20.4: El tema de la flexibilidad, planes de cafetería y cuentas de gastos flexibles

Objetivos de aprendizaje

En esta sección detallamos las características flexibles de las prestaciones a los empleados, incluyendo las siguientes:

• Cómo los beneficios flexibles permiten a los empleados tener opciones
• Los principales componentes de los planes de cafetería
• Los incentivos fiscales de los planes de conversión de primas
• Ahorro posible gracias a las cuentas de gastos flexibles (FSA)

La cuestión de la flexibilidad

Los empleadores se han interesado en planes de beneficios flexibles desde principios de la década de 1970. Estos planes le dan al empleado la posibilidad de elegir entre una variedad de beneficios o efectivo y beneficios. Se adoptaron pocos planes flexibles hasta que en 1984 se aclararon cuestiones fiscales. En ese momento, quedó claro que los empleados podían elegir entre ingresos en efectivo imponibles y beneficios no imponibles sin afectar de manera adversa la situación fiscal favorable de un plan de beneficios. Estos son los planes de cafetería y las reglas de la cuenta de gastos flexibles (FSA). Las reglas respecto a estos planes han seguido cambiando, lo que ha dado lugar a cierta vacilación patronal para adoptarlos. A pesar del incierto entorno legislativo, los planes flexibles se hicieron muy populares a mediados de la década de 1980, particularmente entre los grandes empleadores. Los empleadores se sienten atraídos por los planes de beneficios flexibles porque, en relación con los diseños tradicionales, hacen lo siguiente:

• Aumentar la conciencia de los empleados sobre el costo y el valor de los planes de beneficios
• Satisfacer diversas necesidades de seguridad económica de empleados
• Ayudar a controlar los costos totales del empleador para el plan de beneficios
• Mejorar la moral de los empleados y la satisfacción laboral

La manera en que los planes de beneficios flexibles logran estas metas quedará claro a través de la discusión de planes de cafetería y cuentas de gastos flexibles

Planos de Cafeteria

Los planes de beneficios flexibles se denominan frecuentemente planes de cafetería porque permiten seleccionar los tipos y cantidades de beneficios deseados. Un plan de cafetería generalmente involucra cinco elementos: créditos de beneficios flexibles, niveles mínimos de ciertos beneficios, beneficios opcionales, créditos en efectivo y aplazamiento de impuestos.

En un plan de cafetería, el empleador generalmente permite que cada empleado gaste un número específico de créditos flexibles, generalmente expresados en montos en dólares. Las opciones en un plan de cafetería tienen que incluir la opción de tomar o no efectivo en lugar de beneficios. El elemento efectivo es necesario para que el plan sea considerado un plan de cafetería a efectos fiscales. Puede haber un plan core plus cafetería donde se requieran beneficios básicos, como beneficios por muerte de $50,000 en un seguro de vida grupal y discapacidad básica grupal a largo plazo. Luego, el empleado tiene la opción entre algunos planes de salud, más cobertura por discapacidad, cobertura dental y más. Las adiciones se pagan con los créditos flexibles. Si no hay suficientes créditos, el empleado puede pagar el costo adicional a través de la deducción de nómina antes de impuestos utilizando un plan de conversión de primas. Por lo general, los empleados pagan la atención médica de los dependientes antes de impuestos utilizando el plan de conversión de primas.

Otro plan de cafetería puede ser el plan de cafetería modular. Este tipo de plan de cafetería incluye algunos paquetes disponibles para que los empleados elijan. Es menos flexible que el plan core plus y requiere menos costo administrativo. El número de créditos asignados cada año puede variar según el salario del empleado, la duración del servicio y la edad. Los planes de cafetería están incluidos en la Sección 125 del Código de Ingresos Internos. Los beneficios calificados en un plan de cafetería son los beneficios de bienestar excluidos de impuestos bajo el Código de Rentas Internas. La cuenta de gastos flexible (explicada más adelante) también forma parte de un plan de cafetería. No se incluye la atención a largo plazo, mientras que se incluye un plan 401 (k).

La elección de beneficios debe realizarse antes del inicio del año del plan y no se puede cambiar durante el año planificado a menos que lo permita el plan; pueden cambiarse por cambios en los siguientes:

1. Estado civil legal
2. Número de dependientes
3. Situación laboral
4. Horario de trabajo
5. Estado de dependiente bajo un plan de salud para dependientes solteros
6. Residencia o lugar de trabajo del empleado, cónyuge o dependiente

El empleador puede restringir la elección de beneficios de los empleados hasta cierto punto porque el empleador tiene un interés personal en asegurarse de que se brinde algún nivel mínimo de seguridad económica a los empleados. Por ejemplo, la organización podría sentirse avergonzada si el empleado no eligió la cobertura de salud y posteriormente no pudo pagar una gran factura hospitalaria. La mayoría de los planes de beneficios flexibles especifican un nivel mínimo de ciertos beneficios que se consideran esenciales, como los de un plan core plus. Por ejemplo, se puede especificar un núcleo de beneficios médicos, por muerte e invalidez para todos los empleados. El empleado puede optar por no recibir un beneficio básico aportando pruebas escritas de que beneficios similares están disponibles de otra fuente, como el empleador del cónyuge o el sistema de retiro militar.

Los planes de cafetería también ayudan a controlar los costos de beneficios del empleador Los empleadores establecen una cantidad en dólares en los gastos de beneficios por empleado, y los empleados eligen dentro de ese marco. Esto maximiza la apreciación de los empleados porque los empleados eligen lo que quieren, y minimiza el costo del empleador porque los empleadores no tienen que aumentar la cobertura para todos los empleados para satisfacer las necesidades de ciertos trabajadores.

Los planes de cafetería han sido especialmente efectivos para controlar los costos del seguro de gastos médicos grupales. A los empleados a menudo se les ofrecen varios planes médicos alternativos, incluyendo organizaciones de mantenimiento de la salud (HMO) y organizaciones de proveedores preferidos (PPO), planes diseñados para controlar costos (discutido en “22: Empleo y Gestión de Riesgos de Salud Individual”). Además, a los empleados se les puede cobrar precios más bajos por planes tradicionales con más características de contención de costos. Por ejemplo, un plan de seguro médico integral puede tener una opción con un deducible de $100, un coseguro de 90 por ciento, una provisión de desembolso de $1,000 o stop-loss, y un beneficio máximo de $1 millón. Un plan integral de menor precio puede ofrecer el mismo beneficio máximo con un deducible de $2,000, un coseguro de 80 por ciento y una provisión de stop-loss de $4,000. El empleado utiliza menos créditos de beneficios para obtener el plan de opción más baja, y los requisitos de costos compartidos probablemente también reducen los costos de reclamo. De igual manera, las opciones de seguro por discapacidad a largo plazo adjuntan precios más bajos por cada $100 de beneficio mensual con una opción que asegura 50 por ciento de ingresos en lugar de 60 o 70 por ciento. Aquí nuevamente, los precios más bajos atraen a los empleados a opciones con más costos compartidos, y el costo compartido ayuda a contener reclamos.

Los planes de cafetería son adecuados para satisfacer las necesidades de una fuerza de trabajo demográficamente diversa. El número de mujeres, cabezas de familia solteras y parejas de doble carrera en la fuerza laboral (como se discute en “17: Riesgos Financieros del Ciclo de Vida”) ha dado lugar a la necesidad de diferentes opciones de beneficios. Un solo empleado sin dependientes puede preferir menos beneficios y más ingresos en efectivo. Alguien cubierto por beneficios médicos a través del empleador de un cónyuge puede preferir usar dólares de beneficios en una cobertura de discapacidad más generosa. Un trabajador mayor con hijos mayores puede preferir beneficios médicos más generosos y menos beneficios de seguro de vida. Claramente, las necesidades de seguridad económica varían, y la satisfacción laboral y la moral pueden mejorar al dar a los empleados cierta voz sobre cómo se gastan los beneficios, un porcentaje significativo de la compensación total.

Sin embargo, tanto los mayores costos administrativos como la selección adversa desalientan a los empleadores de implementar planes de cafetería El mantenimiento de registros aumenta significativamente cuando los paquetes de beneficios varían para cada empleado. Las computadoras ayudan, pero no eliminan el factor de costo administrativo. La comunicación con los empleados es a la vez más importante y más complicada porque los empleados están seleccionando sus propios beneficios y todas las opciones deben explicarse a fondo. Los empleadores tienen cuidado de explicar pero no aconsejar sobre las opciones de beneficios porque entonces el empleador sería responsable de cualquier efecto adverso de la selección de beneficios en el empleado.

Los planes de cafetería pueden tener algunos efectos adversos de selección porque un empleado selecciona beneficios que es más probable que necesite. Aquellos con problemas oculares, por ejemplo, tienen más probabilidades de elegir los beneficios del cuidado de la vista, mientras que otros empleados pueden omitir el cuidado de la vista y seleccionar la atención dental para cubrir la ortodoncia. El resultado son mayores reclamos por empleado seleccionando cada beneficio. La selección adversa se puede reducir mediante el diseño del plan y los precios. El patrón puede requerir, por ejemplo, que los empleados que seleccionen el cuidado de la vista también deben elegir el cuidado dental, con lo que se incorpore a las personas más sanas a ambos planes El precio ayuda al establecer el precio unitario de cada beneficio lo suficientemente alto como para cubrir el verdadero costo promedio de reclamo por empleado o dependiente, al tiempo que se intenta evitar precios excesivos que desalentarían la inscripción de empleados saludables.

Cuentas de Gastos Flexibles

Las cuentas de gastos flexibles (FSA) permiten a los empleados pagar beneficios específicos (que están definidos por la ley) con dólares antes de impuestos. A falta de una cuenta de gastos flexible, el empleado habría comprado los mismos servicios con dólares después de impuestos. Una FSA puede agregar flexibilidad a un plan de cafetería o puede acompañar planes de beneficios tradicionales con pocas otras opciones de empleados. El patrón puede financiar la FSA exclusivamente, el empleado puede financiar la cuenta a través de un acuerdo de reducción salarial, o ambos pueden contribuir a la FSA.

El empleado decide al inicio de cada año cuánto dinero aportar personalmente a la FSA, y luego firma un acuerdo de reducción salarial por esta cantidad. El documento legal que establece el programa patronal de cuentas flexibles de gastos especifica cómo pueden gastarse los fondos, sujeto a las limitaciones de la Sección 125 del Código de Rentas Internas. Por ejemplo, el tipo más simple de FSA está financiado únicamente por un acuerdo de reducción salarial de los empleados y cubre solo las contribuciones de los empleados a un plan de seguro médico grupal. El acuerdo de reducción salarial transforma la contribución de los empleados de dólares después de impuestos a dólares antes de impuestos, a menudo un ahorro significativo. Una FSA más integral, por ejemplo, puede permitir que el empleado cubra las contribuciones a la prima médica, los gastos médicos no asegurados, el cuidado infantil y los gastos legales. La atención a dependientes es una buena adición en la FSA. El problema con un plan de la FSA es que el empleado pierde ante el empleador cualquier saldo en la cuenta al cierre del año. Esto da como resultado que las cuentas de gastos flexibles se utilicen principalmente para prefinanciar gastos altamente predecibles sobre una base antes de impuestos.

Los empleados también pagan su parte de la prima de salud en un plan de conversión de primas, lo que permite que los fondos se recauden antes de impuestos. Estas suelen ser las primas para los dependientes.

Conclusiones clave

En esta sección estudiaste las siguientes formas en que los planes de beneficios para empleados pueden dar flexibilidad a diversos grupos de empleados a bajo costo para los empleadores:

• Los programas de beneficios flexibles como los planes de cafetería y las cuentas de gastos flexibles permiten al empleado elegir entre una variedad de beneficios o efectivo y beneficios.
• Los planes de beneficios flexibles permiten a los empleadores retener las ventajas fiscales de la cobertura grupal, dar a los empleados más opciones, aumentar la conciencia y la moral de los empleados y controlar los costos.
• Los planes de cafetería permiten a los empleados gastar créditos flexibles en una selección de tipos de beneficios a las cantidades deseadas.
• Los planes de cafetería deben tener una opción de efectivo en lugar de beneficios.
• Algunos tipos básicos de cobertura (como elección de beneficios por muerte, planes de salud, discapacidad, odontología, etc.) pueden ser requeridos en los planes de cafetería.
• Los empleados pueden comprar cobertura adicional antes de impuestos bajo un plan de conversión de primas después de agotar los créditos flexibles.
• Las cuentas de gastos flexibles (FSA, por sus siglas en inglés) permiten que los empleados paguen los costos de atención médica elegibles con dólares antes de impuestos.
• Los FSA pueden ser parte de una selección de planes de cafetería o pueden acompañar planes de beneficios tradicionales no flexibles.
• Los fondos (del empleador o empleado) deben ser aportados a una FSA a principios de año y agotados al final del año (usarlo o perderlo).

Preguntas de Discusión

1. Los planes de cafetería son cada vez más populares. ¿Qué factores contribuyeron al aumento en el uso de estos planes?
2. ¿Cómo podría un plan de beneficios flexible lograr metas deseables tanto para tu empleador como para ti?
3. Cree ejemplos de planes core plus y modulares de cafetería que incluyan muchos beneficios y efectivo.
4. ¿En qué circunstancias pueden los empleados cambiar las elecciones de beneficios flexibles durante el año?
5. ¿De qué manera se controlan los costos al permitir a los empleados más opciones entre los beneficios?
6. ¿Cómo se puede combatir la selección adversa en la selección de beneficios?
7. ¿Cómo se financian las FSA? ¿Cuáles son las limitaciones de las FSA?