1.4: Memorandos

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Page ID: 92543

DeSilva et al.
Central Oregon Community College via OpenOregon

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Un memorando (o memorándum, que significa “recordatorio”) se utiliza normalmente para comunicar políticas, procedimientos o asuntos oficiales relacionados dentro de una organización. A menudo se escribe desde una perspectiva de uno a todos (como la comunicación masiva), transmitiendo un mensaje a una audiencia, en lugar de una comunicación interpersonal uno a uno. También se puede usar para actualizar a un equipo sobre las actividades de un proyecto determinado, o para informar a un grupo específico dentro de una compañía de un evento, acción o observancia.

Propósito de Memo

El propósito de una nota suele ser informar, pero ocasionalmente incluye un elemento de persuasión o un llamado a la acción. Todas las organizaciones cuentan con redes de comunicación informales y formales. La red de comunicación no oficial e informal dentro de una organización a menudo se llama vid, y a menudo se caracteriza por rumores, chismes e insinuaciones. En la vid, una persona puede escuchar que alguien más va a ser despedido y comenzar a dar la noticia por ahí. Los rumores cambian y se transforman a medida que pasan de persona a persona, y antes de que te des cuenta, la palabra es que están cerrando todo tu departamento.

Una manera efectiva de abordar la especulación informal y extraoficial es explicar claramente para todos los empleados lo que está sucediendo con un tema en particular. Si los recortes presupuestarios son una preocupación, entonces puede ser prudente enviar un memorándum explicando los cambios que son inminentes. Si una empresa quiere que los empleados tomen medidas, también pueden emitir un memorándum. Por ejemplo, el 13 de febrero de 2009, la alta dirección de la Panasonic Corporation emitió una declaración de que todos los empleados deberían comprar por lo menos $1,600 en productos Panasonic. El presidente de la compañía señaló que si todos apoyaran a la compañía con compras, beneficiaría a todos. ^[1]

Si bien los memorandos normalmente no incluyen un llamado a la acción que requiere gastos personales, a menudo representan los intereses de la empresa u organización. También pueden incluir declaraciones que alineen los intereses comerciales y de los empleados, y subrayan los puntos en común y los beneficios.

Formato Memo

Un memo tiene un encabezado que indica claramente quién lo envió y quiénes son los destinatarios previstos. Preste especial atención al título del individuo o individuos en esta sección. También están presentes las líneas de fecha y asunto, seguidas de un mensaje que contiene una declaración, una discusión y un resumen.

En un formato de escritura estándar, podríamos esperar ver una introducción, un cuerpo y una conclusión. Todos estos están presentes en una nota, y cada parte tiene un propósito claro. La declaración en la apertura utiliza una frase declarativa para dar a conocer el tema principal. La discusión elabora o enumera los principales puntos asociados con el tema, y la conclusión sirve de resumen. La Figura 2 proporciona una nota de muestra utilizando el formato explicado anteriormente.

Figura 2. Nota de muestra (haga clic en la imagen para obtener un PDF accesible)

Cinco consejos para memorandos de negocios efectivos

Orientación a la audiencia

Siempre tenga en cuenta al público y sus necesidades a la hora de preparar un memo. Un acrónimo o abreviatura que es conocido por la dirección puede no ser conocido por todos los empleados de la organización, y si el memo se va a publicar y distribuir dentro de la organización, el objetivo es una comunicación clara y concisa en todos los niveles sin ambigüedad.

Tono profesional y formal

Los memorandos suelen ser anuncios, y la persona que envía el memorándum habla por parte o por toda la organización. Si bien puede contener una solicitud de retroalimentación, el anuncio en sí es lineal, desde la organización hasta los empleados. El memorando puede tener capacidad legal ya que a menudo refleja políticas o procedimientos, y puede hacer referencia a una política existente o nueva en el manual del empleado, por ejemplo.

Énfasis en materia

El tema normalmente se declara en la línea de asunto y debe ser claro y conciso. Si el memorándum anuncia la observancia de un feriado, por ejemplo, el feriado específico debe nombrarse en la línea de asunto; por ejemplo, use “Horario de fin de semana de Acción de Gracias” en lugar de “observancia de vacaciones”.

Formato directo

Algunas comunicaciones comerciales escritas permiten elegir entre formatos directos e indirectos, pero los memorandos son siempre directos. El propósito está claramente anunciado.

Objetividad

Los memorandos son un lugar solo para los hechos, y deben tener un tono objetivo sin sesgos personales, preferencias o intereses en exhibición. Evitar la subjetividad.

Información de atribución del capítulo

Este capítulo fue derivado por Annemarie Hamlin, Chris Rubio, y Michele DeSilva, Central Oregon Community College, de las siguientes fuentes:

Redacción Técnica Online por David McMurrey — CC: BY 4.0
Redacción Profesional por Saylor Academy — CC: BY 3.0

Lewis, L. (2009, 13 de febrero). Panasonic ordena al personal que compre £1,000 en productos. Recuperado a partir de [1]http://business.timesonline.co.uk/tol/business/markets/japan/article5723942.ece