”.
3. Use una lista numerada para las notas individuales; en ella, siga las reglas para las listas numeradas. (No use negrita o cursiva para las notas individuales.)
4. Alinee las notas con el texto al que se refieren; omita el equivalente a una línea por encima y por debajo de las notas.

Advertencia

Utilice el siguiente formato para las advertencias:

1. Escribe la palabra “Advertencia”, ponla en cursiva y síguela con dos puntos.
2. Ya sea de tabulación al inicio del texto de la advertencia, o bien utilice el formato de sangría colgada (que es mucho mejor). Pruebe por 0.25 a 0.5 pulgadas de espacio entre el final de la etiqueta de advertencia y el comienzo del texto.
3. Use fuente de cuerpo regular para el texto del aviso de advertencia (sin negrita, sin cursiva, sin mayúsculas, sin color).
4. Alinear el aviso de advertencia con el texto al que se refiere. 5. Omita el equivalente a una línea por encima y por debajo del aviso de advertencia.

Precaución

Utilice el siguiente formato para avisos de precaución:

1. Escriba la palabra “Precaución”, síguela con dos puntos y ponga en negrita tanto la etiqueta como los dos puntos.
2. Salta una línea y comienza el texto de la precaución alineado con el inicio de la etiqueta de precaución.
3. Espacio único el texto de la advertencia; omita una línea por encima y por debajo del aviso.
4. Alinear el aviso de precaución con el texto al que se refiere (en lo anterior, el aviso de advertencia ocurre dentro de una lista numerada y se sangra en consecuencia).

Peligro

Utilice el siguiente formato para los avisos de peligro:

1. Escriba la palabra “PELIGRO” en mayúsculas. (Suprícalo o use negrita).
2. Alinear el aviso de peligro con el texto al que se refiere.
3. Espacio único el texto del aviso de peligro; omita una línea por encima y por debajo del aviso de peligro.
4. Usa negrita en el texto del aviso de peligro si lo tienes (pero nunca en mayúsculas).
5. Si tiene capacidad gráfica, dibuje una caja alrededor del aviso de peligro (incluida la etiqueta).

Otros problemas de formato

Aquí hay algunos puntos adicionales a considerar en relación con avisos especiales:

Alineación especial. Los avisos especiales deben alinearse con el texto al que se refieren. Por ejemplo, si tiene una nota que agrega algún detalle especial a algo en un elemento de lista con viñetas, debe alinear esa nota con el texto del elemento con viñetas. Por supuesto, si la nota sigue a una lista con viñetas pero se refiere a toda la lista, entonces puedes usar el margen izquierdo regular.

Texto a un solo espacio. Todos los ejemplos y discusión en esta unidad se basan en texto a doble espacio. Para texto a un solo espacio, use su “ojo” de diseño de documento para decidir sobre el espaciado. Deja cualquiera de las líneas en blanco entre el texto en ejecución y los avisos especiales, dependiendo de lo que más te parezca. (Y claro que tanto el texto corriente como el texto de los avisos especiales serían a un solo espacio).

Colocación de avisos especiales. La regla estándar es colocar avisos especiales antes del punto en el que sean relevantes. Por ejemplo, advierte a los lectores que hagan una copia de seguridad de todos los datos antes de decirles que vuelvan a formatear su disco duro. No obstante, en la práctica esto se aplica a los avisos especiales graves en los que es probable que se produzcan grandes daños a los datos, equipos o personas.

Una técnica utilizada por escritores muy cautelosos (tal vez aquellos que han sido quemados) es colocar todos los avisos serios (advertencias, precauciones y peligros) en algún lugar al comienzo del documento, y luego repetirlos individualmente donde apliquen.

Múltiples avisos especiales. Te encuentras con situaciones en las que tienes tres o cuatro avisos especiales, todos atascados en la misma parte del texto, cada uno siguiendo al otro. Esto es un problema porque se pierde todo el punto del formato especial de los avisos: algo es especial porque es diferente del entorno. La solución a este problema es crear un encabezado identificativo (por ejemplo, “Notas y Advertencias”), y luego enumerar los avisos (ya sea con viñetas o numerados) debajo de él.

Otras cosas importantes para recordar. En cualquier lista, asegúrate de que tu lista sea paralela. Si usas balas o números, asegúrate de tener más de una bala o número. Es decir, si solo necesitas una viñeta o un número en una lista con viñetas o numeradas, en realidad no necesitas una lista con viñetas o numeradas.