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11.2: Tipos de Comunicación en las Organizaciones

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    2. Conocer los tipos de comunicaciones que ocurren en las organizaciones.

    En el modelo de comunicación descrito anteriormente, tres tipos de comunicación pueden ser utilizados por el comunicador en la fase de transmisión inicial o el receptor en la fase de retroalimentación. Estos tres tipos se discuten a continuación.

    Comunicación Oral

    Este consiste en todos los mensajes o intercambios de información que se hablen, y es el tipo de comunicación más frecuente.

    Comunicación escrita

    Esto incluye correo electrónico, textos, cartas, informes, manuales y anotaciones en notas adhesivas. Si bien los directivos prefieren la comunicación oral por su eficiencia e inmediatez, el incremento de la comunicación electrónica es innegable. Además, algunos directivos prefieren la comunicación escrita para mensajes importantes, como un cambio en la política de una empresa, donde la precisión del lenguaje y la documentación del mensaje son importantes.

    Liderazgo gerencial

    Cómo lidiar con la sobrecarga de información

    Uno de los desafíos en muchas organizaciones es lidiar con un diluvio de correos electrónicos, textos, mensajes de voz y otras comunicaciones. Las organizaciones se han vuelto más planas, subcontrataron muchas funciones y tecnología en capas para acelerar la comunicación con programas de comunicación integrados como Slack, que permite a los usuarios administrar toda su comunicación y acceder a los recursos compartidos en un solo lugar. Esto puede llevar a una sobrecarga de información, y los mensajes cruciales pueden ser ahogados por el volumen en su bandeja de entrada.

    Agregue la práctica de “responder a todos”, que puede agregar al volumen de comunicación, que muchos compañeros de trabajo usan, y eso significa que puede obtener cinco o seis versiones de un correo electrónico inicial y necesita comprender todas las respuestas así como la comunicación inicial antes de responder o decidir que el problema es resuelta y no se necesita respuesta. Aquí hay sugerencias para lidiar con la sobrecarga de correo electrónico hacia arriba, horizontalmente y hacia abajo dentro de su organización y externamente a las partes interesadas y clientes.

    Una forma de reducir el volumen y el tiempo que pasas en el correo electrónico es apagar la espiga de los mensajes entrantes. Existen prácticas obvias que ayudan, como darse de baja a boletines electrónicos o desactivar notificaciones de cuentas de redes sociales como Facebook y Twitter. También considera si tus compañeros o informes directos te están copiando en demasiados correos electrónicos como FYI. En caso afirmativo, explique que solo necesita estar actualizado en ciertos momentos o cuando se tome una decisión final.

    También querrás configurar un sistema que organice tu bandeja de entrada en “carpetas” que te permitan administrar el flujo de mensajes en grupos que te permitirán abordarlos adecuadamente. Su sistema podría verse así:

    1. Bandeja de entrada: Trata esto como una pluma de sujeción. Los correos electrónicos no deberían quedarse aquí más tiempo del que tardarás en archivarlos en otra carpeta. La excepción es cuando respondes de inmediato y estás esperando una respuesta inmediata.
    2. Hoy: Esto es para ítems que necesitan una respuesta hoy.
    3. Esta semana: Esto es para mensajes que requieren una respuesta antes de que termine la semana.
    4. Este mes/trimestre: Esto es para todo lo que necesita una respuesta a más largo plazo. Dependiendo de tu

      , es posible que necesite una carpeta mensual o trimestral.

    5. FYI: Esto es para cualquier artículo que sea solo para información y al que quizás desee consultar en el

      futuro.

    Este sistema prioriza los correos electrónicos basados en escalas de tiempo en lugar de los remitentes de los correos electrónicos, lo que le permite programar mejor el trabajo y establecer plazos.

    Otra cosa a considerar es tu correo electrónico saliente. Si tus mensajes salientes no son específicos, demasiado largos, poco claros o se copian demasiado, es probable que tus colegas sigan la misma práctica cuando se comuniquen contigo. Mantenga su comunicación clara y al grano, y administrar su bandeja de salida ayudará a que sus correos electrónicos entrantes sean manejables.

    Preguntas de Pensamiento Crítico

    1. ¿Cómo administra ahora sus correos electrónicos? ¿Estás mezclando correos electrónicos personales y escolares y relacionados con el trabajo en la misma cuenta?
    2. ¿Cómo se comunicaría con una colega que está enviando demasiados correos electrónicos para su información, enviando correos electrónicos demasiado poco claros o copiando a demasiadas personas en sus mensajes?

    Fuentes: Amy Gallo, Stop Email Overload, Harvard Business Review, 21 de febrero de 2012, https://hbr.org/ 2012/02/stop-email-overload-1; Barry Chingel, “How to beat email Overload in 2018”, CIPHER, 16 de enero de 2018, https://www.ciphr.com/advice/email-overload/; Monica Seely, “¿A merced de tu bandeja de entrada? Cómo hacer frente a la sobrecarga de correo electrónico”, The Guardian, 6 de noviembre de 2017, www.theguardian.com/small- business-network/2017/nov/06/at-the-mercy-of-your-inbox-how-to-cope-with-email-overload.

    Comunicación no verbal

    También está la transformación de la información sin hablar ni escribir. Algunos ejemplos de esto son cosas como semáforos y sirenas así como cosas como el tamaño y colocación de oficinas, que connotan algo o alguien de importancia. Además, cosas como el lenguaje corporal y la expresión facial pueden transmitir mensajes conscientes o inconscientes a los demás.

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    Exposición 11.3 Lenguaje corporal en una reunión Su lenguaje corporal puede enviar mensajes durante una reunión. (Crédito: Amtec Photos/ Flickr/ Attribution 2.0 Generic (CC BY 2.0))

    Influencia mayor en la comunicación interpersonal

    Independientemente del tipo de comunicación involucrada, la naturaleza, dirección y calidad de los procesos de comunicación interpersonal pueden verse influenciados por varios factores. 3

    Influencias sociales

    La comunicación es un proceso social, ya que se necesitan al menos dos personas para tener un episodio de comunicación. Existe una variedad de influencias sociales que pueden afectar la precisión del mensaje pretendido. Por ejemplo, las barreras de estatus entre empleados en diferentes niveles de la organización pueden influir en cosas como dirigirse a un colega como a nivel de director como “Sra. Jones” o a un compañero de trabajo al mismo nivel que “Mike”. Las normas y roles imperantes pueden dictar quién habla a quién y cómo responde alguien. La Figura 11.4 ilustra una variedad de comunicaciones que ilustran influencias sociales en el lugar de trabajo.

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    Exhibición 11.4 Patrones de comunicación gerencial (Atribución: Copyright Rice University, OpenStax, bajo licencia CC-BY 4.0)

    Percepción

    Además, el proceso de comunicación está fuertemente influenciado por procesos perceptuales. El grado en que un empleado recibe con precisión las instrucciones de trabajo de un gerente puede ser influenciado por su percepción del gerente, especialmente si las instrucciones de trabajo entran en conflicto con su interés en el trabajo o si son polémicas. Si un empleado ha estereotipado al gerente como incompetente, es muy probable que se tome en serio lo poco que dice el gerente. Si la jefa es bien considerada o vista como influyente en la empresa, todo lo que ella diga puede interpretarse como importante.

    Interacción Implicación

    La efectividad de la comunicación puede estar influenciada por la medida en que una o ambas partes están involucradas en la conversación. Esta atención se llama atención de interacción o implicación de interacción. 4 Si el destinatario previsto del mensaje está preocupado por otras cuestiones, la efectividad del mensaje puede verse disminuida. La participación en la interacción consta de tres dimensiones interrelacionadas: la capacidad de respuesta, la percepción y la atención.

    Diseño Organizacional

    El proceso de comunicación también puede verse influenciado por el diseño de la organización. A menudo se ha argumentado descentralizar una organización porque eso conducirá a una estructura más participativa y conducirá a una mejor comunicación en la organización. Cuando los mensajes deben viajar por múltiples niveles de una organización, también se puede producir la posibilidad de distorsión, lo que se vería disminuida con más comunicación cara a cara.

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    Exposición 11.5 Comunicación informal en las organizaciones Los gerentes inteligentes entienden que no todas las relaciones influyentes de una compañía aparecen como parte del organigrama. Existe una red de conexiones informales y personales entre los trabajadores, y la información vital y el conocimiento pasan por esta web constantemente. Mediante el uso de software de análisis de redes sociales y otras herramientas de seguimiento, los gerentes pueden mapear y cuantificar las relaciones normalmente invisibles que se forman entre los empleados en todos los niveles de una organización. ¿Cómo podría identificar la organización informal de una empresa ayudar a los gerentes a fomentar el trabajo en equipo, motivar a los empleados e impulsar la productividad? (Crédito: Exeter/ flickr/ Attribution 2.0 Generic (CC BY 2.0))

    comprobación de concepto

    • ¿Cuáles son los tres principales tipos de comunicación?
    • ¿Cómo se puede gestionar el flujo de entrada de la comunicación electrónica?
    • ¿Cuáles son las principales influencias en la comunicación organizacional y cómo puede afectar el diseño organizacional a la comunicación?

    This page titled 11.2: Tipos de Comunicación en las Organizaciones is shared under a CC BY license and was authored, remixed, and/or curated by OpenStax.

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