11.3: Riesgo del Proyecto por Fases
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Objetivos de aprendizaje
- Describir los elementos de manejo del riesgo durante la fase de inicio.
- Describir los elementos de la gestión de riesgos durante la fase de planeación.
- Describir los elementos de gestión de riesgos durante la fase de ejecución.
- Describir los elementos de gestión de riesgos durante la fase de cierre.
El riesgo del proyecto se aborda de diferentes maneras dependiendo de la fase del proyecto.
Fase de Iniciación
El riesgo se asocia con cosas que se desconocen. Se desconocen más cosas al inicio de un proyecto, pero se debe considerar el riesgo en la fase de inicio y ponderarse contra el beneficio potencial del éxito del proyecto para decidir si se debe elegir el proyecto.
Riesgos por fase en la mudanza de John
En la fase de iniciación de la mudanza de John, John considera el riesgo de eventos que podrían afectar a todo el proyecto. Identifica los siguientes riesgos durante la fase de iniciación que podrían tener un alto impacto y califica la probabilidad de que ocurran de bajo a alto.
- Su nuevo empleador podría cambiar de opinión y recuperar la oferta de trabajo después de que se le haya dado aviso en su antiguo trabajo: Bajo.
- Es posible que los actuales inquilinos de su departamento no se muden a tiempo para que se mude antes del primer día de trabajo en el nuevo empleo: Medio.
- Los mudanzas podrían perder sus muebles: Bajo.
- Los mudanzas podrían llegar más de una semana de retraso en la entrega de sus muebles: Mediano.
- Podría tener un accidente conduciendo de Chicago a Atlanta y dejar de comenzar su trabajo: Bajo.
- Durante su búsqueda de empleo, John tenía más de una oferta, y confía en que podría conseguir otro trabajo, pero podría perder dinero de depósito en el departamento y la mudanza. También perdería salarios durante el tiempo que le tomara encontrar el otro trabajo. Para mitigar el riesgo de que su nuevo empleador cambie de opinión, John se asegura de que mantenga cordiales sus relaciones con sus empleadores alternos y escribe a cada uno de ellos agradeciendo su consideración en sus recientes entrevistas.
- John revisa el mercado en Atlanta para determinar el costo semanal y la disponibilidad de moteles para estadías prolongadas.
- John verifica el contrato de la mudanza para confirmar que llevan un seguro contra artículos perdidos, pero requieren que el propietario proporcione una lista detallada con estimaciones de valor y limitan el valor total máximo. John decide pasar por su apartamento con su cámara digital y tomar fotografías de todas sus posesiones que serán enviadas en camión y mantener la cámara con él durante la mudanza para que tenga un registro visual y no tenga que depender de su memoria para hacer una lista. Él sella y numera las cajas para que pueda saber si falta alguna caja.
- Si los mudanzas llegan tarde, John puede usar su investigación sobre moteles de estadías prolongadas para calcular cuánto costaría. Verifica el contrato de la empresa de mudanzas para ver si compensan al dueño por la entrega tardía, y encuentra que no lo hacen.
- John verifica el tiempo estimado de manejo de Chicago a Atlanta utilizando un servicio de mapeo de Internet y obtiene una estimación de once horas de tiempo de manejo. Decide que sería demasiado arriesgado intentar hacer el manejo solo en un día, sobre todo si no se fue hasta después de que el camión estuviera empacado. John planea pasar una noche en la carretera en un motel para reducir el riesgo de un accidente causado por conducir estando demasiado cansado.
Fase de Planeación
Una vez aprobado el proyecto y éste pasa a la etapa de planeación, se identifican los riesgos con cada grupo principal de actividades. Se puede utilizar una estructura de desglose de riesgos (RBS) para identificar niveles crecientes de análisis de riesgos detallados.
Estructura de desglose de riesgos para John's Move
John decide pedirle ayuda a Dion y Carlita durante su primera reunión de planeación para identificar riesgos, calificar su impacto y probabilidad, y sugerir planes de mitigación. Se concentran en la fase de empaque de la mudanza. Llenan una tabla de riesgos, como se muestra a continuación.
Figura 11.5 Estructura de Desglose de Riesgo (RBS) para Empaque de Departamento de John
Leyenda:RA: Evitación de Riesgos; RS: Participación en el Riesgo; RR: Reducción del Riesgo; RT: Transferencia de Riesgo |
| Nivel 1 | Nivel 2 | Nivel 3 — Riesgos | Mitigación |
|---|---|---|---|
| Empaque | Pack Cocina | Cortes por manejo de cuchillos afilados | Comprar cajas pequeñas para navajas para empaque (RR) |
| Cortes de vidrios agrietados que se rompen mientras están empacados | Desechar vidrios agrietados (RA) | ||
| Transporte de bebidas alcohólicas | Regala botellas abiertas a Dion o Carlita (RA) | ||
| Pack Sala | Daños a muebles antiguos | Supervisar el envoltorio y la carga personalmente (RR) y requerir que los transportistas se aseguren contra daños (RT) | |
| Pierde partes mientras desarma el centro de entretenimiento | Comprar caja de bolsas congeladoras grandes con marcador para embolsar y etiquetar partes (RR) | ||
| Romper la electrónica más valiosa: TV, DVD, sintonizador, altavoces | Comprar cajas del tamaño adecuado con suficiente envoltura de burbujas (RR) | ||
| Paquete de Recamara | Romper espejo grande | Compra o renta una caja de espejos con bloques de espuma de poliestireno en cada esquina (RR) | |
| Pierde medicamentos recetados o empacar donde no se pueden encontrar rápidamente | Medicamentos recetados separados para el transporte en el automóvil (RA) | ||
| Empaque de Artículos Restantes | Daños a plantas de la casa | Pídele a Carlita que los cuide y los traiga con ella en su camioneta cuando visite a cambio de la mitad de ellos (RS) | |
| Transporte de líquidos inflamables de la parrilla de carbón | Regala a Dion o Carlita y compra reemplazos en Atlanta (RA) |
Fase de Ejecución
A medida que el proyecto avanza y más información está disponible para el equipo del proyecto, el riesgo total en el proyecto generalmente se reduce, ya que las actividades se realizan sin pérdida. Es necesario actualizar el plan de riesgos con nueva información y marcar los riesgos relacionados con las actividades que se han realizado.
Comprender dónde ocurren los riesgos en el proyecto es información importante para administrar el presupuesto de contingencia y administrar las reservas de efectivo. La mayoría de las organizaciones desarrollan un plan para financiar el proyecto a partir de los recursos organizacionales existentes, incluyendo el financiamiento del proyecto a través de una variedad de instrumentos financieros. En la mayoría de los casos, existe un costo para la organización por mantener estos fondos disponibles para el proyecto, incluido el presupuesto de contingencia. A medida que los riesgos disminuyen a lo largo del proyecto, si no se utiliza la contingencia, entonces los fondos reservados por la organización pueden ser utilizados para otros fines.
Para determinar la cantidad de contingencia que se puede liberar, el equipo del proyecto realizará otra evaluación de riesgos y determinará la cantidad de riesgo restante en el proyecto. Si el perfil de riesgo es menor, el equipo del proyecto puede devolver fondos de contingencia a la organización matriz. Si se descubren riesgos adicionales, se desarrolla un nuevo plan de mitigación que incluye la posible adición de fondos para contingencia.
Fase de cierre
Durante la fase de cierre, es necesario concluir acuerdos de reparto de riesgos y transferencia de riesgos y examinar la estructura de desglose del riesgo para asegurarse de que todos los eventos de riesgo se han evitado o mitigado. La estimación final de pérdida por riesgo se puede hacer y registrar como parte de la documentación del proyecto. Si se realizó una simulación de Montecarlo, el resultado se puede comparar con el resultado previsto.
Liquidaciones de riesgo en la mudanza de John
Para cerrar el plan de mitigación de riesgos para la mudanza de John, John examina la estructura de desglose de riesgos y el plan de mitigación de riesgos para los elementos que deben finalizarse. Hace una lista de verificación para asegurarse de que todos los planes de mitigación de riesgos estén terminados, como se muestra a continuación.
Figura 11.6 Cierre del plan de mitigación de riesgos para John's Move
| Riesgo | Mitigación | Liquidaciones |
|---|---|---|
| Artículos perdidos por los motores | Seguro de Mover más inventario de imagen digital | Confirme que todas las cajas numeradas están presentes y aún selladas |
| Muebles antiguos dañados | Seguro de Mudanzas más supervisión personal de envoltura y carga | Supervisar la descarga y el desenvolvimiento; inspeccionar visualmente cada pieza |
| Plantas de la casa | Pídele a Carlita que traiga la mitad de ellos en su camioneta cuando visite | Confirmar que las plantas están sanas y que Carlita trajo alrededor de la mitad de ellas |
El riesgo no se asigna de manera uniforme a lo largo de la vida del proyecto. En proyectos con alto grado de nueva tecnología, la mayoría de los riesgos pueden estar en las primeras fases del proyecto. En proyectos con un gran presupuesto de equipos, la mayor cantidad de riesgo puede ser durante la adquisición del equipo. En proyectos globales con una gran cantidad de riesgo político, la mayor porción de riesgo puede ser hacia el final del proyecto.
Claves para llevar
- Durante la fase de inicio se identifican riesgos que podrían amenazar la viabilidad del proyecto. Se consideran opciones de mitigación para ver si serían suficientes para proteger el proyecto.
- Durante la fase de planeación, se identifican y analizan los riesgos para cada grupo de actividad en una estructura de desglose de riesgos, y se planifica la mitigación para cada riesgo
- Durante la fase de ejecución, los riesgos se marcan a medida que se completan las actividades o se realiza una mitigación si se produce una pérdida. Se identifican nuevos riesgos y se agregan al plan.
- Durante la fase de cierre, se cancelan los contratos de seguros y se rescinden las sociedades Se compara un resumen de los costos reales asociados con los riesgos con las estimaciones iniciales para refinar las capacidades de estimación. Los éxitos y fracasos del plan de gestión de riesgos se resumen y se guardan con la documentación del proyecto para agregar al conocimiento corporativo de la compañía.
Ejercicios
- Los eventos de alto riesgo que requieren costosas opciones de mitigación amenazan la elección del proyecto durante la fase _________.
- Se desarrolla una estructura de desglose del riesgo durante la fase _______.
- Las transferencias de riesgos y los acuerdos de reparto de riesgos se terminan durante la fase ___________.
- Si planeas una boda al aire libre, ¿cuál es un riesgo que amenazaría el proyecto en la fase de iniciación y un plan de mitigación que permitiera continuar el proyecto?
- En sus propias palabras, describa la gestión de riesgos durante la fase de planeación.
- En sus propias palabras, ¿describir la gestión del riesgo durante la fase de cierre?
Evaluación de Riesgos