1.15: Planeación de la Comunicación

La gestión de las comunicaciones se trata de mantener a todos informados. El proceso de planeación de comunicaciones se refiere a definir los tipos de información que entregará, quién la recibirá, el formato para comunicarla y el momento de su publicación y distribución. Resulta que el 90% del trabajo de un gerente de proyecto se gasta en comunicación, por lo que es importante asegurarse de que todos reciban el mensaje correcto en el momento adecuado.

El primer paso para definir tu plan de comunicación es averiguar qué tipo de comunicación necesitan tus grupos de interés del proyecto para que puedan tomar buenas decisiones. A esto se le llama análisis de requisitos de comunicación. Tu proyecto producirá mucha información; no quieres abrumar a tus grupos de interés con toda ella. Tu trabajo es averiguar lo que ellos sienten que es valioso. Comunicar información valiosa no significa que siempre pintes una imagen rosada. Las comunicaciones a las partes interesadas pueden consistir en buenas o malas noticias. El punto es que no quieres enterrar a las partes interesadas en demasiada información pero sí quieres darles lo suficiente para que estén informados y puedan tomar las decisiones adecuadas.

La tecnología de las comunicaciones tiene un gran impacto en la forma en que mantienes a las personas al tanto. Los métodos de comunicación pueden tomar muchas formas, como informes escritos, conversaciones, correo electrónico, informes formales de estado, reuniones, bases de datos en línea, horarios en línea y sitios web de proyectos. Debes considerar varios factores antes de decidir qué métodos elegirás para transferir información. El momento del intercambio de información o la necesidad de actualizaciones es el primer factor. ¿Necesitas adquirir nuevas tecnologías o sistemas, o ya existen sistemas que funcionen? Las tecnologías disponibles para usted deben figurar en su plan de cómo mantendrá a todos informados sobre el estado y los problemas del proyecto. La experiencia del personal con la tecnología es otro factor. ¿Hay miembros del equipo del proyecto y partes interesadas con experiencia en el uso de esta tecnología, o necesitará capacitarlos? Por último, considere la duración del proyecto y el entorno del proyecto. ¿La tecnología que eliges funcionará a lo largo de la vida del proyecto o tendrá que actualizarse o actualizarse en algún momento? ¿Y cómo funciona el equipo del proyecto? ¿Están ubicados juntos o distribuidos en varios campus o ubicaciones?

Las respuestas a estas preguntas deben ser documentadas en el plan de comunicación.

Todos los proyectos requieren un plan de comunicación sólido, pero no todos los proyectos tendrán los mismos tipos de comunicación o los mismos métodos para distribuir la información. El plan de comunicación documenta los tipos de necesidades de información que tienen los interesados, cuándo se debe distribuir la información y cómo se entregará la información.

Los tipos de información que comunicará normalmente incluyen el estado del proyecto, declaraciones y actualizaciones del alcance del proyecto, información de referencia del proyecto, riesgos, elementos de acción, medidas de desempeño, aceptación del proyecto, etc. Es importante que las necesidades de información de los grupos de interés se determinen lo más temprano posible en la fase de planeación del ciclo de vida de la gestión de proyectos para que a medida que usted y su equipo desarrollen documentos de planeación del proyecto, ya sepa quién debe recibir copias de ellos y cómo deben entregarse.

Tipos de Comunicación

Completar un proyecto complejo con éxito requiere una buena comunicación entre los miembros del equipo. Si esos miembros del equipo trabajan en el mismo edificio, pueden organizar reuniones regulares, simplemente pasar por el espacio de oficina del otro para obtener una respuesta rápida, o incluso discutir un proyecto informalmente en otras funciones de oficina. Muchos proyectos son realizados por equipos que interactúan principalmente a través de la comunicación electrónica y, por lo tanto, se denominan equipos virtuales. Para evitar la falta de comunicación que pueda dañar la confianza y para incluir a los miembros del equipo en una cultura de proyecto, el equipo del proyecto necesita un plan para comunicarse de manera confiable y oportuna. Esta planeación comienza con la comprensión de dos grandes categorías de comunicación.

Comunicaciones sincrónicas

Si todas las partes de la comunicación están tomando parte en el intercambio al mismo tiempo, la comunicación es sincrónica. Una llamada de conferencia telefónica o Skype es un ejemplo de comunicación sincrónica. Los siguientes son ejemplos de comunicaciones sincrónicas:

• Reunión en vivo: Reunión de miembros del equipo en el mismo lugar
• Llamada de conferencia: Una llamada telefónica en la que participan varias personas
• Conferencia de audio: Como una llamada de conferencia, pero realizada en línea usando software como Skype
• Conferencia asistida por computadora: Conferencia de audio con una conexión entre computadoras que puede mostrar un documento u hoja de cálculo que puede ser editado por ambas partes
• Videoconferencia: Similar a una audioconferencia pero con video en vivo de los participantes. Algunas computadoras portátiles tienen cámaras incorporadas para facilitar la videoconferencia
• Mensajería instantánea (IM): Intercambio de mensajes de texto o voz mediante ventanas emergentes en las pantallas de los ordenadores de los participantes
• Mensajes de texto: intercambio de mensajes de texto entre teléfonos móviles, buscapersonas o asistentes digitales personales (PDA): dispositivos que contienen un calendario, una lista de contactos, una lista de tareas y otros programas de soporte

Las modernas tecnologías de comunicación permiten ensamblar equipos de proyectos desde cualquier parte del mundo. La mayoría de las personas trabajan durante el día, lo que puede dificultar las reuniones sincrónicas si los participantes se encuentran en diferentes zonas horarias. No obstante, puede ser una ventaja en algunas circunstancias; por ejemplo, si algo debe hacerse antes del inicio de los negocios mañana, los miembros del equipo en Asia pueden trabajar en el problema durante sus horas normales de trabajo mientras que los miembros del equipo en Norteamérica duermen un poco.

Recordar zonas horarias

Es importante recordar las zonas horarias y calcular correctamente la diferencia entre las tuyas y las de tus asociados para no faltar a reuniones o plazos importantes. Ciudades y países al norte o al sur unos de otros observan la misma hora local. Tenga en cuenta que muchas personas bien educadas en Estados Unidos y Canadá piensan en América del Sur como directamente al sur de América del Norte. Como puede ver, los países sudamericanos pueden tener hasta cinco zonas horarias al este de América del Norte. Un sitio útil para convertir la hora local en otra zona horaria es Time Zone Converter.

Figura 15.1: Zonas horarias mundiales.

Las zonas horarias se calculan en referencia a la zona horaria del Observatorio Real en Greenwich, Inglaterra. La hora en esa ubicación es la hora media de Greenwich (GMT). Referencias más recientes lo designan como Tiempo Universal Coordinado (UTC) en lugar de GMT. Las zonas horarias avanzan desde Greenwich en dirección este (Figura 15.1). Sin embargo, en la fecha límite internacional (aproximadamente el punto medio alrededor del mundo desde Greenwich), restas la zona horaria de GMT. Para evitar confusiones entre la mañana y la tarde, los horarios a menudo se dan usando un reloj de 24 horas. Por ejemplo, la medianoche se indica como 00:00, el mediodía es 12:00 y la 1 p.m. es 13:00.

Ejemplo: Conferencia telefónica entre Toronto y París

Un gerente de proyecto para un proyecto de desarrollo de software en Toronto es cinco zonas horarias al oeste de la zona de referencia, por lo que el tiempo se da como UTC—5 (o GMT—5). Si es mediodía en la zona de referencia, son las 7 de la mañana (cinco horas antes) en Toronto. Al gerente le gustaría ponerse en contacto con un miembro del equipo del proyecto en París, Francia. París es una zona horaria al este de la zona de referencia (UTC+1 o GMT+1). Si es mediodía (12:00) en la zona de referencia, es la 1 p.m. (13:00) en París. Esto quiere decir que hay una diferencia de seis horas entre Toronto y París. Si el jefe del proyecto espera hasta después del almuerzo para realizar la llamada (1 pm en Toronto), será demasiado tarde en el día en París (7 p.m.) para llegar a alguien.

Comunicaciones asincrónicas

Reunir a un equipo al mismo tiempo puede ser un desafío, especialmente si están repartidos por zonas horarias. Muchos tipos de comunicación no requieren que las partes estén presentes al mismo tiempo. Este tipo de comunicación es asíncrona. Hay varias opciones de comunicaciones asincrónicas.

Entrega de Correo y Paquetes

Muchas empresas prefieren que los contratos finales sean firmados personalmente por un representante autorizado de cada parte en el acuerdo. Si se requieren varias firmas, esto puede tardar semanas en obtener todas las firmas si los contratos son transferidos por un servicio postal. Si este proceso está retrasando el inicio del proyecto, puede usar un servicio de entrega nocturna para minimizar el tiempo dedicado a transferir los documentos.

Fax

Las máquinas de fax han existido desde hace mucho tiempo y gozan de un alto nivel de confianza para transmitir documentos con precisión. Si bien puede parecer arcaico seguir usando transmisiones de fax, en muchos países un fax de un contrato firmado es legal, pero una imagen escaneada por computadora no lo es.

Correo electrónico

El correo electrónico (correo electrónico) es ampliamente utilizado para coordinar proyectos y para comunicarse entre los miembros del equipo. Cuenta con varias características valiosas para la gestión de proyectos:

• La información se puede enviar a una lista de miembros del equipo.
• Los mensajes se pueden guardar para documentar el proceso en caso de malentendido o falta de comunicación.
• Los archivos se pueden adjuntar y distribuir.

Blog del proyecto

Un blog es una revista en línea que puede ser privada, compartida por invitación o puesta a disposición del mundo. Algunos gestores de proyectos llevan un diario en el que resumen los retos y triunfos del día y las decisiones que tomaron. Regresan a esta revista en una fecha posterior para revisar su proceso de toma de decisiones una vez que se conocen los resultados de esas decisiones para ver si pueden aprender de sus errores. Muchas decisiones en la gestión de proyectos se toman con un conocimiento incompleto, y reflexionar sobre decisiones previas para desarrollar esta habilidad de toma de decisiones es importante para el crecimiento como gerente de proyectos.

Sindicación realmente simple (RSS)

Algunos proyectos se ven directamente afectados por factores externos como elecciones políticas, tendencias económicas, fusiones corporativas, avances tecnológicos o científicos, o el clima. Para mantenerse informado sobre estos factores, puede suscribirse a fuentes de noticias en línea. Una tecnología que facilita este proceso es Really Simple Syndication (RSS). Las páginas web con canales de noticias RSS tienen enlaces etiquetados.

Si el usuario hace clic en la fuente RSS, las noticias del sitio web se envían automáticamente al lector de noticias del usuario, como Google Reader. El lector de noticias se puede configurar para filtrar las noticias por palabras clave para limitar las historias a las que son relevantes para el proyecto.

Evaluación de nuevas tecnologías de comunicación

Las nuevas tecnologías para comunicarse electrónicamente aparecen con frecuencia cada vez mayor. El uso de una nueva tecnología que no es familiar para el equipo aumenta la complejidad de la tecnología, lo que puede causar retrasos y aumentar los costos. Para decidir si una nueva tecnología debe incluirse en un plan de comunicaciones, busque respuestas a las siguientes preguntas (Business Dictionary):

• ¿La nueva tecnología de comunicación proporciona una ventaja competitiva para el proyecto al reducir costos, ahorrar tiempo o prevenir errores?
• ¿El equipo del proyecto tiene la experiencia para aprender rápidamente la nueva tecnología?
• ¿La compañía ofrece soporte como una mesa de ayuda y servicio de equipos para nuevas tecnologías de comunicación?
• ¿Cuál es el costo de la capacitación e implementación en términos de tiempo y dinero?

Plantilla de Plan de Comunicación

Entonces, ¿cómo se crea un plan de comunicación?

1. Identifica tus grupos de interés (a quién)
2. Identificar las expectativas de los stakeholders (por qué
3. Identificar la comunicación necesaria para satisfacer las expectativas de los stakeholders y mantenerlos informados (qué)
4. Identificar el marco de tiempo y/o la frecuencia de los mensajes de comunicación (cuando)
5. Identificar cómo se comunicará el mensaje (el método preferido del stakeholder) (cómo)
6. Identificar quién comunicará cada mensaje (quién)
7. Elementos de documento: plantillas, formatos o documentos que el proyecto debe usar para comunicarse.

La Figura 15.2 muestra una plantilla de plan de comunicación.

Figura 15.2 Plantilla de plan de comunicaciones

Atribuciones de texto

Este capítulo de Gestión de Proyectos es un derivado de los siguientes textos:

• Gestión de Proyectos para Diseñadores Instruccionales por Wiley, et al. © CC BY-NC-SA (Atribución-NoComercial-CompartirIgual)
• Plantilla de Planes de Comunicación[1] por Inte5160 Wiki. [2]© CC BY-SA (Atribución-CompartirIgual)

Atribuciones de medios

• Zonas horarias mundiales por zonas horariasBoy © Public Domain
• Plantilla de Plan de Comunicaciones por inte5160 © CC BY-SA (Atribución ShareAlike)