7.2: Etiqueta de correo electrónico

Cada usuario de correo electrónico ha recibido al menos uno. Abres tu bandeja de entrada para descubrir una oferta de, digamos, el sobrino o primo segundo de un rey fallecido que está feliz de darte una porción de millones de dólares si simplemente respondes favorablemente a la solicitud para ayudar a transferir fondos a una cuenta bancaria de tu elección. El más creativo y convincente que he recibido expresó su preocupación por haber fallecido recientemente (no lo había hecho), y si esto no era así entonces necesitaba informar a alguien en Nigeria de inmediato para que mi herencia en espera no fuera a mis parientes indignos. Dichos correos electrónicos de estafa van desde estar mal escritos hasta ingeniosamente manipuladores, y a menudo pasan por los bloqueadores de spam e incluyen líneas de asunto como “Una invitación”, “Solicitud humilde” o “¡Por favor, ayuda!”

Irónicamente, he recibido correos electrónicos de estudiantes que contienen estas mismas líneas de asunto, y las solicitudes hechas dentro de esos correos electrónicos a menudo fueron menos persuasivas que el tipo descrito anteriormente, por una simple razón: el escritor no demostró ningún sentido de la etiqueta del correo electrónico. Mi preocupación en tal caso no es solo que el escritor no haya podido comunicarse conmigo de manera efectiva; especulo y me preocupa que tales malas prácticas se trasladarán al lugar de trabajo del estudiante, donde la comunicación diaria y efectiva por correo electrónico es vital para un buen desempeño laboral. En el trabajo, literalmente te estarás comunicando vía correo electrónico con decenas de otros con un simple toque de la tecla Enter, y lo que sea que envíes se convierte, en cierto sentido, en parte de un registro permanente. Además, tu correo electrónico será uno de los cientos potencialmente que tu lector objetivo reciba en una semana o incluso un solo día, por lo que querrás que se lea y se note por las razones correctas.

Para garantizar que te conviertas en un usuario urbano y efectivo del correo electrónico, siguen algunas reglas esenciales para la etiqueta del correo electrónico.

Primero, decide si el correo electrónico es la mejor forma de correspondencia

El hecho de que hayas recibido una solicitud por correo electrónico no significa que sea el medio ideal para una respuesta. Antes de iniciar cualquier correspondencia por correo electrónico, siempre considere si una nota, una carta, una llamada telefónica o una reunión cara a cara es una mejor opción. No se sienta obligado a hacer respuestas triviales por correo electrónico; en muchos casos no hay necesidad de responder en absoluto. En definitiva, cerciórese de elegir el mejor y más eficiente modo de comunicación para las circunstancias.

Usar una línea de asunto corta y definitiva

El valor de una línea de asunto sólida es indiscutible, especialmente porque la línea de asunto suele aparecer en el buzón electrónico justo al lado del nombre del remitente. Es tentador escribir pequeños teasers crípticos en tu línea de asunto (“¡Guau! Echa un vistazo a esto!!”) para llamar la atención de tu lector, pero esto siempre es una mala práctica, lo que lleva a la posibilidad de que tu correo electrónico sea bloqueado como spam o simplemente destrozado por el usuario. Una práctica mucho más civilizada es hacer que tu tema sea concreto, informativo y respetuoso (“Estudiante de Ingeniería Eléctrica Solicita Tu Ingreso”). Recuerde también que la línea de asunto es parte del registro permanente del mensaje, y puede ser utilizada por el receptor de su mensaje para decidir dónde archivar su mensaje para uso futuro; elija la redacción de su línea en consecuencia.

Siga las convenciones para la redacción efectiva de párrafos

Incluso en la comunicación electrónica, se aplican los estándares para la buena sentencia y el párrafo. Las oraciones completas fundadas en sujetos y verbos deben ser la regla, no la excepción, y las palabras de transición deben colocarse al inicio de oraciones y párrafos fundamentales. Cuando respondes a preguntas directas que copias en tu texto desde un archivo original, las respuestas rápidas de una palabra podrían ser suficientes justo debajo de las preguntas, pero de lo contrario deberías evitar fragmentos fragmentarios de ideas a favor de oraciones completas. Mantenga sus párrafos cortos para mejorar la legibilidad, porque el desplazamiento suele ser necesario para leer incluso un mensaje corto, y el lector tiende a correr a través del texto apresuradamente.

Escribe de arriba hacia abajo y enfoca tu contenido en un solo tema

Al escribir correos electrónicos, toma prestada la convención seguida en artículos periodísticos de “escribir de arriba hacia abajo”, poniendo la información más importante en la parte superior del mensaje para que no se pueda perder. La mayoría de los usuarios decidirán si leen o no su correo electrónico en cuestión de segundos; por lo tanto, la apertura de su mensaje debe diseñarse para sobrevivir a las decisiones rápidas. Utilice las declaraciones de apertura como un resumen rápido del contenido más importante y apéguese a un solo tema en todo momento. Si se necesita una acción específica en respuesta al correo electrónico, tenga en cuenta que dicha acción es necesaria como parte de la declaración de propósito en el primer párrafo, luego use el resto del correo electrónico para desarrollar su razonamiento. Si necesita discutir varios temas, considere el uso de múltiples correos con líneas de asunto individuales, o use una tabla de contenido útil y jefes de sección dentro del correo electrónico para facilitar la navegación efectiva.

Si es necesario, use un saludo narrativo para especificar su identidad y afiliación

No confíe en su dirección de correo electrónico o firma en la parte inferior del documento para ser los únicos indicadores de su identidad y afiliación. Incluso los lectores dentro de su misma organización, especialmente en una gran universidad o corporación, pueden no reconocer automáticamente su nombre. Por lo tanto, use un primer párrafo corto como saludo narrativo para especificar su identidad, afiliación e incluso para hacerse eco de su línea de asunto.

Al responder a los mensajes, conserve solo lo que se necesita para dar contexto a su respuesta

Todo el software de correo electrónico incluye una función de respuesta, que normalmente copia el mensaje del remitente en un nuevo cuadro de mensaje para usted, llena las líneas “Para”, “De” y “Asunto”, y precede a cada línea del mensaje original con un símbolo como “>”. Sin embargo, en aras de la eficiencia y claridad, debes cortar las líneas innecesarias del mensaje original del remitente y responder punto por punto a problemas particulares planteados por el remitente, posicionando tu nuevo texto justo debajo del texto específico del remitente al que estás respondiendo. Si simplemente estás respondiendo a una sola pregunta que se hizo en medio de un párrafo largo, podrías eliminar todo menos la pregunta para que tu mensaje sea eficiente y el contexto claro.

Aprenda a manejar archivos adjuntos y archivos de texto

Los archivos adjuntos son uno de los problemas más comunes que las personas tienen con la correspondencia por correo electrónico, especialmente con la posibilidad de que los virus se transfieran a través de un archivo Los archivos adjuntos suelen ser corteses de incluir con los mensajes de correo electrónico, en parte porque se pueden utilizar para conservar la apariencia de un archivo original, incluidos los caracteres especiales y el formato, y se pueden transferir de inmediato y de forma gratuita. Su software de correo electrónico dicta con precisión cómo se envían los archivos adjuntos, pero normalmente, para enviar un archivo adjunto, arrastra y suelta un icono representativo, o usa un menú desplegable para elegir un archivo de escritorio. Algunos usuarios prefieren recibir archivos adjuntos como archivos de texto en el cuerpo del propio mensaje de correo electrónico, porque los archivos de texto son compactos y electrónicamente universales. Además, la forma que toma el archivo adjunto, ya sea en Word o como pdf, determina la facilidad con la que se puede abrir de una computadora a otra. Si hay ambigüedades, la mejor práctica es comunicarse con el receptor del correo electrónico sobre la naturaleza del archivo adjunto, el software utilizado para crearlo, por ejemplo, y si es posible incluir también una versión de texto del archivo adjunto en el cuerpo del mensaje de correo electrónico.

Sea sensible a quién podría leer su mensaje y cómo podría leerlo

Incluso más que cartas o notas, el correo electrónico es sorprendentemente portátil. Hay pocas leyes que rijan específicamente el correo electrónico, y las costumbres del lugar de trabajo pueden prestarse fácilmente al chisme electrónico. El correo electrónico puede ser impreso, transmitido electrónicamente a otras partes, guardado en un disco o fácilmente alterado por cualquiera que lo reciba. Por lo tanto, no es prudente discutir ciertos temas por correo electrónico, especialmente aquellos que son sensibles, confidenciales o dañinos. Lo que se pretendía como un editorial desenfadado a un lado puede llevar a una pequeña guerra fría. Suponga que cualquier mensaje que envíe podría formar parte de un registro permanente, y controlar el contenido del mensaje en consecuencia.

Citar fuentes con precisión y citar a las personas fielmente

Incluso un mensaje de correo electrónico es digno de una cita y cotización precisas, especialmente si está citando a una persona de la que recibió un mensaje. Al hacerlo, copie y pegue las palabras reales de la persona en lugar de parafrasearlas. No obstante, también recuerda que los estándares de etiqueta y buen sentido dictan que no debes citar las palabras de otra parte sin el permiso implícito o expreso de esa persona. Si necesita citar formalmente una fuente, como en un artículo, asegúrese de dar suficiente información bibliográfica en el correo electrónico para que el receptor pueda rastrear la fuente original si es necesario.

Ajusta tu tono a las circunstancias, favoreciendo siempre a los corteses

La mayoría de las circunstancias permiten una mezcla de un tono personal y profesional a sus mensajes de correo electrónico. Así como cuando escribes una carta de presentación para un trabajo, quieres mantener tanto una voz personal y amable (a menudo potenciada por el uso de contracciones y el pronombre en primera persona “I”) como contenido profesional (caracterizado por ejemplos y evidencias que se relacionan con el punto que estás haciendo). Sin embargo, tenga en cuenta que algunos mensajes de correo electrónico —digamos, aquellos que pueden formar parte de un informe formal o aquellos que probablemente pasen a formar parte de algún registro permanente— exigen un tono completamente formal. Por último, si el tono es un problema, cuando quieres estar seguro de que una frase que acabas de escribir expresa la emoción que deseas, considera seguir la oración con un emoticono (a menudo llamado “smiley”). Obviamente, usa emoticonos con moderación y selectividad; lo mejor es el uso escaso.

Evalúe el rango y la estatura de su receptor de correo electrónico y redacte en consecuencia

Los buzones de computadora dan igualdad social a todos los mensajes a medida que llegan, lo que puede parecer desmoronarse jerarquías. Así como puedes enviar un mensaje a un amigo de mucho tiempo con unos simples toques de las llaves, puedes escribir fácilmente al director general de una empresa o un rector universitario con solo descubrir la dirección de correo electrónico de esa persona. No obstante, siempre tenga en cuenta la posición de la persona a la que le está escribiendo, y asegúrese de honrar las sutilezas y el respeto que debería venir con esa posición. Mantén este respeto y un tono discreto en todo, desde el saludo que usas hasta las connotaciones de las palabras que elijas. Aunque estés redactando tu mensaje a las 3:00 de la mañana descalzo y en albornoz, el tono de tu mensaje debería sugerir que estás sentado en la oficina del destinatario, vestido para la luz del día y bien calzado.

Evite Flaming

Flaming es responder al correo electrónico de los demás de una manera obstinada, emocional, a menudo de manera inflamatoria. Incluso si encuentras especialmente combustible el tono del correo electrónico de otra persona, una buena regla general es esperar 24 horas antes de responder, y estar seguro de que cualquier respuesta emocional que des no será malinterpretada. Flaming engendra más llameante y hace que la diplomacia sea mala y la comunicación ineficaz.

Discernir cuidadosamente el tono de los mensajes enviados por otros

Todos desarrollamos habilidades que podemos aplicar a reuniones presenciales y conversaciones telefónicas, incluyendo el lenguaje corporal y la inflexión de voz, pero el correo electrónico, a pesar de sus similitudes con la conversación, no nos permite emplear estas habilidades. Recuerda que los mensajes que recibas incluirán matices de estilo y tono, sin embargo las intenciones del escritor pueden ser diferentes de lo que esperas. En la correspondencia por correo electrónico, las personas no solo son más propensas a escribir en un tono informal y relajado, también son más propensas a editorializar (“Qué tontería decir”), responder emocionalmente a frases u oraciones individuales (“¿Estás muy seguro de que este porcentaje es correcto?”) , y ser curta o sarcástica (“¡Oh, cierto!”). Asegúrese de interpretar el tono de los mensajes ajenos con discreción y, si es necesario, con un poco de latitud.

Aprenda acrónimos clave comúnmente utilizados en los mensajes de correo electrónico

Muchos usuarios de correo electrónico ahorran tiempo —y también parecen relajados y a la moda— al usar acrónimos en su correspondencia. A continuación se muestra una lista de algunos de los comunes:

Siglas y texto sin formato correspondiente

Acrónimos	Texto sin formato
POR CIERTO	por cierto
F2F	presencial
FAQ	pregunta frecuente
FYI	para su información
JTYLTK	solo pensé que te gustaría saber
AFAIK	por lo que yo sé
LOL	riendo a carcajadas
OTOH	por otro lado
RFC	solicitud de comentarios
TTYL	hablar con usted más tarde

Aunque el uso de tales acrónimos es común, tenga en cuenta que sus lectores, especialmente los lectores internacionales o los nuevos usuarios de correo electrónico, pueden no saber lo que significan, y en los mensajes que pasarán a formar parte de un documento formal estos acrónimos deben evitarse.

Sea extremadamente cauteloso con Listservs

Los listservs, donde un usuario envía copias de un solo mensaje a varios lectores, son útiles debido al volumen de personas a las que pueden llegar a la vez. Sin embargo, tenga cuidado al responder a los mensajes que reciba a través de listservs; puede enviar involuntariamente un mensaje a cada miembro de la lista, lo que lleva a miembros de la audiencia accidentales, a menudo irritados, y pérdida de tiempo. En lugar de responder automáticamente al mensaje con la función “responder”, que puede enviar un mensaje a cada persona que recibió el original, copie la dirección de la persona a la que desea responder y escriba un mensaje individual en una nueva ventana solo a esa persona.

Familiarícese con las reglas de su comunidad electrónica particular

Cualquier comunidad electrónica, especialmente aquella que haga uso de un servidor de listas, debe tener reglas de etiqueta implícitas o escritas, a menudo en una página de preguntas frecuentes. Por lo general, estas reglas especificarán comportamientos y procedimientos apropiados en relación con el flameado, la distribución de correo electrónico, la respuesta a los mensajes y las preguntas frecuentes. Los usuarios más educados hacen un punto para aprender las reglas de su comunidad electrónica y seguirlas.

Revise y revise cuidadosamente su trabajo

Tenga cuidado con la fuerte tentación de dejar que la aparentemente informalidad del correo electrónico le haga ser descuidado con la puntuación, la ortografía y la corrección de pruebas. Una vez tuve un estudiante que buscaba mi ayuda en un papel que me escribía un correo electrónico, simplemente diciendo: “Tengo un tipo de papel el jueves. ¿OK?” (Incapaz de resistir la tentación, le devolví un tiro mi respuesta inteligente: “Eso me parece bien, amigo”). Sus lectores, especialmente sus profesores o supervisores, probablemente se sentirán irritados por tales errores en los mensajes de correo electrónico, en particular si reflejan un descuido general. Revisar y revisar ortografía el texto del mensaje antes de enviarlo.

Cuidado con las líneas de firma tontas u ofensivas y los alias enigmáticos

La mayoría de las personas crean firmas o un alias electrónico que se adjunta automáticamente al final de cualquier mensaje que envíes. El contenido estándar de las firmas incluye el nombre del remitente, afiliación, dirección de correo electrónico, números de teléfono y similares. Muchos usuarios también incluyen sus apodos, peculiaridades favoritas, tiempos pasados, hábitos personales, citas, pensamientos para el día y ilustraciones del teclado. Las líneas de firma y los alias de los estudiantes tienden a favorecer apodos que golpean a identidades secretas (“The Lurker”, “King of Pain”) o credos personales (“Viva Luke Skywalker”, “Dave Matthews Rules”). Obviamente, debe desactivar dichas líneas de firma cuando se comunique con un profesor o un posible empleador. De lo contrario, corres el riesgo de irritar a alguien o incluso avergonzarte a ti mismo: Imagina a un empleador potencial al que una vez enviaste tu currículum por correo electrónico pensando para siempre en ti como “La chinche”.

Autoestudio

Visite estos sitios web para obtener más consejos de redacción de correo electrónico:

“Escribir correos electrónicos efectivos” de mindtools.com

“30 consejos de etiqueta de correo electrónico para evitar correos electrónicos descuidados” from getsidekick.com