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1.2: Correo electrónico

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    El correo electrónico es familiar para la mayoría de los estudiantes y trabajadores. Se puede usar como texto, o chat sincrónico, y se puede entregar a un teléfono celular. En los negocios, el correo electrónico ha reemplazado en gran medida las cartas impresas impresas para correspondencia externa (fuera de la empresa), y en muchos casos, ha tomado el lugar de memorandos para comunicación interna (dentro de la empresa). [1] El correo electrónico puede ser muy útil para mensajes que tienen un poco más de contenido que un mensaje de texto, pero aún así se usa mejor para mensajes bastante breves. Muchas empresas utilizan correos electrónicos automatizados para reconocer las comunicaciones del público, o para recordar a los asociados que los informes periódicos o pagos son debidos. También se le puede asignar a “llenar” un formulario de correo electrónico en el que se utilizan párrafos estándar, pero elige de un menú de oraciones para que la redacción sea adecuada para una transacción en particular.

    Los correos electrónicos pueden ser informales en contextos personales, pero la comunicación comercial requiere atención al detalle, conciencia de que tu correo electrónico te refleja a ti y a tu empresa, y un tono profesional para que pueda ser reenviado a cualquier tercero si es necesario. El correo electrónico suele servir para intercambiar información dentro de las organizaciones. Si bien el correo electrónico puede tener una sensación informal, recuerde que cuando se usa para negocios, necesita transmitir profesionalismo y respeto. Nunca escribas ni envíes nada que no quieras leer en público o frente al presidente de tu empresa.

    Consejos para correos electrónicos comerciales efectivos

    Al igual que con toda la escritura, las comunicaciones profesionales requieren atención al contexto específico de escritura, y puede sorprenderte que incluso los elementos de forma puedan indicar la fuerte comprensión de un escritor sobre la audiencia y el propósito. Los principios aquí explicados también se aplican al contexto educativo; utilícelos cuando se comunique con sus instructores y compañeros de clase.

    • Abrir con un saludo adecuado. Los saludos adecuados demuestran respeto y evitan confusiones en caso de que un mensaje se envíe accidentalmente al destinatario equivocado. Por ejemplo, usa un saludo como “Dear Ms. X” (externo) o “Hi Barry” (interno). Nunca use el título señora ya que no puede asumir que una mujer está casada. Si el género de una persona no es evidente, usa todo su nombre, así: “Querido Sam Jones”
    • Incluya una línea de asunto clara, breve y específica. Esto ayuda al destinatario a comprender la esencia del mensaje. Por ejemplo, “Propuesta adjunta” o “Su pregunta de 10/25”.
    • Cierre con una firma. Identifícate creando un bloque de firma que contenga automáticamente tu nombre e información de contacto comercial.
    • Evite las abreviaturas. Un correo electrónico no es un mensaje de texto, y es posible que el público no encuentre su ingenio causa para ROTFLOL (rodar en el piso riendo a carcajadas).
    • Sea breve. Omitir palabras innecesarias.
    • Usa un buen formato. Divide tu mensaje en breves párrafos para facilitar la lectura. Un buen correo electrónico debería ir al grano y concluir en tres pequeños párrafos o menos.
    • Vuelva a leer, revisar y revisar. Atrapa y corrige errores ortográficos y gramaticales antes de presionar “enviar”. Tomará más tiempo y esfuerzo deshacer los problemas causados por un correo electrónico apresurado y mal escrito que hacerlo bien la primera vez.
    • Contestar puntualmente. Cuidado con una respuesta emocional —nunca respondas con rabia— sino que acostúmbrese a responder a todos los correos electrónicos dentro de las veinticuatro horas, aunque sólo sea para decir que va a proporcionar la información solicitada en cuarenta y ocho o setenta y dos horas.
    • Use “Responder a todos” con moderación. No envíe su respuesta a todos los que recibieron el correo electrónico inicial a menos que su mensaje sea absolutamente necesario ser leído por todo el grupo.
    • Evite usar todas las tapas. Las letras mayúsculas se utilizan en Internet para comunicar emoción enfática o gritos y se consideran groseros.
    • Enlaces de prueba. Si incluyes un enlace, pruébalo para asegurarte de que está funcionando.
    • Envíe un correo electrónico con anticipación si va a adjuntar archivos grandes (los archivos de audio y visuales suelen ser bastante grandes) para evitar exceder el límite de buzón del destinatario o activar el filtro de spam.
    • Dar comentarios o dar seguimiento. Si no recibe respuesta en veinticuatro horas, envíe un correo electrónico o llame. Los filtros de spam pueden haber interceptado tu mensaje, por lo que es posible que tu destinatario nunca lo haya recibido.

    La Figura 1 muestra un correo electrónico de muestra que demuestra los principios enumerados anteriormente.

    Figura 1. Correo electrónico de muestra

    From:		Steve Jobs <sjobs@apple.com>
To:		Human Resources Division <hr@apple.com>
Date:		September 12, 2015
Subject:	Safe Zone Training

    Estimados colegas:

    Por favor considere inscribirse en el próximo taller de Zona Segura disponible que ofrece el Colegio. Como saben, nuestro departamento está trabajando para aumentar el número de voluntarios de Zona Segura en nuestra zona, y espero que varios de ustedes puedan estar disponibles para el próximo taller programado para el viernes 9 de octubre.

    Para obtener más información sobre el programa de Zona Segura, visite http://www.cocc.edu/multicultural/safe-zone-training/

    Por favor avíseme si va a asistir.

    Steve Jobs
    Director General de Apple Computing
    sjobs@apple.com

    Información de atribución del capítulo

    Este capítulo fue derivado por Annemarie Hamlin, Chris Rubio, y Michele DeSilva, Central Oregon Community College, de las siguientes fuentes:

    1. Guffey, M. (2008). Esenciales de la comunicación empresarial (7ª ed.). Mason, OH: Thomson/Wadsworth.

    This page titled 1.2: Correo electrónico is shared under a CC BY-NC-SA license and was authored, remixed, and/or curated by DeSilva et al. (OpenOregon) .